外交文書

信任状（lettres de créance）は、国家元首が外国に大使を任命（「承認」）するための文書です。^{[ 2 ] [ 3 ]}信任状とも呼ばれるこの文書は、「大使が自国の君主または政府の名において述べるすべてのことを信用していただくよう」という文言で締めくくられます。 ^{[ 2 ]}信任状は、正式な儀式で、受領国の国家元首または総督に直接手渡されます。信任状の送付または受領は、相手国政府に対する外交的承認を意味するため、信任状の文言は慎重に作成されます。 ^{[ 2 ]}信任状の起源は13世紀に遡ります。^{[ 4 ]}

召還状とは、ある国家元首が別の国家元首に対し、自国の駐在大使を召還することを正式に通知する書簡のことである。

特使が通常の常駐公使館ではカバーされないような、異例に広範な任務（特別な条約や協定の交渉、外交会議での代表など）を委任された場合、特使には「国家元首が署名した特許状」によって「事案の要件に応じて、限定的または無制限の全権限」が与えられることがある。^{[ 3 ]}

サトウの『外交実務』 によれば、全権の付与はローマのplena potestasにその歴史を遡り、その目的は

その目的は、以前の時代に問題を上位機関に差し戻すために必要だった長い遅延を、可能な限りなくすことであった。今日におけるその使用は、交渉担当者の権威と地位に対する絶対的な信頼の必要性を正式に認めるものである。^{[ 1 ]}

メモverbale (フランス語の発音: [ nɔt vɛʁ.bal ] ) は、正式なメモの形式で、もともとは口頭で伝えられた情報を正式に記録したものであったことからその名が付けられました。メモ(抗議の手紙とも呼ばれる) よりは形式ばっていませんが、メモ帳よりは形式ばっています。メモ verbale は、三人称メモ(TPN)とも呼ばれます。メモ verbaleは三人称で書かれ、公式のレターヘッドに印刷されます。通常はエンボス加工機または場合によってはスタンプで封印されます。すべてのメモ verbale は、通常次の正式な挨拶で始まります。 ^{[ 1 ]}

[派遣国名]大使館は外務省に敬意を表するとともに、以下の件についてご留意いただきたく存じます。

口頭での挨拶は、通常次のような正式な別れの言葉で締めくくられます。^{[ 1 ]}

大使館はこの機会を利用して、外務省に対し最大限の敬意を表することを表明します。

英国外務省が作成した口上書は青い紙に書かれている。^{[ 1 ]}

共同書簡とは、複数の国から単一の受取国に送られる書簡のことである。常に三人称で書かれる。 [ ^{6 ]共同}書簡は、複数の国間で書簡の正確な文言について合意を得るのが難しいため、外交上のコミュニケーション手段としてはあまり使われていない。^{[ 7 ]}

同一書簡とは、単一の国家から複数の受取国に送られる書簡のことである。例としては、トーマス・ジェファーソンがバルバリ海賊に対する行動について送った同一書簡や、 1929年にアメリカ合衆国から中国とソビエト連邦に送られた同一書簡などがある。後者では、アメリカ合衆国は他の2つの国に対し、東シナ鉄道をめぐる意見の相違を平和的に解決するよう求めた。^{[ 8 ]}

訪問官が他国の官吏と会談する際、会談の最後にブット・ド・パピエ（スピーチノート）を提示することがあります。事前に準備されたこのノートには、訪問官が会談中に述べた要点の短い要約が含まれており、第一に、訪問官が話す際の記憶補助として機能します。第二に、訪問官の言い間違いによって生じた会談の主題に関する曖昧さを解消します。ブット・ド・パピエは、後日文書が公開される場合に会談の機密性を保つため、常に出典や情報源を明記せずに提示されます。 ^{[ 1 ]}

démarcheは、すでに非公式なbout de papierよりもさらに非公式なものと考えられています。公式には「外国の役人に対する要請または仲介」と説明されており、作成国からの帰属を明示せずに提出される書面による要請であり、そのため直接手渡されます。^{[ 9 ]}

覚書（「非公式文書」とも呼ばれる）は、デマルシュと同様に、複数の国間で非公式に回覧される合意案または交渉文書であり、発案国がその内容に拘束されるものではない。出所、タイトル、帰属は明示されておらず、関係国間の法的地位も持たない。

外交文書の初期の形態は、言語的に多様なヨーロッパ諸国間で共通語であったラテン語で必然的に書かれました。19世紀初頭までに、フランス語は外交言語としてラテン語に取って代わりました。1817年には、イギリスがオーストリア帝国宮廷と英語で通信しようとしたことがあり、クレメンス・フォン・メッテルニヒはヴェアナリッシュ語で報復通信すると脅しました。現代では、共通語を持たない2つの国家間の通信において、英語がフランス語に取って代わり、外交上の共通語となっています。^{[ 10 ]}

国家は、自国宛ての外交文書の原本を送付国に返送することで、その文書を拒否することがある。これは文書の内容に対する拒絶であり、通常、受領国が送付国の言語が失礼だと感じた場合、または主題が受領国の内政への不適切な介入にあたる場合に限られる。^{[ 1 ]}