受付

受付係は、事務または管理サポートの職務に就く従業員です。この仕事は通常、組織または企業のロビーやフロントオフィスデスクなどの待合室で行われます。受付係という肩書きは、訪問者、患者、または顧客を出迎えたり、電話に出たりするために組織に雇用されている人を指します。 ^[1]フロントデスクという用語は、多くのホテルで管理部門を指すために使用されており、受付係の職務には、部屋の予約と割り当て、ゲスト登録、レジ業務、信用調査、鍵管理、郵便およびメッセージサービスも含まれます。このような受付係は、フロントデスクの事務員と呼ばれることがよくあります。受付係は、アポイントの設定、ファイリング、記録保持、その他のオフィス業務など、勤務先の企業を支援するために多くの業務分野をカバーしています。^[2]

受付係の業務内容には、企業やその製品、サービスに関する訪問者の問い合わせに答えること、訪問者を目的地まで案内すること、郵便物を仕分けして配ること、多回線電話や20世紀初頭には交換台での着信に応答すること、アポイントの設定、ファイリング、記録の保存、キーボード入力やデータ入力、ファックスや電子メールの送受信など、さまざまな事務作業の実行などが含まれます。受付係の中には、簿記やレジ業務を行う人もいます。すべてのオフィスではありませんが、一部のオフィスでは、受付係にコーヒーや紅茶を客に提供したり、ロビーエリアを整理整頓したりすることが求められます。^[3]

受付係は、従業員の身分証明書の確認、訪問者パスの発行、異常または疑わしい人物や活動の観察と報告など、組織の セキュリティ ガードアクセス制御機能を担うこともあります。

受付係は、多くの場合、どんな組織でも最初に会うビジネス上の連絡先です。組織は通常、訪問者の行動に関係なく、受付係が常に穏やかで礼儀正しく、プロフェッショナルな態度を保つことを期待しています。受付係が仕事をうまくこなすために備えていることが期待される個人的な資質には、気配り、身だしなみ、積極性、忠誠心、成熟度、機密性と慎重さの尊重、前向きな姿勢、信頼性などがあります。時には、さまざまな性格のさまざまな人々と交流したり、複数のタスクを迅速に実行することが求められるため、仕事がストレスになることもあります。^[4]

業界によっては、受付係の職には、特定の分野で他の職に昇進するためのネットワーク作りの機会があります。このタイプの仕事は、オフィスワークに慣れるため、または企業内の他の機能や職種を学ぶための手段として利用する人もいます。また、受付係の仕事で収入を得ながら、さらに教育の機会を追求したり、舞台芸術や作家などの他の職業に就くための手段として利用する人もいます。

受付係として働く多くの人は、生涯を通じてその職に就き続けますが、受付係の中には、カスタマー サービス担当者、ディスパッチャー、面接官、秘書、制作アシスタント、パーソナル アシスタント、エグゼクティブ アシスタントなどの他の管理職に昇進する人もいます。医師や弁護士事務所などの小規模な企業では、受付係は、中間管理職レベルのさまざまな業務を担当するオフィス マネージャーを兼任することもあります。たとえば、ホテル業界では、夜間の受付係の役割は、ほとんどの場合、毎日のアカウントの統合と報告 (より具体的には夜間監査)の実行と組み合わされています。

受付係が仕事を辞めると、営業やマーケティング、広報、その他のメディア関連の仕事など、他の職業分野に就くことが多いです。

1976年のノーベル平和賞の共同受賞者であるベティ・ウィリアムズなど、数人の有名人が当初は受付係でした。^{[5]歌手兼ソングライターの}ナオミ・ジャッド^[6]や、写真家、起業家でポール・マッカートニーの妻であるリンダ・マッカートニーなど、多くの有名人が有名になる前に受付係として働いていました。^[7]受付係としてキャリアを始めたり、この分野で働いたりした他の有名人には、公民権運動家のローザ・パークス^[8]や元ヒューレット・パッカードCEOのカーリー・フィオリーナなどがいます。^[9]

通信技術の進歩により、中小企業の経営者の中には、フルタイムの社内受付係の代わりにライブリモート受付係を雇う人もいます。^{[10]言葉自体が示唆するように、ライブリモート受付係は、テレフォニー}構内交換機（PBX）サーバーを使用して、別の場所にある会社の電話に対応します。ほとんどの最新の受付サービスは、メッセージの受信、通話のスクリーニングと転送、基本的なFAQへの回答、Webフォームへの入力が可能です。多くのサービスでは、予約のスケジュール設定やクレジットカードによる注文の受付も行えます。古い受付サービスの中には何十年も前から存在しているものもありますが、これらは現代のサービスとは大きく異なる方法で運営されていることがよくあります。^[11]

タッチ スクリーンと双方向ビデオ技術の進歩により、受付係の働き方も変化しています。新しいタイプの仮想ビデオ受付システムにより、現在では、ライブ、社内、またはリモートの受付係が、離れた場所からオフィスのロビー エリアを管理できます。これらの仮想受付係は、電話に応答するだけでなく、モーション検出カメラを使用して訪問者が建物に入るときに「見る」ことで、立ち寄った訪問者を迎えます。リモート受付係は、壁掛け LCD、キオスク、またはデスクトップ オールインワン コンピュータのビデオ ウィンドウに表示されます。ビデオ受付係と訪問者は、双方向ビデオを介して通信できるため、受付係は中央の場所から 1 つまたは複数のオフィスのロビー エリアを管理できます。

オフィスの自動化の進展により、受付係の仕事の一部はなくなりました。たとえば、電話は自動応答装置で応答できます。しかし、優れたオフィス/技術スキルを持ち、礼儀正しさ、機転、外交術にも長けた受付係は、依然として企業のビジネスイメージを高める資産とみなされており、ビジネス界では依然として需要があります。

• 秘書