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電子文書とは、テレックス、電子メール、インターネットなどの非物理的な手段で送信できる文書のことです。[ 1 ]元々、コンピュータデータは内部的なものと考えられており、最終的なデータ出力は常に紙でした。しかし、コンピュータネットワークの発展により、ほとんどの場合、印刷された文書よりも電子文書を配布する方がはるかに便利になりました。電子視覚表示技術の進歩により、文書を印刷する代わりに画面で表示することが可能になり（これにより、紙と印刷されたコピーを保管するために必要なスペースが節約されます）、最終的なプレゼンテーションに紙の代わりに電子文書を使用することで、互換性のないファイル形式が複数存在するという問題が生じました。プレーンテキストのコンピュータファイルでさえ、この問題から免れることはできません。たとえば、 MS-DOSでは、ほとんどのプログラムがUNIXスタイルのテキストファイルで正しく動作しませんでした(改行を参照)。また、英語を話さない人にとっては、異なるコードページが常に問題の原因となっていました。
さまざまなワープロソフト、表計算ソフト、グラフィックソフトの複雑なファイル形式には、さらに多くの問題が伴います。この問題を軽減するために、多くのソフトウェア会社は独自のファイル形式に対応した無料のファイルビューアを配布しています（ AdobeのAcrobat Readerはその一例です）。もう一つの解決策は、標準化された非独自ファイル形式（ HTMLやOpenDocumentなど）の開発です。また、特殊な用途向けの電子文書には専用の形式が用いられており、物理学分野の専門的な電子論文ではTeXやPostScriptが使用されています。