登録官（文化財担当）

博物館・図書館・公文書館の登録担当者は、公文書館、図書館、博物館などの文化機関のコレクションの管理に関する方針と手順を実施する責任を負います。これらの方針は、博物館のコレクション方針に記載されており、博物館の運営理念を説明し、博物館が管理する物品に関する専門的基準を定めています。^{[ 1 ]} 登録担当者は、取得、貸出、展示、除籍、保管、梱包と発送、輸送中の物品のセキュリティ、保険方針、リスク管理などのセクションに重点を置いています。^{[ 2 ]}

コレクション管理の専門家として、彼らはコレクション管理者、保存修復士、学芸員と協力し、一般の人々が収蔵品にアクセスできるようにすることと、保存状態を維持するために必要な条件とのバランスを取る役割を担います。記録管理に重点を置く登録担当者は、コレクション内の各収蔵品ごとに個別のファイルを作成し、記録管理システムを開発・維持する責任を負います。小規模から中規模の機関では、登録担当者とコレクション管理者の役割を兼任している場合があり、大規模な機関では、それぞれが異なる学芸部門を監督する複数の登録担当者がいることがよくあります。

登録官の役割は1900年代初頭に初めて定義され、職務内容は時代とともに大きく変わっていませんが、責任は技術の進歩とグローバルな意識の高まりとともに進化してきました。優秀な登録官は、多くのプロジェクトを同時に巧みに管理し、冷静さを保ち、細部にまで注意を払います。他の部署やコミュニティ団体との連携が鍵となります。^{[ 3 ]}

最も重要な責任事項の一部を以下に示します。

• 文書管理：登録担当者は、役職が創設された当初から、文書管理と記録保持を最優先事項としています。この文書には、収蔵品の状態、登録番号（または博物館における状態に応じた識別番号）、来歴、素材、そして博物館内または貸出先におけるすべての移動に関する情報が含まれます。紙の登録簿はコレクション管理ソフトウェアに置き換えられ、このデータは安全対策として複数の場所に保管されています。
• 取得：コレクションへの追加候補として初めて博物館に物品が到着すると、登録担当者は、一時的な識別番号を割り当て、物品の状態、到着日、博物館への到着理由、外観を記録した写真を含む記録をまとめることによって、文書化と追跡プロセスを直ちに開始します。この情報は、取得プロセスを通じて物品に付き添い、その動きを追跡します。博物館が物品を受け入れることを決定した場合、登録担当者は記録を更新し、物品に永久的な登録番号を割り当てます。登録担当者はまた、コレクション委員会に勧告を行います。博物館のコレクション管理方針を使用して、登録担当者は、物品がコレクションに適合するかどうかを評価し、博物館が物品を適切に管理するために必要なリソースを持っているかどうかを判断し、博物館を潜在的な訴訟から保護するために出所を確立できることを確認します。^{[ 4 ]}
• 貸出：美術館間では、特別展など様々な理由で所蔵品が貸し出されます。収蔵品と同様に、登録担当者は美術館に貸し出される所蔵品に一時的な識別番号を付与し、所蔵品の状態を記録し、美術館内での所蔵品の移動を追跡するためのファイルを作成します。また、登録担当者は到着時に搬入口に立ち会い、荷降ろし、梱包材の状態を確認し、所蔵品が適切に取り扱われていることを確認します。美術館から貸し出される所蔵品の場合は、登録担当者が美術館から持ち出される所蔵品を記録し、梱包作業を行うか、または監督し、輸送車両への積み込みを行います。
• 展示：登録担当者は、学芸員やコレクション管理者と協力して、展示または貸し出し用の品物を選定します。これは、将来のために品物を保護するため、同僚に「ノー」と言うこともあります。品物が輸送や展示のストレスに耐えられない場合は、登録担当者はそのことを明確にし、決定を支持する義務があります。品物が選定され合意に達したら、登録担当者は展示場所を反映するように記録を更新します。^{[ 4 ]}
• 収蔵品の除籍：登録担当者は、収蔵品の除籍の実施にも関与します。歴史的に、博物館は寄贈品の受け入れに関して厳格なガイドラインに従っていませんでした。その結果、機関の使命声明とほとんどまたは全く関係のない物品は、除籍、つまり博物館のコレクションから削除されるまで保管庫に置かれます。保管スペースとリソースは貴重なので、博物館が展示できない物品を維持しておくのは意味がありません。登録担当者はこれらの物品を評価し、勧告を行い、物品の除籍に必要なすべての法的条件が満たされていることを確認し、プロセスのすべてのステップを文書化します。このプロセスは議論を呼ぶ可能性があるため、博物館のポリシーに記載されているすべてのステップを勤勉かつオープンに実行することが不可欠です。^{[ 5 ]}
• 梱包と発送：所蔵品が博物館から発送される場合（提供元の機関への返却、または他の博物館への貸出など）、登録担当者は登録システムを更新し、どの所蔵品が博物館から発送されるかを記録します。状態報告書は発送前の所蔵品の状態を反映するように更新され、登録担当者は発送のための梱包と輸送車両への積み込みを自ら行うか、または監督します。
• 輸送中のセキュリティ：貸出中の物品のほとんどすべて、あるいはすべてに、輸送担当者が同行します。登録担当者はこの担当者を選定し、訓練を行います。また、極めて重要な物品の場合は、登録担当者自身が輸送に同行し、輸送担当者として行動することもあります。
• リスク管理：登録担当者の主な仕事は、コレクションに対するリスク要因を特定し、それらを軽減することです。リスク要因には、破壊行為、盗難、害虫、緊急事態、自然災害などがあります。登録担当者は、総合的害虫管理、警備員、安全な展示ケースなど、これらのリスクを最小限に抑えるための戦略を策定し、実施する責任があります。さらに、登録担当者は、緊急事態が発生した場合に職員とコレクションの両方を保護するための災害管理ポリシーの策定と実施を監督します。^{[ 6 ]}

登録係は、物品を扱う際に力強さと技能を発揮する必要があります。物品を物理的に移動させることから、ストレスポイントや文化的意義を特定できることまで、登録係は博物館のコレクションを研究するために率先して行動しなければなりません。冷静で、柔軟性があり、機転が利き、細部に注意を払う必要があります。登録係は、時間をかけて専門性を開発できる学術的なジェネラリストと表現できます。^{[ 4 ]}

文化財や固有財を適切に扱い、かつ適切に管理するためには、米国博物館協会（AAM）の倫理規定および博物館向け収集ガイドラインに関する実務的な知識が不可欠です。登録担当者は、AAMの来歴調査ガイドおよびナチス時代の来歴インターネットポータルに精通している必要があります。また、デジタルフェアユースおよび米国賠償プログラムについても熟知している必要があります。さらに、国内外における返還手続きについても理解しておくべきです。

独自の組織の一員として、登録担当者はチームワークを重視する環境で成功する能力を備えている必要があります。コレクションの保護の重要性や、博物館内の他の部署へのアクセス方法などを伝える際には、指導力や顧客サービススキルが役立ちます。

コレクション管理の分野でキャリアをスタートさせたい人は、一般的に歴史学、美術史、美術、または博物館関連の分野で学士号を取得しています。競争の激しいこの就職市場では、多くの機関が博物館学または博物館のコレクションに関連する分野での大学院教育を必須条件としています。また、候補者には、博物館コレクションのデータベース管理、物品の梱包と取り扱い、デジタル化、コレクションの目録作成、受入および貸出手続きに関する実務経験も求められます。

文化施設でのインターンシップやボランティア活動は、経験を積み、博物館の専門家との人脈を築くための優れた方法です。有給・無給を問わず、積極的に経験を積むことで、候補者は組織力、業務手順への理解、そして登録担当者として成功するために必要な柔軟性を身につけることができます。

小規模な博物館では、登録係とコレクション管理者の役割を兼任する傾向があり、その場合、1人（またはチーム）が登録係の従来の責任を監督するとともに、コレクションの管理においてより実践的な役割を担います。追加の職務には、保管施設や展示施設の環境条件の監督と維持、状態評価へのより積極的な関与と保存修復士への直接連絡、物理的な保管ニーズの管理、定期的なコレクションの目録作成などが含まれます。^{[ 7 ]}

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• ボストン美術館におけるコレクション管理