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入札招待（ITT 、入札募集[ 1 ]または入札依頼とも呼ばれる）は、工事、供給、またはサービス契約における事業活動の受注を目指すさまざまな潜在的な供給業者または請負業者から競争入札を生成するための正式で構造化された手順であり、多くの場合、供給業者質問票（SQ）または事前資格質問票（PQQ）によって適格性が事前に評価された企業から行われます。
企業が事業提案を募る際に用いられる提案依頼書（RFP）とは異なり、政府機関や企業が独自の事業提案書の提出を必要とせず、提出された最良の入札に基づいて契約を締結する場合に用いられる入札依頼書（ITT）とは異なります。そのため、ITTは提示された価格に基づいて決定されることが多いのに対し、RFPの決定には技術や革新性といった他の要素も考慮される場合があります。どちらも逆オークションの一種です。
同時に、入札要請書（ITT）では、供給者が要求された供給品やサービスとは重要でない点で異なる提案を提出できるバリアント入札が求められる場合があります。欧州委員会は、バリアント入札の要求は、供給者に公共のニーズを満たすためのより社会的に責任あるソリューションを提供するよう求める方法の1つであり、 [ 2 ]顧客のニーズに対する革新的なソリューションを提供する手段となる可能性があると示唆しています。英国政府は、バリアント入札が求められる場合、供給者は適合入札も提出するよう求められる可能性があり、これは評価目的で他の供給者の適合入札と比較できると助言しています。この件に関する政府のガイダンスでは、このように2つの入札を提出することは「供給者の入札コストを増加させ、イノベーションへの阻害要因となる可能性がある」とも指摘しています。[ 3 ]
多くの国の公共部門組織は、工事やサービスの入札を公表することが法律で義務付けられています。ほとんどの場合、これらの入札はウェブサイトや従来の印刷媒体に掲載されます。電子調達・入札システム、すなわち電子調達もますます普及しています。欧州連合は、欧州経済領域内外の国々が発行するものを含め、同連合の電子入札日報システムを使用して年間23万5000件の入札要請が発行されていると述べています。[ 4 ]
入札の招待を指す用語は世界中で様々です。インドでは「入札招待通知」（NIT）という用語がよく使われます。[ 5 ]欧州連合の機関では「入札募集」や「関心表明募集」という用語がよく使われます。[ 6 ] 米国では「入札招待」（IFB）[ 7 ]や「入札招待」（ITB）[ 8 ]などの用語が使われています。
公開入札（公開入札または公示入札とも呼ばれる）は、履行を保証できるすべてのベンダーまたは請負業者に開かれています。制限付き入札（制限付き入札または招待入札とも呼ばれる）は、事前に資格認定を受けた選定済みのベンダーまたは請負業者のみに開かれています。入札段階は、2 段階のプロセスの一部を構成する場合があります。第 1 段階では、関心表明 (EOI) 入札呼び出しを発行し、[ 9 ] [ 10 ]選定された適切なベンダーのショートリストを作成します。制限付き入札を使用する理由は、範囲と目的が異なります。
単独入札とは、入札に参加する可能性のある供給業者を1社のみに招待する方式です。単独入札は、サービスまたは製品に適した供給業者が実質的に1社しかいない場合に用いられます。
入札には、入札者が利用できる入札準備期間が設けられています。調査によると、この期間の長さは入札数に影響を与え、結果として入札者間の競争レベルに影響を与える可能性があります。[ 11 ]入札の公告または入札提出の募集から入札準備期間の終了までの期間は、公共部門の入札では規制の対象となる場合があります。欧州委員会は、中小企業が共同入札のパートナーを見つけて合意済みの入札を準備するために必要な時間を含め、サプライヤーに十分な入札準備時間を与える必要性を強調するベストプラクティスガイドラインを発行しています。[ 12 ]
サプライヤー質問票または事前資格審査質問票は、入札への招待または入札の評価の適格性を評価する際に、潜在的なサプライヤー全員に同じ情報が尋ねられるようにします。一部の組織は標準的な事前資格審査質問票を発行しており、たとえば英国政府は、何度か改訂され、政府全体での使用が義務付けられている標準的なコアPQQ質問を開発しており、また、英国の調達法で設定されたしきい値未満の価値の物品またはサービスを調達する場合、中央政府の契約機関はPQQを使用すべきではないと規定しています。[ 13 ]
入札箱とは、入札書類や入札書、またはデジタル版を受け取るための郵便受けのことです。[ 14 ]入札箱は世界中のすべての国で導入されているわけではありません。
入札の有効日とは、入札者が価格（およびその他の入札の詳細）を顧客による承認（または拒否）のために有効にしておくことを約束する日付です。このような日付は通常、入札書に特定の日付として、または別の重要な入札日から特定の期間の終了日として記載されます。 [ 15 ]例えば、2013年にジム機器の入札を行った際、ウェスト・ダンバートンシャー評議会は、入札者に対し、「入札書の返送期限日（上記参照）から90日間、またはその後当局から通知される日付まで、入札書は承認のために有効にしておくものとします。入札書は、この期間中いつでも当局によって承認される可能性があります。」[ 16 ]を承諾するよう求めました。
調達管理部門が求める提案方式に関連して、入札評価にはいくつかの異なる方法があります。
この方法は、最も単純で古い方法です。この方法では、調達契約は最良の価格の業者に落札されます。関連する方法としては、特定の価格表または特定の予算における全体または部分的な割引を総合的に検討する方法があります。これは、欧州連合（EU）の政府調達に適用される規則の下で利用可能なオプションの1つです。[ 17 ]
「最も経済的に有利な入札」（「MEAT」） [ 18 ]という用語は、設定された範囲内で品質の異なる提案を評価する場合に適用されます。この方式では、提案は価格対価値に基づいて等級付けされ、最も等級の高い提案に契約が授与されます。これと同様に、提案は時間に基づいて等級付けされ、実施に要する時間が短い提案の方が価値が高いとみなされます。これは、EUの政府調達に適用される規則の下で利用可能なオプションの1つでもあります。[ 19 ]
契約は、受け取った提案の平均値に近い入札者に授与されます。これは、多数の提案が予想され、市場を代表する価値が必要な調達に適用される場合があります。[ 20 ]
この方法では、提案の大部分から最も逸脱している提案が除外され、その後、上記の方法のいずれかで手続きが続行されます。[ 20 ]
一部の評価では価格を無視したり、すべての契約希望者が請求することが期待される単一の価格を課したりしています。たとえば、イングランド高等裁判所のCroft House Care 他対Durham County Council (2010) 事件では、同評議会の委託マネージャーは、高齢者や障害者向けの在宅介護サービスを提供する入札者に異なる価格を請求することを許可し、より低い価格を入札評価プロセスの一部として使用すると、入札者がスタッフを雇用できず、契約したサービスを提供できなくなるリスクがあると説明しました。[ 21 ]
これらの主要な方法には、多くのバリエーションや組み合わせが存在する。
入札の招待が、招待機関に対し、入札手続きの実施方法において公正かつ誠実な義務を遵守する契約上の義務を生じさせる、または暗示するケースがある。例えば、次のとおりである。
[15] ... 基本的なルールは、入札プロセスは、入札を募る当事者による単なる取引の誘引であり、申し出が承諾されるまで契約上の義務は確定しないというものである（Shivas & Westmark Investments Ltd v BTR Nylex Holdings NZ Ltd & Ors [1997] 1 NZLR 318 (HC) 参照）。しかし、入札プロセスは、入札を募る当事者と入札者との間でプロセス契約を成立させる場合がある（例えば、Blackpool & Fylde Aero Club Ltd v Blackpool Borough Council [1990] 1 WLR 1195 (CA) [ a ]およびPratt Contractors Ltd v Palmerston North City Council [1995] 1 NZLR 469 (HC) 参照）。この裁判所がQuay Stevedoring Services Ltd v ENZA Ltd CA214/00 2001年11月15日で指摘したように、プロセス契約を主張する当事者は、申し出と承諾、および拘束力のある契約を締結する意思という「必要な要素」を立証しなければならない。プロセス契約が存在する場合、入札を募る当事者の義務は、当然、明示的または黙示的に合意された内容によって決まります。入札当事者が最高額の入札またはいかなる入札も受け入れる義務を負わないという主張は尊重されるべきですが、入札の評価方法に関する義務をその当事者が負うことと必ずしも矛盾するものではありません。[16] 裁判所がプロセス契約が存在すると結論付けた事例では、多くの場合、入札者の関心登録、入札が遵守しなければならない詳細な仕様、入札の評価のための規定された方法論（多くの場合詳細）、およびそのような評価に基づいて落札者を選択するという明示的または黙示的な約束など、1つ以上の特徴を持つ非常に正式な入札手続きが関係していました。プロセス契約は、そのような状況でのみ効力を持つと言っているわけではありません。実際、ブラックプール・アンド・フィルド・エアロクラブの事例は、そうではないことを示しています。しかし、入札プロセスが非公式であればあるほど、入札を募る側に何らかの、あるいは少なくとも負担の大きい義務を課す余地は少なくなる。[ 23 ]
入札評価が完了すると、満足のいく入札がなかった場合を除き、通常は契約が締結されます。入札を求める組織は、契約を締結しない、または手続きを中止するオプションを事前に留保することができます。[ 26 ]
入札後交渉とは、売り手の入札または提案が提出された後に、買い手と売り手の間で行われる交渉のことで、[ 27 ]通常は契約が締結される前に条件の改善が確保できるかどうかを確認するためである。[ 28 ]
入札書類には、交渉の可能性または選択肢について事前に言及されている場合がある。[ 29 ]
関心表明（EOI）入札募集は、入札参加者に対し、プロジェクトの背景、提案されている任命の性質、および提出要件を通知することを目的としています。EOIプロセスの目的は、任命に適している可能性のある候補者を絞り込むことです。
関心表明書（EOI）は、発注者がRFQまたはRFPの発行前に発行できる文書です。[...] EOIは[...]設計施工業者に関する基本情報を要求し、要求されたプロジェクト機能に関するコメントを募り、実務者からプロジェクトに対するEOIを求めます。