情報ライフサイクル管理

情報ライフサイクル管理( ILM ) とは、コンピューティングデバイス上のストレージ システムを管理するための一連の戦略を指します。

ILMは、効果的な情報管理を実現するために特定のポリシーを適用する実践です。^[1]この実践は、紙、マイクロフィルム、ネガ、写真、オーディオまたはビデオ録画、その他の資産などの物理的な形式での情報の管理から始まりました。 ^{[2] [要出典]}これは、製品またはプロセスの最初から最後まで、または実行されるまでの情報管理を指します。^{[3] [4] [5]}

ILM には、作成から廃棄までの「レコード」のすべての段階が含まれます。これは通常、レコードの従来の定義に該当する情報 (したがってレコード管理に関連する) に適用されますが、すべての情報資産に適用されます。情報は、その存在中に、ビジネス トランザクションを文書化したもの、またはビジネス ニーズを満たすものとして識別されることによって、レコードになることができます。この意味で、ILM は、エンタープライズ コンテンツ管理の全体的なアプローチの一部となっています。

「ビジネス」という用語は、商業活動や企業活動だけにとどまらない、幅広い文脈で使用されることがよくあります。多くの記録は企業活動に関連しているかもしれませんが、すべてがそうであるわけではありません。文書化された情報の中には、ビジネス活動ではなく、歴史的な出来事や重要な瞬間を記録するために役立つものもあります。これらの例としては、出生、死亡、医療/健康、教育の記録があります。たとえば、 e-サイエンスは、ILM が関連するようになった分野です。

2004 年、ストレージ ネットワーキング インダストリー アソシエーションは、情報技術(IT) および情報ストレージ業界を代表して、情報ライフサイクル管理 (ILM) に新しい、より広範な定義を割り当てようとしました。10 月にフロリダ州オーランドで開催されたストレージ ネットワーキング ワールド カンファレンスで発表された定義では、「ILM は、情報が考案されてから最終的に処分されるまで、情報のビジネス価値を最も適切でコスト効率の高いIT インフラストラクチャと一致させるために使用されるポリシー、プロセス、プラクティス、およびツールで構成されます」と述べられています。^[6]この見方では、情報は、アプリケーション、メタデータ、情報、およびデータに関連付けられた 管理ポリシーとサービス レベルを通じて、ビジネス プロセスと一致させられます。

ILMポリシーには、管理プロセスを導くストレージおよび情報ポリシーが含まれます。ポリシーは、ビジネス目標と推進要因によって決定されます。したがって、ポリシーは、全体的なIT ガバナンスと管理、変更管理プロセス、システムの可用性と回復時間の要件、およびサービスレベル契約（SLA）のフレームワークに結び付けられます。 ^[7]

ILM の運用面には、バックアップとデータ保護、災害復旧、復元と再起動、アーカイブと長期保存、データ複製、およびストレージ アーキテクチャの管理に必要な日常的なプロセスと手順が含まれます。

ILM のインフラストラクチャの側面には、論理および物理アーキテクチャ、ストレージ プラットフォームに依存するアプリケーション、ストレージのセキュリティ、データ センターの制約が含まれます。アプリケーション領域では、アプリケーションと製造、テスト、開発の要件との関係が、一般的に ILM に最も関連しています。

ビジネス記録管理では、一定の例外を除き、記録ライフサイクルの連続体の一部として 5つのフェーズが特定されています^{[8] 。フェーズは次のとおりです。}

• 作成と受信
• 配布/アクセス
• 使用/消費
• メンテナンス
• 配置

作成と受領は、記録の発生時点を指し、組織内での記録の作成や外部ソースからの情報の受領などです。これらの記録には、通信、フォーム、レポート、図面、コンピューターの入出力が含まれます。^[9]

配布とは、組織から外部の関係者との取引を文書化する記録として、内部配布と外部配布を含め、情報が作成または受信された後の管理を指します。^{[説明が必要] [10]}

使用は内部配布後に行われ、ビジネス上の意思決定をサポートしたり、アクションを文書化したり、その他の組織目的を達成したりするために情報を適用することが含まれます。

メンテナンスには、ファイリング、検索、転送などの記録管理が含まれます。ファイリングには、情報を規定の順序で整理し、組織内での有効期間全体にわたって情報を管理するシステムの開発が含まれます。効果的なファイリングは、効率的な検索と使用に不可欠です。ファイリング方法が適切でないと、情報へのアクセスが困難になります。転送プロセスには、リクエストへの応答、ファイルからのデータの取得、承認されたユーザーへのアクセスの提供が含まれます。

廃棄とは、アクセス頻度の低い情報や保存期間が終了した情報を処理するプロセスです。^[11]使用頻度の低い記録は、保存期限に達するまで「非アクティブ記録施設」に移動される場合があります。一部の情報は長期的な価値を保持しますが、ほとんどの記録は時間の経過とともに関連性を失い、最も価値が高くなるのは作成後間もなくです。その後、記録はアクティブからセミアクティブに移行し、最終的には非アクティブになります。^[12]保存期間は、規制、法律、法的要件、ビジネスニーズ、および歴史的価値または本質的価値に基づいて、組織固有の保存スケジュールによって設定されます。情報は、プライバシーと機密性を保護するために価値がなくなったときに適切に廃棄する必要があります。

長期記録とは、組織にとって継続的な価値がある記録です。保存期間は 25 年以上になる場合があり、一部の記録は「無期限」または「永久」と指定されます。ただし、このような保存は非現実的であるため、連邦機関以外では「永久」という指定はほとんどありません。^[8]長期記録は、永続的なアクセス可能性を確保するために管理する必要があります。これは、紙やマイクロフィルムの場合は比較的簡単ですが、電子記録の場合はより困難です。電子記録では、メディアが劣化したり古くなったりする可能性があるため、フォーマットの実行可能性とメディアのアクセス可能性に関するポリシーが必要です。電子記録を定期的に変換および移行すると、必要な保存期間のアクセス可能性を維持するのに役立ちます。

通常のライフサイクルの例外は、日常業務以外の非反復的な問題で発生します。たとえば、法的保留、訴訟保留、法的凍結が必要な場合、記録管理者は記録管理システム内に法的保留を設定し、影響を受けるファイルの処分スケジュールを回避します。^[13]

• 電子的に保存された情報 (ESI) の開示に関する米国連邦規則