契約管理ソフトウェア

契約管理ソフトウェアとは、物品およびサービスの調達におけるプロジェクトにおいて、契約管理、契約ライフサイクル管理、および請負業者管理を支援するために使用されるソフトウェアおよび関連データ管理のことです。プロジェクト管理ソフトウェアと併用することも可能です。

歴史的に、契約管理は「紙中心」のプロセスと見なされていました。^{[ 1 ]}アバディーン・グループが報告した2000年代初頭の初期の取り組みでは、文書を電子的に処理できるようにするために、大規模なデータ変換作業が必要でした。^{[ 2 ]}

2016年に欧州連合の一般データ保護規則（GDPR）が採択されたことにより、企業は契約管理に関して追加的な措置を講じる必要が生じました。各データ責任者は、データ責任者に代わって個人データを処理する様々なベンダーとデータ処理契約（DPA）を締結する義務を負いました。DPAは定期的に管理、調整、更新する必要があり、そのためにはベンダーとの契約が追加で締結されるか、少なくとも各契約にDPAの追加条項が添付されることになります。

2018年までに、Ardent Partnerの調査では、契約管理活動を自動化するために使用されるソフトウェアが、大手企業や「最高水準」の調達チームを持つ企業の間でより広く使用されていることが判明しました。契約管理プロセスの自動化は、より効果的な社内ビジネスコラボレーション、標準化、およびリスク管理と密接に関連していることがわかりました。^{[ 3 ]}

契約管理ソフトウェアを使用すると、紙の契約書を手動で管理する場合と比べて多くの利点があります。このソフトウェアは、複数の活動を追跡するのに役立ち、管理の自動化、コンプライアンスの確保、リスクの監視、レポートの実行、アラートのトリガーなどの機能を備えています。^{[ 4 ]}これらの機能に加えて、契約管理ソフトウェアシステムは、従業員が世界中のすべての契約書に1か所から迅速にアクセスできる中央リポジトリを提供します。

契約管理ソフトウェアは多くの企業によって開発されており、規模やカスタマイズの度合いは様々です。基本的な機能としては、契約書の保管、契約書の変更履歴の追跡、特定の条件での文書の検索、重要な日付のアラートの送信、契約の必須事項の報告などが挙げられます。^{[ 5 ]}その他の機能としては、新規契約依頼の管理、関連データの取得、文書のレビューおよび承認プロセスの追跡、電子署名の収集などがあります。^{[ 4 ]}

契約管理ソフトウェアは、プロジェクトポートフォリオ管理や支出分析にも役立ち、KPIの監視も可能です。最先端の契約管理ソフトウェアは、契約の可視性、監視機能、コンプライアンス遵守機能を提供し、契約ライフサイクルプロセスを自動化・効率化します。

人工知能（AI）を利用した契約管理ソフトウェアは、パターン認識に基づいて契約の種類を識別できます。AI契約ソフトウェアは、契約データのセットでアルゴリズムをトレーニングし、パターンを認識して条項、日付、当事者などの変数を抽出します。また、大量の契約を分類し、指定された基準に基づいて個々の契約にフラグを立てることで、簡単な予測機能も提供します。AIソフトウェアは、複数の形式と言語の契約を読み込み、契約データを抽出し、分析を提供することもできます。契約書の作成とレビューにおける人的ミスのリスクを軽減できます。 ^{[ 6 ]}

中央リポジトリは、すべての契約文書を1か所に保管できるという重要な利点をもたらします。契約書が複数の場所に保管されていると、契約プロセスが遅延したり中断したりする可能性があります。^{[ 7 ]}

設備投資（capex）プロジェクトのような大規模事業は、複数の関係者が関与し、リスクと不確実性が高い。これらのプロジェクトは、特殊な状況下で共通の期限が設定されるという点で、従来の運用契約とは異なる。こうした特殊なプロジェクトの複雑さが増すにつれ、関係者間の関係性がより重要になる。そのため、契約管理ソフトウェア、あるいは契約リスク管理ソフトウェア（CRMS）は、より動的で応答性の高いものになる必要がある。

これらの設備投資契約の条件には、プロセス開始時の前提条件が必然的に含まれるため、プロジェクトのライフサイクル全体を通して変更される可能性があります。そのため、CRMSは、合意された契約条件の変更を単一の記録として保持し、これらの変更を監査可能かつ法的にも確実な方法で組み込むことができなければなりません。複数の意思決定者が関与する場合、CRMSは説明責任をより透明化し、変更提案に関する意思決定を迅速化することも必要です。