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請求書、領収書、タブ、または費用明細書は、販売取引に関連して販売者から購入者に提供された商品またはサービスの項目別リストを含む商業文書であり、通常、販売価格と販売条件、数量、および販売者が購入者に提供した製品またはサービスの合意された価格と販売条件を明記します。[ 1 ]
支払い条件は通常、請求書に記載されています。支払い条件には、購入者が支払うべき最大日数や、期日前に支払った場合の割引などが明記されている場合があります。購入者は、請求書に記載されている商品やサービスの代金を既に支払っている可能性があります。混乱や、それに伴う購入者と販売者間の不要なやり取りを避けるため、一部の販売者は、請求書に支払い済みかどうかを大きな文字で明記しています。
売り手の視点から見ると、請求書は売上請求書です。買い手の視点から見ると、請求書は仕入請求書です。この書類には買い手と売り手が記載されていますが、「請求書」という用語は、お金が支払われるべき、または支払われる予定であることを示しています。
請求書は、古代メソポタミアにおける文書記録の最も初期の形態の1つとして現れます。請求書の習慣は、古代文明にまで遡ることができます。約5,000年前、メソポタミアの商人は、数量、価格、関係者などの詳細を含む貿易取引を記録するために、粘土板に楔形文字を使用していました。 [ 2 ]これらの記録は、契約書や領収書として機能しました。古代エジプトでは、取引と税務記録はパピルス巻物に記録され、初期の財務記録方法として機能しました。西暦105年頃の中国での紙の発明は、文書化の進歩を促進し、最終的には中東やヨーロッパに広がりました。
中世ヨーロッパでは、商人たちは販売取引の詳細を記録するために手書きの請求書を使用し始め、日付、商品の説明、数量、価格などの情報を記録することが多かった。15世紀に印刷機が導入されると、標準化された請求書用紙の作成が可能になり、より一貫性のある財務記録の作成に貢献した。
19世紀までには、印刷された請求書が広く普及し、企業は会社名、住所、ロゴなどの要素を請求書に組み込むようになった。20世紀と21世紀には、デジタル化された自動請求システムへの移行が進み、効率性と記録管理の実践がさらに向上した。
請求書の一般的な形式は、「請求書」という用語が目立つヘッダーから始まります。通常、これに続いて、取引のコンテキストを確立するために必要な情報、例えば関係者（買い手と売り手など）の名前、住所、連絡先情報、および支払いの受領期限などの重要な日付が記載されます。請求書の本文には、提供された商品またはサービスの明細リストが記載され、各明細項目の説明、単価、数量、合計金額が明記されます。税金、送料、割引などの追加の財務要素は個別に列挙され、小計に加算されて、支払うべき合計金額が計算されます。請求書は多くの場合、標準化された要素または本文に含まれていないその他の情報で締めくくられます。この構造化された形式は、請求、会計、監査、および意見の相違がある場合の紛争解決のための法的証拠など、さまざまな機能を果たします。 [ 3 ] [ 4 ]
ヘッダ
体
フッター
電信送金が債務決済の一般的な方法となっている国では、印刷された請求書には債権者の銀行口座番号と、通常は支払者を識別するための参照コードが記載されており、この参照コードは取引時に渡される。
欧州連合では、公式のVAT（付加価値税）請求書にVAT識別番号を義務付けており、VAT登録事業者は顧客にこの番号を発行する必要があります。英国では、「これはVAT請求書ではありません」という文言が請求書に記載されている場合、この番号を省略することができます。このような請求書はプロフォーマ請求書と呼ばれ、VAT登録顧客にとって正式なVAT請求書の適切な代替品とはなりません。[ 5 ]
カナダでは、仕入税額控除を請求するためには、登録済みの供給業者が行う30ドルを超えるすべての供給について、GST目的の登録番号を提示する必要があります。 [ 6 ]
UNECE貿易委員会も国際貿易で使用される請求書に関する勧告を提供しており、これは商品の物流面をより詳細に記述しているため、国際物流や通関手続きに役立つ可能性がある。[ 7 ]
請求書には様々な種類があります。
請求書の中には、紙ベースではなくインターネット経由で電子的に送信されるものも増えています。しかし、紙の記録を保管するために、電子送金や請求書を印刷することも依然として一般的です。電子請求書の規格は国によって大きく異なります。国連のEDIFACT規格などの電子データ交換（EDI）規格には、電子請求書のメッセージエンコードに関するガイドラインが含まれています。EDIFACT規格は、UN /CEFACT ebXML構文の業界横断型請求書へと発展しています。
国連が定める電子請求書規格（「INVOIC」）には、ヘッダー情報（請求書全体に共通する情報）を送信するための標準コードと、各明細項目（製品またはサービス）の詳細を送信するためのコードが含まれています。「INVOIC」規格は、クレジットメモやデビットメモの送信にも使用できます。
欧州連合では、加盟国全体で電子請求書の普及を促進するため、2010年に指令2010/45/EUという形で法律が可決されました。この法律は、EU内のさまざまなVATと国際請求書の要件に対応するとともに、電子的に送信される請求書の真正性と完全性についても規定しています。2011年だけでも、約500万のEU企業が電子請求書を送信したと推定されています。[ 14 ]
電子請求書用のXMLメッセージ形式は、1998年のXMLの登場以来使用されています。オープンアプリケーショングループ統合仕様（OAGIS）には、2001年から請求書が含まれています。オープンアプリケーショングループ（OAGi）は、国連/CEFACTと協力関係にあり、OAGiとそのメンバーは、多くの技術および方法論仕様の策定に参加しています。OAGiはまた、OAGIS内でこれらの技術および方法論仕様のサポートも提供しています。
現在、XML ベースの標準が 2 つ開発されています。1 つは国連標準化機関UN/CEFACTが開発中の業界横断型請求書で、もう 1 つは構造化情報標準推進機構(OASIS)が発行するユニバーサル ビジネス ランゲージ(UBL) です。UBL に基づく請求書の実装は一般的で、特にデンマークの公共部門では、公共部門のすべての請求書に UBL の使用が法律で義務付けられた最初の国であるため、最も普及しています。北欧サブセット プロジェクトの結果として、スカンジナビア諸国でも実装が進められています。イタリア、スペイン、オランダ(UBL 2.0) [ 15 ]および欧州委員会自身でも実装が進められています。
NESの作業は、欧州連合の標準化機関である欧州標準化委員会（CEN）のワークショップCEN/BIIに移管され、欧州における公共調達に活用されています。その成果がPEPPOLです。PEPPOLでは、UBL調達文書が欧州各国間で実施されています。
UBLとUN/CEFACTの間で、2つのXMLメッセージ標準の統合に関する合意がなされた。その目的は、2009年末までに2つの標準を1つに統合することであり、いずれかの標準で開始された実装に対するアップグレードパスの提供も含まれる。
ISDOCは、電子請求書の共通フォーマットとしてチェコ共和国で開発された規格です。2008年10月16日、14社とチェコ政府は、1年以内に自社製品にこのフォーマットを採用するという宣言に署名しました。
インドで物品サービス税（GST）が導入された後、2023年8月1日から売上高が5,000万ルピーを超える企業向けに電子請求書の概念が導入されました。現在、通知された納税者カテゴリーの企業間（B2B）請求書の報告が行われています。 [ 16 ]
商品やサービスを購入する組織は通常、従業員が商品やサービスを受け取ったことを確認することに基づいて請求書の支払いを承認するプロセスを設けています。[ 17 ] [ 18 ] [ 19 ] [ 20 ]
通常、請求書の支払いを行うと、支払いが完了したことをサプライヤーに通知する送金通知書が送付されます。
請求書の不払いおよび支払いの遅延は、企業の倒産の25％の原因であると推定されています。これを軽減するために、欧州委員会は、企業が請求書を60日以内に支払うことを義務付ける遅延支払指令を導入しました。[ 21 ]
古代メソポタミアの請求書に相当するもの（粘土に封印された記章）の考古学的発見は、文字と計算の経済的および実用的な起源を強調しています。たとえば、ウルク（紀元前3000年）で発掘された楔形文字粘土板の85%は経済記録を表しており、エジプトの神殿や宮殿の記録も同様です。