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ドキュメントおよびファイルのコラボレーションは、複数の人が 1 つのドキュメントまたはファイルで共同作業して 1 つの最終バージョンを作成できるようにするためのツールまたはシステムです。通常、これは、チームが異なるコンピュータ端末またはモバイル デバイスから同時にワード プロセッサ ドキュメントなどの 1 つのドキュメントで作業できるようにするソフトウェアです。したがって、今日のドキュメントまたはファイルのコラボレーションは、WikipediaなどのWikiや Sizle などのドキュメント共有テクノロジなど、インターネットまたは「クラウド」対応のアプローチ[1]を使用して、さまざまな場所で人々が共同作業できるようにするシステムです。
概要
一般的に、文書の共同作業とは、複数の人が文書を共同執筆することを指します。[2]しかし、今日、文書の共同作業について話すとき、ほとんどの人は、世界中のどこにいてもコンピュータ端末から電子文書で共同作業を行うチームのための（一般的にはインターネットベースの）方法を指しています。
初期のオンライン文書共同作業では電子メールが使用され、コメントは文書を添付した電子メールに書かれていました。問題は、これが文書中心のソリューションではなかったことです（つまり、文書に関するコメントや議論は文書自体とは別でした）。[3]今日、最高の文書共同作業ツールはより文書中心です。これらのシステムは、ユーザーが文書にタグを付け、コンテンツ固有のコメントを追加し、完全なバージョン履歴と記録を維持し、文書に関連するすべてのコメントとアクティビティを保存できるため、ユーザーに文書中心の共同作業エクスペリエンスを提供します。[4]このため、ますます多くの企業が電子メールの使用を減らし、ファイル共有と文書共同作業ツールの使用を増やしています。[5]
ほとんどのコラボレーション システムには、リモート アクセス用にドキュメントのコピーを保持するサーバー コンピューターが必要です。サーバー コンピューターは、ドキュメントを所有する組織によって運用される場合もあれば、何らかのサービスにアウトソーシングされる場合もあります。後者は、クラウド コンピューティングと呼ばれることがよくあります。
代表的な特徴
- リアルタイムのコメント機能とインスタントメッセージ機能により、プロジェクトの納品スピードが向上します。
- 他のユーザーが所有するドキュメントをアクティブにしているかどうかを識別するプレゼンス インジケーター
- 権限
- ファイルまたはユーザーごとの最新のアクティビティを把握するための個人アクティビティフィードと電子メールアラートプロファイル
- 会社のファイアウォール外のユーザーと共同作業したりファイルを共有したりする機能
- 企業のセキュリティとコンプライアンスのフレームワーク
- ファイルとドキュメントの変更履歴
- 大容量ファイルを扱う能力
- 承認ワークフロー
注目のドキュメントコラボレーションソフトウェア
参考文献
- ^ クラウド、10日目: クラウドへのデータの保存。PCWorld。2013年8月10日閲覧。
- ^ クラウドでドキュメントをマークアップする方法 - ソーシャルビジネス - ドキュメント。Informationweek.com (2011-11-03)。2013-08-10 に取得。2012-01-16 にWayback Machineでアーカイブ。
- ^ SkyDox は電子メールの削減を目指しています。SPTechWeb (2011-08-18)。2013-08-10 に取得。2011-12-24 にWayback Machineでアーカイブされました。
- ^ 「チームで鬼ごっこをしよう。 | ブログ」。2012年1月2日時点のオリジナルよりアーカイブ。2012年1月6日閲覧。
- ^ 「安全なコラボレーションのためのファイル共有のベストプラクティス 12 選 | TechTarget」。コンテンツ管理。2023 年 6 月 23 日閲覧。