秘書

秘書（米国では管理アシスタントまたは管理専門職と呼ばれることが増えている）とは、企業や組織に事務および管理面でのサポートを提供する人のことである。彼らは通常、通信、スケジュール管理、記録管理、および一般的なオフィス管理業務を担当する。

現代の職場では、秘書の役割は以前よりも責任範囲が広くなっています。秘書は、プロジェクト管理、事務処理、文書作成、その他の業務をサポートすることがあります。特に大規模な組織では、専門知識、大学の学位、または正式な研修が求められる場合もあります。

役職名は、職務内容や役職の序列によって異なります。エグゼクティブアシスタントは、上級幹部と直接連携して業務を行います。パーソナルアシスタントは、仕事上の事柄と私生活の両方をサポートする場合があります。組織によっては、最も上級の管理職をオフィス マネージャーまたはチーフ オブ スタッフと呼ぶこともあります。

秘書または事務専門職は、パーソナルアシスタント (PA)、プログラムアシスタント、または事務アシスタントとも呼ばれ、多くの事務業務を担うことができます。「秘書」という肩書きは、過去数十年ほど今日では使われていませんが、^{[ 1 ] [ 2 ] [ 3 ] [ 4 ] [ 5 ]}職務は、ソフトウェアの知識を必要とする技術時代に対応して進化してきました。職務は、会社や組織の性質や規模によって異なる場合があり、最も一般的または本来の意味では、予算管理、簿記、電話応対、来客対応、ウェブサイトの維持管理、旅行の手配、イベントの企画、 郵便室業務、経費報告書の作成などが含まれる可能性があります。秘書は、高レベルの会議やミーティングの運営に関するすべての事務の詳細を管理し、昼食会のケータリングの手配を担当することもあります。多くの場合、役員はアシスタントに会議の議事録を作成し、レビュー用の会議資料を作成するように依頼します。^{[ 6 ]}議事録に加えて、秘書は会社や組織のすべての公式記録を保管する責任を負う場合があります。^{[ 7 ]}上級秘書は「オフィス マネージャー」とも呼ばれます。管理サポート分野では、民間部門、公共部門、ボランティア部門など複数のセクターで、インターンシップ、エントリーレベル、アソシエイト、ジュニア、ミッドシニア、シニアレベルの給与帯まで、ほぼすべての業界、特にホワイトカラーのキャリア、そして程度は低いもののグレーカラーの仕事で、さまざまな職務経験を積むことができます。彼らの仕事への貢献は、管理専門職の日で祝われます。^{[ 8 ] [ 9 ] [ 10 ]}

秘書、事務アシスタント、プログラムアシスタントの多くは、かつて低技能・非技能労働者として分類されていた秘書とは異なり、専門職サービスの一部とみなされています。^{[ 1 ]}今日では、調査、ブリーフィング、メモの作成、コピー編集／コピーライティング（コンテンツライティング）業務、プロジェクト管理、プログラム評価、ステークホルダー管理、オフィス管理、郵便室業務、資産管理、受付、顧客サービス業務、記録管理、データ管理、ファイリングを含むオフィスシステムの考案と維持、背景調査の実施と調査結果の発表、ホワイトペーパーやグレー文献などの文書の作成、特定のプロジェクトの実行、マネージャーの責任の一部の引き受け、意思決定プロセスへの参加、コミュニケーション、報道、広報業務、ロジスティクスおよび調達業務、その他、それぞれの業界に関連する幅広い業務を行っています。一部の分野では、秘書に高度な専門知識が求められる場合があります。そのため、これらのアシスタントの業務はより専門的になる可能性があります。^{[ 11 ] [ 12 ] [ 13 ] [ 14 ] [ 15 ]}

職場では、多くの職務内容と役職名が重複しています。しかし、管理アシスタントは一般的な用語であり、必ずしも上司に直接仕えることを意味するわけではありませんが、秘書はほとんどの場合、すべての管理業務のキーパーであり、「門番」と呼ばれることがよくあります。従来の秘書と類似または重複する職務を表す他の役職名には、特に中堅または上級レベルの役割では、オフィス コーディネーター、エグゼクティブ アシスタント、特別アシスタント、および一般的に管理専門職があり、会社の組織図に応じて、管理権限を持つ最上級の管理専門職には、オフィス マネージャーとチーフ オブ スタッフ^{[ 11 ]}という役職名が使用されます。^{[ 16 ]}

これは、法令遵守を担当する企業の上級職である会社秘書役とは区別されるべきである。また、政府の閣僚や政党の上級幹部が使用する「秘書役」という肩書きとも区別されるべきである。その他の場合、秘書役とは、通信事務、新規会員の入会手続き、公式会議やイベントの企画運営などを行う、協会や組織の役員を指す。

過去数十年間、特に20世紀以前においては、秘書は最も基本的なレベルでは、通常、音声入力、筆記者、雑用係であり、管理業務はごく少数でした。一般的なオフィス用語に精通し、タイピングができることが不可欠です。より高い職位になり、経験を積むにつれて、秘書は追加の役割を担うようになり、物理的および電子的ファイルの管理、データ入力係、郵便物の処理、コピー、顧客へのメール送信、文房具の発注、電話応対などに多くの時間を費やすようになります。^{[ 17 ]}より熟練したエグゼクティブアシスタントは、専門用語や外国語を使用して高速でタイピングしたり、日記、旅程、会議を整理したり、会計や財務会計を含む管理業務を遂行したりすることが求められる場合があります。秘書／エグゼクティブアシスタントは、マネージャーへのアクセスを管理することもあり、影響力があり信頼できる補佐役となることもあります。エグゼクティブアシスタントは、新しい電子通信手段により、勤務時間外でも相談に応じることができます。^{[ 17 ]}

受付係またはフロントデスクアシスタントの仕事は、通常、組織や企業のロビーやフロントオフィスのデスクなどの待合エリアで行われます。この肩書きは、組織に雇用され、訪問者、患者、または顧客を迎えたり挨拶したり、電話に応答したりする人に与えられます。^{[ 18 ]}

ルネサンス期から19世紀後半まで、権力者の日常的な通信や活動に携わる男性は秘書という肩書きを名乗っていました。多くの肩書きと同様に、時が経つにつれ、この用語はより多様な職務に適用されるようになり、総務秘書や財務秘書など、さまざまな秘書業務をより適切に表現するための複合的な肩書きが生まれました。「秘書」という略語は、文脈上明確な場合や、担当官の事務補佐官（個人または秘書室の一員として）といった比較的控えめな役職に対しては、そのまま使われ続けました。こうした影響力の低い役職は、公的部門と民間部門における官僚機構の増加に伴い、より女性的かつ一般的になり、個人秘書など、それらを表す新しい言葉も作られました。

1840年代と1850年代には、事務職に就くために必要なスキルを男女の学生に教える商業学校が出現した。^{[ 23 ]} 1870年、アイザック・ピットマン卿は、学生が「専門家や商業関係者」向けの速記士として資格を取得できる学校を設立した。当初、この学校は男子学生のみを対象としていた。1871年には、米国で150校以上の同様の学校が運営されており、1890年代にはその数は500校にまで増加した。^{[ 24 ]}

1880年代、タイプライターの発明により、秘書の分野に進出する女性が増え、その後数年間、特に第一次世界大戦以降、秘書の役割は主に女性と結びついていました。1930年代までには、秘書の分野に進出する男性は減少しました。米国秘書の専門性を高めるため、 1942年に全米秘書協会が設立されました。現在、この組織は国際事務専門家協会（IAAP）として知られています。この組織は、事務員向けの初の標準化された試験である認定プロフェッショナル秘書試験（CPS）を開発し、1951年に初めて実施しました。

20世紀半ばまでに秘書の需要は高まり、オフィスや組織には多数の秘書が配置された。場合によっては、海外から秘書を募集するほどの需要があり、特に、米国に来て一時的または恒久的な秘書職に就く若い英国人女性に対する需要が常にあった。^{[ 25 ]}国際秘書協会や米国英国秘書協会 など、外国出身の秘書を支援する組織がいくつか設立された。^{[ 26 ]}

1952年、全米秘書協会会長のメアリー・バレット、ディクタフォン社社長のC・キング・ウッドブリッジ、そしてアメリカ人実業家のハリー・F・クレムファスは、オフィスで働くスタッフの努力を称えるため、秘書の日という特別な祝日を制定しました。この祝日は広く受け入れられ、現在では4月の第4週に世界中のオフィスで祝われています。

20世紀には、タイプライターの普及に伴い、速記はステノタイピングとの競争に直面した。そのため、タイピングは女性、未亡人、あるいは比較的教育水準の高い若い女性の特権となり、当初は中流階級や小ブルジョワジー出身であったが、二つの世界大戦の間にこの職業が台頭すると、労働者階級出身の女性もこれらの革新を掴むようになった。^{[ 27 ] [ 28 ]} 郵便室で郵便係、郵便室事務員、発送・受領係、あるいは古い言い方では郵便ボーイとして働くことは、組織における典型的な男性中心の入門レベルの仕事であり、「郵便室から」企業の階段を上っていくことはよく使われる慣用句である。^{[ 29 ]}

秘書の日（Secretary's Day）は後に名称が変更され、専門職週間（Administrative Professionals Week）へと拡大された。これは、現代の秘書や専門職におけるその他の事務職員の責任の増大を強調するとともに、20世紀のように「秘書」という言葉が女性や未熟練労働者だけを指すものだと考えている人々の不快感を避けるためである。

近年まで、本来の意味での秘書という職業は、集団的なイメージの中で、しばしば固定観念や否定的な意味合いを帯びていました。実際、秘書業務は、上司にコーヒーを淹れたり、コピーを取ったり、雑用的な書類をファイリングしたりといった、価値が低く、報われず、低賃金の仕事と容易に結びつけられていました。さらに、この職​​業のほとんどは、かつてはピンクカラーの仕事としてほぼ女性によって独占的に行われており、一部の社会ではこの分野の従事者はオフィスレディと呼ばれていました。ただし、郵便配達員や郵便係といった特定の役割は、グレーカラーの仕事、あるいは場合によってはブルーカラーの仕事として男性が担うことが多かったのですが、これらは過去数十年間はどちらも非熟練労働力の一部とみなされていました。しかし、21世紀に入り、多くの雇用主は、過去数十年間男性が担ってきたものも含め、多くの専門サービス職の入門レベルのホワイトカラー職を、秘書、事務アシスタント、郵便係、ファイル係、プログラムアシスタントといった役割に再分類し始めました。^{[ 27 ] [ 28 ]} 雇用主は長い間未婚の女性を好んできたが、これは厳しい経済状況で仕事が不足していた時代に政府や労働組合に響いた考え方である。1930年代の米国では、多くの州と連邦政府が既婚女性を労働市場から排除する法律を制定しようと試み、「家族賃金」を推進する労働組合の支持を得た。家族賃金とは、既婚女性の夫が家事の妻と大勢の子供を養うのに十分な収入を得られる賃金と同額である。^{[ 30 ]}日本、そしてある程度は中国本土、台湾、香港におけるオフィスレディという仕事は、今日に至るまで、常に女性の事務員を指し、一般的にピンクカラーの仕事、つまり昔ながらの秘書業務や事務作業などの仕事をフルタイムの正社員として行い、昇進の機会は比較的少なく、ほとんどの場合、結婚したら仕事を辞めることが暗黙の了解となっている。^{[ 31 ] [ 32 ]}米国では、そのような差別を法的に正当化しようとする立法措置はすべて最終的に失敗に終わった。しかし、法的根拠がなくても、雇用主は既婚女性を雇用から排除しようとした。1940年の調査では、調査対象となった米国企業485社のうち40%が、既婚女性の雇用を禁止する明確な方針を持っていると回答した。^{[ 33 ]}その理由は、既婚女性はいずれにせよすぐに職を辞めるだろうし、もし職にとどまったとしても、家庭や家族の責任のために、未婚女性ほど仕事に集中できないだろうというものだった。そのため、オフィスで働く女性の多くは、自分の婚姻状況について嘘をついていた。^{[ 34 ]} 1970年代半ば、女性のキャリアの機会が拡大し始めるまで、速記やタイピングのスキルがあれば、性差別がなければ他の仕事に就けたであろう教育を修了していたとしても、そのスキルを活かして仕事を見つける機会を得ることができた。^{[ 35 ] [ 36 ]}

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• コバート、ブライス（2015年5月4日）。「長官の緩やかな死」。ニュー・リパブリック。 2018年5月18日取得。

• マーセラス、ジェーン。「機械としての女性：戦間期雑誌における秘書の描写」『ジャーナリズム＆マスコミュニケーション季刊』 83.1（2006）：101-115。オンライン
• 書記官にスポットライトを当てる。ミズーリ州インディペンデンス：全米議会専門家協会。1993年。ISBN 1-884048-25-0。

• 事務局分野における理論的・方法論的議論：多様性と特異性
• 1960年代から1970年代にかけて女性が従事していた職業に関する教育ハンドブック。

• アメリカ事務専門家協会
• 管理職向けリソース
• IAAP – 国際事務専門家協会