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送金通知書は、顧客がサプライヤーに請求書の支払いが完了したことを通知するために送付する手紙です。顧客が小切手で支払う場合、送金通知書は小切手に同封されることがよくあります。通知書は、文字通りの手紙（例：「関係各位：10日付の発送品は無事受領いたしました。請求書番号83046につき52.47ドルの送金を同封いたします」）または小切手の側面または上部に添付された伝票の場合があります。 [ 1 ]
送金通知書は必須ではありませんが、請求書と支払いを照合する際に役立つため、提出することが推奨されています。したがって、送金通知書には、支払いの対象となる請求書番号を明記する必要があります。
小切手がまだ使われている国では、ほとんどの企業の請求書は、顧客が請求書の一部である送金通知書を支払いと一緒に返送するように設計されています。電信送金が主な支払い方法となっている国では、請求書には、通常、標準化された銀行振込依頼書（オランダではacceptgiros 、ドイツではÜberweisungenなど）が添付されており、請求書番号または顧客番号をコンピュータで読み取り可能な形式でエンコードできる欄があります。支払者は口座の詳細を記入し、銀行の係員に用紙を渡すか、銀行に郵送すると、銀行が送金を行います。
届いた郵便物を開封する従業員は、まず受け取った現金の金額と送金明細書に記載されている金額を照合する必要があります。顧客が送金明細書を返送しない場合は、従業員が作成します。送金明細書は、レジのレシートと同様に、最初に受け取った現金の記録として機能します。
現代のシステムでは、紙の送金通知書をスキャンしてコンピュータシステムに取り込み、データ入力を行うことがよくあります。現代の送金通知書には、数十、あるいは数百もの請求書番号やその他の情報が含まれている場合があります。
送金に関する通知書は、特に医療保険の支払いといった専門分野では、非常に複雑になることがあります。