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購買発注書（POと略されることが多い）は、購入者が販売者に発行する商業文書であり、必要な製品またはサービスの種類、数量、合意された価格を示します。[1]外部サプライヤーからの製品およびサービスの購買を管理するために使用されます。[2]購買発注書は、エンタープライズリソースプランニングシステムの注文の重要な部分になる場合があります。
インデントとは、特定の販売条件の下でエージェント（インデントエージェント）を通じて発注される購入注文のことである。 [3]
注文書の発行自体は契約を構成しません。事前の契約が存在しない場合は、売り手が注文書を承諾することで買い手と売り手の間で 契約が成立します。
概要
発注書により、購入者は売り手と明確かつオープンにコミュニケーションをとることができ、透明性を維持することができます。また、購買担当者が受注や保留中の注文を管理するのにも役立ちます。売り手は、購入者が商品やサービスの支払いを拒否した場合にも、発注書を使用することで保護されます。[4]
発注書は、標準的な手順で購入プロセスを合理化するという利点があります。商業貸付業者や金融機関は、発注書に基づいて金融支援を提供する場合があります。[4]ほぼすべての金融機関が、ビジネスマンが発注書に対して利用できる さまざまな貿易金融施設があります。
- 出荷前クレジット機能
- 出荷後クレジット機能
- 貿易金融施設
- 外貨購入信用枠
- 請求書返済信用枠
- 注文確認
- フォローアップ
購買発注の目的は、直接消費用または在庫用の材料を調達すること、サービスを調達すること、外部リソースを使用して顧客の要求を満たすこと、または生産に必要な材料を内部ソースから調達すること（長距離の工場内在庫転送）です。また、一度限りの調達取引を行い、交渉された条件を最大限に活用したり、既存のリソース容量を最適に利用したりして、購買を最適化することもできます。[4]
ERP システムでは、通常、購入から支払いまでのプロセスの最初のステップは、注文書の作成です。注文書にはSKU コードが必要になる場合があります。
多くの組織では、低額の購入には発注書を発行する代わりに購買カード（または調達カード）を使用することをスタッフに奨励しています。 [5]
将来のビジネスシナリオでは、発注書の役割が縮小されるか、完全に廃止されることが予想されており、組織の調達機能は過去よりも小さく、より戦略的なものとなる。コンサルタント会社アクセンチュアのカイ・ノヴォセルとクリス・ティメルマンスは、デジタルシステムで商品確認書を発行し、資金を承認できるのに、なぜ発注書と請求書が必要なのかと問いかけ、デジタル機能と供給分析が「今後数年間」に発注書とプロセスの状況を変えるだろうと示唆している。[6]
法律上の
典型的な発注書は契約書として書かれていないかもしれないが（実際、ほとんどの発注書には、購入者が購入を希望する商品やサービスのリスト、価格、支払条件、出荷指示などが記載されているに過ぎない）、発注書は、統一商事法典または他の類似の法律によって規制される特別にみなされた文書であり、発注書はその性質上契約として確立されている。しかし、発注書が契約としての性質を持つにもかかわらず、発注書の受諾には、契約の特定のまたは追加の法的条件を確立する販売条件などの法的文書が添付されるのが一般的である。[7]
米国連邦調達規則では、一般的には購入注文は固定価格で発行されるべきであると規定されているが、「購入注文の発行前に価格を取得することが現実的でない」場合には、価格未設定の購入注文を発行する規定も設けられています。[8]
英国では、政府商務局が2010年に「契約当局が必ずしも発注書を発行しているわけではない」こと、また発注書が使用されている場合でも、支払い前に請求書が発注書と必ずしも照合されていないことを懸念して指摘した。[9]
フォーマット
電子
多くの注文書はもはや紙ベースではなく、インターネット経由で電子的に送信されます。あらゆる種類の商品やサービスをオンラインで購入する際に、電子注文書が使用されるのは一般的です。
電子注文書にはさまざまな名前があります。電子調達、電子購入、電子購入要求書と呼ばれることもあります。これらの用語は通常、すべて電子注文書を指します。
非電子
ほとんどの企業では、発注書の記録は未だに紙に残されているため、適切な発注書のフォーマットが必要です。多くのユーザーは、いくつかの理由から、発注書の専門的なフォーマットを望んでいます。企業は、購入取引を深く理解したい、または発注書の基本要件を知りたい場合があります。また、発注書をビジネス文書の一部にすることで、すべての取引の記録を保持しながらプロセスを容易にし、クライアントや顧客に良い印象を与えることもできます。[10]
計画発注書
「計画発注書」 （PPO）という用語は、購入者が単一のサプライヤーから商品やサービスを長期的に購入することを約束し、個々の発注書で随時必要な数量を指定することを指します。[11] [12]
注文依頼
発注依頼書または購入要求書は、在庫を含む購入商品やサービスを取得するために社内で送信される要求書です。この要求書は、購買部門または管理者に、要求されている品目とサービス、数量、供給元、および関連コストを正確に伝える文書です。
購入依頼書 (PRF) は、物品を購入する前に、有形の承認の形式として記入します。購入依頼書は、コンピュータ ベースのシステムを持たない小規模企業でよく使用されます。ただし、購入依頼情報の取得を容易にするコンピュータ システム (Web ベースのソリューションを含む) は、市場に多数あります。購入注文依頼は、管理情報システムを介して購買部門に渡すこともできます。
PRF には、購入前に年間予算と残りの予算を個人に知らせるための予算と購入額が含まれる場合があります。このようなシステムは、商品やサービスがライン マネージャーの同意を得て購入され、十分な予算が確保されていることを保証するために存在します。
購買発注ファイナンス（または PO ファイナンス）
[ソースを編集] 「発注書ファイナンス」（POファイナンス）という用語は、購入者が商品（および場合によってはサービス）のコストを前払いするために別のエンティティから資金援助を受けるのを支援するタイプのファイナンスを指すために使用されます。これは、取引の構造に応じて、償還請求の有無にかかわらず、ローンまたは購入契約の形をとります。市場が小さく、ニッチで、めったに宣伝されないため、発注書ファイナンス会社は非常に少ないです。多くの場合、POファイナンス会社は、ファクタリング会社または売掛金ファイナンス会社と協力して、完全なファイナンスパッケージを提供します。LSQ、Riviera Funding、Triumphなどのファクタリング会社は、King TradeやPayMeFasterなどの会社と協力して、POファイナンスと売掛金ファイナンス（ファクタリング）の組み合わせパッケージを実現しています。[13] [14]
多くの取引は、大規模なバイヤーに販売しているクライアント企業と、アジア、南米、またはヨーロッパのサプライヤーから購入している企業との間で行われます。例として、クライアントがサプライヤーから 1 品目あたり 500 ドルで商品を購入し、バイヤーに 1 品目あたり 600 ドルで販売する場合が挙げられます。この場合、PO ファイナンス会社はサプライヤーから 500 ドルで商品代金を支払う (融資する) ことで支援し、商品はクライアントに出荷され、その後バイヤーに出荷されます。30、60、90、120 日後、バイヤーは PO ファイナンス会社に 1 品目あたり 600 ドルを支払います。その後、PO ファイナンス会社はローンを返済し、残額をクライアントに送金します。[15] [16]
参照
参考文献
- ^ 英国調達供給協会、用語集：発注書（PO）、2023年5月24日アクセス
- ^ Dobler, Donald W; Burt, David N (1996).購買および供給管理、テキストと事例（第6版）。シンガポール：McGraw-Hill。p. 70。
- ^ “Indent”. businessdictionary.com . 2019年8月7日時点のオリジナルよりアーカイブ。2019年8月7日閲覧。
- ^ abc 「Purchase Order Benefits」。ロヨラ大学ニューオーリンズ校。2019年2月17日時点のオリジナルよりアーカイブ。2016年8月29日閲覧。
- ^ オックスフォードシャー州議会、購買および埋め込みカードポリシー、2023年5月24日アクセス
- ^ Nowosel, K.、「あなたの調達組織は1人ですか？」2015年9月28日発行、2023年9月1日アクセス
- ^ 「購買発注書と購買発注書」。DPO。2018年8月28日時点のオリジナルよりアーカイブ。2016年8月29日閲覧。
- ^ FAR - サブパート 13.3 - 簡易取得方法 2018-07-09 にWayback Machineでアーカイブ、2016 年 11 月 15 日にアクセス
- ^ 政府商務局、調達政策ノート – 支払い前の請求書の有効な精査の要件。アクションノート18/10 2010年9月29日、国立公文書館にアーカイブ、2021年8月28日にアクセス
- ^ 「発注書テンプレート」。Smartsheet。
- ^ Gaur, P., Purchase Order、Cargoflip, Inc.、2023年4月7日発行、2023年8月10日アクセス
- ^ Istanbouli, B. et al. , サプライチェーンプロセスにおける組み合わせ効果、Aveiro et al. (eds.)、Enterprise Engineering Working Conference (EEWC) Forum 2017 の議事録、ベルギー、アントワープ、2017 年 5 月 9 日から 2017 年 5 月 11 日まで、2023 年 8 月 10 日にアクセス
- ^ 「請求書ファクタリング貸し手 | 推奨される請求書ファクタリング会社」。Funder Intel 。 2024年11月11日閲覧。
- ^ 「2024年のベストファクタリング会社 - Forbes Advisor」www.forbes.com 。 2024年11月11日閲覧。
- ^ Kouvelis, Panos; Dong, Lingxiu; Turcic, Danko 編 (2017)。サプライチェーンファイナンス。テクノロジー、情報、運用管理の基礎と動向。ボストン: 現在。ISBN 978-1-68083-376-8。
- ^ Chhabra, Chhabra (2021). 「開発銀行と公的機関によるサプライチェーンファイナンス」（PDF）。世界銀行。