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文書管理システム（DMS）とは、電子ファイルや文書を保存、共有、追跡、管理するために使用されるコンピュータシステムです。システムによっては、バージョン管理や改訂履歴の追跡機能があり、異なるユーザーによって作成および変更された様々なバージョンの履歴が記録・保存されます。この用語は、コンテンツ管理システムの概念と一部重複しています。エンタープライズコンテンツ管理（ECM）の構成要素として捉えられることが多く、製品データ管理（PDM）システム、デジタル資産管理、文書イメージング、ワークフローシステム、記録管理システムなどと関連しています。
電子文書管理システムは、組織が紙ベースの記録をデジタル化し、物理的なファイリングインフラへの依存度を減らそうとした1980年代に登場しました。初期のシステムは主に文書イメージング（紙の記録をスキャン、インデックス化、電子形式で検索すること）を目的として設計されており、関連する技術のコストと複雑さから、主に大企業や政府機関に限られていました。1982年に設立されたFileNetのようなシステムは、イメージングと基本的なワークフロー機能を組み合わせ始め、後続製品がさらに発展させる機能モデルを確立しました。
1990年代初頭までに、文書管理は独立したソフトウェアカテゴリとなり、ベンダーは以前のイメージング機能に加えて、バージョン管理、アクセス管理、全文検索を導入しました。パーソナルコンピュータとローカルエリアネットワークの普及により、専門オペレーターだけでなく、より広範な知識労働者にも利用が拡大しました。分散型PCネットワーク上の文書の非構造化の性質により、バージョン管理、監査証跡、アクセスセキュリティの欠如が露呈し、専用の文書管理システムがますます必要になりました。[ 1 ] 1990年代後半にインターネットの使用が広く普及するにつれて、検索に関するユーザーの期待は大きく変化しました。フォルダ階層をナビゲートするのではなく、ユーザーは検索優先のインターフェースをますます期待するようになり、その結果、ブールクエリ、クラスタ分析、ステミングなどの機能が文書管理システムの標準コンポーネントになりました。
組織がウェブコンテンツ、電子メール、デジタルメディアの量を蓄積していくにつれて、文書管理システムの範囲は、企業が管理する必要のある非構造化情報の全範囲に対応するには不十分であることが判明しました。このため、文書管理、記録管理、ワークフロー、イメージングをより広範なプラットフォームに統合する動きが起こりました。エンタープライズコンテンツ管理という用語は2000年頃に導入され、2002年にインテリジェント情報管理協会（AIIM）によって正式に定義されました。[ 2 ]
文書管理システムは、ストレージ、バージョン管理、メタデータ、監査証跡、セキュリティおよびアクセス制御などを提供します。主な機能は以下のとおりです。
多くの業界団体は、それぞれの分野で使用されている特定の文書管理規格のリストを独自に公開しています。以下は、関連する ISO 文書のリストです。 ICS 01.140.10 および 01.140.20 部門。[ 19 ] [ 20 ] ISO はまた、 01.110 部門でカバーされている技術文書に関する一連の規格を公開しています。 [ 21 ]
政府の規制では、特定の業界で事業を行う企業は通常、文書を管理することが求められます。文書管理者は、これらの文書を厳密に管理する責任を負います。これらの業界には、会計（例：EU第8次指令、サーベンス・オクスリー法）、食品安全（例：米国の食品安全近代化法）、ISO（前述）、医療機器製造（ FDA）、血液、ヒト細胞、組織製品の製造（FDA）、ヘルスケア（JCAHO）、情報技術（ITIL）などがあります。[ 22 ] 一部の業界では、プライバシー、保証、またはその他の高度に規制された目的で保持する情報の種類により、より厳格な文書管理要件の下で業務を行っています。例としては、HIPAAで要求される保護対象医療情報（PHI）や、保証期間に必要な建設プロジェクト文書などがあります。情報システム戦略計画（ISSP）は、中長期的に組織の情報システムを形成することができます。[ 23 ]
手順書、作業指示書、方針書など、文書管理システムに保存されている文書は、管理下にある文書の証拠となります。これを遵守しない場合、罰金、事業損失、または企業の評判の低下につながる可能性があります。
文書管理には以下が含まれます: [ 24 ]
これらの文書管理要件は、データ保護責任者や内部監査などの関連機能とともに、組織のコンプライアンスコストの一部を構成する。
統合文書管理とは、企業全体で「文書」を収集、管理、保存、保管、配信、廃棄するために使用される技術、ツール、および方法の総称です。ここでいう「文書」とは、画像、オフィス文書、グラフィック、図面といった無数の情報資産に加え、Webページ、電子メール、インスタントメッセージ、ビデオなどの新しい電子オブジェクトも含まれます。
紙文書は、長年にわたり情報の保存に使用されてきました。しかし、紙は高価であり、過剰に使用すると無駄になります。文書管理ソフトウェアは単なるツールではなく、ユーザーが保存されている情報へのアクセスを管理、追跡、編集できるようにします。文書管理ソフトウェアは、すべての紙ファイルとデジタルファイルを整理するために使用できる電子キャビネットです。 [ 25 ]このソフトウェアは、企業が紙ファイルをデジタルファイルと組み合わせ、スキャンしてデジタル形式をインポートした後、単一のハブに保存するのに役立ちます。[ 26 ]デジタル文書管理の最も重要な利点の1つは、すべての文書とデータを保護するための「フェイルセーフ」環境です。[ 27 ]特に重建設業界では、文書管理ソフトウェアにより、チームメンバーは割り当てられたプロジェクトの文書をいつでもどこからでも安全に表示およびアップロードして、日々の業務を効率化することができます。[ 28 ]
データ検証ルールは、後処理環境で実行するのではなく、フォーム自体に組み込む必要があります。これにより、ユーザーはインタラクティブなリアルタイム体験を得ることができます。データ検証には、多くの場合、データベース検索が必要です。ルールは、このデータベースクエリを許可し、クエリ結果に基づいてユーザーにリアルタイムの選択肢を提供する必要があります。
組織レベルでは、情報システム戦略計画（ISSP）は、組織が中長期（通常3～5年程度）にわたってどのような情報システムを導入すべきかを大まかに決定する方法です。