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クラウドコラボレーションとは、クラウドコンピューティングを介してコンピュータファイルを共有および共同編集する方法であり、ドキュメントは中央の「クラウド」にアップロードされて保存され、 [ 1 ]他のユーザーがアクセスできるようになります。クラウドコラボレーション技術により、ユーザーはドキュメントをアップロード、コメント、共同作業したり、ドキュメント自体を修正してドキュメントを進化させたりすることができます。[ 2 ]ここ数年、企業はクラウドコラボレーションの利用にますます移行しています。
クラウドコンピューティングとは、ソフトウェア、データアクセス、ストレージサービスを提供する技術を指すマーケティング用語であり、エンドユーザーはサービスを提供するシステムの物理的な場所や構成について知識を持つ必要がない。この概念に類似する例として、電力網が挙げられる。電力網では、エンドユーザーは技術を利用するために必要な構成要素やインフラストラクチャを理解する必要なく電力を消費する。
コラボレーションとは、従業員が特定のタスクに同時に取り組む能力を指します。文書のコラボレーションは対面で行うことができます。しかし、コラボレーションはより複雑化しており、さまざまなデバイスを使用して、世界中の人々とリアルタイムでさまざまな種類の文書に取り組む必要が生じています。2003年のレポートでは、従業員がコラボレーションに消極的な5つの理由が示されています。[ 3 ]これらは次のとおりです。
その結果、多くのプロバイダーがクラウド型コラボレーションツールを開発しました。これには、コラボレーションソフトウェアへのメールアラートの統合や、ドキュメントを誰が閲覧しているかをいつでも確認できる機能などが含まれます。チームが必要とするすべてのツールが1つのソフトウェアに統合されているため、従業員はもはやメールに頼る必要がなくなりました。
クラウドファイル共有やコラボレーションソフトウェアが登場する以前は、コラボレーションのほとんどは、電子メールやFTPなど、より原始的で効率の悪い方法に限られていました。これらの方法では、ファイルへの変更はすべてローカルハードドライブやローカルエリアネットワークに保存され、他のユーザーと手動で共有する必要がありました。2人以上のユーザーが同時にファイルを変更した場合、ファイルを保存して共有するまで、互いの変更内容を確認することはできませんでした。
クラウドコンピューティングへの初期の取り組みは、 Amazon Web Servicesによって行われ、2006 年にウェブサービスの形で企業にIT インフラストラクチャサービスの提供を開始しました。クラウドコンピューティングが注目を集め始めたのは、Google が電子メール サービスの一部をパブリック クラウドに移行することを決定した 2007 年になってからです。[ 4 ]その後間もなく、IBMとMicrosoft がそれぞれ LotusLive と Business Productivity Online Standard Suite (BPOS) でこれに続きました。クラウドコンピューティングサービスの増加に伴い、クラウド コラボレーションが進化することができました。2007 年以降、多くの企業がさまざまな機能を提供する業界に参入しました。
多くのアナリストは、クラウドコラボレーションの台頭を、従業員が業務を行うために非公式のウェブサイトやオンラインツールの使用が増加していることを指摘して説明しています。これには、インスタントメッセージングやソーシャルネットワークの使用が含まれます。2011年初頭に行われた調査では、従業員の22%が、これらの非公式の外部ウェブサイトを1つ以上使用したことがあると認めています。[ 5 ]クラウドコラボレーションパッケージは、ドキュメントをリアルタイムで共同編集する機能を提供し、非公式のインスタントメッセージングの使用を不要にします。IT管理者は、オフィス向けにカスタマイズされたシステムを使用して、インターネットベースのコラボレーションを適切に管理できるようになりました。
クラウドコラボレーションは、モバイルワーカーや仮想ワークプレイスが増加しているIT部門にとって不可欠です。彼らは、Webブラウザ経由であろうと、スマートフォンやタブレット端末などの最新技術であろうと、どこにいてもデータにアクセスする必要があるからです。
コラボレーションソフトウェアの登場により、テクノロジー業界はいくつかの大きなパラダイムシフトを経験した。
これらの革命はそれぞれ、新たな規模の経済をもたらしました。取引あたりのコスト、オフィスやデスクトップ業務の自動化コスト、そしてネットワーク帯域幅のコストが急速に低下し、ビジネスユーザーはICTソリューションをより広範に適用してビジネス価値を創造できるようになりました。 多くのアナリスト（フォレスター、ガートナーなど）は、クラウドコンピューティングがテクノロジーを活用したビジネスイノベーションの次の波を解き放ったと考えています。
メインフレーム時代には、クライアント/サーバーは当初「おもちゃ」のような技術と見なされ、メインフレームの代替としては実用的ではないと考えられていました。しかし、時が経つにつれて、クライアント/サーバー技術は企業に浸透していきました。同様に、仮想化技術が最初に提案されたとき、アプリケーションの互換性の問題やベンダーロックインの可能性が導入の障壁として挙げられました。しかし、20～30%のコスト削減という経済的なメリットがCIOにこれらの懸念を克服させ、導入は急速に加速しました。[ 6 ]
初期のクラウドコラボレーションツールは、機能が限られた非常に基本的なものでした。新しいパッケージは、コラボレーションへのアプローチにおいて、ドキュメント中心のアプローチをはるかに重視しています。より高度なツールでは、ユーザーがドキュメントの特定の領域にコメントを「タグ付け」することができ、そのコメントはドキュメントを閲覧しているユーザーにリアルタイムで配信されます。[ 7 ]場合によっては、コラボレーションソフトウェアをMicrosoft Officeに統合したり、[ 8 ]ユーザーがビデオ会議を設定したりすることもできます。
さらに、現在では、複数の異なる技術に頼るのではなく、すべてのコラボレーションニーズを解決するために単一のソフトウェアツールを採用する傾向が見られます。単一のクラウドコラボレーションプロバイダーが、インスタントメッセンジャー、電子メール、FTPの複雑な絡み合いに取って代わりつつあります。[ 9 ]
今日のクラウドコラボレーションは、企業内の異なる部門間の内部コラボレーションツールとしてだけでなく、顧客との文書共有やフィードバックの収集といった外部との連携手段としても活用されています。そのため、クラウドコンピューティングは、ビジネス環境において多様な用途を持つ企業にとって、非常に汎用性の高いツールとなっています。
最高のクラウドコラボレーションツール：[ 10 ]
ガートナーの2011年のレポートでは、クラウドコラボレーションツールの導入に関して企業の成熟度を5段階モデルで概説しています。[ 11 ]第1段階の企業は「受動的」であり、コラボレーションプラットフォームは電子メールのみで、情報共有に抵抗する文化を持っています。第5段階の企業は「普及型」と呼ばれ、豊富なコラボレーションツールセットに普遍的にアクセスでき、強力なコラボレーション文化を持っています。この記事では、ほとんどの企業は第2段階にあると主張していますが、クラウドコラボレーションの重要性が高まるにつれて、ほとんどのアナリストは、大多数の企業がこのモデルで上位に移行すると予想しています。