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給与計算とは、報酬やその他の労働上の福利厚生を受ける権利のある会社の従業員のリストと、各従業員が受け取るべき金額のことです。 [ 1 ]この用語は、賃金、給与、ボーナス、源泉徴収税など、過去の従業員への支払いの会社の記録、または報酬の管理を担当する部門を指す場合もあります。[ 2 ]会社は、給与計算プロセスのすべての側面を社内で処理することも、一部を給与計算処理会社にアウトソーシングすることもできます。
米国の給与計算は、従業員の免除、記録保持、税務要件など、連邦、州、地方の規制の対象となります。[ 3 ]
近年、クラウドベースの給与計算ソリューションへの移行が著しく進んでいます。これらのプラットフォームは、コスト削減、拡張性、リアルタイムのデータアクセスなどの利点を提供し、あらゆる規模の企業の間でますます人気が高まっています。USD Analyticsのレポートによると、世界のクラウドベースの給与計算ソフトウェア市場は、2023年の108億ドルから2030年には205億ドルに成長すると予測されており、年平均成長率（CAGR）は9.6%です。[ 4 ]
企業は通常、定期的に給与計算を行います。この間隔は企業によって異なり、同じ企業内でも従業員の職種によって異なる場合があります。
米国労働省と労働統計局が2022年2月に実施した調査によると、米国で最も一般的な給与支払頻度は次の4つでした。[ 5 ]
この頻度は、事業所の規模、つまり過去 12 か月における事業所内の従業員の最大数に基づいて変化します。[ 5 ]
総支給額（総収入とも呼ばれる）は、控除や税金が差し引かれる前の従業員の収入総額です。[ 6 ]時給制の従業員の場合、総支給額は時給に通常の労働時間数を掛けて計算されます。残業時間がある場合は、残業時間にも残業手当を掛け、その2つの金額を合計します。[ 7 ]また、総支給額には、従業員が受け取る可能性のあるその他の収入も含まれます。これには、休日手当、休暇手当、病気休暇手当、ボーナス、その他従業員が受け取る可能性のある雑費などが含まれます。
従業員の総支給額から控除できる任意控除は多岐にわたり、税引き前に控除されるものと税引き後に控除されるものがあります。税引き前控除とは、従業員の総支給額が課税対象となる前に控除されるものです。[ 8 ]これには、健康保険、歯科保険、生命保険、特定の退職金口座への控除、FSAまたはHSA口座への控除などが含まれます。
税引き後控除とは、従業員の給与から税金が差し引かれた後に行われる控除のことです。[ 9 ]
給与計算の構成要素には、従業員が会社のために負担する一部の経費の払い戻しが含まれる場合があります。多くの場合、これは従業員の税金節約に役立ちます。従業員は通常、実際の金額を検証するためにいくつかの請求書を提出する必要があります。これは通常、マネージャーと財務チームによって承認される必要があります。インドの給与計算における一般的な払い戻しの構成要素には、電話料金、運転手の給与、燃料費の払い戻しなどがあります。 [ 10 ]
さまざまなレベルの政府が、雇用主にさまざまな種類の所得税と給与税を源泉徴収することを義務付けています。[ 11 ]米国では、給与税は社会保障とメディケアの費用を支えるために使用され、所得税は他の連邦および州のプログラムに使用されます。[ 12 ]カナダでは、給与税は政府の年金制度（CPPまたはQPP）と雇用保険制度（EI）を支えるために使用され、所得税は公的医療やその他の連邦および州/準州のプログラムの資金として使用されます。
給与差し押さえは、裁判所の命令による未払い債務の回収方法であり、雇用主は従業員の給与から金銭を差し引き、それを債権者に直接送金する必要があります。[ 13 ]給与差し押さえは税引き後の控除であり、これらの強制的な源泉徴収によって従業員の課税所得が減ることはありません。[ 14 ]給与差し押さえの対象となる未払い債務には、クレジットカードの請求書や医療費、養育費や扶養料、連邦学生ローン、税金の徴収などがあります。これらの差し押さえにはそれぞれ、差し引くことができる金額の上限が異なる場合があります。[ 15 ]
手取り額とは、従業員が受け取る総額から、必要な控除と任意の控除をすべて差し引いた金額のことです。[ 16 ]
企業は、給与計算業務を給与サービス局や完全管理給与サービスなどのアウトソーシングサービスに委託することを決定する場合があります。通常、これにより、給与計算の訓練を受けた従業員を社内に置くコストや、給与計算処理に必要なシステムやソフトウェアのコストを削減できます。一部の企業にとってはコスト削減につながるかもしれませんが、従業員への特別な給与計算プログラムや支払いがある場合は、給与計算をアウトソーシングするためにより多くの費用を支払うことになる企業も少なくありません。[ 17 ]多くの国では、該当する規制機関に一貫して正確に税金を申告する必要があるため、企業の給与計算は複雑です。たとえば、チップの計算、控除、差し押さえ、その他の変数を含むレストランの給与計算は、特に新規または小規模の事業主にとっては管理が難しい場合があります。もう1つの理由は、企業のリーダーが給与計算業務を直接管理する時間がない可能性があることです。[ 18 ]
英国では、給与計算代行会社がすべての HM Revenue & Customs の問い合わせに対応し、従業員の質問にも対応します。給与計算代行会社は、企業の経理部門向けのレポートや従業員向けの給与明細も作成し、必要に応じて従業員への支払いも行います。2016 年 4 月 6 日以降、傘下企業は旅費や滞在費を相殺することができなくなり、相殺した場合は、HMRC から得た税額控除を返還する義務があるとみなされます。さらに、人材紹介会社や顧客も未払い税金の責任を負う可能性があります。[ 19 ]
多くの企業が業務をアウトソーシングするもう一つの理由は、給与関連法規の複雑化が進んでいるためです。税コード、源泉徴収制度（PAYE）、国民保険料率の毎年変更に加え、給与計算を通して処理しなければならない法定支払金や控除額など、現行法規を遵守するためには常に多くの情報を把握しておく必要があります。
一方、企業は、給与担当者や給与計算部門の業務を補完するために、給与計算ソフトウェアを利用することを選択する場合もあります。これは、給与計算の専門家を増員したり、給与計算会社に業務を委託したりする代わりに行うものです。給与計算ソフトウェアは、入力された給与額、電子タイムレコーダーなどの統合ツールから取得した承認済みデータ、およびその他の重要なデジタル人事ツールに基づいて計算を行います。
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