エンタープライズコンテンツ管理

エンタープライズ コンテンツ管理( ECM ) は、コンテンツ管理の概念を拡張し、各コンテンツアイテムのタイムラインを追加し、場合によってはその作成、承認、配布のプロセスを実施します。ECM を使用するシステムは、通常、管理対象アイテム (アナログまたはデジタル) 用の安全なリポジトリを提供します。また、新しいアイテムを管理するためにコンテンツをインポートする 1 つ以上の方法と、アイテムを使用可能にするためのいくつかのプレゼンテーション方法も含まれています。ECM コンテンツはデジタル著作権管理(DRM) によって保護される場合がありますが、必須ではありません。ECM は、それが作成される企業のプロセスと手順を認識する点で、一般的なコンテンツ管理と区別されます。^[1]

• 2005年後半: この技術は、組織のプロセスに関連するコンテンツや文書のキャプチャ、管理、保存、維持、配信に使用されました。
• 2006 年初頭: ECM ツールと戦略により、組織の非構造化情報を、その情報が存在する場所に関係なく管理できるようになりました。
• 2008年初頭:戦略、方法、ツールは、組織のプロセスに関連するコンテンツや文書をキャプチャ、管理、保存、保持、配信するために使用されました。ECMツールと戦略により、組織の非構造化情報を、その情報がどこにあっても管理できるようになりました[ 1 ^]
• 2010年初頭: 戦略、方法、ツールは、組織プロセスに関連するコンテンツや文書のキャプチャ、管理、保存、保存、配信に使用されました。ECMは、紙の文書、電子ファイル、データベースの印刷ストリーム、さらには電子メールの形式を問わず、企業全体の情報管理をカバーしました^[1]
• 2017 年 3 月: 情報画像管理協会 (AIIM) は、「エンタープライズ コンテンツ管理」を「インテリジェント情報管理」に置き換えることを提案しました。IIM は、「組織のプロセスに関連するコンテンツとドキュメントを作成、キャプチャ、自動化、配信、保護、分析するために使用される戦略、方法、ツール」と定義されています。IIM は、コンテンツ自体だけでなく、コンテンツとデータの管理を指します。^[2]

最新の定義には、従来は記録および文書管理システムによって対処されてきた領域が含まれます。これは、データをデジタル形式および紙やマイクロフィルムなどの従来の形式に変換することを意味します。

ECM は、包括的な用語として、ドキュメントとWeb コンテンツの管理、検索、コラボレーション、レコード管理、デジタル資産管理(DAM)、ワークフロー管理、キャプチャとスキャンをカバーします。ECM は、最初の公開 (または作成) からアーカイブ、最終的な廃棄まで、情報のライフ サイクルを管理します。ECM は、次の 4 つの方法で提供されます。

• オンプレミス ソフトウェア(組織のネットワークにインストール)
• サービスとしてのソフトウェア(SaaS): ソフトウェア製造元のシステムに保存されている情報への Web アクセス
• オンプレミスとSaaSコンポーネントのハイブリッド
• Infrastructure as a Service (IaaS): 物理的なコンピューティング リソース、場所、データの分割、スケーリング、セキュリティ、バックアップなどのインフラストラクチャの詳細をユーザーから抽象化するオンライン サービス

組織にとっての利点には、効率性の向上、管理の改善、コストの削減などがあります。銀行は、物理的な小切手を倉庫に保管する従来の方法から、古い小切手のコピーを ECM システムに保管する方法に変更しました。従来のシステムでは、顧客が小切手のコピーをリクエストすると、数週間かかることもありました。銀行員は、適切な箱、ファイル、小切手がある倉庫に連絡する必要がありました。小切手が取り出され、コピーが作成されて銀行に郵送され、銀行はそれを顧客に郵送していました。ECM システムが導入されていれば、銀行員はシステムに問い合わせて、顧客の口座番号と要求された小切手の番号を取得できます。小切手の画像が画面に表示されると、銀行はコピーをすぐに顧客に郵送できます。通常、顧客がまだ電話をしている間です。

コンテンツ管理の一形態であるエンタープライズ コンテンツ管理は、ドキュメントのキャプチャ、検索、ネットワーク化と、デジタル アーカイブ、ドキュメント管理、ワークフローを組み合わせたものです。企業の内部情報 (多くの場合、非構造化) をあらゆる形式で使用および保存する際の課題に対処します。ほとんどの ECM ソリューションは、企業対従業員(B2E) システムに重点を置いています。

新しい ECM コンポーネントが登場しました。コンテンツがチェックインおよびチェックアウトされると、その使用ごとに新しいメタデータが生成されます(ある程度は自動的に)。ユーザーがコンテンツをどのように (いつ) 使用するかに関する情報により、システムは新しいフィルタリング、ルーティング、検索パス、企業分類法、セマンティック ネットワーク、保持ルールの決定を取得できるようになります。

ソリューションは、従業員にイントラネットサービス (B2E)を提供でき、企業間(B2B)、企業と政府(B2G)、政府と企業(G2B)、またはその他のビジネス関係のためのエンタープライズ ポータルを含めることができます。このカテゴリには、2016 年までにアーキテクチャを ECM に完全に変換しなかったものの、Web インターフェイスを提供していた、以前のドキュメント管理グループウェアおよびワークフロー ソリューションのほとんどが含まれます。デジタル資産管理は、デジタルで保存されたコンテンツを含む ECM の一形態です。専門的な医療コンテンツ管理システムは、医療機器および相互運用性に関する特別な規制要件を満たしています。

2016 年の ECM を包含するテクノロジーは、1980 年代後半から 1990 年代前半の電子文書管理システム(DMS) から派生したものです。元の DMS 製品はスタンドアロンで、イメージング、ワークフロー、文書管理、エンタープライズ リレーションシップ管理 (ERM) の 4 つの領域のいずれかで機能を提供していました。

典型的な初期の DMS ユーザーは、紙を大量に使用するプロセスを改善し、ペーパーレス オフィスの実現に向けて、小規模な画像処理およびワークフロー システム (おそらく 1 つの部門) を導入していました。最初のスタンドアロン DMS テクノロジは、紙の取り扱いと保管を減らし、文書の紛失を減らし、情報へのアクセスを高速化することで、時間を節約 (または情報へのアクセスを改善) することを目的としていました。DMS は、以前は紙、マイクロフィルム、またはマイクロフィッシュでしか入手できなかった情報へのオンライン アクセスを提供できます。文書とそのプロセスに対する制御を改善することで、DMS はビジネス プラクティスを合理化しました。監査証跡により、文書のセキュリティが強化され、生産性と効率性が測定されました。

DMS 製品カテゴリは補完的であると考えられており、組織は複数の DMS 製品を使用することを希望していました。顧客サービス部門は、イメージング、ドキュメント管理、ワークフローを組み合わせることができ、経理部門は ERM システムからサプライヤーの請求書に、イメージング システムから注文書に、ドキュメント管理システムから契約書にアクセスできます。組織がインターネットプレゼンスを確立すると、Web コンテンツを管理したいと考えるようになりました。個々の部門を自動化した組織は、より広範な展開を構想し始めました。

統合 DMS システムへの移行は、ソフトウェア業界の一般的な傾向、つまり小規模なシステムをより包括的なシステムに統合するという傾向を反映しています。ワードプロセッサ、スプレッドシート、プレゼンテーション ソフトウェアは、市場が統合へと移行した 1990 年代初頭まではスタンドアロン製品でした。

初期の開発者は、複数のスタンドアロン DMS テクノロジを、機能の統合がほとんどない (またはまったくない) 単一のパッケージ化された「スイート」として提供していました。2001 年頃、業界では統合システムに対して「エンタープライズ コンテンツ管理」という用語が使用され始めました。^{[引用が必要]}

2006年に、Microsoft（SharePoint製品ファミリ）とOracle Corporation（Oracle Content Management）が低コストのECM市場に参入しました。^{[a] [3]} オープンソースのECM製品も利用可能です。

医療保険の携行性と責任に関する法律(HIPAA)、BS 7799、ISO/IEC 27001などの政府規格は、ECM の開発と使用に影響を与えます。2016 年には、組織は単一の ECM システムを導入して、すべての部門の情報管理を行うことができます。

企業は、効率を高め、情報制御を改善し、情報管理の全体的なコストを削減するために ECM を導入しています。ECM は、キーワード検索と全文検索によってレコードへのアクセスを効率化し、従業員がデスクトップから必要な情報をすばやく取得できるようにします。

ECM は次の機能を通じて組織の効率性を促進します。

• データ/ドキュメントのキャプチャ– 電子メール、請求書、紙のフォームなど、取り込み時点でドキュメントとデータをキャプチャ、デジタル化、インデックス化します。
• 安全なコンテンツ リポジトリ– ドキュメントとデータを中央のアクセス ポイントに保存して、簡単に取得、使用、バージョン管理できるようにします。
• セキュリティとコンプライアンスの制御を割り当てる- ユーザーが割り当てたアクセス制御と保持ポリシー手順を使用して機密データを保護します。
• 自動化されたワークフロー配信- 自動化された承認とドキュメント/データのワークフロータッチポイントへのルーティングにより、プロセスを継続します。^[4]

管理システムは、企業が HIPAA、サーベンス・オクスリー法、 PCI DSS ( Payment Card Industry Data Security Standard )、連邦民事訴訟規則などの政府および業界の規制に準拠するのに役立ちます。ユーザー、機能、およびレコード レベルのセキュリティにより、機密データが保護されます。ドキュメント内の一部の情報は編集できるため、残りの情報は ID や重要なデータを危険にさらすことなく共有できます。システム内のすべてのアクションは追跡され、さまざまな規制への準拠を証明するためにレポートできます。

Computerwoche の^記事[5]の中で、Ulrich Kampffmeyer は ECM を次のように特徴づけています。

• ミドルウェアは、垂直アプリケーションとアイランド アーキテクチャの制限を排除し、ユーザーに対して透過的です。ECM は、従来のホスト システムとクライアント サーバー システムに加えて、第 3 のプラットフォームを提供します。Kampffmeyer 氏によると、エンタープライズ アプリケーション統合​​(EAI) とサービス指向アーキテクチャ(SOA) は、ECM の実装で重要な役割を果たすことになります。
• 独立したサービス。ソースや必要な用途に関係なく情報を管理し、さまざまなアプリケーションから利用できます。特定の用途に対して、1 つの一般的なサービスのみが利用可能であるため、並列機能の費用とメンテナンスが不要になります。異なるサービスを接続するインターフェイスの標準は、ECM の実装で重要な役割を果たします。
• 企業情報を統合した情報、データ、ドキュメント ウェアハウスの統一リポジトリ。情報ライフサイクル管理も、ECM の実装において重要な役割を果たします。

ECM は、ユーザーから見えない状態でも正常に機能しています。ECM は、従属サービスとして特殊なアプリケーションをサポートします。ECM は、構造化データと非構造化情報を処理、配信、管理するためのテクノロジを含む多層モデルです。ECM は、Web コンテンツ管理システムで情報を管理し、ユニバーサル リポジトリとしてアーカイブします。^[6]

ECMは、企業全体のシステムに組み込むことなく、スタンドアロンシステムとして使用できるコンポーネントを組み合わせたものです。^[6] 5つのECMコンポーネントは、情報画像管理協会（AIIM）によって次のように定義されています。

• 捕獲
• 管理
• 店
• 保存する
• 届ける^[7]

キャプチャには、スキャンによって紙の文書の情報を電子形式に変換し、電子ファイルと情報を一貫した構造で管理するために収集することが含まれます。キャプチャ テクノロジには、検索テクノロジを使用して簡単に見つけられるように文書の特性を記述するメタデータの作成も含まれます。医療カルテには、医療従事者がカルテを見つけられるように、患者 ID、名前、受診日、手順などが記載されている場合があります。

以前の文書自動化システムでは、文書を撮影してマイクロフィルムまたはマイクロフィッシュに保存していました。イメージ スキャナーは紙の文書のデジタル コピーを作成します。すでにデジタル形式の文書は、オンラインで利用できる場合はコピー (またはリンク) できます。自動または半自動キャプチャでは、電子データ交換(EDI) またはXML文書、ビジネス アプリケーションやERPアプリケーション、または専用アプリケーション システムをソースとして使用できます。

スキャンされた文書やデジタルファックスから情報を抽出するための認識テクノロジには、次のものがあります。

• 光学文字認識（OCR）：タイプセットされたテキストの画像を英数字に変換します。
• 手書き認識（HWR）：手書きテキストの画像を英数字に変換します
• インテリジェント文字認識(ICR): OCR と HWR を拡張し、比較、論理接続、参照リストや既存データとの照合を使用して認識を向上させます。
• 光学式マーク認識（OMR）：定義済みのフィールド内の特殊なマーク（チェックマークやドットなど）を読み取ります。
• バーコード認識: 製品やその他の商用データの業界標準エンコードをデコードします

画像クリーンアップ機能には、回転、真っ直ぐにする、色調整、転置、ズーム、位置合わせ、ページ分離、注釈、ノイズ低減が含まれます。

フォーム処理には 2 つのテクノロジ グループがありますが、ドキュメントの情報内容と特性は同じである可能性があります。これは、スキャンによる印刷フォームのキャプチャです。適切に設計されたフォームでは自動処理が可能になるため、認識テクノロジがよく使用されます。自動処理では、レイアウト、構造、ロジック、およびコンテンツがキャプチャ システムに認識されている場合、電子フォーム (Web ページ経由で送信されたものなど) をキャプチャできます。

エンタープライズ レポート管理(ERM) は、レポートやその他のドキュメントを ECM システム用の光ディスクまたはその他のデジタル ストレージに記録します。このテクノロジは、もともとレーザーディスクで使用されていました。

データ集約により、さまざまなアプリケーションやソースからのドキュメントが統合され、統一された構造と形式でストレージおよび処理システムに転送されます。

主題のインデックス作成により、検索が改善され、情報を整理する別の方法が得られます。手動のインデックス作成では、コンテンツにインデックス データベース属性を手動で割り当て、通常は管理とアクセスのために「管理」データベースによって使用されます。

自動および手動の属性インデックス作成は、プリセットの入力設計プロファイルを使用して簡単に実行できます。このプロファイルでは、可能なインデックス値の数を制限したり、特定の基準を自動的に割り当てたりするドキュメント クラスを記述できます。自動分類プログラムは、インデックス、カテゴリ、および転送データを自律的に抽出できます。電子情報オブジェクトに含まれる情報に基づいて、定義済みの基準または自己学習プロセスに基づいて情報を評価できます。

管理カテゴリには 5 つのアプリケーション領域があります。

• ドキュメント管理（DMS）
• コラボレーションソフトウェア
• Webポータルを含むWebコンテンツ管理
• 記録管理
• ワークフローとビジネスプロセス管理(BPM)

これは、組み合わせてまたは個別に使用できる他のコンポーネントを接続します。ドキュメント管理、Web コンテンツ管理、コラボレーション、ワークフロー、およびビジネス プロセス管理は、情報のライフ サイクルの動的な部分に対処します。レコード管理は、組織の保存期間に従って完成したドキュメントを管理します。この期間は、政府の規制と業界の慣行に準拠する必要があります。管理コンポーネントには、データベースとアクセス許可システムが組み込まれています。

文書管理システムは、作成からアーカイブまで文書を管理します。これには次のものが含まれます。

• チェックイン・チェックアウト: 保存された情報の一貫性をチェックする
• バージョン管理: 同じ情報の異なるバージョンを、改訂や異なる形式で追跡します。
• 検索とナビゲーション: 情報とそれに関連するコンテキストを検索します
• ファイル、フォルダ、概要でドキュメントを整理する

ドキュメント管理は、他の管理コンポーネント、オフィス アプリケーション (Microsoft Outlook や Exchange、Lotus Notesや Domino など)、および情報ストレージを管理するライブラリ サービスと重複します。

ECM システムのコラボレーション コンポーネントは、ユーザーが共同でコンテンツを開発および処理するのに役立ちます。これらのコンポーネントの多くはコラボレーション ソフトウェア パッケージから開発されました。ECM コラボレーション システムには、ナレッジ管理の要素が含まれています。

コラボレーションでは、複数のユーザーが同じコンテンツ アイテムを同時に使用できるように設計された情報データベースと処理方法を使用します。コラボレーションでは、スキルベースの知識、リソース、およびバックグラウンド データを使用して共同で情報を処理します。管理コンポーネント (ブレインストーミング用の仮想ホワイトボード、予定のスケジュール、プロジェクト管理システムなど) や、ビデオ会議などの通信アプリケーションが含まれる場合があります。コラボレーション ECM では、他のアプリケーションからの情報も統合される場合があります。

ECMはコンテンツ管理システム（CMS）を統合し、ECMリポジトリで管理されている既存の情報を提示します。^[8]

従来の電子アーカイブ システムとは異なり、ファイルおよびアーカイブ管理は、企業がアーカイブする必要がある記録、重要な情報、およびデータの管理です。ストレージ メディアに関係なく、管理される情報は電子的に保存する必要はありません。ファイルおよびアーカイブ管理には次のものが含まれます。

• 情報を整然と保存するためのファイルプランやその他の構造化インデックスの視覚化
• シソーラスや統制語リストによってサポートされる、情報の明確な索引付け
• 記録の保存と削除のスケジュールの管理
• 情報の特性に応じた情報の保護
• 保存された情報を明確に識別および記述するための、国際的、業界固有（または全社的）な標準化されたメタデータ

「ワークフロー」と「ビジネス プロセス管理」(BPM)という用語は、多くの場合、同じ意味で使用されます。プロダクション ワークフローでは、定義済みのシーケンスを使用してプロセスを制御します。アドホックワークフローでは、ユーザーがプロセス シーケンスを決定します。ユーザーはワークフロー ソリューションで対話し、ワークフロー エンジンは情報とデータ フローを制御するバックグラウンド サービスです。ワークフロー管理には次のものが含まれます。

• プロセスと組織構造の可視化
• 関連する文書やデータとともに情報のキャプチャ、管理、視覚化、配信を行う
• データ処理ツール（アプリケーションなど）やドキュメント（オフィス製品など）の組み込み
• 同時保存を含む手順の並列および順次処理
• リマインダー、期限、委任、その他の管理機能
• プロセスのステータス、ルーティング、および結果の監視と文書化
• プロセスを設計および表示するためのツール

AIIM によれば、BPM は組織プロセスを調査 (および制御) する方法です。

ストア コンポーネントは、長期保存や保管に必要ではない、望ましくない、または準備ができていない情報を一時的に保存します。ストア コンポーネントが長期アーカイブに適したメディアを使用する場合でも、それは「保存」とは別のものです。

ストアコンポーネントは、次の 3 つのカテゴリに分類できます。

• リポジトリ: 保存場所
• ライブラリ サービス: リポジトリの管理コンポーネント
• ストレージ技術

ECM リポジトリは組み合わせることができます。種類は次のとおりです。

• ファイルシステム: 主に一時的なストレージ、入力キャッシュ、出力キャッシュとして使用されます。
• コンテンツ管理システム: コンテンツのストレージおよびリポジトリ システム。データベースまたは専用のストレージ システムである場合があります。
• データベースは情報を管理し、ドキュメント、コンテンツ、メディアを保存することもできます。
• データ ウェアハウス: さまざまなソースからの情報を提供する、データベースに基づく複雑なストレージ システム。ドキュメントや情報などのグローバル機能を使用して設計される場合もあります。

ライブラリ サービスは、情報へのアクセスを処理し、キャプチャ コンポーネントと管理コンポーネントから情報を取得して保存する ECM 管理コンポーネントです。また、動的ストレージ、ストア、および長期保存アーカイブ内の保存場所も管理します。保存場所は、情報の特性と分類によって決まります。ライブラリ サービスは、管理コンポーネントのデータベースと連携して、検索と取得を提供します。

オンライン ストレージ(データやドキュメントへの直接アクセス)、ニアライン ストレージ(ストレージ システムのラックにある光ディスク上のデータなど、読み取り可能なドライブに挿入されていないデータなど、すぐにアクセスできるメディア上のデータやドキュメント)、およびオフライン ストレージ (すぐにはアクセスできないメディア上のデータやドキュメント) を管理します。

文書管理システムが提供しない場合は、ライブラリ サービスにバージョン管理機能があり、情報の状態を管理し、管理された情報の提供のためにチェックイン/チェックアウトを行う必要があります。監査証跡、情報の使用および編集のログが生成されます。

アプリケーションやシステム環境に応じて、さまざまなテクノロジを使用して情報を保存できます。

• 磁気オンライン メディア:ハード ディスク ドライブ(通常はRAIDシステムとして構成) は、ローカルに接続されたり、ストレージ エリア ネットワークの一部になったり、別のサーバーからマウントされたりします (ネットワーク接続ストレージ)。
• 磁気テープ:磁気テープ データ ストレージは、テープ ライブラリの形式で、ロボットを使用してニアライン ストレージを提供します。スタンドアロンのテープ ドライブはバックアップに使用できます。
• デジタル光メディア:コンパクト ディスクやDVD光メディアに加えて、ストレージ システムでは磁気光ドライブが使用される場合があります。また、光ジュークボックスはニアライン ストレージに使用できます。ジュークボックス内の光メディアはオフラインに移動できます。
• クラウドコンピューティング: インターネット経由でデータにアクセスできます。

保存とは、変更されない情報を長期にわたって安全に保管およびバックアップすることです。通常は ECM レコード管理によって実現され、企業が政府や業界の規制に準拠できるように設計されている場合があります。

コンテンツは最終的に変化しなくなり、静的になります。ECM のデジタル保存コンポーネントは、アーカイブする必要のない情報も一時的に保存します。保存コンポーネントには、特別なビューア、変換および移行ツール、および長期保存メディアがあります。

• 一度書き込み、何度も読み取り可能な(WORM) 5.25 インチ (13.3 cm) または 3.5 インチ (89 mm) の光ディスク、CD-R、DVD-R
• セキュアドライブ内の磁気テープ
• 上書き、消去、編集に対するソフトウェア保護を備えたコンテンツアドレス指定可能なストレージ
• ストレージ ネットワークは、変更不可能なストレージと操作および消去に対する保護を備え、編集不可能な監査を提供する場合に使用できます。
• マイクロフィルム、マイクロフィッシュ、アパーチャーカードなどのマイクロフォームは、通常、電子情報を保護するために使用されます。
• 紙は電子情報も保護します。

情報の長期的な可用性を確保するために、電子アーカイブにはいくつかの戦略が使用されています。アプリケーション、インデックス データ、メタデータ、およびオブジェクトは、古いシステムから新しいシステムに継続的に移行できます。古いソフトウェアのエミュレーションにより、ユーザーは元のデータとオブジェクトにアクセスできます。ソフトウェアは保存されたオブジェクトの形式を識別し、新しい環境で表示できます。

エンタープライズ出力管理は、管理、保存、および保全コンポーネントからの情報を提供します。ECM の Association for Information and Image Management モデルは機能ベースであり、配信コンポーネントは他のシステムに情報を入力したり (ポータブル メディアに情報を転送したり、出力ファイルを生成したり)、情報を保存および保全用に準備したりします。

配信コンポーネントは、変換テクノロジ、セキュリティ テクノロジ、および配信の 3 つのグループに分けられます。変換とセキュリティはミドルウェアサービスであり、すべての ECM コンポーネントで同様に利用できる必要があります。出力の場合、主な機能はレイアウトとデザイン (出力のレイアウトとフォーマットのためのツールを使用) と電子出版(配信用の情報の提示) です。

変換はバックグラウンド サービスによって制御および追跡可能である必要があります。これには次のものが含まれます。

• レーザー ディスクへのコンピュータ出力 (COLD): 配信に使用する場合、COLD は出力データを配布およびアーカイブ用に準備します。アプリケーションには、リストやフォーマットされた出力 (パーソナライズされた顧客レターなど)、ジャーナル、ログなどがあります。
• パーソナライゼーション: ユーザーのニーズに合わせてカスタマイズされた機能と出力
• XML (拡張マークアップ言語): インターフェース、構造、メタデータ、ドキュメントの標準化されたクロスプラットフォーム記述を可能にします。
• PDF (Portable Document Format): コンテンツの検索、メタデータの追加、電子署名の埋め込みが可能な、クロスプラットフォームの印刷および配布形式です。電子データから生成される PDF は解像度に依存せず、あらゆるスケールで鮮明に再現できます。
• Open XML Paper 仕様(OpenXPS): Microsoft によって開発された XML 仕様で、XPS ドキュメントの配布、アーカイブ、レンダリング、および処理の形式とルールを記述します。
• コンバーターとビューア: さまざまな形式の情報を表示 (および出力) するための統一された形式を生成します。
• データ圧縮: 画像情報に必要な保存スペースを削減します。
• Web シンジケーション: さまざまな形式、選択肢、フォームでコンテンツを提示し、さまざまな目的でさまざまな形式で複数回使用できるようにします。

セキュリティ テクノロジは、すべての ECM コンポーネントで利用できます。電子署名は、ドキュメントの送信時とスキャン時に使用され、ドキュメントを完全にキャプチャします。公開キー インフラストラクチャは、キーと証明書を管理し、署名の信頼性をチェックする基本的な電子署名テクノロジです。その他の電子署名は、送信者の ID と送信データの整合性を確認します。

デジタル著作権管理と透かしは、コンテンツ配信やメディア資産管理において、知的財産権と著作権を管理および保護するために使用されます。ファイルに埋め込まれた電子透かしは、インターネット コンテンツの使用権を保護します。

ECM は、さまざまな出力および配布メディアを通じてユーザーに提供されます。

ECM は、企業が企業ネットワークに実装するソフトウェア アプリケーションとして開発されました。各企業は、ECM と、データを保存するネットワーク デバイスを管理および保守します。オンプレミスの ECM システムは、組織のニーズに合わせてカスタマイズできます。紙の文書のキャプチャには、イメージ スキャナーや多機能デバイスなどのデバイスが必要なため、通常はオンプレミスで実行されますが、大量のスキャン、インデックス作成、Web 転送経由、または CD、DVD、その他の外部ストレージ デバイスでの返却のために、 サービス ビューローにアウトソーシングすることもできます。

クラウド コンピューティングとも呼ばれるサービスとしてのソフトウェア(ECM) は、ユーザーがオンデマンドでオンラインでアクセスできます。

2003 年以前、ECM 市場は中規模の独立系ベンダーによって支配されていました。これらのベンダーは、文書管理会社として始まり、他のビジネス コンテンツの管理も開始したベンダーと、Web コンテンツ管理プロバイダーとして始まり、ビジネス ドキュメントやリッチ メディアの管理に事業を拡大しようとしたベンダーの 2 つのカテゴリに分類されました。

2002年、DocumentumはeRoomを買収してコラボレーション機能を追加し、InterwovenとVignetteはiManageとIntraspectを買収して対抗した。Documentumはデジタル資産管理（DAM）機能のためにBulldogを買収し、InterwovenとOpenTextはMediaBinとArtesiaを買収して対抗した。OpenTextはまた、ヨーロッパのソフトウェア会社IXOSとRed Dotを買収した。2003年10月、EMC CorporationはDocumentumを買収した。 2006年、 IBMはFileNetを、OracleはStellentを買収した。OpenTextはその年、 Hummingbird Ltd.も買収した。Hewlett -Packard（HP）は2008年にオーストラリアのTower Softwareを買収した。2009年3月、AutonomyはInterwovenを買収し、OpenTextはその年の7月にVignetteを、2011年2月にMetaStormを買収した。OpenTextは2011年7月にGlobal 360を買収し、^[9] HPは2011年8月にAutonomyの買収に合意した。^[10]

2007年4月、CMS Watchの代表であるアラン・ペルツ・シャープ氏は、「この業界の大手企業のいくつかは、今後数年間でロードマップと製品セットの転換につながる大きな変革を遂げています」と述べました。^[11] NuxeoとAlfrescoはその年にオープンソースのECMソフトウェアを提供しました。^[12]

ガートナーは2010年に、ECM市場は2009年に約35億ドルの価値があり、 2014年まで年平均成長率10.1%で成長すると予測しました。2010年には市場で多くの合併や買収が起こりました。^[13] 2014年、Real Story Group（旧CMS Watch）は、2014年のECM評価にクラウドベースのベンダーを追加しました。^[14]

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