コレクション管理

コレクション管理には、博物館、図書館、アーカイブ、個人コレクションにおける文化財、ならびに現代文化の対象物（現代美術、文学、技術、文書を含む）の開発、保管、保存が含まれます。コレクション管理の主な目標は、個々のコレクターまたは収集機関のミッションステートメント^{[詳細な説明が必要]}のニーズを満たすと同時に、コレクターが管理する文化財の長期的な安全性と持続可能性を確保することです。コレクション管理は、主にコレクションの開発に関連する管理責任で構成されており、文化遺産の物理的な保存であるコレクション管理と密接に関連しています。コレクション管理の影響を最も受ける専門家には、コレクションマネージャー、レジストラー、アーキビストが含まれます。

文化財コレクションは、外部からの損失や損傷から安全を確保するために多大な注意と保護が必要ですが、保管機関内でのオブジェクトの寿命を追跡するのに役立つ詳細な文書も必要です。これらのニーズに対応するために、収集家はコレクション管理とコレクション管理の標準と慣行を遵守します。これらは、明確で正確な付随文書とともにコレクションオブジェクトのための安全な環境を作り出すのに役立ちます。コレクション管理が文化遺産の損傷を防止または遅らせるために必要な物理的な行動に対処するのに対し、コレクション管理は「情報収集、コミュニケーション、調整、ポリシー策定、評価、および計画のプロセス」と定義できます。^[1]これらのプロセスは、記録管理とコレクション管理ポリシーに関する決定に影響を与えます。コレクション管理ポリシーは、コレクションの範囲、コレクション管理、および緊急時の計画と対応に関するプロトコルを概説します。

コレクション管理システム (CMS) は、コレクション内のオブジェクトのアーカイブ化とカタログ化を支援するために設計されたソフトウェア プログラムです。図書館、アーカイブ、博物館内。すべての CMS プログラムは独自のものですが、標準と見なされる機能がいくつかあります。

• カタログ作成: この機能には、永久識別番号、オブジェクト名、アーティストまたは作成者名、オブジェクトの説明、寸法、オブジェクトのコンポーネントと材料、状態、由来、展示および保存履歴、現在の場所、オブジェクトの画像など、オブジェクトを識別するためのフィールドが含まれます。
• 取得: この機能には、取得日、寄贈者または販売者の名前と連絡先情報、割り当てられた取得番号、購入価格、到着時の状態評価、販売者または寄贈者の制限（該当する場合）など、オブジェクトの寄贈者と購入履歴に関連するフィールドが含まれます。
• 収蔵品の削除: この機能は、コレクションからのオブジェクトの削除に対応しており、収蔵品の削除日、使用された処分方法、削除の理由などの情報が含まれます。
• ローン: この機能は、貸し手の名前と連絡先情報、特別な要件、発送手順、関連する保険証券、ローン履歴など、入出金に関する情報を追跡するために使用されます。
• 状態と保全レポート: この機能には、オブジェクトに対して実行された状態評価、検査官の名前、検査日が含まれます。このセクションには、オブジェクトに対して実行された保全修復処理の詳細を示す保全レポートも含まれます。
• セキュリティ: この機能により、データベース管理者は、特定の個人のみにオブジェクト レコードの表示や編集のアクセス権を与えることで、データベースへのアクセスを制限できます。
• 著作権: 著作権機能により、機関はオブジェクトの違法な配布や複製を防ぐために、オブジェクトに関連する知的財産の制限を入力できます。
• マルチメディア：マルチメディア機能は、オブジェクトに関連付けられた画像、ビデオ、オーディオコンテンツなどのデジタル素材をオブジェクトレコードに添付できる機能です。この機能では通常、関連するメタデータを入力できます。^[2]
• QR コードまたはバーコード: この機能により、精度と効率が向上し、場所と在庫の管理が合理化されます。

スミソニアン協会によると、記録とは「媒体や特性を問わず、個人の収集家や機関によって作成、受信、維持される公式の記録情報」です。^[3]コレクション内のすべてのオブジェクトには付随する文書がなければならないため、記録管理はコレクション管理の主な焦点として機能し、幅広い文書とポリシー標準をカバーしています。記録管理の傘下にあるトピックには、コレクション情報管理システム、コレクションの取得と処分のポリシー、コレクション管理ポリシー、カタログ作成、キュレーションが含まれます。博物館に適切な記録管理システムがないと、博物館のコレクションのセキュリティが損なわれ、情報センターとしての博物館の役割が脅かされます。計画的かつ体系的な記録管理は、博物館のプログラムと活動を改善し、博物館の効果的なガバナンスと運営につながります。^[4]

カタログ作成とは、コレクションのカタログまたはデータベースにオブジェクトに関する情報データを入力するプロセスです。このプロセスでは、コレクション内の個々のオブジェクトに一意の識別番号を割り当て、キュレーターワークシート、写真、状態評価、収蔵および/または収蔵解除情報などの関連する付随文書をアイテムに添付します。^[5]カタログは、コレクション内のすべてのオブジェクトの体系的な書面またはデジタル記録として機能することを目的としており、少なくともオブジェクトを簡単に識別できるようにオブジェクトの説明を含める必要があります。^[6]

カタログ作成は、コレクション内の各オブジェクトに関連付けられた個別の記録を提供するため、コレクション管理の重要な側面です。オブジェクトが紛失または破損した場合、カタログエントリはオブジェクトとそのデータの永久記録として利用できます。自然史コレクションなどの一部のコレクションでは、オブジェクトまたは標本のカタログエントリには、物理​​的オブジェクトに関する科学的価値と研究情報も含まれているため、カタログエントリの維持は将来の研究と教育に不可欠です。^[5]現代のコレクターや機関のほとんどは、カタログプロセスを合理化するために CMS を使用しています。これを効果的にするには、データ構造、データ値、およびデータコンテンツにデータ入力標準を使用する必要があります。これにより、「適切な説明カタログ作成、一貫性のあるドキュメント、共有レコード、およびエンドユーザーのアクセスの向上につながる一連のツールの基礎が形成されます。」^[7]

キュレーションは、特定のオブジェクトまたはコレクションのトピックに関する情報の収集、整理、保存、および表示と定義できます。キュレーションの役割は、多くの場合、主題の専門家として訓練されたキュレーターと呼ばれる個人によって実行されます。キュレーターは、オブジェクトの調査を行い、コレクションの編成を指導し、展示会で使用するオブジェクトを選択します。^[8]キュレーションには、通常コレクション内のオブジェクトに基づいた展示会の開発とデザイン、およびコレクションに関連する資料の詳細な調査と執筆が含まれます。^[9]

デジタルキュレーションはコンテンツキュレーションの延長であり、デジタル化されたコレクションに関連するデジタル資産の収集、保存、アーカイブ化を伴います。 ^{[10] [11]デジタル資産には、デジタル形式で作成され、}デジタル生まれと見なされるアイテム（Webサイト、ウィキ、デジタルで作成されたサウンドと写真）と、デジタル化されたアナログアイテム（元の物理的/アナログ形式を維持したままデジタル形式でカタログ化されている）の両方が含まれます。^{[12] [13]}デジタルキュレーションは、コンテンツキュレーションと同様に、コレクション内のオブジェクトに基づいて展示会の開発と設計も伴い、この場合、多くの場合、オンライン展示のWebサイトのメンテナンスが含まれます。

デジタルネイティブかデジタル化されているかに関わらず、現代のコレクションの多くには何らかの形のデジタルコレクションコンテンツが含まれており、物理的なオブジェクトとほぼ同じ方法で維持する必要があります。デジタル資産の保存には、アクセシビリティとオブジェクトの追跡を改善するためのメタデータの作成、管理ミスによる技術的な陳腐化とデータ損失の防止、データが破損していないことを確認するための技術ソフトウェアとデジタルカタログの定期的な監査の実施、許可基準の適用によるデータの不正な変更からの保護、研究と展示の目的でのコンテンツの管理が含まれます。^[14]

コレクション管理ポリシーは、機関がコレクションに関連する状況に対処する方法の基礎となります。これは、「機関が運営されている理由と業務の進め方を説明する詳細な文書。ポリシーは、機関が管理しているアイテムに関する専門的基準を明示し、スタッフのガイドとして役立ちます」と定義できます。機関は、どのようなオブジェクトを取得すべきか、コレクション内のアイテムの削除または貸し出しをどのように処理するか、アイテムの取り扱い基準など、さまざまな問題に直面することがよくあります。そのため、機関側で起こり得る問題を防ぐのに役立つ、よく書かれたポリシーを用意することが不可欠です。コレクション内の操作とオブジェクトに対処する場合、予防が最善のアプローチであるため、ポリシーは、博物館がその使命に忠実であり続けながら、コレクションに最善の取り扱いを提供することを保証するために設定された境界とほぼ見なすことができる重要な文書です。

コレクション管理の主な目的は、収集家や機関が管理するコレクションオブジェクトを開発、管理し、利用できるようにするために必要な基準と手順を文書化することです。これを実現するために、コレクション管理ポリシーが作成され、種類、年齢、場所などに基づいてコレクションの特定のニーズを説明する詳細な情報が提供されます。コレクション管理ポリシーはコレクションを保有する機関に固有のものであり、これらのポリシーには、コレクションに関連する個々のタスクを担当する担当者、オブジェクトをコレクション用に取得または削除する必要がある場合と時期、機関内でコレクションにアクセスできる人、コレクション内の各オブジェクトの予防的管理のニーズなどの条件が規定されています。^[15]

博物館が行うほぼすべての決定は、そのミッションステートメントを念頭に置いて行われるため、それをポリシーに含めることが重要です。ミッションステートメントは、博物館の目的、一般の人々やコレクションに対する役割と責任という観点から、博物館の焦点を扱います。このステートメントは、博物館が行うすべてのことを決定するのに役立つものであり、決定が博物館の本来の目的に沿っていることを確認するために定期的に参照する必要があります。博物館のミッションステートメントは、アメリカ博物館連盟の基準に準拠する必要があります。^[16]

ミッション ステートメントに加えて、ポリシーには通常、コレクションの範囲を概説するセクションが含まれます。これは、ポリシーの有用な部分であり、「コレクションの履歴を確認し、その長所、短所、現在の用途を検討し、博物館が収集するものと収集しないものを述べる」ものです。図書館、アーカイブ、博物館のコレクションのコレクション ポリシーまたは選択基準は、新しい資料の取得に適用される機関の優先事項のステートメントです。コレクション ポリシーは、コレクション開発のプロセスをガイドします。

規模が大きく、資金が豊富で、最も有名な図書館（議会図書館、大英図書館、スタンフォード大学など）でさえ、すべての作品を購入し、保管し、カタログ化し、維持することはできません^。[17]そのため、購入すべき作品を選択するための方針または一連の基準が必要です。 一般的にコレクションの方針は、図書館の使命または目的に関連しています。たとえば、国立図書館はその国に関連する資料またはその国の領土で出版された資料を収集し、大学図書館は通常、サービスを提供する機関での教育と研究に使用される資料を収集し、 ^[18]公共図書館は、サービスを提供する一般の人々の需要を満たすことが期待される資料を収集します。

サンプル収集ポリシーには以下が含まれます。

• アメリカ議会図書館のコレクション政策声明（分野別）^[19]
• ロングアイランド大学B.デイビス・シュワルツ記念図書館^{[20]のコレクション方針声明}
• ニュージーランド国立図書館のコレクションポリシー（デジタルと物理の統合ポリシー）^[21]
• SunSITE（デジタルライブラリ）の収集と保存ポリシー^[22]

コレクション ポリシーは、資料購入の優先順位を設定するだけでなく、図書館に資料の寄贈や寄付金を提供する際のガイドとしても役立ちます。資料の購入は、多くの資料の処理 (分類、カタログ作成など) や長期保管のコストよりもコストがかからない場合があります。また、図書館への無償寄贈でも通常は関連コストがかかります。

機関のポリシーには、機関の歴史も含まれる場合があります。

コレクション管理ポリシーは、一般的な管理基準に加えて、特定の文化遺産オブジェクトに課せられた国内および国際的な法的制限と、それらに関連する管理ニーズによっても管理されます。古代遺物、考古学的発見物、民族的遺物の物理的な安全性と、これらのユニークなコレクション オブジェクトが対処しなければならない倫理的考慮事項を確保するために、どのように取り扱い、維持しなければならないかを規定した法律は無数にあります。

アメリカ合衆国内の現地法の例には以下のものがあります。

• 1906年6月8日のアメリカ古代遺物保存法（「古代遺物法」）（16 USC 431–433）：アメリカ合衆国大統領に国定記念物を宣言する、考古学的な遺跡や発掘された物品を保護する規則を施行する。 ^[23]
• 1955年博物館資産管理法（16 USC、第18条[f]）：アメリカ合衆国内務長官が国立公園局を通じて行うことができる責任と行動について説明しており、寄付金や遺贈の受領、博物館の展示物やコレクションの購入、博物館の展示物やコレクションの交換、博物館の展示物やコレクションの受領と貸し出しなどが含まれます。^[24]
• 1990年アメリカ先住民墓地保護・返還法（NAGPRA）（25 USC 3001–13）：アメリカ先住民の文化財の所有権と管理権を規定している。 ^[25]

国際法の例としては次のようなものがあります。

• 武力紛争の際の文化財の保護に関するハーグ条約（ 1954年5月14日採択）：建築記念碑、考古学的遺跡、芸術作品、芸術的、歴史的、科学的意義があるとみなされるあらゆる物品などの文化遺産の保護に焦点を当てた国際条約。^[26]
• 文化財の不法な輸入、輸出および所有権移転を禁止しおよび防止する手段に関する条約（パリ、1970年11月14日）：世界各国の文化財をより良く保存するために、文化財の不法な輸入、輸出および所有権移転の慣行に反対する国際協定。 ^[27]
• 無形文化遺産の保護に関する条約（パリ、2003年10月17日）：無形文化遺産を保護すると同時に、その認識と評価を高めることを目的とした国際協定。無形文化遺産には、「コミュニティ、グループ、場合によっては個人が文化遺産の一部として認識している慣習、表現、知識、スキル、およびそれらに関連する器具、物体、工芸品、文化的空間」が含まれます。 ^[28]

包括的なコレクション管理ポリシーのサブセクションとして記述されたコレクション ポリシー、または選択基準ポリシーは、ほとんどの収集家や文化機関が利用しており、コレクションの目的と最も関連性が高いと考えられるオブジェクトの種類が概説されています。コレクション ポリシーは、「[機関の] コレクションの広範な説明、および博物館が収集する内容と方法、およびそれらのコレクションの使用方法の説明」として、コレクションの範囲と機関のミッション ステートメントとの関連性を示しています。^[29]このポリシーで規定されているコレクションの範囲は、文化機関がコレクションからオブジェクトを取得するか取得しないか、いつ取得するか、および取得しない場合は、その方法を定義するのに役立ちます。さらに、コレクションの種類によって独自の管理プロトコルが必要になるため、コレクション ポリシーでは、図書館またはアーカイブ、教育または研究、永久保存、展示など、コレクションに関連するカテゴリも詳細に説明します。コレクション ポリシーでは、勤務先の機関のコレクションと類似した個人コレクションを保有する従業員の利益相反にも対処する場合があります。^{[15] [29]}

収蔵とは、「[機関] が保管、権利、または所有権を有する、一度に 1 つの情報源から受け取ったオブジェクト、集合体、またはロットの永久記録を作成し、そのオブジェクト、集合体、またはロットに固有の管理番号を割り当てるプロセス」と定義できます。^[30]コレクション範囲ポリシーの一部として、収集家と機関は、関連するオブジェクトのみがコレクションに確実に収蔵されるように、収蔵条件を規定する必要があります。ポリシーのこの部分では、機関内の誰がオブジェクトを収蔵するかどうかの決定権を持っているか、オブジェクトはどのような法的条件で収蔵されるか (つまり、合法的な購入、輸入および輸出の制限、および知的財産権を証明する文書)、およびオブジェクトがオフサイト施設に保管される場合の保管所契約情報について説明します。^[15]コレクション ポリシーの収蔵セクションでは、コレクション全体の履歴を調べることで、コレクションの長所と短所についても説明する場合があります。これにより、収集家または機関は、最も有益な方法でコレクションを改善、拡大、および開発するためのガイドラインを設定できます。^[29]

収蔵品の廃棄は収蔵品の回収の反対で、収集家や機関のコレクションからオブジェクトとそれに関連するすべての記録を永久に除去することを伴います。コレクション ポリシーの収蔵品の回収部分と同様に、収蔵品の廃棄セクションでは、オブジェクトの除去が検討される条件と、プロセスを承認する権限を持つ個人が規定されています。さらに、このセクションでは、オブジェクトの除去に関連する法的制限と、収蔵品の廃棄の理由に基づいて適切な処分の種類が規定されています。^[15]オブジェクトがコレクションから除去される理由は多数あり、以下が含まれます。

• 当該オブジェクトは、コレクション所有者の使命または永久コレクションの範囲とはもはや関連がないと判断されました。
• 物品の状態が劣化または損傷しており、コレクション所有者が修復修理を実施できないか、または物品が現在、施設職員の健康に危険をもたらしている。
• 財政上または予算上の懸念、人員の喪失、設備の不足などにより、機関はオブジェクトを適切な環境で維持する手段をもはや持っていません。
• 機関のコレクション内にはすでに類似のオブジェクトが所有されており、不必要な冗長性が生じています。
• その物品は偽物または贋作とみなされ、または本物ではなく、コレクション全体とは関連性がなくなった。
• コレクション保有者は、ある物品を処分することで、残されたコレクションの管理と機能の質が向上するという立場にある。^[31]

収集家や収集機関は、貸出契約または一時保管契約の一環として、一時的にコレクションから物品を移したり、コレクションから物品を移したりすることがある。こうした貸出は、さまざまなコミュニティに情報を共有し、広めるのに役立ち、コレクションを所有する個人や機関の両方にとって相互に有益となる可能性がある。^[29]貸出はさまざまな理由で発生する可能性があり、ポリシー上の目的では、貸出は、固定または移動展示貸出、交換貸出、研究貸出、約束された寄贈、部分的利子贈与（「部分的寄贈に対する寄贈者の残余利子」）、および長期貸出として定義される可能性がある。貸出に関するポリシーは、処理期間中の取得、返却が手配されるまでの要請されていない物品、およびコレクション物品、または発見、放棄、または所有権が不明な未請求の物品にも適用される可能性がある。^{[29] [32]}

回収管理ポリシーの回収範囲セクションには、通常、ローンの承認と受け入れの手順、関連する取得手数料、必要な書類、特定の保険要件、および一時保管の監視手順について話し合うための専用エリアがあります。このセクションには、古いローンや作品に関する情報と、それらが保管機関からいつ出ることが許可されるかを規定する制限も含まれる場合があります。^[29]ローンポリシーでは、入庫ローンと出庫ローンの両方について、手順を徹底的に説明した文書で対処する必要があります。^[32]

コレクション管理では、計画と対応基準に重点を置いており、コレクションの管理を担当するスタッフがコレクションのさまざまな危険にどのように対処すべきかを詳述した文書でこれらの慣行を示しています。^[33] リスク管理計画またはリスク軽減戦略は、コレクションが所在する地域に基づいて、火災、地震、犯罪行為、洪水、修理、建物の破損、不適切なコレクション管理、怠慢による損害など、コレクションの潜在的な危険を特定するポリシーのセクションです。^[34]リスク管理計画を通知するために、重要性評価とリスク評価またはコレクションの状態評価が行われます。^{[35] [36] [37]}

コレクションのケアは、文化遺産コレクションの対象物の損傷を防止したり、自然な劣化を遅らせたりするために講じられる物理的な予防的ケア対策と定義できます。これらの実践は、不適切な取り扱い、破壊行為、気候変動、光の過剰照射、害虫などの外部要因による損傷を最小限に抑えることで、コレクションの安全性を高めることを目指しています。 ^[38]コレクション管理ポリシーは、コレクション内の個々のオブジェクトの予防的保存の必要性を慎重に検討し、脅威を軽減するための実践と基準、および問題が発生したときに適切な対処手順を提供します。このセクションのサブトピックには、展示と保管のハウジング、梱包と輸送、および総合的な害虫管理が含まれます。

コレクション内のオブジェクトが保管されているか、展示されているかにかかわらず、コレクションの安全性を継続的に確保することが第一の関心事です。これを実現するために、収集家または保管機関は、損傷を防ぐために必要な環境条件だけでなく、適切な収納容器も考慮する必要があります。コレクションのコレクション管理ポリシーには、オブジェクトの展示および保管のニーズに完全に対処するセクションが含まれている必要があります。これらのトピックを完全に対処するには、保存修復士との相談が必要になる場合があります。

収納に関しては、展示物が静止しているときに損傷を受けないようにするために、堅牢な構造設計が不可欠です。これには、衝突や引っ掛かりによる損傷を防ぐためのオブジェクトのパッドとサポート、安定した展示ケースやマウントが含まれますが、適切な作成と設置を確実にするためには、マウントメーカーとの協力が必要になることがよくあります。スタンド、棚、引き出し、ケース、留め具、接着剤、紙、フォームはすべて、個々のオブジェクトの構造設計と材料との互換性に基づいて選択する必要があります。^[39]コレクション管理ポリシーには、酸性（pH中性）および染料を含まない材料の使用、利用可能な場合は密閉キャビネットの種類、布地（例：未漂白モスリン）、ポリエチレンシート、クローズドセルフォーム（例：エタフォーム）、紙、プラスチック、木材、または金属製の容器、フォルダーやマットなどのエンクロージャー、フレーム、サポート、マウントの基準などの収納仕様を概説する必要があります。^[40]

コレクション管理方針で規定されているプロトコルを必要とする主な環境条件には、温度、相対湿度（RH）、光、汚染物質などがある。^[41]オブジェクトの自然な劣化を完全に防ぐことは不可能だが、環境条件に関する方針を注意深く監視し実施することで、これらの条件の影響を大幅に軽減することができる。

• 温度：外部の天候を制御することは不可能であるため、温度に関してはある程度の柔軟性が認められています。ただし、政策基準は、保存されるオブジェクトの種類、収集家または機関のエネルギーと財政上の制約、展示ギャラリーと保管施設の両方における人間の快適レベルに合わせて最適化された温度範囲を設定することを目指す必要があります。^[42]
• 相対湿度：温度と同様に、相対湿度基準もある程度の変化を許容しますが、過度の湿気や相対湿度の急激な変化は、ほぼすべての文化遺産の材料に悪影響を及ぼし、腐食、カビの繁殖、ひび割れ、^[43]反り、^[44]脆化などの問題を引き起こす可能性があることを政策では考慮する必要があります。^{[42] [45]}
• 光：コレクションの管理と管理において対処する必要がある光には、紫外線（UV）と人間の目で知覚される可視光の2種類があります。可視光への曝露の影響は累積的ですが、可視光はコレクション内のオブジェクトを鑑賞し安全に取り扱うために必要であり、訪問者やスタッフの安全を危険にさらすことなく、可視光への曝露時間と強度レベルを制限するための基準を確立する必要があります。^[46]一方、UV光はコレクションの鑑賞や取り扱いには必要ないため、黄ばみや崩壊などの損傷を防ぐためにフィルターを使用して可能な限り除去する必要があります。 ^[46]
• 汚染物質: 汚染物質は気体、液体、固体などさまざまな形をとり、コレクションだけでなく、汚染物質に接触した個人にも脅威を与える可能性があります。人員と物品の安全を確保するには、コレクション管理ポリシーで、汚染物質をコレクションに持ち込むリスクのある物品を文書化および調査するための適切な方法を規定し、人為的ミスやコレクション物品の化学的分解による偶発的な汚染を防ぐためにどのような予防措置を講じなければならないかを説明する必要があります。汚染された物品は、崩壊、変色、^[47]または腐食の兆候を示す場合があります。^[41]

コレクション内の物品は、触れるたびに損傷のリスクが高まるため、理想的にはできる限り触れないようにすべきである。適切な展示および保管施設は偶発的な損傷のリスクを軽減するのに役立ちますが、コレクション物品の日常的な手入れと取り扱い、および梱包と輸送について高い基準を作成し、実施することが重要です。^[48]手洗いプロトコル、綿またはラテックス手袋の適切な使用、特別な注意を必要とする可能性のある構造上の弱点を特定するための確立された方法、および保管施設内での物品の輸送の許容モード（フラットベッド、カート、トートパン、パッド、ティッシュペーパーなど）など、物品の取り扱いに関する標準的な慣行をスタッフが認識し、教育を受けていることを確認することが非常に重要です。^[49]

収集家や機関は、展示場所や保管場所の外に作品を移動させる必要がある場合があります。そのため、貸出や購入の適切な手順を規定するコレクション管理ポリシーでは、作品が目的地に安全に到着するように、適切な梱包と輸送の手順についても取り上げる必要があります。安全な輸送を確保するには、安全な取り扱い技術と、輸送される特定の作品の個別の梱包要件を組み合わせる必要があります。理想的には、作品は、衝撃、振動、急激な気候の変化、取り扱いミスから保護する輸送コンテナに梱包されます。コレクション管理ポリシーでは、スタッフに「作品の壊れやすさ、輸送方法、作品が移動する気候、作品の目的地の気候」などの問題に最も適切に対処するためのアドバイスを提供します。 ^[48]梱包と輸送のプロセスでは、出荷機関内の複数の部門が関与する可能性があり、受領機関との協力体制を整えて、受け取った作品の順応と開梱に関するポリシーを提供する必要があります。^{[50] [51]}

コレクション管理ポリシーのコレクション管理セクションには、通常、総合的害虫管理 (IPM) 専用のセクションがあります。このセクションでは、コレクション内で一般的に見られるさまざまな種類の害虫の予防と抑制方法に関するポリシーについて説明します。IPM は、人員の健康リスクとコレクション自体への損害を最小限に抑えるために、非農薬予防および治療技術の利用に重点を置いています。対処すべき害虫の種類の例としては、「昆虫、カビ、ネズミ、鳥、コウモリ」などがあります。^[52]

IPMのコレクション管理の側面には、物品および収容施設の定期検査、認可された捕獲手順、施設内で使用されるすべての検査または捕獲プログラムの文書化に関するポリシーの作成と実装が含まれます。これらのポリシーは文化的管理と呼ばれ、コレクション管理の一部として使用される物理的技術は機械的管理として知られています。^[52]コレクション管理ポリシーに文書化される可能性のある特定の文化的管理には次のものがあります。

• 新規取得物や貸出物、保管物や梱包材など、収集エリアに持ち込まれるすべての新しい資材の検査基準。
• コレクションの日常的なメンテナンスとコレクション保管施設の一般的なハウスキーピングに関する手順を定義します。
• 建物内での飲食および喫煙が許可されるエリアと禁止されるエリアに関する制限。
• 建物の外側に置かれた植物を注意深く監視し、建物内での生きた植物や乾燥した植物の禁止に加えて、生きた植物やマルチが建物に近づかないように特に注意を払っていることを示す文書。
• 相対湿度、保管および収容ガイドラインを含む標準的なコレクション管理に関する方針。^[52]

保護施設の物理的セキュリティシステムは、一般的に以下の目的のために設計されています。^{[53] [54] [55]}

• 潜在的な侵入者を阻止する（例：警告標識、防犯照明、境界標示）=リスク防止;
• 侵入を検知し、侵入者を監視/記録する（侵入者警報やCCTVシステムなど）=リスク軽減
• 適切なインシデント対応（警備員や警察などによる）をトリガーする =緊急事態への備え。

セキュリティ設計者、アーキテクト、アナリストは、セキュリティ制御の指定、開発、テスト、実装、使用、管理、監視、保守にかかるコストに加え、美観、人権、健康と安全、社会規範や慣習 などのより広範な問題を考慮して、セキュリティ制御とリスクのバランスを取る必要があります。

コレクション管理ポリシーと併せて作成されるほとんどのコレクション機関は、災害対策および緊急対応ポリシーも保有しており、すべての職員および建物訪問者の負傷や死亡を防ぐためにどのような手順を踏むべきか、またコレクションの損害や損失を最小限に抑える方法を概説しています。^[33]この計画では、緊急対応チーム内の指揮系統から始まり、各スタッフの個々の責任まで、災害に対処するための手順を概説する必要があります。緊急対応チームには、チームの他のメンバーに災害を通知し、緊急対応タスクの実施を監督する責任を負う管理職員が含まれます。これらのスタッフは通常、適切なコレクション処理プロトコルの訓練を受けています。災害対策および緊急対応計画には、初期の脅威評価と対応、適切な避難手順、被害軽減計画、救助の優先順位、被害後の在庫と復旧手順など、各タイプの災害に対処する方法を説明する詳細な指示も含まれている必要があります。^{[56] [57]}

持続可能性は、現在および将来の世代のニーズを満たすための資源の使用、開発、保護と定義されます。^[58]コレクションの持続可能性ポリシーは、コレクションまたは機関に固有のものであり、コレクションの経済的および社会的背景とコレクションの環境への影響のバランスを取りながら、地方および国の法律に準拠していることを確認します。持続可能性アクションプランは、持続不可能な慣行を特定し、目標と完了までの期間を概説し、責任を割り当てるために使用されます。持続可能性ポリシーと持続可能性アクションプランでは、コレクションの保管、人員、調達、保守、および廃棄物処理の費用対効果を考慮する場合は経済的資源の使用、^{コミュニティ}の関与と利害関係者の擁護を通じて代表の平等を確保する場合は社会的資本、廃棄物の削減、ライフサイクルアセスメント、および保全化学物質、包装、輸送資材に代わる環境的に安全な代替品を強調する場合は環境への影響という^観点から持続可能性を考慮します。^[61]

持続可能性ポリシーの例には以下が含まれます。

• オーストラリア博物館の持続可能性行動計画
• 現代美術館（オーストラリア）の持続可能性ポリシー
• 科学館グループの持続可能性方針
• 国立歴史博物館の環境方針

• アーカイブ管理
• 基金
• コレクション（博物館）
• 保全・修復
• 保存修復家
• 文化遺産管理
• キュレーター
• デジタル保存
• 災害復旧計画
• オブジェクトの保存
• 保存（図書館とアーカイブ）

• 国立公園局(nd). 「Conserv O Grams」 。 2014年4月28日閲覧。
• マサチューセッツ工科大学(nd). 「コレクションマニュアル」 。 2014 年4 月 28 日閲覧。
• アメリカ自然史博物館(2005)。「ミュージアムSOS」。2012年11月2日閲覧。