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雇用申込書または求職申込書は、雇用主が適切と考える質問項目を盛り込んだ標準的なビジネス文書です。これは、社内の特定の職務に最適な候補者を選定するために使用されます。ほとんどの企業は、希望者に対してこのような申込書を提供しており、応募者は記入の上、雇用主に返送して審査を受ける責任があります。記入済みの申込書が返送されると、企業は応募者の就業可能状況と就業意欲、資格、経歴などを把握し、候補者がその職務に適しているかどうかを判断することができます。
雇用主の視点から見ると、応募書類はいくつかの目的を果たします。これらの目的は、仕事の性質や採用担当者の好みによって異なります。「各組織は、その環境を反映した応募用紙を持つべきである」からです。[ 2 ]最低限、応募書類では、応募者が合法的に就労できることを証明するために十分な情報を提供することが求められます。一般的な応募書類では、応募者は関連するスキル、学歴、経験（以前の雇用またはボランティア活動）に関する情報を提供することも求められます。応募書類自体は、応募者の読み書き能力、筆記能力、コミュニケーション能力を測る簡単なテストです。不注意な応募者は、記入が不十分な応募書類によって不適格となる可能性があります。
応募書類には、犯罪歴の開示や、雇用主が適切な身元調査を行うのに十分な情報の提供を求める場合もあります。パートタイムで従業員を雇用する企業の場合、応募書類には、特定の曜日や時間帯の勤務可能時間、およびその他の希望について尋ねる場合があります。雇用主は、政治的見解や性的指向など、仕事に関係のない特性について応募者に尋ねることを禁じられている場合があります。[ 2 ] [ 3 ]
ホワイトカラーの仕事、特にコミュニケーション能力が求められる仕事では、雇用主は通常、応募者に志望動機書と履歴書を添えて提出するよう求めます。[ 4 ]しかし、志望動機書と履歴書を受け付ける雇用主であっても、他の書類では雇用主にとって重要な特定の詳細が漏れてしまう可能性があるため、応募者に申請書の記入を求めることがよくあります。[ 5 ] [ 6 ]場合によっては、申請書は「飛び込み」の応募者を思いとどまらせるために効果的に使用され、応募者と採用権限を持つ人との面接との間の障壁として機能します。 [ 7 ]
多くの企業では、雇用申請は直接提出するのではなくオンラインで完了できます。ただし、応募者は面接に申請書の印刷物を持参することをお勧めします。[ 8 ]
応募用紙は、個人面接に次いで2番目に一般的な採用手段です。[ 9 ]企業は、短い応募用紙と長い応募用紙の2種類を使用することがあります。これらは企業が初期選考を行うのに役立ち、長い応募用紙は他の目的にも使用できます。応募者が提出する回答は、その応募者に対する面接の質問となる可能性があるため、企業にとって役立ちます。
雇用申込書は標準化された様式ではないため、政府が定めた規則を遵守する限り、各企業は独自の申込書を作成することができる。
応募書類には、最低限、応募者の氏名、電話番号、住所が求められます。さらに、過去の職歴、学歴、緊急連絡先、推薦者、そして応募者が持つ特別なスキルなども求められる場合があります。
応用分野が発見する上で非常に役立つ情報の3つのカテゴリーは、身体的特徴、経験、そして環境要因である。
会社が身体の状態に関して質問する正当な職業資格（BFOQ）を有している場合、会社はそれについて質問することができます。例えば：
この仕事はかなりの肉体労働を伴います。この仕事に支障をきたすような身体的な問題はありますか？
応募書類における経験要件は、職務経験と学歴の 2 つのカテゴリーに分けられます。[ 10 ]学歴は、潜在的な雇用主が応募者の学校での成績を評価し、性格や知性を判断するために重要です。職務経験は、潜在的な雇用主が応募者が特定のニーズを満たしているかどうかを判断するのに役立つため重要です。企業は通常、応募者がいつ失業していたか、応募者が以前の仕事を辞めた時期と理由、および以前の仕事での最高位の役職に関心があります。
企業は、応募者の社会環境に興味を持つことがあります。なぜなら、そこから応募者の性格、興味、資質を知ることができるからです。[ 11 ]例えば、組織内で非常に活発に活動している場合、他者と円滑にコミュニケーションできる能力があることを示すことができます。管理職に就いている場合は、リーダーシップと決断力があることを示すことができます。
応募者の写真を含めるかどうかは国によって慣習が異なります。英語圏の多くの国、特に米国では、これは慣習ではなく、応募書類の作成に関するガイダンスを提供する書籍やウェブサイトでは、雇用主から明示的に要求されない限り、通常は写真を含めないようにアドバイスしています。[ 12 ]他の国（例えばドイツ）では、応募者の写真を含めることは依然として一般的であり、多くの雇用主は写真がない応募書類は不完全だと考えています。
フランスでは、2006年平等機会法により、従業員50人以上の企業は匿名での応募（CV anonyme）を依頼することが義務付けられています。
ドイツでは、求職応募書類はBewerbungと呼ばれ、通常はAnschreiben (カバーレター)、Lebenslauf (履歴書)、Zeugnisse (推薦状) の 3 つの部分から構成されます。Anschreiben は、雇用主に応募者を面接に招待するよう説得するために使用されます。用紙サイズはDIN A4で、1 ページを超えず、手書きの署名があり、LebenslaufとZeugnisseを添付する必要があります。Lebenslaufは逆時系列で文書化され、職務経験、教育、職業訓練、および応募者のスキルに関する情報を提供する必要があります。ドイツでは、Lebenslauf には通常Bewerbungsfotoと呼ばれる写真が含まれます。一部の雇用主、主に政府機関は、評価手続きの客観性を高めるために、意図的に写真を省略します。Lebenslaufは2 ページです。一般的に、ドイツで求人に応募するには、応募書類（Bewerbungsmappe）またはオンライン（Onlinebewerbung）の2つの方法があります。調査によると、2012年までにドイツではBewerbungsmappeよりもOnlinebewerbungの方が好まれるようになりました。 [ 13 ]
履歴書は応募書類の中で最も重要な部分であり、2～3ページ以内に収めるべきです。履歴書は以下の3つの項目に分かれています。
時系列順に：
逆時系列順：
イタリアの応募書類におけるカバーレター（La Lettera di accompagnamento al curriculum）は、比較的短く、丁寧で、形式ばったものです。長文のカバーレターや志望動機の詳細な説明、写真や証明書のコピーなどは、面接時にのみ提出されます。
スペインでは、応募書類はカバーレター（Carta de Candidatura）と履歴書の2部構成です。職務経歴書や研修修了証は添付しません。カバーレターは簡潔に、応募理由を記載してください。履歴書は表形式で作成してください。スペインでは、同じ企業で複数回の面接を受けることが一般的です。
求人応募書類は、ハッカーが従業員をだまして添付ファイルやリンクを開かせたり、USB スティックをマルウェアに接続させたりするために利用されることが知られています。企業は通常、個人よりも多くの資金力を持っているため、サイバー恐喝の標的になりやすいのです。[ 14 ] [ 15 ]「Petya」[ 16 ] [ 17 ]や「GoldenEye」[ 18 ] [ 19 ] [ 20 ] [ 21 ]などのランサムウェアが求人応募書類を悪用していることが判明しています。サイバースパイ活動や重要インフラ関連企業への攻撃も、このような攻撃の理由となる可能性があり、ランサムウェア攻撃とは異なり、従業員は自分のコンピュータやネットワークが感染していることに気づかないままになることがあります。[ 22 ] [ 23 ] [ 24 ]このようなリスクを軽減するための最良の方法は、人事部が求人応募専用のコンピュータを使用し、そのコンピュータは社内ネットワークから完全に切り離され、機密情報や貴重な情報は保存されず、USB スティックなどの携帯機器が会社の他のコンピュータに接続される可能性もないようにすることです。