市役所事務官

事務官（イギリス英語およびオーストラリア英語^[1]では「クラーク」/klɑːk/と発音）は、英語圏の多くの自治体政府の上級職員である。米国のほとんどの地域を含む一部の地域では選挙で選ばれるが、他の多くの地域では事務官は任命でその職に就く。英国では、町または教区の事務官は町または教区議会議員によって任命される。ほとんどの場合、事務官の実際の肩書きは勤務先の自治体の種類を反映しているため、単に事務官と呼ばれる代わりに、この役職は一般に町事務官、郡事務官、市事務官、村事務官、自治区事務官、理事会秘書、または郡事務官と呼ばれる。記録官や法人役員などの他の役職も存在する。この役職は何世紀にもわたって存在してきたが、現在では他の役職と統合されている場所もある。

市町村の書記官の職務は、その肩書き以上に多岐にわたります。英国では、書記官は一般的に地方議会（町または教区）を担当します。特に米国では、書記官が遂行する職務は数百種類に及ぶため、書記官の職務を完全に説明するのは困難です。米国の一部の州では、州憲法に書記官の職務を規定する条項がありますが、^{[2] [3]}他の州では、各自治体が書記官の役割を独自に決定しています。

書記官の起源ははっきりしない。古代ギリシャでは、各ポリスに書記官がいて、公文書を公に読み上げ、会議の冒頭で公の呪いの言葉を読み上げた。^[4] 初期の公文書保管者はしばしば記録係と呼ばれ、文字が使われるようになる前は、彼らの記憶は公の記録だった。初期の入植者がアメリカに来たとき、最初に設立された役職の 1 つが書記官だった。^[5] プリマスの植民地では、記録係として働く人物が任命された。

ニューサウスウェールズ州では、1世紀以上にわたり、市や自治区の最高行政責任者は、法的に町の書記官とも呼ばれていました。これは、1993年にニューサウスウェールズ州地方自治法が可決され、その役員が「地方議会/郡のジェネラルマネージャー」と呼ばれるようになるまで続きました。

カナダのすべての地方自治体は、最高行政責任者や最高財務責任者を含む他の法定役職と緊密に連携しながら、書記官の職務を担当する役職を組織内に設ける。カナダでは書記官は選挙で選ばれず、政治に関与しない。多くのカナダの書記官が地方選挙の管理を任されていることを考えると、これは重要な措置である。

州法では書記官の主な職務が定められており、州によって異なりますが、多くの場合、次のような内容が含まれます。

• 評議会の議事録の正確な作成および評議会の決定の記録を確保する。
• 地方自治体の記録への一般市民のアクセスを確保すること。
• 理事会の定款および決議の写しの認証。
• 宣誓および宣誓供述書の執行。
• 社印の保管。

多くの事務員は、情報公開請求の目的のために 政府の情報公開責任者としても活動しています。

オンタリオ州では、事務官が結婚許可証や埋葬許可証を発行し、州政府に代わって死亡登録を行う。また、民事婚を執り行う権限も与えられている。

事務官の役職名は地方自治体によって異なります。ブリティッシュ コロンビア州では、事務官は、州のコミュニティ憲章法で定められているように、市政府の法人役員と呼ばれることがよくあります。

ニュージーランドでは、1世紀以上にわたり、市や自治区の最高行政責任者は法的に町書記官とも呼ばれていました。これは1970年代まで続き、市と郡の行政手続きが大幅に統合され、1974年地方自治法で、今後はそのような人物全員（および地方の郡書記官）は最高行政責任者と呼ばれることが宣言されました。

2002年の地方自治法により、役職名が再び変更され、今度は最高経営責任者となりました。

英国では、タウン クラークは市、自治区、または町の上級行政官で、通常は議会の最上級の給与職員です。ほとんどの単一自治体では、タウン クラークは現在、最高経営責任者に改名されていますが、ほとんどの小規模な町では元の名前が保持されています。大きな郡自治区のタウン クラークは頻繁にナイト爵位を授与され、大規模自治体の最高経営責任者は今でも時々授与されています。郡や地区で同等の役職者は議会のクラーク (現在は最高経営責任者も指定) であり、(町以外の)教区では教区クラークであり、通常はパートタイムですが依然として有給職員であり、その主な責任は教区議会の会議の管理と議事録作成、および教区議会の財務です。ロンドンのタウン クラークは、スタッフとかなりの予算を伴う重要な管理職です。

儀式の際には、町の書記官の中には、パネルスリーブとフラップカラーが付いた、黒のシルクオットマン/グログランの平民風のガウンを着用する者もいる。ガウンは、何​​列もの編み紐とタッセルで飾られている。このガウンは、オックスフォード大学やケンブリッジ大学といった古代の大学の学部生や紳士平民のガウンに似ている。町の書記官は、法廷弁護士のものと似たかつらを着用することもある。しかし、イギリス全土の多くの町でその役割が近代化されているため、多くの町の書記官は儀式用の服を着用しない。^{[6] [7]}

英国の市町村書記官の専門団体は地方議会書記官協会であり、全国で 5,000 人を超える書記官を代表しています。

米国では、書記官は自治体の記録の公式保管者を務めることが多く、そのため、コミュニティの「歴史家」と呼ばれることもあります。^[8] 書記官の職務には、議会や委員会の会議の議題や議事録の提出が含まれることもあります。人口の増加に伴って町の活動が活発化すると、自治体の公式会議は大変な仕事になることがあります。議題のパケットと関連文書をまとめる作業は、1 回の会議で数日かかることがあります。組織内外の多数の部門や機関による入力と反復的な変更により、作業はさらに複雑になります。議題や議事録を簡単にまとめ、会議を自動的に書き起こすことができるソフトウェア アプリケーションが、現在では一般的になりつつあります。多くの場合、これらの議題や会議の議事録は、組織の Web サイトにアクセスして、関心のある市民がダウンロードできます。

事務員は、免許証の発行、^[9]、地方選挙の監督、^[10]、財務記録の維持、^[2]、重要な統計の登録官としての役割、^[11]、そしてますます増えている自治体の業務運営の透明性の確保についても責任を負う場合があります。^{[8] [12]}

カリフォルニア州では、市書記官は選挙、市の記録へのアクセス、市民への透明性を確保するすべての立法措置などの民主的な手続きを管理する地方公務員です。市書記官は、政治改革法、ブラウン法、公文書法を含む連邦、州、および地方の法令の遵守責任者として機能します。市書記官は、一般からの問い合わせや関係を管理し、儀式や公式行事を手配します。

イリノイ州では、郡の下位区分であるタウンシップレベルにも事務官が存在する場合がある。イリノイ州では管轄区域が重複していることが多いため 、このような事務官は複数の政府機関に勤務することが求められる場合がある^{[13] 。}

マサチューセッツ州では、町の書記官は町の最高選挙管理官であり、永久的かつ重要な記録を保管します。町の書記官の職務は、各コミュニティによって若干異なります。5 年以上在職しているマサチューセッツ州の書記官は、特別投票イニシアチブによって終身任期で選出され、 70 歳で定年退職となります。その後、次の任期に立候補すれば、引き続きその職に就くことができます。

ニュージャージー州では、ニュージャージー州憲法（1947年）の規定により、各郡に3人の憲法上の公職者が選出されており、保安官、検事、郡書記官の3人で、郡書記官の任期は5年である。^[14]郡書記官は、選挙の監督、不動産の所有権/譲渡に関するすべての文書の提出と記録、パスポート申請の処理、公証人になりたい人の支援、身分証明書の発行、会社の商号の提出、その他の管理業務を担当している。^[15]

ニューヨーク州法は、別々に定義された責任を持つ、選挙で選ばれる町と郡の書記官を規定している。(ニューヨーク州憲法第13条、§13(a) によれば、ニューヨーク市内の郡の書記官は選挙で選ばれるのではなく、「郡が所在する司法部門の最高裁判所の控訴部によって任命され、解任される」とされている。 ^[16]たとえば、結婚許可証や犬の登録証は町の書記官によって発行され、事業証明書や不動産証書は郡の書記官によって保管される。また、各レベルで歴史家が任命される必要がある。市の書記官は選挙を管理することができるが、市外では郡の選挙委員が選挙機構を率いる。

ウェストバージニア州法では、クラスIVの町（人口2,000人未満の町）と一部の大規模自治体に、選出された記録官を定めている。 ^[17]記録官は、市長が不在の場合、市政府の臨時市長として活動する。 ^[18]記録官は、市または町議会の議員および書記官、証書記録官、公文書保管人、および市選挙監督官としても働く。一部の小規模な町政府では、記録官が財務官の役割も果たしている。多くの自治体では、これらの職務の一部またはすべてを市または町の書記官という肩書きを持つ職員に委任しているが、記録官と書記官の間で分担している自治体もある。記録官または書記官は、逮捕状を発行する権限を条例で持つことさえあるが、この権限は通常、市裁判官が有している。^[19]

スイスでは、自治体の書記官が単独で、または下位の書記官とともに、選出された市議会の権限を必要としないすべての行政業務を実行します。

• 証書記録官