ダークス

DIRKSは、 Designing and Implementing Recordkeeping Systems （記録管理システムの設計と実装）の略で、オーストラリア記録管理規格AS ISO 15489に概説されているさまざまなビジネス情報記録や取引を含む記録管理システムを作成するプロセスを概説した包括的なマニュアルです。^{[1] DIRKSは}、オーストラリア国立公文書館がニューサウスウェールズ州記録管理局と共同で開発しました。

このマニュアルは 2 つの部分から構成されています。第 1 部はユーザー ガイド、第 2 部は一連の手順そのものです。DIRKS は、完全な記録管理の実践を実現するために、ビジネスのあらゆる側面、または可能な限り多くの側面を調査する 8 つの手順からなるプロセスです。これらの 8 つの手順に加えて、DIRKS には、DIRKS 方法論をガイドするいくつかのテンプレートとアンケートが含まれています。

DIRKSは2007年にオーストラリア連邦レベルでは置き換えられましたが、ニューサウスウェールズ州レベルでは、ニューサウスウェールズ州記録局の1998年州記録法に準拠する上で公共部門を支援する非ツールとして引き続き使用されています。 ^[2]

• ステップA: 予備調査

予備調査を行う前に、DIRKS では、組織に記録管理プログラムが必要かどうか、また記録保管システムを導入するためのサポートがあるかどうかを確認する予備調査を実施することを推奨しています。サポートがある場合は、予備調査を実施できます。DIRKS 予備調査には 4 つの要素があります。

1. 予備調査の範囲を決定する
2. 情報収集
3. 調査研究を文書化する
4. 上級管理職への報告

• ステップ B: ビジネス活動の分析。

ステップ B の目的は、組織のビジネス活動の分析を決定できる一連のアドバイス ステートメントを作成することです。DIRKS は、さまざまなビジネス活動、その完了方法、および完了者を明らかにするために、組織を体系的に分析するための一連の体系的なアプローチを提案します。

• ステップ C: 記録保持要件の特定。

ステップ C には 2 つの主な目的があります。1 つ目は、ビジネス活動の記録の作成と保持に関する組織の要件を決定することです。2 つ目の目的は、決定した要件を、将来の参照として使用できる明確な方法で文書化することです。

• ステップD: 既存システムの評価

ステップ D の主な目的は、既存の記録管理システムと、記録を取得して維持する能力を持つその他の関連情報管理システムを評価することです。この評価は、既存のシステム内の弱点と強みを特定することです。

• ステップ E: 記録保持戦略の特定。

ステップ E の主な目的は、組織が記録保持の目標を達成するのに役立つポリシー、手順、標準、およびその他のさまざまなツールを決定することです。これらの戦略を確立することで、記録管理と記録保持の両方のモデルを作成できます。

• ステップ F: 記録管理システムの設計。

ステップFの目的は、ステップAからEで得られた情報を使用して、ステップCで設定された要件を満たす計画を作成することです。設計では、ステップDで見つかった欠陥を修復し、新しい記録管理システムを統合するための完全な計画を含める必要があります。

• ステップ G: 記録管理システムの実装。

ステップ G の目的は、ステップ F で設計された記録管理システムを導入することです。

• ステップ H: 実装後のレビュー。

ステップ H の目的は、インストールされたシステムの有効性を測定し、DIRKS マニュアル全体で確立され文書化されたすべての要件を実際に満たしていることを確認することです。

• オーストラリア規格
• オーストラリア国立公文書館
• レコードのライフサイクル
• 記録管理
• ニューサウスウェールズ州記録管理局

• 政府業務の文書化戦略: DIRKS マニュアル