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Personal information management (PIM) is the study and implementation of the activities that people perform to acquire or create, store, organize, maintain, retrieve, and use informational items such as documents (paper-based and digital), web pages, and email messages for everyday use to complete tasks (work-related or not) and fulfill a person's various roles (as parent, employee, friend, member of community, etc.);[1][2] it is information management with intrapersonal scope. Personal knowledge management is by some definitions a subdomain.
One ideal of PIM is that people should always have the right information in the right place, in the right form, and of sufficient completeness and quality to meet their current need. Technologies and tools can help so that people spend less time with time-consuming and error-prone clerical activities of PIM (such as looking for and organising information). But tools and technologies can also overwhelm people with too much information leading to information overload.
A special focus of PIM concerns how people organize and maintain personal information collections, and methods that can help people in doing so. People may manage information in a variety of settings, for a variety of reasons, and with a variety of types of information. For example, a traditional office worker might manage physical documents in a filing cabinet by placing them in hanging folders organized alphabetically by project name. More recently, this office worker might organize digital documents into the virtual folders of a local, computer-based file system or into a cloud-based store using a file hosting service (e.g., Dropbox, Microsoft OneDrive, Google Drive). People manage information in many more private, personal contexts as well. A parent may, for example, collect and organize photographs of their children into a photo album which might be paper-based or digital.
PIM（個人情報管理）は、情報の保存と整理に使用される方法だけでなく、人々がコレクションから情報を再利用するためにどのように取り出すかにも関心を寄せます。たとえば、オフィスワーカーは、プロジェクト名を覚えておき、アルファベット順で検索して適切なフォルダを見つけることで、物理的な文書を探し出すことができます。階層型ファイルシステムを備えたコンピュータシステムでは、文書が格納されている最上位フォルダを覚えておき、フォルダの内容を参照して目的の文書に移動する必要があるかもしれません。電子メールシステムは、フィールド検索（送信者、件名、日付による検索など）といった、再検索のための追加的な方法をサポートしていることがよくあります。文書の種類、文書を説明するために使用できるデータ（メタデータ）、および文書を保存および整理するために使用されるシステムの機能（フィールド検索など）はすべて、ユーザーが個人情報管理を実行する方法に影響を与える可能性のある要素です。
PIM（個人情報管理）の範囲は広い。人が世界を認識し、変化をもたらす能力は、情報を受信、送信、その他の方法で管理する能力によって決定され、制約され、そして時には大きく拡大される。
個人情報管理分野の研究では、情報が個人的（「私」にとって）であり、その人の PIM 活動の対象となる 6 つの意味が検討されています。[ 2 ]
PIM文献の百科事典的なレビューによると、上記に挙げた個人情報の6つの意味すべてと、そのような情報を扱うために使用されるツールやテクノロジー（電子メールアプリケーションやワードプロセッサから個人情報マネージャーや仮想アシスタントまで）が組み合わさって、各個人に固有の個人情報空間（PSI、ギリシャ文字ののように発音され、別名個人情報空間とも呼ばれる）を形成していることが示唆されています。[ 3 ]個人のPSI内には、個人情報コレクション（PIC）、または単にコレクションがあります。例としては、次のものがあります。
PIMの活動、つまり、上記に挙げた方法の1つ以上で個人に関する情報を管理するために人々が行う行動は、情報とニーズの間のマッピングを確立、使用、維持するための取り組みと見なすことができる。[ 2 ]
PIMの2つの活動は、人の1日を通して繰り返し行われ、多くの場合、外部の出来事によって引き起こされる。
メタレベルの活動は、マッピングそのものの側面により広く焦点を当てています。
PIM（個人情報管理）の活動は互いに重複することがあります。例えば、メールの添付ファイルを個人のファイルシステムに文書として保存しようとすると、その文書用に新しいフォルダを作成するなど、ファイルシステムを整理する活動につながる可能性があります。同様に、文書を探す過程で整理活動が始まることもあります。例えば、2つのフォルダの内容が重複していることに気づき、統合する必要がある場合などです。
メタレベルの活動は、検索や保持といった活動と重なり合うだけでなく、メタレベルの活動同士でもより密接に関連している。例えば、個人のファイルシステムを再編成する動機としては、現在のファイル構成では維持管理に時間がかかりすぎ、最も注意を払うべき情報が適切に強調されていないという評価が挙げられる。
送受信される情報は、増え続けるコミュニケーション手段、それを支えるツール、そして人々の習慣や期待に応じて、さまざまな形式をとります。人々は今でも紙の手紙、誕生日カード、お礼状などを送っています。しかし、電子メール、共有されるデジタル文書（添付ファイルとして、またはDropbox などのファイルホスティングサービス経由）、ブログ記事やソーシャルメディアの更新（ Facebookなどのサービスを使用） 、テキストメッセージやリンク、 Twitter、Snapchat、Reddit、Instagramなどのサービスを介して共有されるテキスト、写真、ビデオなど、デジタル形式の情報を使用してコミュニケーションをとる人が増えています。
人々は情報項目を、その情報形式によって特性が異なる情報のパッケージとして扱います。ファイル、電子メール、「ツイート」、Facebookの更新、ブログ記事などは、それぞれ情報項目の例です。情報項目を操作する方法は、その基となる形式によって異なります。項目は作成できますが、必ずしも完全に削除できるとは限りません。ほとんどの項目はコピー、送信、変換が可能です。たとえば、紙の文書をデジタル写真に撮る場合（紙からデジタルへの変換）、さらに光学文字認識を使用してデジタル写真からテキストを抽出する場合、そしてこの情報をテキストメッセージで他の人に送信する場合など、さらに変換される可能性があります。
情報の断片化[ 4 ] [ 2 ]はPIMの主要な問題であり、多くの場合、人が扱う情報形式が多数あるため悪化します。情報は、異なるデバイス、異なるフォーマット、異なる組織、異なるサポートツール上の情報形式に広く分散しています。
情報の断片化は、あらゆる種類の PIM 活動に問題を引き起こします。新しい情報はどこに保存すればよいのでしょうか？既に保存されている情報はどこで探せばよいのでしょうか？維持管理や整理といったメタレベルの活動も、異なるデバイス上の異なるストアを個別に管理する必要がある場合は、より困難で時間がかかります。情報の断片化の問題は、プロジェクトを完了するために必要な情報を収集するために、複数のデバイスやアプリケーションを横断して調べなければならない場合に特に顕著になります。[ 5 ]
PIMは、古代にルーツを持つ新しい分野です。口頭伝承が主流だった時代には、人間の記憶が情報保存の主要な手段でした。[ 6 ]情報が紙媒体で表現されることが増えるにつれて、管理の増大する課題に対応するためにツールが開発されました。例えば、現在では家庭や職場のオフィスで標準的な設備となっている縦型ファイルキャビネットは、1893年に初めて市販されました。[ 7 ]
1950年代にコンピュータが普及するにつれ、コンピュータは比喩の源泉として、また人間の情報処理能力や問題解決能力を理解するための実験台として注目されるようになった。ニューウェルとサイモンは、人間の思考をモデル化するツールとしてコンピュータを使用する先駆者となった。[ 8 ] [ 9 ]彼らは、一般的に最初の実行可能な人工知能（AI）プログラムと考えられている「ロジックセオリスト」を開発した。1950年代のコンピュータは、人間の行動やパフォーマンスに対する情報処理アプローチの開発にも影響を与えた。[ 10 ]
1950年代の研究で、コンピュータが記号処理装置として、人間のように（さまざまな忠実度で）「考える」ことができることが示された後、1960年代には、コンピュータを使用して人々がより良く考え、情報をより効果的に処理できるようにすることへの関心が高まりました。アンドリーズ・ファン・ダムらと協力し、 「ハイパーテキスト」という言葉を造語したテッド・ネルソン[ 11 ]は、 1968年に最初のハイパーテキストシステムの1つであるハイパーテキスト編集システムを開発しました[ 12 ]。同じ年に、ダグラス・エンゲルバートもNLS（オンラインシステム）と呼ばれるハイパーテキストシステムの開発を完了しました[ 13 ] 。エンゲルバートは、コンピュータを使用して人間の知性を拡張できるという考えを提唱しました。[ 14 ] [ 15 ]ウルリック・ナイサーの著書『認知心理学』の出版によって先駆けられたように、[ 16 ] 1960年代には、主に人間の思考、学習、記憶能力のより良い理解に焦点を当てた学問分野としての認知心理学も出現しました。
冷蔵室にある遠隔の数値計算機ではなく、個人を支援するコンピュータという考え方は、 1970年代後半から1980年代にかけて、性能と携帯性が向上したパーソナルコンピュータの開発が進められたことで、さらに妥当性を増した。こうした傾向は今も続いており、 10年前のデスクトップコンピュータとほぼ同等の計算能力が、手のひらに収まるデバイスで実現されている。「パーソナル情報管理」という言葉自体も、パーソナルコンピュータが人間の情報処理・管理能力を大幅に向上させる可能性に広く期待が寄せられていた1980年代に初めて使われたようだ。[ 17 ]また、1980年代には、予定やスケジュール、ToDoリスト、電話番号、住所などの管理を限定的にサポートするいわゆる「PIMツール」も登場した。さらに、人間とコンピュータの相互作用の研究と改善に専念するコミュニティも1980年代に出現した。[ 18 ] [ 19 ]
1992年にAppleが「パーソナルデジタルアシスタント」（「PDA」）という用語を導入する以前は、 Psion Organiser やSharp Wizardなどの携帯型パーソナルオーガナイザーも「PIM」と呼ばれていました。[ 20 ] [ 21 ] PIMの時間管理機能と通信機能は、主にPDAからスマートフォンに移行し、Apple、RIM（Research In Motion、現在のBlackBerry）などが、以前のPDAの機能のほとんどを提供するスマートフォンを製造しています。
PIM の「情報」に焦点を当てていることにふさわしく、1980 年代と 1990 年代の PIM 関連の研究は、特定のデバイスやアプリケーションの研究を超えて、物理的なオフィスの組織や書類の管理など、より大きな情報管理のエコシステムにまで広がりました。[ 22 ] [ 23 ]マローンは、個人の整理戦略を「きちんとした」または「散らかった」と特徴づけ、情報の整理に対する「ファイリング」と「積み重ね」のアプローチについて説明しました。[ 24 ]他の研究では、人々は将来その情報を使用する予定に応じて、情報を保管する方法を変えていることが示されました。[ 25 ]研究では、人間の記憶の研究が、たとえば個人ファイリング システム[ 26 ] [ 27 ] [ 28 ]や情報検索システムの設計にもたらす可能性のある実際的な意味を探求しました。 [ 29 ]研究では、個人ファイルに戻る際にナビゲーション（ブラウジング、「場所に基づく検索」）を好むことが示されており、[ 30 ]検索サポートが大幅に改善されたにもかかわらず、この好みは今日でも続いています。[ 31 ] [ 32 ] [ 33 ] [ 34 ]また、電子メールに戻る際の好ましい方法として検索の使用が増加しています。[ 35 ] [ 36 ]
PIMは、研究者の自称コミュニティを持つ現代的な研究分野であり、その起源はCHI 2004会議のPIMに関する特別関心グループ（SIG）セッションと、2005年にシアトルで開催された米国国立科学財団（NSF）後援の特別ワークショップに遡ります。 [ 37 ] [ 4 ]
PIM 研究の多くは、研究の主な焦点となっている PIM 活動に従って分類できます。これらの活動は、PIM の 2 つの主要モデルに反映されています。つまり、主要な PIM 活動は、検索/再検索、保持、およびメタレベルの活動[ 38 ] [ 2 ] ( PIM の活動の セクションを参照 ) または、保持、管理、および活用[ 39 ] [ 40 ]です。また、特別なトピックとして、人格、気分、感情が、個人の PIM の実践に影響を与え、また影響を受けること、個人健康情報の管理、および長期的かつレガシーのための個人情報の管理についても重要な研究が行われています。
個人情報管理において、検索とは現在のタスクに必要な情報を見つけることを指し、再検索とは以前に見つけた情報を見つけることを指します。[ 41 ] [ 42 ]
日常生活の中で、人々は大量の情報や少量の情報（例えば、「次の会議はいつですか？」「予算予測の状況はどうなっていますか？」「今日のニュースは何ですか？」など）を必要とする場面に繰り返し遭遇し、情報を探したり、探し直したりする行動をとるようになります。
情報探索、情報行動、情報検索に関する多くの研究は、特にウェブや従来の図書館などの公共空間で情報を探す努力に関連しています。ウェブなどの公共の場から、これまで経験したことのない新しい情報を探す努力にも、強い個人的要素があります。たとえば、情報を探す努力は、個人的に作成したアウトライン、自分宛のメールリマインダー、またはToDoリストによって方向付けられる場合があります。さらに、個人のPSI内の情報は、ウェブのより的を絞ったパーソナライズされた検索をサポートするために使用できます。 [ 43 ]
情報探索、情報行動、情報検索の研究では、再発見は特にウェブページ、電子メールメッセージ、個人のデジタルファイルに関連して一般的な活動として扱われてきました。[ 44 ] [ 45 ]
A person's efforts to find useful information are often a sequence of interactions rather than a single transaction. Under a "berry picking" model of finding, information is gathered in bits and pieces through a series of interactions, and during this time, a person's expression of need, as reflected in the current query, evolves.[46] People may favor stepwise approach to finding needed information to preserve a greater sense of control and context over the finding process and smaller steps may also reduce the cognitive burden associated with query formulation.[47] In some cases, there simply is not a "direct" way to access the information. For example, a person's remembrance for a needed Web site may only be through an email message sent by a colleague i.e., a person may not recall a Web address nor even keywords that might get be used in a Web search but the person does recall that the Web site was mentioned recently in an email from a colleague).
Studies of re-finding emphasize that people often rely on partial contextual cues rather than exact recall. These cues may include where an item was stored, how it was previously reached, who sent it, or the task in which it was used.[48][49] Re-finding can also be affected by changes in the information environment, including the reorganization, updating, or disappearance of online resources.[50]
People may find (rather than re-find) information even when this information is ostensibly under their control. For example, items may be "pushed" into the PSI (e.g., via the inbox, podcast subscriptions, downloads). If these items are discovered later, it is through an act of finding not re-finding (since the person has no remembrance for the information).
Lansdale[17] characterized the retrieval of information as a two-step process involving interplay between actions to recall and recognize. The steps of recall and recognition can iterate to progressively narrow the efforts to find the desired information. This interplay happens, for example, when people move through a folder hierarchy to a desired file or e-mail message or navigate through a website to a desired page.
But re-finding begins first with another step: Remember to look in the first place. People may take the trouble to create Web bookmarks or to file away documents and then forget about this information so that, in worst case, the original effort is wasted.[51][52][53][54]
また、検索/再検索は、単一の情報項目をまとめるだけでなく、情報セットをまとめることを意味する場合が多い。検索手順を複数回繰り返す必要があるかもしれない。ツールサポートにおける課題は、タスクを完了するために必要な情報の完全なセットを取得できる可能性を高めるために、情報項目をグループ化または相互に関連付ける方法をユーザーに提供することである。[ 3 ]
長年にわたるPIMの研究では、人々は検索よりもナビゲーションによって個人情報、特に個人のデジタルファイルに保存されている情報に戻ることを好むことが明らかになっています。[ 30 ] [ 32 ] [ 34 ]
個人情報の検索サポートは、検索速度を向上させるための全文インデックス機能の提供を含め、長年にわたって劇的に改善されてきました。[ 55 ]これらの改善により、電子メールメッセージを見つける主要な手段として検索が好まれるようになるかもしれません（たとえば、表示されていないメッセージに対して件名や送信者で検索するなど）。[ 56 ] [ 57 ]
しかし、検索サポートが継続的に改善されているにもかかわらず、個人用ファイルを再度見つける主な手段としてナビゲーション（例えば、段階的なフォルダの走査、フォルダ内のファイル一覧をスキャンして目的のファイルを探すなど）を好む傾向が依然として残っています。[ 32 ]ファイルに戻る主な手段としてナビゲーションを好む傾向が根強く残っているのは、神経学的な根拠があるのかもしれません[ 58 ]。つまり、ファイルへのナビゲーションは、人々が現実世界でナビゲートする際に使用するのと同様の精神的機能を使用しているようです。
ナビゲーションの好みは、心理学研究で繰り返し観察されているプライマシー効果とも一致しており、好ましい戻り方法は最初の接触と一致する。第一印象仮説によれば、ある人が最初にファイルに触れた際に、そのファイルがフォルダに配置されており、そのフォルダ自体に階層構造のフォルダをたどってアクセスした場合、その人は後でそのファイルに戻る際にも同様の方法（ナビゲーション）を好むだろう。[ 57 ]
ファイルだけでなく、Web参照や電子メールなどの他の形式の情報も、作業中のプロジェクトのコンテキスト内で作成するなど、コンテキスト内での作成を探求するプロトタイプ作成の取り組みがいくつか行われてきました。[ 59 ]また、プロトタイプ作成の取り組みでは、ナビゲーションのサポートを改善する方法も検討されています。たとえば、ファイルに戻る際にユーザーがたどる可能性が高いパスを強調表示したり、その他の方法でたどりやすくしたりすることです。[ 60 ]
日常生活における多くの出来事は、発見イベントとはほぼ正反対のものです。人々は情報に遭遇し、その情報に対して何をするべきか、あるいは何もすべきでないのかを判断しようとします。つまり、人々は遭遇した情報を現在または将来のニーズに照らし合わせる必要があるのです。遭遇した情報に関連する意思決定や行動は、総称して保持活動と呼ばれます。
偶然遭遇した情報を効果的に処理する能力は、新しい資料を発見し、新しいつながりを作る能力に不可欠です。[ 61 ]人々はまた、積極的に探したが、現在処理する時間がない情報も保持します。たとえば、ウェブ検索では、現在のセッションで消費できるよりもはるかに多くの情報が得られることがよくあります。この情報を後で使用するために保持するという決定と、そうするための手順の両方が保持活動です。
記憶の保持活動は、人々が現在の作業中に中断され、後で作業をすぐに再開できるように現在の状態を維持する方法を探すときにも引き起こされます。[ 62 ]人々は、カレンダーにリマインダーを入力して予定を守り、バラバラの紙に数行の謎めいた文章を書き留めて、良いアイデアや「食料品店で買うもの」を記憶します。人々は、後で情報を確実に入手するためだけでなく、この情報を探して使用するためのリマインダーを作成するためにも情報を記憶します。後で情報を使用することを忘れることは、展望記憶の失敗の一種です。[ 63 ]このような失敗を避けるために、人々は、たとえば、ブックマークを作成する代わりに、またはブックマークに加えて、ウェブページの参照を自分宛にメールで送信することがあります。参照を含む電子メールメッセージは受信トレイに表示されるため、より注目され、使用される可能性が高くなります。[ 64 ]
保存の決定は、2 種類のエラーの影響を受ける信号検出タスクとして特徴づけられます。1) 後で必要で保存しておくべきだった情報を無視した場合の誤った拒否 (「見逃し」) (たとえば、税務申告をするために今必要な慈善寄付の証明)、2) 有用として保存された情報 (誤って「信号」と判断された) が後で使用されない場合の偽陽性。[ 65 ]保存されても使用されない情報は、人の生活におけるデジタルおよび物理的な雑多さを増やすだけです。[ 66 ]
情報の保管は、難しく、間違いやすい作業になりがちです。特に、紙の文書、デジタル文書、電子メールなどの情報をフォルダに整理するファイリングは、そうである可能性があります。[ 67 ] [ 68 ]情報のファイリングを避ける、または遅らせる（たとえば、情報がどこで使用されるかについてより詳しくわかるまで）ために、人々は代わりに情報を「山積み」にすることを選択する場合があります。[ 24 ]（物理的な山積みのデジタル版としては、電子メールの受信トレイに情報を残したり、デジタル文書やウェブリンクを「後で見るもの」などの保留フォルダに入れたりすることが挙げられます。）しかし、物理的または仮想的な山積みに保管された情報は、山が雑然とした背景に溶け込んでしまうと簡単に忘れられ、研究によると、一般的な人が場所だけで異なる山を追跡する能力は限られています。[ 69 ]
タグ付けは、情報項目をフォルダに整理する別の方法を提供します。厳密なフォルダ階層では、情報項目が複数の異なるカテゴリに当てはまる可能性がある場合でも、情報の柔軟な分類を容易にはできません。[ 70 ] PIM 用のタグ関連のプロトタイプが長年にわたって数多く開発されてきました。[ 71 ] [ 72 ]タグ付けのアプローチは、商用システムでも採用されており、最も有名なのはGmail (「ラベル」として) ですが、これまでのところタグの成功はまちまちです。Bergman らは、フォルダまたはタグを使用するオプションが与えられた場合、ユーザーはタグよりもフォルダを好み、タグを使用する場合でも、通常は情報項目ごとに 1 つのタグしか追加しないことを発見しました。[ 73 ] [ 74 ] Civan らは、参加者にタグ付けとフォルダーの使用の両方を批判的かつ比較的に観察させることで、タグ付けのいくつかの限界を明らかにすることができた。例えば、複数のタグを使用することに決めたら、通常はそれを継続することが重要となる（そうしないと、一貫して適用されていないタグは、完全なアイテムセットを検索する手段として効果がなくなってしまう）。[ 75 ]
テクノロジーは、情報の保管にかかる時間と労力、そして誤りの可能性といったコストを削減するのに役立つ可能性がある。例えば、看板や広告板、紙の文書のページをデジタル写真に撮ることができれば、情報を手作業で書き写したりコピーしたりする手間を省くことができる。
一日を通してスマートフォンを継続的に使用することで、イベントのタイムスタンプ付き記録が自動記録の一種として作成され、特に「自分が経験した」情報（「情報が個人的である感覚」の項を参照）が記録される可能性があり、日記を書いたり、以前に経験した情報に戻ったりする際に役立つ可能性がある（「空港に向かうタクシーの中でメールを読んだと思う…」）。活動追跡技術は、個人の日々の活動の記録をさらに充実させ、人々が日常生活や食事や活動の健康状態をより深く理解する上で非常に役立つ可能性がある。[ 76 ]
個人情報の保管を自動化する技術は、パーソナルインフォマティクスやクオンティファイドセルフ運動、ライフログ、そして極端な場合には情報の「完全収集」へとつながります。[ 77 ]トラッキング技術はプライバシーに関する深刻な問題を引き起こします（「プライバシーと情報の流れの管理」を参照）。「完全収集」の有用性、さらには実用的なアクセス可能性についても疑問が生じます。[ 78 ]
文書の検索、特に保管といった活動は、維持管理や整理といった活動へと移行する可能性がある。例えば、ファイルシステムに文書を保管しようとすると、新しいフォルダの作成が必要になったり、文書を再度検索しようとすると、内容や目的が重複する2つのフォルダを統合する必要性が明らかになったりする。
人々の違いは、情報の維持と整理に対するアプローチにおいて特に顕著である。マローン[ 24 ]は、紙文書の整理を「きちんとした」ものと「乱雑な」ものに区別した。「乱雑な」人はオフィスに書類の山が多く、「きちんとした」人よりも情報のファイリングに労力を費やしていないように見えた。同様の差異は、人々がデジタル文書、電子メール、Web参照を整理する方法にも見られる。[ 79 ]
保管活動は整理活動と相関関係にあるため、例えば、より複雑なフォルダ構造を持つ人は、情報をより頻繁に、より早くファイリングする傾向がある。[ 79 ]しかし、人々は整理に労力を費やす情報形式を選択している可能性がある。例えば、ある研究に参加した学校教師は、紙の文書の整理と維持のために定期的な「春の大掃除」の習慣を持っていると報告したが、デジタル情報については同様の習慣は持っていなかった。[ 80 ]
Activities of organization (e.g., creating and naming folders) segue into activities of maintenance such as consolidating redundant folders, archiving information no longer in active use, and ensuring that information is properly backed up and otherwise secured. (See also section, "Managing privacy and the flow of information").
Studies of people's folder organizations for digital information indicate that these have uses going far beyond the organization of files for later retrieval. Folders are information in their own right – representing, for example, a person's evolving understanding of a project and its components. A folder hierarchy can sometimes represent an informal problem decomposition with a parent folder representing a project and subfolders representing major components of the project (e.g., "wedding reception" and "church service" for a "wedding" project).[81]
However, people generally struggle to keep their information organized[82] and often do not have reliable backup routines.[83] People have trouble maintaining and organizing many distinct forms of information (e.g., digital documents, emails, and web references)[84] and are sometimes observed to make special efforts to consolidate different information forms into a single organization.[64]
With ever increasing stores of personal digital information, people face challenges of digital curation for which they are not prepared.[85][86][87] At the same time, these stores offer their owners the opportunity, with the right training and tool support, for exploitation of their information in new, useful ways.[88]
Empirical observations of PIM studies motivate prototyping efforts towards information tools to provide better support for the maintenance, organization and, going further, curation of personal information. For example, GrayArea[89] applies the demotion principle of the user-subjective approach to allow people to move less frequently used files in any given folder to a gray area at the bottom end of the listing of this folder. These files can still be accessed but are less visible and so less distracting of a person's attention.
Planz [ 59 ]プロトタイプは、プロジェクト関連のファイル、メール、ウェブ参照、非公式のメモ、その他の形式の情報を、個人のファイルシステムのフォルダに対応する見出しと、サブフォルダに対応する小見出し（タスク、サブプロジェクト、その他のプロジェクトコンポーネント用）でプロジェクトを表す簡略化されたドキュメントのようなインターフェースに、コンテキスト内で作成および統合することをサポートします。意図としては、人々がプロジェクトの計画と完了に集中するにつれて、単一の有用な組織が自然と出現するようにすることです。
人々は、自分のPSIに出入りする情報を決定する際に、トレードオフを継続的に評価しなければなりません。それぞれのやり取りには、プライバシーとセキュリティに対するある程度のリスクが伴います。間違った相手に情報を漏らすと、なりすましにつながる可能性があります。間違った種類の情報を受け入れると、デバイスが「感染」し、データが破損したり、身代金目的で「ロック」されたりする可能性があります。ある推定によると、米国のコンピュータの30%以上が感染しています。[ 90 ] しかし、情報の送受信は、現代社会で生活する上で不可欠な部分です。オンラインで商品やサービスを注文するには、クレジットカード情報を「開示」する覚悟が必要です。潜在的に有用な新しい情報ツールを試すには、Webブラウザやデスクトップに望ましくない変更を加える可能性のあるダウンロードを「受け入れる」必要があるかもしれません。PSIに出入りする情報を適切に制御することは、大きな課題です。さらに難しいのは、特にインターネットのプライバシーに関して、さまざまなプライバシーの選択がどのような影響を与えるかを明確にするためのユーザーインターフェースです。たとえば、Facebookなどのソーシャルメディアサービスを利用するために「サインアップ」ボタンをクリックした場合、個人情報のプライバシーにどのような影響があるのでしょうか。 [ 91 ]
人々は、「本当にこれだけの情報を保持する必要があるのか？」「このツール（アプリケーション、アプレット、デバイス）は、その使用に伴う手間（時間、ストレス）に見合う価値があるのか？」、そしておそらく最も根強い疑問である「今日はどこへ行ってしまったのか？時間はどこへ行ってしまったのか？私は何を成し遂げたのか？」といった質問を通して、PIM の実践のさまざまな側面をどのように改善できるかを理解しようとします。これらの最後の質問は、おそらく仕事が終わって帰宅する途中など、振り返りの中で口にされることが多いでしょう。しかし、答えは記憶や振り返りだけに基づかないものになるだろうと期待する理由がますます増えています。個人の 1 日を通して偶発的に自動的に収集されるデータや、さまざまな形式の情報（ファイル、電子メール、テキスト、画像など）を扱うためのさまざまな情報ツールとのやり取りが、個人の PIM の実践の評価や改善方法の特定に活用されることが増えています。[ 92 ]
情報の意味を理解しようとする努力は、個人情報と情報とニーズのマッピングに基づいて行われる、メタレベルの活動のもう一つの集合体です。人々は次に何をすべきかを決めるために、多くの場合、より多くの情報を収集して分析する必要があります。「どの求職者が当社にとって最も適任か？」「どの退職プランを選ぶべきか？」「旅行には何を持っていくべきか？」これらの決定やその他多くの決定は、通常、単一の情報項目ではなく、文書、電子メール（友人や同僚からのアドバイスや感想を含む）、Web参照など、情報項目の集合体に基づいています。情報の意味を理解することは、情報コレクションに広く焦点を当てているだけでなく、主な目的が表向きは別のものであっても、ほとんどの個人情報管理活動に浸透しているため、「メタ」な活動と言えます。たとえば、人々が情報をフォルダに整理するのは、表向きは後で確実に検索できるようにするためですが、人々は同時に、その情報の意味を理解し、より深い理解を得ている可能性があります。
性格や気分は、PIM（予防的介入）の実践に影響を与える可能性があり、逆に、PIMの実践は人の感情に影響を与える可能性がある。
特に、性格特性（例えば、「誠実性」や「神経症傾向」）は、特定の状況下では、個人が情報を個人用ファイルシステムなどの個人用アーカイブに保存し整理する程度と相関することが示されています。[ 93 ]しかし、別の最近の研究では、性格特性は個人用ファイルシステムのどの側面とも相関していないことがわかり、PIMの実践は、性格よりも、使用されているオペレーティングシステム（Mac OSやWindowsなど）などの外部要因によって影響を受けることが示唆されており、これらの外部要因の方がはるかに予測力が高いことがわかっています。[ 94 ]
PIMの実践とより永続的な性格特性との相関関係とは別に、人の（より変化しやすい）気分がPIMの活動に影響を与えることを示す証拠があり、たとえば、ネガティブな気分を経験している人は、個人情報を整理する際に、平均してフォルダ内のファイル数が少ないフォルダをより多く持つ構造を作成する可能性が高い。[ 95 ]
逆に、人が保持したり日常的に目にする情報（例えば、ソーシャルメディア経由）は、人の気分に大きな影響を与える可能性があります。情報の自動的かつ偶発的な取得の可能性についての探求が続く一方で（「保持」の項を参照）、例えば、恋愛関係の破局や愛する人の死後にデジタル資産を処分する必要性に気づく場合のように、記憶だけでなく忘却のための設計の必要性に対する認識が高まっています。[ 96 ]
破局した関係に関連する情報によって引き起こされる否定的な感情に加えて、人々はPIMの実践そのものに対して否定的な感情を抱いています。一般的に、人々は個人情報アーカイブに関して不安や不満を抱いており、情報の損失の可能性に対する懸念だけでなく、情報の管理と整理における自身の能力と有効性に対する懸念も表明しています。[ 97 ] [ 98 ]
従来の個人健康情報は、医療機関（診療所、病院、保険会社など）のさまざまな情報システムに格納されており、多くの場合、医療記録の形式をとっています。人々は、さまざまな専門分野や医療機関の複数の医療サービスにわたるさまざまな紙または電子医療記録を管理したり、ナビゲートしたりすることにしばしば困難を感じています。 [ 99 ]個人健康記録とも呼ばれるこの種の個人健康情報では、通常、人々（つまり患者）が追加のPIM検索活動を行い、健康情報を見つけてアクセスし、その後、自分自身で使用するための理解しやすい要約を作成する必要があります。
活動量計や健康関連のモバイルアプリなど、消費者向けの健康製品の台頭により、人々は医療機関以外でも新しいタイプの個人健康データ（例：身体活動、心拍数）にアクセスできるようになりました。PIMの行動も変化しています。情報を保持するための作業の多くは自動化されています。しかし、人々は後でその情報を理解して使用することに困難を感じるかもしれません。例えば、活動量計のデータに基づいて将来の身体活動を計画する場合などです。人々はまた、さまざまな健康関連のモバイルアプリ間でデータを同期するなど、維持や整理といった他のメタレベルの活動にも頻繁に取り組んでいます。[ 100 ]
PIM研究の目的は、記述的側面と規範的側面の両方にある。PIM研究は、人々が現在どのような情報管理や情報ツールの利用を行っているか、そしてどのような問題に直面しているかを理解することを目的としている。この理解はそれ自体で有用であるが、PIMの実践を向上させるために、技術、トレーニング、そして特にツール設計において何ができるかを理解する上でも応用できるはずである。
PIM の性質上、その研究は困難です。[ 101 ]個人の PIM 実践のテクニックや好みの方法は、情報形式 (ファイルと電子メールなど) や時間によって大きく異なる可能性があります。[ 79 ] [ 57 ] [ 102 ]オペレーティングシステムとデフォルトのファイルマネージャも、特にファイルの管理において PIM 実践に影響を与えることが示されています。[ 34 ] [ 103 ]個人の実践は、性別、年齢、現在の生活状況によって大きく異なることも観察されています。[ 104 ] [ 105 ] [ 106 ] [ 107 ]確かに、いわゆる「デジタル デバイド」の両側にいる人々の違いは、PIM 実践に大きな影響を与えるでしょう。また、「性格、気分、感情」のセクションで述べたように、性格特性や個人の現在の気分でさえ、PIM 行動に影響を与える可能性があります。
研究結果を一般化するため、あるいは適切に評価するためには、PIM（個人情報管理）研究は、少なくとも全体として、多様な背景やニーズを持つ人々を、さまざまな状況で、さまざまな形式の情報やさまざまな情報管理ツールを用いて、長期にわたって調査することを含めるべきである。
同時に、PIM研究は、少なくとも初期の探索段階では、多くの場合、現場（例えば、個人の職場やオフィス、あるいは少なくとも人々がラップトップ、スマートフォン、その他の情報管理デバイスにアクセスできる場所）で行う必要があります。これは、人々が自分にとって「個人的な」情報を管理する様子を観察するためです（「情報が個人的な意味を持つ理由」の項を参照）。探索的方法は、観察者と参加者の両方にとって時間的負担が大きく、参加者にとっては邪魔になる場合もあります。したがって、参加者の数と性質は限られる可能性が高く、つまり、参加者は多くの場合、観察者の家族、友人、同僚、または観察者のコミュニティの他のメンバーなど、観察者にとって「身近な」人々となるでしょう。
例えば、参加者が面接官に自身の様々な情報コレクション（ファイル、電子メール、ウェブブックマーク、デジタル写真、紙文書など）を「案内」するガイド付きツアーは、非常に有用ではあるものの費用のかかる調査方法であり、参加者の数が少なく、サンプルも限定的であるため、結果には注意点が伴う。
ガイド付きツアー方式は、探索作業には優れた方法の 1 つですが、より大規模で多様なサンプルの人々に対して実施するには費用がかかり、非現実的です。その他の探索方法には、たとえば参加者が保管または検索タスクを完了する際に収集される思考発話プロトコルの使用[ 64 ]、および参加者が、場合によっては（スマートフォンのビープ音やテキストメッセージによって）促されながら、時間の経過に伴う PIM アクションと経験を報告する経験サンプリング方式などがあります。
課題は、時間のかかる（そしてしばしば人口統計的に偏りのある）探索的観察法と、より広範で経済的な範囲を持つ他の方法を、研究内または研究間で組み合わせることである。探索的方法は興味深いパターンを明らかにし、後続の方法によって参加者の数と多様性が増す。これらの方法には以下のようなものがある。
コンセンサスを得るためのデルファイ法を用いた別の方法は、PIM研究者の専門知識と経験を活用し、間接的にPIM実践の数と多様性を拡大する手段として用いられてきた。[ 110 ]
PIMツール設計の範囲は、紙ベースの情報を扱うための「付箋」や吊り下げ式フォルダーから、デジタル情報の管理のための幅広いコンピュータベースのアプリケーションまで、人々が情報を扱うために使用するほぼすべてのツールに及びます。これには、 Webブラウザ、電子メールアプリケーション、テキストメッセージアプリケーションなど、人々が日常的に使用するアプリケーションから、個人情報管理ツールまでが含まれます。
With respect to methods for the evaluation of alternatives in PIM tools design, PIM researchers again face an "in situ" challenge. How to evaluate an alternative, as nearly as possible, in the working context of a person's PSI? One "let it lie" approach[111] would provide for interfaces between the tool under evaluation and a participant's PSI so that the tool can work with a participant's other tools and the participant's personal information (as opposed to working in a separate environment with "test" data). Dropbox and other file hosting services exemplify this approach: Users can continue to work with their files and folders locally on their computers through the file manager even as an installed applet works to seamlessly synchronize the users files and folders with a Web store for the added benefits of a backup and options to synchronize this information with other devices and share this information with other users.
As what is better described as a methodology of tool design rather than a method, Bergman reports good success in the application of a user-subjective approach. The user-subjective approach advances three design principles. In brief, the design should allow the following: 1) all project-related items no matter their form (or format) are to be organized together (the subjective project classification principle); 2) the importance of information (to the user) should determine its visual salience and accessibility (the subjective importance principle); and 3) information should be retrieved and used by the user in the same context as it was previously used in (the subjective context principle). The approach may suggest design principles that serve not only in evaluating and improving existing systems but also in creating new implementations. For example, according to the demotion principle, information items of lower subjective importance should be demoted (i.e., by making them less visible) so as not to distract the user but be kept within their original context just in case they are needed. The principle has been applied in the creation of several interesting prototypes.[112][89]
最後に、ツール設計のシンプルな「チェックリスト」方法論[ 3 ]は、情報が個人的になり得る6つの感覚（「情報が個人的になり得る感覚」のセクションを参照）とPIMの6つの活動（検索、保持、および4つのメタレベルの活動、PIMの活動のセクションを参照）のそれぞれに関して提案されたツール設計を評価することによって導き出されます。ある種の個人情報または1つのPIM活動に関して優れたツールでも、別の種類の個人情報またはPIM活動に関して劣っている場合があります。たとえば、潜在的に「自分に関連する」情報（情報が個人的になる「6番目の感覚」）を提供すると約束する新しいスマートフォンアプリは、「自分に向けられた」情報が気を散らすほど増加し、本人が制御できない場所に「自分に関する」個人情報が多すぎる状態で保持されるという代償を伴う可能性があります。
個人情報管理ツール（ PIMツール、または単にPIMと呼ばれることが多い）は、個人オーガナイザーとして機能するアプリケーションソフトウェアの一種です。PIMという略語は現在、研究分野としての個人情報管理を指す際によく使われています。[ 113 ]情報管理ツールとして、PIMツールの目的は、特定の種類の「個人情報」の記録、追跡、管理を容易にすることです。
一部の PIM/ PDMソフトウェア製品は、モバイル アドホック ネットワーク(MANET)を含むコンピュータ ネットワークを介してデータを同期できます。この機能は通常、個人データをクラウド ドライブに保存し、デスクトップ コンピュータ、ラップトップコンピュータ、およびパーソナル デジタル アシスタントやスマートフォンなどのモバイル デバイスを含むユーザーのコンピュータで、継続的な同時データ更新/アクセスを可能にします。）[ 114 ]
個人情報には、以下のいずれかが含まれる可能性があります。[ 115 ]
PIMは、認知心理学、認知科学、ヒューマンコンピュータインタラクション（HCI）、ヒューマンインフォメーションインタラクション（HII）、図書館情報学（LIS）、人工知能（AI）、情報検索、情報行動、組織情報管理、情報科学など、多くの分野が集まる実践的な交流の場です。
認知心理学は、人々がどのように学習し、記憶し、問題を解決し、意思決定を行うかを研究する学問であり、必然的に、人々が利用可能な情報を賢く活用する方法の研究も含まれる。関連分野である認知科学は、これらの問題をより広範に応用して知的な行動の研究とシミュレーションを行う試みであり、PIMとも関連している。（認知科学は、人工知能の分野とも大きく重なり合っている。）
認知科学と PIM の間には、相互に有益な相互作用の大きな可能性があります。PIM に明確に関連する認知科学のサブ分野には、問題解決と意思決定が含まれます。たとえば、「結婚式の計画」などの大きなプロジェクトの情報を格納するために作成されたフォルダーは、問題分解に似ている場合があります。[ 116 ]別の例を挙げると、信号検出タスク[ 117 ]は、人間の行動を枠組み化して説明するために長い間使用されてきましたが、最近では、PIM の重要な活動である、どのような情報をどのように保持するかに関する私たちの選択を分析するための基礎として使用されています。[ 65 ]同様に、分類と概念形成の心理学的研究と、人々がタグとフォルダーを使用して情報を記述および整理する方法の PIM 研究の間には相互作用があります。
文書の大部分は、オリジナルの文章ではなく、（以前に書いた文章からの）コピー＆ペースト操作の産物である可能性があります。確かに、再利用のために貼り付けたテキストの管理はPIM（製品情報管理）活動であり、これはいくつかの興味深い疑問を提起します。再利用すべき時と、ゼロから書き始めるべき時をどのように判断すればよいのでしょうか？以前に書いた段落を探し出すのに、同じ考えを新しい段落として書くよりも多くの時間を費やしてしまう場合もあります。さらに、以前に書いた文章の供給が増え続け（そして入手しやすくなり）、それに依存することが、私たちの創造性にどのような影響を与え始めるのか、という疑問も生じます。
人々がPIM（患者情報管理）を行う際、他者、利用可能な技術、そして多くの場合、組織的な環境を含む外部環境の中で作業を行います。つまり、状況認知、分散認知、社会認知はすべてPIMの研究に関連しているということです。
PIMの研究は、ヒューマンコンピュータインタラクション（HCI）の分野とも関連しています。長年にわたり、PIMに関する影響力のある論文のいくつかは、HCIの学術誌や会議録に掲載されてきました。しかし、PIMの「I」は情報（紙媒体やデジタル媒体など、さまざまな形態の情報）を意味します（例えば、書籍、デジタル文書、電子メール、さらにはキッチンの冷蔵庫に貼られた文字マグネットなど）。HCIの「I」は「インタラクション」を意味し、これは「C」、つまりコンピュータと関連しています。（HCIはコンピュータよりも情報に重点を置くべきだという主張もなされています。[ 118 ]）
グループ情報管理(GIM、通常は「G」を柔らかく発音) については、PIM の文脈で他の場所で説明されています。[ 119 ] [ 120 ] GIM の研究は、コンピュータ支援協調作業(CSCW) の研究と明らかに関連があります。GIM は CSCW にとって、PIM が HCI にとっての関係と同じです。PIM の懸念事項が HCI の懸念事項と大きく重複するものの、完全に包含されるわけではないのと同様に (逆もまた同様)、GIM の懸念事項は CSCW の懸念事項と重複するものの、完全に包含されるわけではありません。GIM 活動をサポートする情報は、コンピュータを使用しない紙のカレンダーや掲示板などの非デジタル形式である場合があります。
グループや社会的な考慮事項は、個人のPIM戦略によく影響します。[ 121 ]例えば、世帯の1人が世帯全員の医療情報（予防接種記録など）を管理することに同意し、別の世帯員が世帯の財務情報を管理する場合があります。しかし、例えばグループで一緒に作業する人々は、情報の整理方法についてさまざまな見解を持っている可能性があるため、情報の共同組織化と共有はしばしば困難です。[ 122 ] [ 123 ]
大規模な組織環境では、組織の GIM 目標が、組織内で働く個人の PIM 目標と衝突する可能性があり、異なる個人の目標も衝突する可能性があります。[ 124 ]例えば、個人は、グループ (組織) セキュリティに違反するにもかかわらず、利便性のために機密文書のコピーを個人のラップトップに保存する場合があります。[ 125 ] フォルダの共有使用をサポートする Web サービスの使用には、実際のまたは認識上の欠点があるため、[ 126 ] [ 127 ] グループで働く人々は、代わりに電子メールの添付ファイルを使用して情報を共有することを選択する場合があります。[ 128 ]
データ管理に関する懸念は、特にデジタル形式での個人情報の安全かつ確実な長期保存に関して、PIMに関連しています。組織における情報管理と知識管理の研究もPIMの研究に関連しており、組織レベルで最初に見られる問題は、しばしばPIM領域に移行します。[ 129 ]
個人レベル（組織レベルではなく）での知識管理に関する懸念から、個人知識管理（PKM）という分野の必要性が議論されるようになりました。しかし、知識は直接管理する「物」ではなく、Webページ、電子メール、紙文書などの情報を通じて間接的に管理するものです。PKMは、PIM [ 129 ]の有用なサブセットとして捉えるのが最適であり、知識の引き出し（「私は何を知っているのか？何を学んだのか？」）や知識の定着（「知りたいことをより良く学ぶにはどうすればよいか？」）といった、そうでなければ見過ごされがちな重要な問題に特に焦点を当てています。
個人レベルでの時間管理とタスク管理の両方において、ToDoリスト、カレンダー、タイムライン、電子メールのやり取りなどの情報ツールや外部形式の情報が多用されます。これらは管理すべき別の形式の情報です。長年にわたり、特に電子メールはタスク管理を支援するためにアドホックな方法で使用されてきました。[ 130 ] [ 131 ]
人が受け取る有益な情報の多くは、家族、友人、同僚といった人脈を通じて、しばしば自発的にもたらされます。人々は互いに情報を共有し、人が他者に送る情報の多くは、人間関係を築き、他者の行動に影響を与えようとする試みを反映しています。このように、個人ネットワーク管理 （PNM）はPIMの重要な側面であり、社会的および職業的な利益のために、他者とのつながりや関係を管理する実践として理解できます。
個人情報管理と情報検索の研究では、ブラウザのログツールを使用して、Web検索と閲覧行動に関するユーザー提供データを収集しています。この目的で開発されたシステムには、Lemur Query Log Toolbar、CrowdLogger、HCI Browser、IRISなどがあります。[ 132 ] [ 133 ] [ 134 ] [ 135 ]また、関連研究では、後で検索して再訪問できるようにページを保存しようとするWASPなどの個人用Webアーカイブシステムも検討されていますが、アーカイブされたWebページを再現することは技術的に困難なままです。[ 136 ] [ 137 ]