契約管理

契約管理または契約管理は、顧客、ベンダー、パートナー、または従業員との契約の管理です。契約管理には、契約の条件を交渉し、条件の遵守を確保すること、および契約の実施または実行中に発生する可能性のある変更や修正を文書化して合意することが含まれます。契約管理は、財務および運用パフォーマンスを最大化し、リスクを最小化する目的で、契約の作成、実行、分析を体系的かつ効率的に管理するプロセスとして要約できます。^[1]

一般的な商業契約には、注文書、売上請求書、公共料金契約、コンサルタントや専門家の任命に関する契約書、建設契約などがあります。建設プロジェクト、規制の厳しい商品やサービス、詳細な技術仕様のある商品やサービス、知的財産(IP) 契約、アウトソーシング、国際貿易などでは、複雑な契約が必要になることがよくあります。大規模な契約のほとんどでは、複数の当事者間の管理を支援するために、 契約管理ソフトウェアを効果的に使用する必要があります。

2007年に発表された調査によると、「企業の42%にとって、契約管理の改善の最大の原動力は、リスクをより適切に評価し、軽減することへのプレッシャーであった」とされ、さらに「企業の約65%が、契約ライフサイクル管理（CLM）によって財務リスクと法的リスクへの露出が改善されたと報告している」とされています。^[2]

契約とは、契約書に明記された条件を履行するために、契約書に明記された当事者間で締結される、書面または口頭による法的拘束力のある合意です。契約の履行の前提条件として、契約当事者が契約条件に同意することが挙げられます。歴史的には、これは署名または履行によって達成されることが最も一般的でしたが、多くの法域では、特に電子商取引の進歩により、承諾の形式が拡大し、さまざまな形式の電子署名が含まれるようになりました。^[3]

契約には、販売契約（リースを含む）、購入契約、パートナーシップ契約、貿易契約、知的財産契約など、さまざまな種類があります。

• 販売契約とは、会社（販売者）と顧客の間で締結される契約であり、会社は製品やサービスを販売することに同意し、顧客はそれと引き換えに購入した製品やサービスの代金を支払う義務を負います。
• 購入契約は、合意された条件に従って製品やサービスを販売することを約束する企業 (購入者) とサプライヤー間の契約です。企業 (購入者) は、その見返りとして、商品やサービスを確認し、発生した債務を支払う義務があります。購入契約が小売業者と製造業者の間で締結される場合、契約には返品された商品の処理条件も含まれます。ただし、逆物流のコストのため、小売業者は返品された商品をベンダーに返送するのではなく、処分することがよくあります。
• パートナーシップ契約は、2 つの法人間のパートナーシップの条件を正式に確立し、両者が商業上の取り決めにおいて互いを「パートナー」とみなす契約である可能性があります。ただし、このような表現は、契約当事者が「あたかも」両者が共通の目標を持つパートナーシップであるかのように行動したいという希望を反映する手段にすぎない可能性もあります。したがって、パートナーシップの慣習法上の取り決めは、定義上、受託者義務を生じさせ、「連帯責任」も負うものではない可能性があります。

米国の多くの組織で採用されているビジネス標準の契約管理モデル^[要出典]は、通常、次のビジネス分野を管轄します。

• 承認と交渉
• ベースライン管理
• コミットメント管理
• コミュニケーション管理。
• 契約の可視性と認識
• 契約の期待利益を確保し、リスクが契約で定められた場所に留まるようにし、良好なパフォーマンスを確保し、不良なパフォーマンスを抑制するために契約に組み込まれたインセンティブを発揮するように設計された商業的手段の適用。^[4]
• 文書管理
• 成長（販売側契約の場合）
• 契約遵守/ガバナンス

契約管理は3つの段階に分けられます。^[5]

• 契約前段階
• 契約実行段階
• 契約終了を含む、契約締結後のフェーズ（多くの場合、契約コンプライアンス/ガバナンスと呼ばれます）。

契約締結後または「下流」段階では、^[6]契約管理チームを持つ組織もあれば、業務管理者に契約管理を職務に含めるよう要求する組織もあります。^[7]英国調達・供給協会( CIPS) は、契約管理を専門に行う必要があるかどうかは契約額、契約期間、サービスの複雑さ、リスク レベルによって異なると示唆していますが、契約の初期段階では、リスク評価とコア契約管理プロセスの実装は、専任の契約管理者の適切なタスクとなる可能性があります。^[7] CIPS はまた、場合によっては調達チームが契約管理の維持においてより広範な役割を担う場合があると指摘しています。サービスの契約は、供給のみの契約よりも複雑になる可能性があるため、より綿密な管理が必要です。^[7]

契約締結後の段階で、契約で合意された内容を後から変更する必要が生じる場合があります。その後の変更をサポートするために、いくつかの根拠が使用される場合があります。これにより、新しい取り決めの下でも契約全体が引き続き有効になります。

変更の根拠となるのは次の点です:

• 既存の契約の枠組み外で契約を変更する両当事者の合意。これは契約変更の独立した根拠となります。
• 既存の契約で想定され、認められている、契約を変更する一方的な決定。通常、公平性を保つために通知期間が設けられ、特に消費者契約では、相手方に契約関係を終了する権利が与えられることが多い。一方的な変更の強制は契約上正当化される必要があり、そうでない場合は元の契約の拒否と解釈され、相手方が契約を解除して損害賠償を求める可能性がある。
• 既存の契約に概説されている変更または変更管理プロセスの範囲内で、契約内容を変更する双務的な決定。これらは、変更管理条項と呼ばれることがよくあります。

契約締結後の段階では、契約条件が満たされていることを確認することが重要ですが、未記録の負債、報告されていない収益、過払いなどの項目を詳しく調べることも重要です。これらの項目を見落とすと、マージンに悪影響が出る可能性があります。契約コンプライアンス監査は、最もリスクの高い領域を特定するための機会レビューから始まることがよくあります。専用の契約コンプライアンス（および/またはガバナンス）プログラムを導入すると、通常は2〜4％、時には20％の回収率が得られることがわかっています。^[8]

複雑な関係における契約管理に関する現在の考え方は、コンプライアンスの「管理」から「ガバナンス」の観点に移行しており、多くの場合非常に複雑な契約上の取り決めをより協力的、整合的、柔軟かつ信頼できる方法で管理することに当事者が既得権益を持つガバナンス構造の構築に重点が置かれています。1979年、ノーベル賞受賞者のオリバー・ウィリアムソンは、ガバナンス構造は「取引の完全性が決定される枠組み」であると書いています。彼はさらに、「契約は多様で複雑なため、ガバナンス構造は取引の性質によって異なる」と付け加えました。^[9]

協調的ガバナンスフレームワークには4つの要素がある: ^[10]

• 関係管理構造（関係者が協力して日常の業務上の決定と戦略的な決定の両方を行う方法）
• パートナーシップの全体的なパフォーマンスを追跡するために設計された共同パフォーマンスおよび変革管理プロセス
• すべての関係者の相互利益のために、組織が倫理的かつ積極的な変更を行うことを促すための制御メカニズムとしての退出管理計画。
• 契約遵守のより伝統的な要素を含む特別な懸念事項および規制への遵守

契約管理のもう一つの側面は、契約と信頼の相互作用に関係しています。特に、経営学者は契約と信頼の発展の関係の性質について議論してきました。^[11]一方では、契約と信頼は互いに代用できる、つまり、一方のメカニズムを使用すると、もう一方のメカニズムの利点が減少すると主張する人もいます。^{[12] [13]}他方では、契約と信頼は互いに補完し合う、つまり、一方のメカニズムを使用すると、もう一方のメカニズムを使用する利点が増加すると主張する人もいます。^{[14] [15]}

2008年、国際契約・商業管理協会（IACCM、現在はWorld Commerce & Contracting）は、契約管理者の役割を明確にすることを目的としたプロジェクトを開始し、その後、数回にわたって更新されています。この作業により、契約管理者の間では、「その役職（およびその派生語、たとえばコマーシャルマネージャー）は、職務、地位、責任の大きな違いを隠しているという広範な信念」があることが判明しました。しかし、IACCMの調査では、「契約管理者（および推論により契約管理部門）の中心的な責任は非常に類似している」という兆候が見つかり、入札準備や契約交渉から、組織の従業員と顧客の間の「仲介者」の役割、契約の終了、延長、または更新の最終段階でのコンプライアンスと保証まで、さまざまなタスクに適用されます。^[16]

ビジネスや経営学の学者は、個人間や組織間の関係を管理する上での契約の役割に注目してきました。特に、契約は管理と調整の手段として機能します。^[17]一方で、契約は日和見的なパートナーによる搾取や不正流用のリスクを緩和することができます。他方、契約は当事者間のコミュニケーションと情報共有を促進するのに役立ちます。

英国の公共部門では、2009年に下院公会計委員会が契約管理に関するリソースとトレーニングに関して懸念を表明した。委員会は次のように報告した。

主要な契約の管理に割り当てられたリソースのレベルを「良好」と評価した営業部長/調達部長はおらず、契約管理者の22%は職務を十分に遂行する時間がないと感じていた。ほとんどの契約管理者は関連する研修を受けていたが、組織の60%はスタッフに体系的な研修プログラムを提供していなかった。^[18]

契約管理基準は2014年に皇室商業局によって発行され、定期的に更新されている。^{[19]これらの基準は、2013年の「主要契約に関する政府横断レビュー」 [20]}の結果として策定された。これは、G4S社とSerco社が保有する主要契約の管理を評価するために内閣府によって委託され、^[21]政府の最高調達責任者であるビル・クローザーズが主導したものである。以前の失敗を強調した上で、2014年9月までに英国の会計検査院（NAO）は、政府が「契約管理方法を改善し始めている」と感じていたが、重要な改善作業がまだ残っていた。^{[22] 2016年12月、NAOは、当時財務省の一部であった}政府商務局の協力を得て、2008^年に最初に発行された契約管理の優れた実践フレームワークを再発行した。 NAOは、実務家からのフィードバックに基づいて、このフレームワークが「適切な契約管理に必要な基本的なタスクに関する最良の参考資料の1つ」であると「信じた」^{[23] 。}

当時の英国公務員最高経営責任者ジョン・マンゾーニは2019年に、職員の中には「契約管理者」を自認する者もいる一方で、より広範な役割の文脈の中で契約管理機能を果たしている者もいると指摘した。 ^[24] 2021年4月現在、^{[アップデート]}英国政府は、これらのいずれかの立場で契約管理の役割に携わる政府職員のスキル開発を目的とした「契約管理能力プログラム」を実施している。^[25]

米国では、全米契約管理協会と全米政府契約業者協会が政府契約管理に必要なスキルの認定制度を設けている。^[26]

• 商業管理
• 契約管理ソフトウェア
• ドキュメント自動化
• 政府契約
• 全米契約マネジメント協会
• グループ購買組織
• 連邦契約遵守プログラム局– 米国政府との契約
• 統一商事法典– 米国
• 国際物品売買契約に関する国際連合条約
• 関係契約
• リスク管理 § 契約上のリスク管理
• 既得権アウトソーシング