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コレクション管理とは、博物館、図書館、公文書館、個人コレクションにおいて、文化財や現代文化の事物（現代美術、文学、技術、文書など）の開発、保管、保存を行うことを指します。コレクション管理の主な目的は、個々の収集家または収集機関の使命声明のニーズを満たすとともに、収集家が管理する文化財の長期的な安全性と持続可能性を確保することです。コレクション管理は、主にコレクション開発に関連する管理業務から成り、文化遺産の物理的な保存であるコレクションケアと密接に関連しています。コレクション管理の影響を最も受ける専門家には、コレクションマネージャー、登録担当者、アーカイブ担当者などがいます。
文化財コレクションは、外部からの損失や損傷から安全を確保するために細心の注意と保護が必要ですが、所蔵機関内での物品のライフサイクルを追跡するのに役立つ詳細な文書化も必要です。これらのニーズに対応するため、収集者はコレクション管理とコレクションケアの基準と慣行を遵守し、明確かつ正確な付随文書とともにコレクションの物品にとって安全な環境を作り出します。コレクションケアが文化遺産の損傷を防止または遅延するために必要な物理的行動を扱うのに対し、コレクション管理は「情報収集、コミュニケーション、調整、方針策定、評価、計画のプロセス」と定義できます。[ 1 ]これらのプロセスは、記録管理とコレクション管理方針に関する決定に影響を与え、コレクションの範囲、コレクションケア、緊急計画と対応の手順を概説します。
コレクション管理システム（CMS）は、図書館、公文書館、博物館などで、コレクション内の資料のアーカイブ化と目録作成を支援するために設計されたソフトウェアプログラムです。CMSプログラムはそれぞれ独自の特徴を持っていますが、いくつかの標準的な機能があります。
スミソニアン協会によれば、記録とは「個人または機関によって作成、受領、維持される、媒体や特性に関係なく、公式に記録された情報」である。[ 3 ]コレクション内のすべてのオブジェクトには付随する文書が必要であるため、記録管理はコレクション管理の主要な焦点として機能し、幅広い文書化とポリシー基準を網羅する。記録管理の包括的な範囲に含まれるトピックには、コレクション情報管理システム、コレクションの受入および除籍ポリシー、コレクション管理ポリシー、目録作成、およびキュレーションが含まれる。博物館における適切な記録管理システムの欠如は、博物館コレクションのセキュリティを損ない、情報センターとしての博物館の役割を脅かす。計画的かつ体系的な記録管理は、博物館のプログラムと活動を改善し、それによって博物館の効果的なガバナンスと運営につながる。[ 4 ]
目録作成とは、コレクション目録またはデータベースにオブジェクトに関する情報データを入力するプロセスです。このプロセスには、コレクション内の個々のオブジェクトに固有の識別番号を割り当て、キュレーターワークシート、写真、状態評価、受入および/または除籍情報などの関連する付随文書をアイテムに添付することが含まれます。[ 5 ]目録は、コレクション内のすべてのオブジェクトの体系的な書面またはデジタル記録として機能することを目的としており、少なくともオブジェクトを容易に識別できるオブジェクトの説明を含める必要があります。[ 6 ]
目録作成は、コレクション内の各オブジェクトに関連付けられた個別の記録を提供するため、コレクション管理の重要な側面です。オブジェクトが紛失または破壊された場合、目録エントリはオブジェクトとそのデータの永続的な記録として利用できます。自然史コレクションなどの一部のコレクションでは、オブジェクトまたは標本の目録エントリには物理的なオブジェクトに関する科学的価値と研究情報も含まれているため、将来の研究と教育のために目録エントリの維持が不可欠です。[ 5 ]現代のコレクターや機関のほとんどは、目録作成プロセスを効率化するためにCMSを使用しています。これを効果的にするためには、データ構造、データ値、およびデータコンテンツにデータ入力標準を使用する必要があり、これらは「優れた記述目録作成、一貫性のある文書化、共有レコード、およびエンドユーザーのアクセスの増加につながる一連のツールの基礎を形成します」。[ 7 ]
キュレーションとは、特定の対象物やコレクションのテーマに関する情報を収集、整理、保存、展示することと定義できます。キュレーションの役割は、多くの場合、主題専門家として訓練を受けたキュレーターと呼ばれる個人によって行われます。キュレーターは対象物に関する調査を行い、コレクションの整理に関する指導を行い、展覧会で使用する対象物を選定します。[ 8 ]キュレーションには、通常、コレクション内の対象物に基づいて行われる展覧会の開発と設計、およびコレクションに関連する資料の詳細な調査と執筆が含まれます。[ 9 ]
デジタルキュレーションはコンテンツキュレーションの拡張であり、デジタル化されたコレクションに関連付けられたデジタル資産の収集、保存、アーカイブ化を伴います。 [ 10 ] [ 11 ]デジタル資産には、デジタル形式で作成され、デジタルネイティブとみなされるアイテム（Webサイト、Wiki、デジタルで作成された音声や写真など）と、デジタル化されたアナログアイテム（元の物理的/アナログ形式を維持しながらデジタル形式でカタログ化されているもの）の両方が含まれます。[ 12 ] [ 13 ]デジタルキュレーションは、コンテンツキュレーションと同様に、コレクション内のオブジェクトに基づいて展示を開発および設計することも伴い、この場合、オンライン展示のWebサイトのメンテナンスが含まれることがよくあります。
デジタルネイティブかデジタル化かを問わず、現代の多くのコレクションには、物理的なオブジェクトとほぼ同じ方法で維持管理する必要のある何らかのデジタルコレクションコンテンツが含まれています。デジタル資産の保存には、アクセシビリティとオブジェクト追跡を向上させるためのメタデータの作成、管理ミスによる技術的な陳腐化とデータ損失の防止、データが破損していないことを確認するための技術ソフトウェアとデジタルカタログの定期的な監査の実施、不正な変更からデータを保護するための認証基準の適用、研究と展示の目的でのコンテンツの管理が含まれます。[ 14 ]
コレクション管理方針は、機関が所蔵品に関する状況をどのように処理するかの基盤となるものです。これは、「機関がなぜ活動しているのか、そしてどのように業務を遂行しているのかを説明する詳細な文書」と定義できます。この方針は、機関が管理する物品に関する専門的な基準を明確にし、職員の指針となります。機関は、どのような物品を取得すべきか、所蔵品の搬出や貸出をどのように処理するか、あるいは物品の管理基準などに関する問題にしばしば直面するため、機関側で起こりうる問題を未然に防ぐのに役立つ、明確に記述された方針を持つことが不可欠です。コレクションの運営や物品を扱う際には、予防が最善のアプローチです。したがって、この方針は、博物館がその使命に忠実であり続け、同時にコレクションに最善の管理を提供するために設定された境界線のようなものと考えることができる重要な文書です。
コレクション管理の主な目的は、収集家や機関が管理するコレクションの収蔵品を開発、維持、利用可能にするために必要な基準と手順を文書化することです。これを実現するために、コレクション管理方針が作成され、種類、年代、場所などに基づいてコレクションの具体的なニーズを説明する詳細な情報が提供されます。コレクション管理方針は、コレクションを所蔵する機関に固有のものであり、これらの方針には、コレクションに関わる個々のタスクを担当する職員、コレクションのために収蔵品を取得またはコレクションから取り外すべきかどうか、機関内で誰がコレクションにアクセスできるか、コレクション内の各収蔵品の予防的ケアの必要性などの条件が規定されています。[ 15 ]
博物館が行うほぼすべての決定は、その使命声明を念頭に置いて行われるため、方針に使命声明を含めることが重要です。使命声明は、博物館の目的、一般の人々やコレクションに対する役割と責任という観点から、博物館の焦点を定めたものです。この声明は、博物館が行うすべてのことを決定するのに役立ち、決定が博物館の当初の目標に沿っていることを確認するために定期的に参照されるべきです。博物館の使命声明は、アメリカ博物館連盟の基準に準拠する必要があります。[ 16 ]
使命声明に加えて、通常、方針にはコレクションの範囲を概説するセクションが含まれます。これは方針の有用な部分であり、「コレクションの歴史を振り返り、その強み、弱み、現在の用途を検討し、博物館が収集するものと収集しないものを明記する」ものです。図書館、アーカイブ、または博物館のコレクションのコレクション方針または選定基準は、新しい資料の取得に適用される機関の優先事項を表明したものです。コレクション方針は、コレクション開発のプロセスを導きます。
最大規模で資金も潤沢で有名な図書館（米国議会図書館、大英図書館、スタンフォード大学など）でさえ、すべての作品を取得、保管、目録化、維持することはできないため[ 17 ] 、どの作品を取得するかを選択するためのポリシーまたは基準が必要となります。一般的に、コレクションのポリシーは図書館の使命または目的に関連しています。たとえば、国立図書館はその国に関連する資料やその国の領土で出版された資料を収集し、大学図書館は一般的に所属する機関での教育や研究で使用される資料を収集し[ 18 ]、公共図書館はサービスを提供する一般市民の需要を満たすことが期待される資料を収集します。
収集に関する方針の例は以下のとおりです。
資料購入の優先順位を定めるだけでなく、蔵書管理方針は、図書館が資料の寄贈や寄付を受けた際の指針としても役立ちます。資料の入手費用は、多くの資料の処理（分類、目録作成など）や長期保管費用よりも安価である場合が多く、図書館への無償寄贈であっても、通常はそれに伴う費用が発生します。
機関のポリシーには、その機関の歴史を含めることも検討される場合がある。
一般的な保管基準に加え、収蔵品管理方針は、特定の文化遺産に課せられた国内外の法的規制や、それらに関連する管理上のニーズにも左右されます。古代遺物、考古学的発見物、民族美術品などの物理的な安全性を確保するため、またこれらの貴重な収蔵品が対処すべき倫理的配慮のために、それらの取り扱いと維持管理の方法を規定する法律は数多く存在します。
アメリカ合衆国内の地方条例の例としては、以下のようなものがあります。
国際法制の例としては、以下のようなものがある。
包括的なコレクション管理方針のサブセクションとして記述されるコレクション方針、または選択基準方針は、ほとんどの収集家や文化機関が利用しており、コレクションがどのような目的を果たすか、そして最も関連性が高いと考えられるオブジェクトの種類が概説されています。コレクション方針は、「[機関の]コレクションの広範な説明、博物館がどのように何を収集し、それらのコレクションがどのように使用されるかの説明」として機能することで、コレクションの範囲と機関の使命声明との関連性を規定します。[ 29 ]この方針で規定されるコレクションの範囲は、文化機関がコレクションからオブジェクトを受入または除籍するかどうか、いつ、どのように選択するかを定義するのに役立ちます。さらに、コレクションの種類によって独自の管理手順が必要となるため、コレクション方針では、図書館またはアーカイブ、教育または研究、永久、展示など、コレクションに関連するカテゴリも詳細に説明しています。コレクション方針では、従業員が勤務する機関のコレクションと類似した個人コレクションを所有している場合の利益相反についても対処する場合があります。[ 15 ] [ 29 ]
収蔵とは、「[機関]が保管権、権利、または所有権を有する、一度に1つの供給元から受け取ったオブジェクト、集合体、またはロットの永久記録を作成し、そのオブジェクト、集合体、またはロットに固有の管理番号を割り当てるプロセス」と定義できます。[ 30 ]コレクション範囲ポリシーの一部として、収集家と機関は、関連するオブジェクトのみがコレクションに適切に収蔵されるように、取得条件を定める必要があります。このポリシーの部分では、オブジェクトを取得するかどうかの決定を機関内で誰が行う権限を持っているか、オブジェクトがどのような法的条件で取得されるか（つまり、合法的な購入、輸出入制限、知的財産権を証明する文書）、およびオブジェクトがオフサイト施設に保管される場合の保管契約情報について議論します。[ 15 ]コレクションポリシーの収蔵セクションでは、コレクション全体の歴史を検証することによって、コレクションの強みと弱みについても議論することができます。これにより、収集家または機関は、最も有益な方法でコレクションを改善、成長、発展させるためのガイドラインを設定できます。[ 29 ]
除籍は収蔵の反対であり、収集家または機関のコレクションから物品および関連するすべての記録を永久的に削除することを意味します。コレクションポリシーの収蔵部分と同様に、除籍セクションでは、物品が削除の対象となる条件、およびそのプロセスを承認する権限を持つ個人が規定されています。さらに、このセクションでは、物品の削除に関連する法的制限、および除籍の理由に基づいて適切な廃棄の種類が規定されています。[ 15 ]物品がコレクションから削除される理由は数多くあり、次のとおりです。
収集家や収集機関は、貸出契約や一時保管契約の一環として、一時的に所蔵品をコレクションに出し入れすることがあります。これらの貸出は、さまざまなコミュニティへの情報共有や普及に役立ち、所蔵する個人や機関の双方にとって相互に有益となる可能性があります。[ 29 ]貸出はさまざまな理由で行われる可能性があり、ポリシーの目的上、貸出は、常設または巡回展示の貸出、交換貸出、研究貸出、約束された寄贈、部分的権利の寄贈（「部分的な寄贈における寄贈者の残りの権利」）、および長期貸出として定義される場合があります。貸出に関するポリシーは、処理期間中の取得、返却の手配ができるまでの未承諾の物品、および所有権が不明確なコレクションの物品、または発見、放棄、または未請求の物品にも適用される場合があります。[ 29 ] [ 32 ]
債権管理方針の債権回収範囲のセクションには、通常、貸出承認と受諾の手順、関連する取得手数料、必要な書類、特定の保険要件、および一時保管の監視指示について説明する専用の領域があります。このセクションには、古い貸出や作品に関する情報、およびそれらが保管機関から持ち出されるかどうかといつ許可されるかを規定する制限も含まれる場合があります。[ 29 ]貸出方針は、入ってくる貸出と出ていく貸出の両方について、詳細に説明された書面による手順で対応する必要があります。[ 32 ]
コレクション管理は計画と対応基準に重点を置いており、コレクションの管理を担当するスタッフがコレクションに対するさまざまな危険にどのように対処すべきかを詳述した文書でこれらの慣行を定めています。 [ 33 ] リスク管理計画またはリスク軽減戦略は、火災、地震、犯罪行為、洪水、修理による損傷、建物の故障、不適切なコレクション管理、怠慢など、コレクションが所在する地域に基づいてコレクションに対する潜在的な危険を特定するポリシーのセクションです。[ 34 ]リスク管理計画に情報を提供するために、重要性評価とリスク評価またはコレクションの状態評価が実施されます。[ 35 ] [ 36 ] [ 37 ]
コレクションのケアとは、文化遺産コレクションの物品の損傷を防いだり、自然な劣化を遅らせたりするために講じられる物理的な予防的ケア措置と定義できます。これらの対策は、不適切な取り扱い、破壊行為、気候変動、過度の光への曝露、害虫などの外部要因による損傷を最小限に抑えることで、コレクションの安全性を高めることを目的としています。[ 38 ]コレクション管理方針では、脅威を軽減する方法や、問題が発生した場合の適切な手順に関する慣行や基準を提供するために、コレクション内の個々の物品の予防的保存の必要性を慎重に検討します。このセクションのサブトピックには、展示および保管施設、梱包および輸送、総合的害虫管理などが含まれる場合があります。
収蔵品が保管中または展示中である場合、最も重要なのは収蔵品の継続的な安全性を確保することです。そのためには、収集者または所蔵機関は、適切な保管容器だけでなく、損傷を防ぐために必要な環境条件も考慮しなければなりません。収蔵品管理方針には、収蔵品の展示および保管に関するニーズを網羅的に規定する項目を含めるべきです。これらの事項を完全に検討するためには、保存修復専門家との協議が必要となる場合もあります。
保管に関しては、静止している間、対象物が損傷しないようにするためには、しっかりとした構造設計が不可欠です。これには、衝撃や引っ掛かりによる損傷を防ぐための対象物の緩衝材やサポート、安定した展示ケースやマウントの考慮が含まれます。マウントの適切な作成と設置を確実にするためには、マウント製作者との協力が必要となる場合がよくあります。スタンド、棚、引き出し、ケース、さらに留め具、接着剤、紙、発泡材はすべて、個々の対象物の構造設計と材料との適合性に基づいて選択する必要があります。[ 39 ]コレクション管理ポリシーでは、酸性物質を含まない（pH中性）および染料を含まない材料の使用、利用可能な場合は密閉型キャビネットの種類、布地（例：未漂白モスリン）、ポリエチレンシート、独立気泡フォーム（例：エタフォーム）などの適切なカバー、紙、プラスチック、木、または金属で作られた容器、フォルダーやマットなどの囲い、フレーム、サポート、マウントの基準などの保管仕様を概説する必要があります。[ 40 ]
収蔵品管理方針において規定された手順を必要とする主な環境条件には、温度、相対湿度（RH）、光、汚染物質が含まれます。[ 41 ]物品の自然劣化を完全に防ぐことは不可能ですが、環境条件に関する方針を注意深く監視し実施することで、これらの条件の影響を大幅に軽減できます。
コレクション内の物品は、取り扱うたびに損傷のリスクが高まるため、理想的にはできるだけ取り扱いを少なくすべきです。適切な展示および保管施設は偶発的な損傷のリスクを軽減するのに役立ちますが、コレクション物品の日常的な手入れと取り扱い、梱包と輸送に関して高い基準を作成し、実施することが重要です。[ 48 ]スタッフが、手洗い手順、綿またはラテックス手袋の適切な使用、特別な注意が必要となる可能性のある構造上の弱点を特定するための確立された手順、保管機関内での物品の輸送に認められている方法（フラットベッド、カート、トートパン、パッド、ティッシュペーパーなど）といった物品の取り扱いに関する標準的な手順を認識し、教育されていることを確認することが極めて重要です。[ 49 ]
収集家や機関によっては、展示場所や保管場所から物品を移動させる必要が生じる場合があります。そのため、貸出や取得の適切な手順を規定するコレクション管理方針では、物品が目的地に安全に到着するよう、適切な梱包および輸送手順についても規定する必要があります。安全な輸送を確保するためには、安全な取り扱い技術と、輸送する特定の物品に対する個別の梱包要件を組み合わせる必要があります。理想的には、物品は衝撃、振動、急激な気候変化、および不適切な取り扱いから保護する輸送用コンテナに梱包されます。コレクション管理方針では、「物品の脆弱性、輸送方法、物品が輸送される気候、および物品の目的地の気候」などの問題に最善の対処方法をスタッフに指示します。 [ 48 ]梱包および輸送プロセス中は、輸送機関内の複数の部門が関与する可能性があり、物品の到着後の順化および開梱に関する方針を定めるために、受領機関との連携を調整する必要があります。[ 50 ] [ 51 ]
コレクション管理方針のコレクションケアのセクションには、通常、総合的害虫管理（IPM）専用のセクションがあります。このセクションでは、コレクション内でよく見られるさまざまな種類の害虫の予防と抑制方法に関連する方針について説明します。IPMは、職員の健康リスクとコレクション自体への損害を最小限に抑えるために、非殺虫剤による予防と処理技術の利用に重点を置いています。対処すべき害虫の例としては、「昆虫、カビ、ネズミ、ラット、鳥、コウモリ」などがあります。[ 52 ]
IPMのコレクション管理の側面には、物品や飼育施設の定期検査、認可された捕獲手順、施設内で使用されるすべての検査または捕獲プログラムの文書化に関する方針の作成と実施が含まれます。これらの方針は文化的管理と呼ばれ、コレクション管理の一環として使用される物理的手法は機械的管理として知られています。[ 52 ]コレクション管理方針に文書化される可能性のある具体的な文化的管理には、次のものが含まれます。
保護対象施設の物理的セキュリティシステムは、一般的に次の目的で設計されています。[ 53 ] [ 54 ] [ 55 ]
セキュリティ設計者、アーキテクト、アナリストは、セキュリティ対策の仕様策定、開発、テスト、実装、使用、管理、監視、保守にかかるコストに加え、美観、人権、健康と安全、社会規範や慣習といったより広範な問題も考慮に入れ、リスクとセキュリティ対策のバランスを取る責任を負っています。
コレクション管理方針と併せて作成されたほとんどの収集機関は、すべての職員と建物の訪問者の負傷や死亡を防ぐための手順、およびコレクションへの損害や損失を最小限に抑える方法を概説する災害準備および緊急対応方針も保有しています。[ 33 ]この計画では、緊急対応チーム内の指揮系統から始まり、各スタッフの個々の責任に至るまで、災害への対処方法に関する手順を概説する必要があります。緊急対応チームには、災害をチームの他のメンバーに通知し、緊急対応タスクの実施を監督する責任を負う管理責任者が含まれます。これらのスタッフは通常、適切なコレクションの取り扱い手順について訓練を受けています。災害準備および緊急対応計画には、最初の脅威評価と対応、適切な場合の避難手順、損害軽減計画、救済の優先順位、および損害後の在庫と復旧手順など、各タイプの災害への対処方法を説明する詳細な指示も含まれる必要があります。[ 56 ] [ 57 ]
持続可能性とは、現在および将来の世代のニーズを満たすために資源を使用、開発、保護することと定義されます。[ 58 ]コレクションの持続可能性ポリシーは、コレクションの経済的および社会的背景とコレクションの環境への影響のバランスを取りながら、地方および国の法律への準拠を確保するため、コレクションまたは機関固有のものです。持続可能性行動計画は、持続不可能な慣行を特定し、目標と完了までの期間を概説し、責任を割り当てるために使用されます。持続可能性ポリシーと持続可能性行動計画は、コレクションの保管、人員配置、調達、保守、および廃棄物処理の費用対効果を考慮する際の経済的資源の使用[ 59 ] 、コミュニティの関与と利害関係者の擁護を通じて代表の平等を確保する際の社会的資本[ 60 ] 、および廃棄物の削減、ライフサイクルアセスメント、および保存用化学薬品、包装、輸送材料の環境に安全な代替品を強調する際の環境への影響[ 61 ]の観点から持続可能性を考慮します。
持続可能性に関する方針の例としては、以下のようなものがあります。