Loading article…
記録管理（記録および情報管理とも呼ばれる）は、組織内の情報を、作成または受領時から最終的な処分に至るまでのライフサイクル全体にわたって管理することに特化した組織機能です。これには、記録の識別、分類、保管、セキュリティ、検索、追跡、および破棄または永久保存が含まれます。 [ 1 ] ISO 15489-1:2001規格（「ISO 15489-1:2001」）では、記録管理を「ビジネス活動および取引に関する証拠および情報を記録の形で取得および維持するプロセスを含め、記録の作成、受領、維持、使用、および処分の効率的かつ体系的な管理を担当する管理分野」と定義しています。[ 2 ]
組織の記録は、組織の記憶の側面を保存します。記録をどのくらいの期間保持するかを決定する際には、再利用の可能性が重要になります。多くは活動、取引、決定の証拠として保管されます。その他は、何が起こったか、そしてなぜ起こったかを記録します。[ 3 ]記録管理の目的は、組織のより広範な機能であるガバナンス、リスク管理、コンプライアンスの一部であり、主に組織の活動の証拠の管理と、それに関連するリスクの軽減または緩和に関係しています。[ 4 ]最近の研究では、記録管理とガバナンスにおける説明責任との関連性が示されています。[ 5 ]
記録の概念は、さまざまな形で定義されています。ISO 15489-1:2016では、記録を「法的義務の履行または業務の遂行において、組織または個人によって証拠および資産として作成、受領、および維持される情報」と定義しています。 [ 2 ]この定義が強調するように、記録管理には多くの目的と利点がありますが、記録の重要な特徴は、出来事の証拠として機能する能力です。適切な記録管理は、記録のこの特徴を維持するのに役立ちます。
最近の包括的な研究では、記録は参加者または観察者によって記録または作成された「活動の永続的な表現」と定義されています。[ 6 ]このトランザクション的見解は、記録の決定と意味においてコンテキストとプロセスの重要性を強調しています。対照的に、以前の定義は記録の証拠的特性と情報的特性を強調していました。[ 7 ]組織のコンテキストでは、記録は、ビジネス取引において、または法的義務の追求または遵守において組織によって作成または受領された資料です。[ 8 ] [ 9 ]この記録の組織的定義は、アーカイブを記録の有機的な集合体、つまり「行政機関またはその職員の1人によって公式に受領または作成された文書、図面、印刷物」として初期に理論化したことに基づいています。[ 10 ] [ 11 ]
すべての文書が記録となるわけではありません。記録とは、行為の証拠として意識的に（意識的にとは、作成者が意図的に保管することを意味します）保持された文書のことです。記録管理システムは一般的に、記録と非記録（便宜上のコピー、下書き、複製など）を区別します。非記録は正式な管理を必要としません。多くのシステム、特に電子記録システムでは、文書を管理できるようにするために、文書を正式に記録として宣言する必要があります。一度宣言された記録は変更できず、システムの規則に従ってのみ廃棄できます。
記録へのアクセス権限は、誰がどのような状況でアクセスできるかを規制するために、アクセス制御によって保護される場合があります。機密性の高い記録を安全に保管するために、物理的な制御が用いられることがあります。例えば、機密性の高い個人データを含む人事ファイルは、アクセス履歴を追跡するための管理ログを備えた施錠されたキャビネットに保管されます。デジタル記録システムには、役割ベースのアクセス制御が含まれる場合があり、組織内での役割に応じて、職員に閲覧、変更、削除などの権限を割り当てることができます。すべてのアクセスと変更を示す監査証跡を保持することで、記録の完全性を確保できます。
組織の記録がさまざまな形式で存在するのと同様に、記録の保管方法も組織全体で異なる場合があります。ファイルの管理は、所有者、指定担当者、記録保管所、または事務員によって行われることがあります。記録は、記録センターや保管所などの中央集権的な場所で管理される場合もあれば、組織内のさまざまな部門や場所に分散して管理される場合もあります。記録は、コード化によって正式かつ個別に識別され、最適な保護と保管容量のために特別に設計されたフォルダーに保管される場合もあれば、目立った索引付けなしに無造作に識別され、ファイリングされる場合もあります。記録を無造作に管理する組織は、必要なときに情報にアクセスして取り出すことが困難になります。ファイリング管理と保管システムの非効率性は、スペースの無駄遣いや記録の検索に費やされるリソースの点で、コストがかかる可能性があります。
非アクティブ記録とは、現在の業務遂行にはもはや必要ないものの、保存期間が終了するまで保管される記録のことです。例えば、プロジェクトの終了、製品ラインの廃止、会計報告期間の終了などがこれに該当します。これらの記録は、将来的に事業、法律、財務、または歴史的価値を持つ可能性があるため、短期間または永久的に保管する必要があります。記録は保存スケジュールに従って管理されます。記録の保存期間が所定の期間内に終了し、法的保留が保留されていない場合、最終的な処分（破棄、移転、永久保存など）が承認されます。
災害復旧計画とは、災害発生後に組織が取るべき行動を文書化し、承認を得たものであり、組織が重要な業務機能をどのように復旧させ、損傷または危険にさらされた記録をどのように回復させるかを詳細に記したものである。
アクティブレコードとは、現在の業務遂行に必要なレコードであり、頻繁に使用され、通常は利用者の近くに保管されているレコードのことです。かつては、「レコード管理」という言葉は、日常的に使用されなくなったものの保管が必要なレコード、つまり「準アクティブ」または「非アクティブ」なレコードの管理のみを指す場合もありました。これらのレコードは、地下室や外部の保管場所に保管されることが多かったのです。より現代的な用法では、レコードの作成時点から最終的な廃棄に至るまでの「ライフサイクル」全体を指す傾向があります。
記録の形式や媒体は、記録がどのような形式であれ識別され管理されなければならないという観点から、記録管理の目的においては一般的に無関係です。ISO は、物理的記録と電子的記録の両方の管理を考慮しています。[ 2 ]また、米国国防総省規格DoD 5015.02-STD (2007) のセクション DL1.105 では、記録管理を「媒体に関係なく、作成、維持 (使用、保管、検索)、廃棄を含む情報のライフサイクルに関わる計画、制御、指示、組織化、訓練、促進、その他の管理活動」と定義しています。[ 12 ]
記録のライフサイクルは、記録の作成から最終的な処分までの期間を網羅する個別のフェーズで構成されています。作成フェーズでは、記録の増加は最新の電子システムによって促進されます。組織が事業を遂行するにつれて、記録は爆発的な速度で作成され、組織によって収集され続けます。製品の不具合に関する書簡は社内の経営陣向けに作成され、財務諸表や報告書は一般および規制当局の監視のために作成され、古い企業ロゴは廃止され、配色や承認された企業フォントを含む新しいロゴが組織の歴史に刻まれます。
記録フェーズの例としては、記録の作成、記録の変更、記録が存在する間に記録が様々な状態を経て移動する過程、および記録の破棄などが挙げられる。
記録のライフサイクル全体を通して、セキュリティ、プライバシー、災害復旧、新技術、合併といった問題は、組織のプログラムを担当する記録情報管理の専門家によって対処されます。記録情報管理の専門家は、組織の情報資産を管理・保護する上で重要な役割を果たします。彼らは、記録情報管理の方法論、原則、ベストプラクティスを用い、記録情報に関する法律や規制を遵守しながら、記録情報の作成、アクセス、配布、保管、廃棄を効率的かつ費用対効果の高い方法で管理する方法を理解しています。
記録連続体理論は、空間と時間にわたる複数の文脈における記録管理活動を理解し、探求するのに役立つ抽象的な概念モデルである。
記録管理者とは、組織における記録管理を担当する人のことです。
ISO 15489-1:2001のセクション 4 では、記録管理には以下が含まれると規定されています。[ 2 ]
したがって、記録管理の実践には以下が含まれる可能性があります。
記録管理の原則と自動化された記録管理システムは、記録のライフサイクル全体を通して、記録の取得、分類、および継続的な管理を支援します。ARMA International は、記録管理を「組織の記録と情報の取得、作成、アクセス、配布、使用、保管、保護、検索、および廃棄を確実にするためのポリシー、システム、および手順を確立および実施する責任を負う管理分野」と定義しています。このようなシステムは、紙ベース（図書館で使用されるインデックスカードなど）の場合もあれば、電子記録管理アプリケーションなどのコンピュータ システムを含む場合もあります。[ 13 ]
正当化できる解決策とは、仕事のやり方や理由を明確に文書化した方針、プロセス、手順によって裏付けられるものであり、組織が文書化された制約を可能な限り遵守していることを証明する行動パターンの明確な証拠があるものである。[ 14 ]
記録のライフサイクルのあらゆる側面において正当性は重要視されるが、記録の破棄においては「正当性のある処分」または「正当性のある破棄」として知られ、誰が、なぜ、どのように、いつ、どこで記録を破棄したかといったことを組織が明確に正当化し証明するのに役立つ。[ 15 ]
記録管理者は、記録の種類を分類またはカテゴリ分けして、組織が作成および維持する記録を論理的に整理します。[ 16 ]このような分類は、記録の作成、整理、保管、検索、移動、および破棄などの機能に役立ちます。
最も上位の分類レベルは、物理記録と電子記録である。（ただし、これは議論の余地がある。記録は媒体に関係なく記録として定義される。ISO 15489やその他のベストプラクティスでは、媒体に基づく分類ではなく、機能に基づく分類を推奨している。なぜなら、法律では記録は媒体に関係なく特定の種類の情報として定義されているからである。）
物理的な記録とは、紙など、触れることができ、物理的な空間を占める記録のことである。
電子記録（デジタル記録とも呼ばれる）とは、情報技術機器によって生成され、使用される記録のことである。
記録の分類は、分類体系の設計、維持、適用によって実現され、記録管理者はさまざまな特性に基づいて記録の分類、タグ付け、セグメント化、グループ化などの機能を実行できます。[ 17 ]
企業記録とは、企業の機能、目的、業種に関わらず、ほとんどの企業に共通する記録を指します。こうした記録は、企業の日常業務に関わることが多く、訴訟、従業員管理、コンサルタントや請負業者の管理、顧客との取引、購買、販売、契約など、多岐にわたる分野を網羅しています。
こうした記録を作成・利用する企業の種類には、営利企業、非営利団体、政府機関などが含まれるが、これらに限定されない。
業界記録とは、特定の業界または業界群にのみ適用される、一般的な記録を指します。例としては、医療業界の記録（例：医療保険の携行性と説明責任に関する法律）、製薬業界の記録、食品業界の記録などが挙げられますが、これらに限定されるものではありません。
法的保留記録とは、政府機関または企業によって、通常は法務担当者またはコンプライアンス担当者によって、コンプライアンス監査や訴訟に関連する潜在的な問題に対処する目的で、一定期間保管することが義務付けられた記録のことです。このような記録には、企業または業界の分類に基づく分類に加えて、法的保留特性が割り当てられます。
法的保留データの特性には、法的保留フラグ（例：法的保留＝真または偽）、法的保留を主導する組織、記録を法的に保留する必要がある理由の説明、記録を保留する必要がある期間、および保留場所などが含まれますが、これらに限定されません。
記録保存スケジュールとは、多くの場合、アーカイブ評価の概念と、対象となる管轄区域内のビジネスおよび法的状況の分析を使用して作成される文書であり、特定の種類の記録を破棄する前にどのくらいの期間保存する必要があるかを概説するものです。保存スケジュールを利用するには、実施を検討するためにいくつかのガイドラインを策定する必要があります。[ 18 ]
物理的な記録の管理は、相互に関連する複数の機能から成り立っており、それぞれの機能は専門知識を必要とし、場合によっては、記録管理そのもの以外の分野における専門的な知識も必要とする。
文書が法的記録として提出される場合、その真正性を確認することが証拠として使用する前提条件となります。文書や遺物が偽造ではないことを確認し、損傷、改ざん、または欠落している内容を記録するためには、法医学的検査が必要となる場合があります。記録の性質や年代によっては、顕微鏡検査、X線画像検査、放射性炭素年代測定、化学分析などの手法が用いられることがあります。このような厳密な検査は日常的な記録管理では稀ですが、組織全体における厳格な作成および保管手順の重要性を改めて示しています。
物理的な記録は、アクセスしやすさと環境による損傷からの保護とのバランスが取れた保管条件を必要とします。一般的な紙文書は通常、ファイルキャビネットやオフィスのファイル室に保管されますが、より機密性の高い記録や重要な記録は、温度と湿度を管理できる施設が必要となる場合があります。署名済みの米国憲法原本など、極めて重要な記録は、保存に適した環境管理と一般公開のための設備の両方が必要です。構造上の考慮事項も生じます。ファイル室の床の耐荷重が、高密度の棚設置に十分であることを確認するために、土木技師を起用することもあります。組織は、社内保管に加えて、専用の社外記録センターを利用したり、商業記録保管業者と契約を結んだりすることが一般的です。
組織が記録をタイムリーに探し出して提出できる能力は、記録を保管できる能力と同様に重要です。検索の必要性は、監査、訴訟、または計画的な廃棄といった状況において最も切迫したものとなります。適切に分類またはタグ付けされていない電子記録の検索は特に複雑になりますが、この原則は、一貫した索引付けがされていない紙ベースのシステムにも同様に当てはまります。
記録が指定された保管場所から持ち出される際には、その移動を追跡する（これを「流通」と呼ぶ）ことが、記録管理の責任を維持するために必要となります。多くの環境では、簡単な貸出記録簿がこの役割を果たしますが、より高度なシステムでは、バーコードスキャンや無線周波数識別（RFID）技術を用いて記録をリアルタイムで追跡します。記録保管場所の定期的な監査を実施することで、不正な移動を特定し、保管管理の要件を満たすことができます。
物理的な記録の処分は、単なる破壊にとどまりません。記録は、歴史アーカイブ、博物館、または個人に譲渡される場合もあります。破壊が適切な場合は、法律、法令、規則、または組織の方針によって承認され、機密情報の意図しない開示を防ぐ方法で実施されなければなりません。標準的な手順では、適切な組織レベルで承認された文書化された保存スケジュール、処分された記録の目録、および破壊の証明書が必要です。一般的な破壊方法には、粉砕、紙のシュレッダー処理、焼却などがあります。記録管理ソフトウェアは、アクティブな管理、非アクティブな保管、アーカイブへの転送、保存スケジュールの設定、および処分といった記録のライフサイクル全体をサポートするために利用可能であり、一部のシステムでは、物理ファイルのRFID追跡が組み込まれています。
記録管理の一般原則は、あらゆる形式の記録に適用されます。しかし、デジタル記録には特有の問題があります。記録が物理的に存在しない場合、その内容、文脈、構造が確実に保存・保護されることはより困難になります。これは、記録の真正性、信頼性、信憑性に重大な影響を及ぼします。
デジタル記録の管理に関する研究は数多く行われています。電子システムにおける永続的かつ真正な記録に関する国際研究プロジェクト（InterPARES）は、そのような取り組みの一例です。カナダ、ブリティッシュコロンビア州バンクーバーにあるブリティッシュコロンビア大学図書館・アーカイブ・情報学部を拠点とするInterPARESプロジェクトは、デジタル記録の信頼性、正確性、真正性を確保するための理論と方法論の開発に取り組む世界中の研究者による共同プロジェクトです。
デジタル記録を管理するためのコンピュータシステムの機能要件は、米国国防総省[ 12 ] 、英国国立公文書館、欧州委員会[ 19 ]によって作成されており、欧州委員会のMoReq（電子記録管理のためのモデル要件）仕様は、欧州委員会の資金提供により少なくとも12の言語に翻訳されています。
時間の経過とともにデジタル記録にアクセスして読み取る能力については特に懸念があります。技術の急速な変化により、記録を作成するために使用されたソフトウェアが陳腐化し、記録が読み取れなくなる可能性があるためです。この問題に対処するため、デジタル保存という名目で相当量の研究が行われています。オーストラリアのメルボルンにあるビクトリア州公文書館（PROV）は、永続的な電子記録の保存、長期保管、およびアクセスに関する標準を含むビクトリア州電子記録戦略（VERS）を発表しました。VERS標準は、ビクトリア州政府のすべての部門で採用されています。PROVは、一般の人々が永続的な記録にアクセスできるようにデジタルアーカイブを設立しました。ニュージーランド国立公文書館もデジタルアーカイブを構築中です。
電子納税記録とは、内国歳入庁（IRS）などの税務機関が要求する記録をコンピュータ上で作成し、紙媒体以外の形式にしたものです。この概念は比較的新しいため、 IRSが認めるデジタル記録とは何かについて、かなりの混乱が生じています。この件については、刊行物583号および公報1997-13号で議論されていますが、具体的な詳細は記載されていません。
紙の記録をスキャンしてデジタルデータに変換しようとする企業や個人は、リスクを負う可能性があります。例えば、税務署の監査官が、経費として計上した購入レシートのスキャン画像をJPEG、PNG、またはPDF形式で受け入れるかどうかは不明です。
行政、医療、法律業界では記録管理の長い歴史がある一方、企業部門はこれまで記録管理にあまり関心を示してこなかった。しかし、近年、エンロン／アンダーセン事件やモルガン・スタンレーの最近の問題といったスキャンダルをきっかけに、新たな法令遵守要件が課されるようになり、状況は変化してきた。記録の保存期間要件や訴訟に伴う情報開示の必要性など、企業記録の法令遵守に関する問題は重要視されるようになった。米国のサーベンス・オクスリー法などの法令により、記録管理の実践はより標準化された。1990年代以降、電子記録への移行に伴い、特に法令遵守やリスク管理といった法的側面を含め、記録管理者とIT管理者との緊密な連携が求められるようになった。
プライバシー、データ保護、そして個人情報盗難は、ますます注目を集める問題となっています。その結果、組織の記録保護における記録管理者の役割は拡大しました。個人情報が不必要に保持されないようにする必要性から、記録の保存期間や廃棄方法への注目度が高まっています。
情報公開法の普及に象徴されるように、行政における透明性と説明責任の重要性が高まったことで、国民が容易にアクセスできるような記録管理の必要性が注目されるようになった。例えば、英国では、2000年情報公開法第46条により、政府は公共機関向けの記録管理に関する行動規範を公表することが義務付けられている。[ 20 ]同様に、欧州連合のデータ保護および環境情報に関する法律では、組織が要求に応じて情報を開示することが義務付けられており、こうした記録の効果的な管理の必要性が生じている。
組織文化に必要な変革を実施することは大きな課題です。なぜなら、記録管理はしばしば、組織内の最下層で行える、不必要または優先度の低い事務作業とみなされているからです。しかし、不適切な記録管理によって引き起こされる評判の低下は、記録管理が組織内のすべての個人の責任であることを示しています。
記録管理者たちの間で非常に議論を呼んでいる問題の一つは、電子文書・記録管理システムの無批判な導入である。
記録管理者にとって大きな関心事となっているもう一つの問題は、インターネットや、ウィキ、ブログ、フォーラム、FacebookやTwitterなどの企業といった関連するソーシャルメディアが、従来の記録管理の実践、原則、概念に与える影響です。これらのツールの多くは、記録の迅速な作成と配布を可能にし、多くの場合、匿名での配布も可能にするからです。
多くの企業にとって難しい課題の一つは、記録が情報ライフサイクル全体を通して追跡され、記録がどこに存在するのか、あるいはそもそも存在するのかどうかを常に明確に把握できるようにすることです。記録のライフサイクル全体を通して追跡することで、記録管理担当者は、法的保管や破棄に関する規則など、記録に関連する規則をいつ、どのように適用すべきかを理解することができます。
世界がますますデジタル化するにつれ、記録管理業界にとって、既存または新規の紙媒体の記録を電子形式に変換することが、ますます重要な課題となっています。こうした変換は、保管コストや保管スペースの節約、そして記録検索時間の短縮を目的として行われることがほとんどです。
こうした変換を容易にするために、文書スキャナー、光学文字認識ソフトウェア、電子文書管理システムなどのツールが使用される。
多くの大学では、記録管理を網羅した図書館情報学の学位プログラムを提供しています。さらに、実務者向けに学位とは別の専門資格である認定記録管理者（CRM）資格を提供する専門機関も存在します。
電子文書・記録管理システムとは、記録の追跡と保存に使用されるコンピュータプログラム、またはプログラム群のことです。この用語は、それぞれ紙媒体の取り込みと文書管理に特化したイメージングシステムや文書管理システムとは区別されます。電子記録管理システムは一般的に、記録管理者のニーズに合わせてカスタマイズされた、高度なセキュリティ機能と監査機能を提供します。
米国国立公文書館（NARA）は、米国国防総省標準5015.2を「記録の作成と使用をますます特徴づける自動化環境における記録管理の基本的な課題に対処するための適切かつ妥当な基盤」として承認しました。[ 21 ]記録管理ベンダーは、テストケース手順を作成し、5015.2認定製品に関する詳細および要約最終レポートを作成し、ソフトウェアのオンサイト検査を実施する統合相互運用性テストコマンドによる検証後、DoD 5015.2 -STDに準拠していると認定されます。[ 22 ]
英国国立公文書館は、電子記録管理ソフトウェア市場の発展を促進するために、2つの機能要件セット（1999年と2002年）を公表しました。 [ 23 ]国立公文書館は、2002年の要件に照らして製品を評価するプログラムを実施しました。これらの要件は当初中央政府と協力して策定されましたが、英国および世界の他の地域の広範な公共部門の多くの部分で熱心に採用されています。テストプログラムは現在終了しており、国立公文書館はテストの申請を受け付けていません。国立公文書館の2002年の要件は引き続き有効です。
欧州委員会は、2001 年に電子記録および文書管理のモデル要件である「 MoReq 」を公表しました。[ 24 ]正式な標準ではありませんが、標準として広く認識され、参照されています。[ 25 ] [ 26 ] [ 27 ] [ 28 ]これは、委員会の IDA プログラムによって資金提供され、DLM フォーラムの発案で開発されました。MoReq の大幅な更新である MoReq2 は、2008 年 2 月に公表されました。[ 29 ]これも DLM フォーラムによって開始され、欧州委員会によって資金提供されました。今回は、IDABC プログラム (IDA の後継) によるものです。[ 30 ] MoReq2 には、ソフトウェア テスト フレームワークと XML スキーマが付属しています。ソフトウェア コンプライアンス テスト レジームは、2008 年 12 月にトゥールーズで開催された DLM フォーラム会議で合意されました。
オーストラリア国立公文書館（NAA）は、電子記録管理システムソフトウェア（ERMS）の機能仕様と、電子記録管理システムソフトウェアの機能仕様を実装するための関連ガイドラインを、2006年2月に公開草案として公表した。[ 31 ]
ニュージーランド国立公文書館は、2005年公文書法第27条の権限に基づき、2005年6月に「裁量によるベストプラクティス」電子記録管理システム標準（標準5）を公表した。[ 32 ]
商業記録保管センターとは、組織の紙媒体の記録を保管するサービスを提供する施設です。場合によっては、電子形式で保管された記録の保管サービスも提供しています。商業記録保管センターは、紙媒体の記録に対して高密度保管を提供し、機密性の高い非紙媒体や重要な（不可欠な）紙媒体向けに温度・湿度管理された保管サービスを提供しているところもあります。商業記録保管センターの業界団体（例えば、PRISM International）は存在しますが、すべてのサービス提供者が加盟しているわけではありません。
{{cite book}}: CS1メンテナンス: 場所の発行元が見つかりません (リンク)