コラボレーションツール

コラボレーションツールは、人々の共同作業に役立ちます。コラボレーションツールの目的は、2人以上のグループが共通の目標や目的を達成できるようにサポートすることです。^{[1]コラボレーションツールは、}紙、フリップチャート、付箋、ホワイトボードなど、非技術的なものでもかまいません。^[2]コラボレーションソフトウェアなどのソフトウェアツールやアプリケーションも含まれる場合があります。

コンピュータを相互に連携して使用するという最初のアイデアは、1945年にヴァネヴァー・ブッシュが「 As We May Think」という記事の中で「 memex 」と名付けたシステムについての考えを共有したときに生まれました。 ^[3]個人の本、記録、通信を保存し、いつでも利用できるようにするシステムです。この段階で彼はそれを「記憶の拡張された補足物」と呼んでいました。^[4]

1968年、米国国防高等研究計画局（DARPA）の長官であったJCRリックライダー博士は、コンピュータシステムを通信と関連付け、同じ場所にいないときに共同作業を行う可能性について言及しました。彼は論文「通信装置としてのコンピュータ」の中で、「人々を一箇所に集めることなく、人々の間のコミュニケーションを促進する」方法があるべきという考えを描きました。^{[5]これは最終的に}ARPANET、商用タイムシェアリングシステム、そして最終的にはインターネットにつながりました。

1970 年にマイクロコンピュータが発明されると、誰もがオフィス オートメーションについて学び、調査、スレッド形式の返信、グループ構造化アプローチを可能にする最初のコラボレーション ソフトウェアであるElectronic Information Exchange System (EIES) が誕生しました。1991 年に教育者のCA Ellis は、「グループウェア」という用語を「共通のタスク (または目標) に従事するグループの人々をサポートし、共有環境へのインターフェイスを提供するコンピュータ ベースのシステム」と定義しました。^[6]その後、Paul Wilson が「コンピュータ支援共同作業」(CSCW) という用語を考案しました。彼はこれを「グループで人々が作業する方法の理解と、コンピュータ ネットワークの実現技術、および関連するハードウェア、ソフトウェア、サービス、およびテクニックを組み合わせた一般的な用語」と説明しました。^[7]

これにより、グループウェアのアイデアをさらに発展させる基礎が築かれ、1990年代にはLotus Notes、Microsoft Exchange Server、Outlookが発明されました。2002年、ソーシャルソフトウェアサミットでクレイ・シャーキーは「グループインタラクションをサポートするソフトウェア」として「ソーシャルソフトウェア」というフレーズを導入しました。 ^[8]

コラボレーションの3つの側面、すなわちコミュニケーション、調整、協力は、コラボレーションツールを分類するために使用できます。^[9]

コミュニケーションツールは個人間の情報交換を可能にする: ^[10]

コラボレーションツールとしての電子メールの発明は、職場でのコミュニケーション方法を変えました。電子メールは組織内で連絡を取る最も簡単な方法であり、定着しています。特に日常のやり取りを整理する場合、電子メールはワンクリックでさまざまな人に連絡を取ることができます。^[11]

電子メールは今でもコミュニケーションコラボレーションで最も一般的に使用されているツールですが、大規模に使うとあまり効率的ではなく、他のコミュニケーション形式が取って代わっているようです。柔軟性があるというだけでなく、グループ会話には適していません。グループ会話は急速に増えすぎます。^[要出典]送信された文書の最新バージョンを相手が持っているかどうかを確認する方法はありませんし、どのタスクをいつまでに完了する必要があるかを電子メールで常に追跡することは不可能です。^[12] Cisco が「電子メールの未来」に関する Cisco ブログで述べているように、電子メールは「データを整理することで生産性を向上させます」^[13]、電子メールによる作業の透明性を高めようとしています。

ボイスメールはコラボレーションツールとして、 Google Voiceなどのサービスにますます統合されています。IBMの将来のシナリオで指摘されているように、ボイスメールの役割は、今日の電子メールの役割と同じようなものになる可能性があります。^[14]

コラボレーションツールとしてのインスタントメッセージングを通じて、組織内の人々とリアルタイムで連絡を取ることができます。将来的には、インスタントメッセージングは​​スタンドアロンのソフトウェアではなく、ユニファイドコミュニケーションなどのより大規模なソリューションに非常にうまく統合されるようになります。^[15]

コラボレーションツールとしてのVoIPは企業の間で急速に人気を集め、コミュニケーションポートフォリオの一部となっています。Eclipse Telecomのレポートが指摘しているように、VoIPはオフィスの電話を完全に置き換える方向に進んでおり、既存のコラボレーションサービス環境にも統合されています。^[16]

調整とは、「共同で決定した目標を達成するために、パートナーの行動を意図的かつ秩序正しく調整すること」と定義されます。^[17]これをサポートするコラボレーションツールは、グループの活動、スケジュール、成果物を設定できるようにするものです。

オンラインカレンダーは職場での専門的な行動の一部であり、他のシステムに完全に統合されています。バース大学の研究論文が説明しているように、オンラインカレンダーは将来ソーシャルメディアなどの他のデータとより密接にリンクされ、さ​​らに大きな影響を与える可能性があります。^[18]

タイムトラッカーは特に従業員のパフォーマンスを測定するために使用され、生産性への影響は議論の的となっている。^[19]

スプレッドシートは電子メールのように企業内で非常に人気があり、財務分析やモデリングに欠かせないコラボレーションツールです。非常に人気があるものの、多くのスプレッドシートには不正確なデータが含まれており、非効率的であることがいくつかの研究で判明しました。^[20]

協力ツールにより、グループがリアルタイムで議論し、アイデアや考えを一緒に形作ることができます。コラボレーションのトレンドは、大規模な組織内で「主要なアイデア」を維持し、つながりを可視化することを支援することを目的としています。また、会社で定期的に働いていない人々を組織に招き入れ、彼らの知識を活用するというアイデアもあります。^[21]

ほとんどの場合、ビデオ会議は組織の全体的なコミュニケーションとコラボレーション戦略の一部です。特に現在ではすべてのサービスがクラウドベースであるため、実装コストがより手頃になっています。ビデオ会議の長期的なビジョンは、コンピューターの処理能力、データストレージ、またはモバイル帯域幅の速度を適切に使用して、コラボレーションの障害をさらに減らすことにあります。^[22]

チーム、会議、イベントを可能な限り近づけることが、遠隔会議ソリューションの目的です。ビジネス環境以外にも、遠隔会議は現在、遠隔医療などさまざまな分野で使用されており、距離と時間が制限される中で、効率と生産性の向上に大きく貢献しています。^[23]

コラボレーションツールは、ユーザーが異なる時間にコラボレーションしている場合に非同期である：^{[24] [25]}

電子メールは最もよく知られた非同期コラボレーションツールであり、最も一般的に使用されています^[26]。電子メールには、メッセージの転送、メーリンググループの作成、ドキュメントの添付などの直感的な機能が備わっています。さらに、情報は自動的に時系列で並べ替えられ、タスクやカレンダーイベントに割り当てられます。

グループカレンダーを通じて、会議のスケジュール設定、プロジェクトの管理、人々の調整を行うことができます。これは、成果物や期限を見過ごすのに役立つ優れたツールです。グループカレンダーには、チームや組織内の他の人とのスケジュールの競合を検出したり、チーム全員に都合のよい会議時間を調整したりする機能が含まれています。グループカレンダーのプラス効果の他に、個人の生産性に影響を与える可能性のあるプライバシーと制御に関する論争もあります。^[27]

ワークフローシステムでは、厳格で組織化されたプロセスに従ってファイルや文書を組織に伝達できます。ルーティング、フォームの開発、役割のサポートなどのサービスが提供されます。現在のワークフローシステムは1つのポイントから制御されているため、組織内の個人は通常、自分のプロセスを管理する権限を持っていません。これは、現在のワークフローシステムに共同計画ツールを実装することで変更する必要があります。^[28]

ハイパーテキスト技術はファイルを相互に接続し、常に最新バージョンを利用できるようにします。人々が異なる文書で作業する場合、システムは他の人の情報を自動的に更新します。^[29]

コラボレーションツールは、ユーザーが同時にコラボレーションしている場合に同期的である。^{[24] [25]}

共有ホワイトボードは、ウェブベースのプラットフォームを通じて、ユーザーに効率的に作業する能力を提供します。非公式の議論や、構造化が必要で描画を伴う、または一般的により洗練されたコミュニケーションにも使用できます。これは、仮想教室の実現にも非常に役立つ可能性があります。^[30]

ビデオ通信システムは、ライブビデオストリームによる双方向または多方向通話を提供します。これは、視覚的な要素が追加された電話システムによく似ています。^[31]

チャット システムを使用すると、ユーザーはリアルタイムでメッセージを書いて送信できます。チャット システムは通常、ユーザー名、人数、場所、ディスカッションのトピックなどが表示されるチャット ルームで構成されています。

意思決定支援システムは、グループが意思決定プロセスを管理できるように支援します。意思決定支援システムは、人々にブレーンストーミングを交換したり、アイデアを分析したり、投票にも使用できる機能を提供します。^[32]意思決定は、現代の仕事の中心的な機能になりつつあります。研究によると、組織の意思決定の50％は失敗しています。^[33]

コンピュータゲームは、マルチユーザー環境が将来どのようになるかを示す良い例です。コンピュータゲームは、チャットやビデオシステムなどの機能が追加され、継続的に開発・拡張されています。^[34]

オンラインコラボレーションツールは、グループ向けのインスタントメッセージング、ファイル共有のメカニズム、組織、コミュニティ、チームのシステム内で分散された情報を見つけるためのコラボレーション検索エンジン（CSE）などの基本的なサービスを提供するWebベースのアプリケーションです。さらに、統合されたオンラインカレンダー、タスクやアイデアを整理するための共有オンラインホワイトボード、インターネットテレビ会議の統合などを提供することで、機能がさらに拡張されることもあります。オンラインコラボレーションツールの焦点は、単純なものから複雑なもの、安価なものから高価なもの、ローカルにインストールされたものからリモートでホストされたもの、商用のものからオープンソースのものまで多岐にわたります。^[35]

私たちの日々の仕事を楽にすることを目的に、新しいガジェットやデバイスが毎日発明されています。オンライン コラボレーション ツールは現在、次のような問題に取り組んでいます。

• 「従業員の時間の38％は重複した作業で失われており、58％の人が情報を探すのに1日1時間を無駄にしている」^[36]
• 「メールの作成、情報の検索、社内でのコラボレーションに週28時間が費やされています。」^[37]
• 「管理者の59%は、重要な情報を見つけられないか、まったく見ることができず、それを見逃しています。」^[38]
• 「幹部が紛失した文書を探すのに年間6週間が無駄になっている」^[39]

これらの側面は、私たちが直面している問題は技術的な問題ではなく、人々とその相互作用に関するものであることを示しています。テクノロジーはこのように私たちを本当に助けてくれますが、これらの問題を解決する鍵は、これらのツールをどのように使用するかにあります。SkypeやFaceTimeなどのビデオ会議ツールは私たちをすべての人とつなげますが、必ずしもすべてのコンテキスト情報を提供してくれるわけではありません。職場の同僚とSkypeしているときに、知らない人が部屋にいたかもしれないので、私たちが見ているものは現実ではないかもしれません。接続性が高くなると、中断も増えます。自宅で仕事をしていても、隣人や芝刈り機に邪魔されることがよくあります。^[40]これが、コラボレーションツールの将来が、企業が集中的かつ構造的にコラボレーションできるモデルを探している理由です。そのようなアプリケーションの1つが、企業のコラボレーションと意思決定を促進できるフィンランドの会社Fingertip Ltdです。

私たちが互いにコミュニケーションをとる方法は常に変化しており、職場環境を混乱させています。1971年、プログラマーのレイ・トムリンソンが2台のコンピューター間で最初のメッセージを送信しました。8年後、マルチネットワークオンラインフォーラムであるUsenetが情報交換の方法を変えました。 1986年のIRCにより、インスタントメッセージングとグループチャットが初めて非技術者にも利用可能になり、 1992年のAOL/AIMの立ち上げ後には、最初のグローバルコミュニティが誕生しました。 2001年のWikipediaの発明とさまざまなソーシャルネットワーク（ MySpace、Linkedin、Facebook）により、デジタル世界とつながり、グローバル志向で、社会的交流だけでなく職場の効率を高めるためにコラボレーションツールを使用するコミュニティが形成されました。^[41]

オンラインコラボレーションツールは、効率性の向上以外にも、組織がグローバルに運営されるという変化に直面しており、柔軟な働き方の適用がさらに重要になっています。コラボレーション環境は、イノベーションを通じて新しいビジネスチャンスを提供し、世界中から知識を集めるのに役立つため、企業のグローバル化を推進する要因の1つです。特に中小企業や大企業は、それらを使用して世界規模でビジネスを行うことができます。1950年以降、コラボレーションの強度は大幅に高まり、情報の流れは速くなり、作業に必要なスキルは劇的に増加しました。したがって、オンラインコラボレーションツールは、企業がグローバル志向の業界で生き残ることを可能にしています。^[42]

IBMは、2010年にどのトレンドがビジネスに最も影響を与えるかを調べるために、組織のCIOを対象に調査を実施し、6つの主要なポイントを導き出しました。^[43]

1. 参加型インターネット
2. 労働力人口の変化
3. サービスとしてのソフトウェアの台頭
4. データとデバイスの仮想化
5. テクノロジーの設計と使用の簡素化

これらすべての点は、コラボレーションの重要性を強調し、幅広いビジネスコラボレーションを一貫して可能にするためのオンラインコラボレーションツールの将来に対する特定の要件を定義しています。ソーシャルネットワーキングWebサイトやWeb会議などのオンラインコラボレーションツールは、環境がいかに急速に変化しているかを示しています。「2010年までに、平均的なサラリーマンは少なくとも5つの異なるアドホックチームに同時に積極的に参加するでしょう。」^[44]

2009年に欧州委員会が実施した報告書「The New Global Study」の参加者にオンラインコラボレーションの利点について尋ねたところ、最も多く挙げられたのは次の3点でした。^[45]

1. チーム内の調整をサポートする（回答者の73％）
2. 知識と学習をサポートする（69％）
3. 分散したチームメンバーがチーム内でより良い役割を担えるようにする

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