ドキュメント自動化

ドキュメント自動化(ドキュメント アセンブリとも呼ばれる) は、電子ドキュメントの作成を支援するシステムとワークフローの設計です。これには、既存のテキストやデータのセグメントを使用して新しいドキュメントを組み立てるロジック ベースのシステムが含まれます。このプロセスは、特定の業界で、法的文書、契約書、手紙を組み立てるためにますます使用されています。ドキュメント自動化システムは、一連のドキュメントに含まれるすべての条件付きテキスト、可変テキスト、およびデータを自動化するためにも使用できます。

自動化システムにより、企業はデータ入力を最小限に抑え、校正に費やす時間を減らし、人為的ミスに関連するリスクを軽減できます。その他の利点としては、紙の取り扱い、文書の読み込み、保管、配布、郵便料金/配送、ファックス、電話、労働力、無駄の削減による時間と費用の節約が挙げられます。

基本的な機能は、繰り返し文書を手作業で記入する煩雑な作業を、ユーザーがソフトウェア駆動のインタビュー質問やデータ入力画面に回答するテンプレートベースのシステムに置き換えることです。収集された情報は文書に入力され、優れた最初のドラフトが形成されます。^[1]今日のより高度な文書自動化システムでは、ユーザーがプログラミングを必要とせずに独自のデータとルール (ロジック) を作成できます。

ドキュメント自動化ソフトウェアは主に法律、金融サービス、リスク管理業界で使用されていますが、取引ベースのドキュメントを作成するあらゆる業界で使用できます。ドキュメント自動化ソフトウェアの使用方法の良い例として、商業用住宅ローンのドキュメントが挙げられます。一般的な商業用住宅ローンの取引には、次のような複数のドキュメントが含まれます。

• 約束手形
• 環境補償
• 信託証書
• モーゲージ
• 保証

これらのドキュメントには、数百のオプションの段落とデータ要素を含む 80 ～ 100 ページものものが含まれる場合があります。ドキュメント自動化ソフトウェアには、トランザクション データに基づいて正しいドキュメント変数を自動的に入力する機能があります。さらに、一部のドキュメント自動化ソフトウェアには、関連するすべてのドキュメントを 1 つのファイルにカプセル化したドキュメント スイートを作成する機能があり、更新とコラボレーションを簡単かつ迅速に行うことができます。

よりシンプルで習得しやすいソフトウェア アプリケーションを使用して、過度に複雑にすることなく、ドキュメントの準備を自動化することもできます。たとえば、Pathagoras は「プレーン テキスト、フィールドなし」のドキュメント アセンブリ システムとして知られています。クリップボード マネージャーを使用すると、ユーザーは頻繁に使用するテキスト フラグメントを保存し、論理グループに整理して、すばやくアクセスして最終ドキュメントに貼り付けることができます。

物流では多くの文書が使用されています。それらは、請求書、梱包明細書/伝票/シート（マニフェスト）、内容品リスト、ピッキングチケット、多くの種類の到着確認フォーム/レポート（例： MSDS、破損品、返品、詳細/概要など）、輸入/輸出、配達、船荷証券（BOL）などと呼ばれます。これらの文書は通常、荷受人と荷送人の間の契約であるため、両当事者と、サードパーティロジスティクス会社（3PL）や政府などの仲介者にとって非常に重要です。物流、サプライチェーン管理、配送センター内での文書処理は、通常、手作業で実行されるか、バーコードスキャナー、ソフトウェア、卓上レーザープリンターを使用して半自動で実行されます。レーザー印刷された文書を注文と自動的に比較し、封入されたウォレット/ポーチを輸送コンテナ（多くの場合、柔軟なポリバッグまたは段ボール/硬質コンテナ）に挿入または自動的に適用する高速文書自動化システムのメーカーがいくつかあります。これらのドキュメント自動化システムを紹介する外部 Web サイトのビデオ リンクについては、以下を参照してください。プライバシー保護と個人情報盗難は、特にe コマース、インターネット/オンライン ショッピング、ショッピング チャネル(その他、過去の参照はカタログや通信販売)の増加に伴い、大きな懸念事項となっており、正しいドキュメントが常に正しい注文または出荷と結び付けられていることを保証することがこれまで以上に重要になっています。ドキュメントを生成するソフトウェアは、ERP、WMS、TMS、レガシーミドルウェア、およびほとんどの会計パッケージです。^{[引用が必要]}

多くの研究プロジェクトでは、貨物業界における文書のより広範な標準化と自動化を検討してきました。^{[2] [3]}

自動化技術は、雇用契約書や遺産計画書などの法的文書の作成に、オンラインインターフェースや意思決定ツリーを使用して使用される可能性があります。^[4]大規模な法律事務所では、複雑な条件書や信用契約書の初稿の作成など、作業をシステム化するために文書アセンブリシステムがよく使用されます。^{[5] [6]}

2007年法律サービス法^[7]が先導した英国の法律サービス市場の自由化により、大手機関はサービスを拡大し、顧客への法的支援も提供するようになった。^{[8] [9]}これらの企業のほとんどは、文書自動化技術の要素を利用して、Web上で法律文書サービスを提供している。^[10]これは、文書自動化などの技術によって、大量で利益率の低い法律サービスが「パッケージ化」され、大衆市場の聴衆に提供されるという、コモディティ化の傾向の先駆けとみなされている。^{[11] [12] [13]}

保険証券や保険証書は、種類によっては数百ページにも及ぶこともあり、被保険者に関する特定の情報が含まれています。従来、こうした保険書類のパッケージは、a) 自由形式の文字を入力し、b) 印刷済みのパンフレットを追加し、c) テンプレートを編集し、d) 必要な情報でグラフィックをカスタマイズし、すべての書類を手動で仕分けして 1 つのパッケージにまとめ、被保険者に郵送するという手順で作成されていました。1 つのパッケージに含まれるさまざまな書類には、次のような書類が含まれます。

• 歓迎の手紙
• 契約
• 証明書
• 州別の政策文書
• 保険対象品目と保険金額の一覧
• 修正事項
• ライダー
• 身分証明書
• 会社情報
• マーケティング資料（その他の製品）
• データ

1 つのパケットをまとめるには、多くの作業が必要になります。ほとんどのポリシー管理システムでは、システムは出発点として何らかのポリシー ステートメントを生成しますが、他の必要な資料を使用してカスタマイズしたり、拡張したりする必要がある場合もあります。

• 文書の構成
• ドキュメントモデリング
• ドキュメントプロセッサ
• テンプレートプロセッサ
• ターンアラウンド文書