人材管理システム

人事管理システム( HRMS )は、人事情報システム( HRIS ) または人的資本管理( HCM )システムとも呼ばれ、人事( HR ) ソフトウェアの一種で、多数のシステムとプロセスを組み合わせて、人材、ビジネス プロセス、およびデータを簡単に管理できるようにします。人事ソフトウェアは、従業員データの保存、給与管理、採用、福利厚生管理 ( 総報酬 )、勤怠管理、従業員のパフォーマンス管理、能力とトレーニング記録の追跡など、必要な多数の HR 機能を組み合わせるために企業で使用されます。

人事管理システムは、日常の人事プロセスが管理しやすく、アクセスしやすいことを保証します。この分野では、人事を学問として、特にその基本的な人事活動とプロセスを情報技術分野と統合します。このソフトウェア カテゴリは、データ処理システムがエンタープライズ リソース プランニング(ERP) ソフトウェアの標準化されたルーチンとパッケージに進化した方法に似ています。全体として、これらの ERP システムは、さまざまなアプリケーションの情報を 1 つのユニバーサル データベースに統合するソフトウェアから生まれました。財務モジュールと人事モジュールを 1 つのデータベースでリンクすることで、HRMS、HRIS、または HCM システムを一般的な ERP ソリューションから区別する違いが生まれます。

人事管理、特に人事情報システムに関する構造化されたリソースは、1950年代後半の給与計算システムから始まり、最初の自動化された従業員データが使用された1960年代まで続きました。^[1]

人事機能を統合した最初のエンタープライズ リソース プランニング (ERP) システムは、1979 年に導入されたSAP R/2 (後に R/3 と S/4hana に置き換えられました) でした。このシステムにより、ユーザーは企業データをリアルタイムで組み合わせ、単一のメインフレーム環境からプロセスを制御できるようになりました。今日普及している多くの HR システムでは、依然としてかなりの ERP 機能と給与計算機能が提供されています。

企業市場向けの最初の完全にHR中心のクライアントサーバーシステムはPeopleSoftで、1987年にリリースされ、後に2005年にOracleに買収されました。クライアントによってホストおよび更新されたPeopleSoftは、メインフレーム環境の概念を上回りました。Oracleも、 Oracle Cloud HCMなど、企業業務を自動化するための同様のBPMシステムを複数開発しています。^{[2] [3]}

1990 年代後半から、HR ベンダーは、このテクノロジーを小規模なチームや遠隔地のチームでも利用しやすくするために、クラウド ホスト型の HR サービスの提供を開始しました。企業は、クライアント サーバーの代わりに、Web ベースのポータルのオンライン アカウントを使用して従業員のパフォーマンスにアクセスし始めました。モバイル アプリケーションも一般的になっています。

HRIS および HRMS テクノロジーにより、人事担当者は従来の管理業務から解放され、それを企業の戦略的資産として活用できるようになりました。たとえば、これらの役割には、従業員の育成や、人材が豊富な分野をターゲットにするための労働力の分析などが含まれます。

人事部門の機能は管理的であり、すべての組織に共通です。組織は、選考、評価、および給与のプロセスを形式化している場合があります。「人的資本」の管理は、必須かつ複雑なプロセスに進化しています。人事機能は、既存の従業員データを追跡することから成り、これには従来、個人の履歴、スキル、能力、業績、および給与が含まれます。これらの管理活動の手作業による作業負荷を軽減するために、組織は、専門的な人事管理システムを導入して、これらのプロセスの多くを電子的に自動化し始めました。

人事部門の幹部は、統合された HRMS の開発と維持を社内または社外の IT プロフェッショナルに頼っています。1980年代後半にクライアント サーバーアーキテクチャが進化する前は、多くの HR 自動化プロセスは、大量のデータ トランザクションを処理できるメインフレーム コンピューターに委ねられていました。独自のソフトウェアを購入またはプログラムするには多額の資本投資が必要だったため、これらの社内開発の HRMS は多額の資本を持つ組織に限定されていました。クライアント サーバー、アプリケーション サービス プロバイダー、およびサービスとしてのソフトウェア(SaaS) または人事管理システムの出現により、このようなシステムの管理制御が向上しました。現在、人事管理システムには次のものが含まれる傾向があります。

1. スタッフの維持
2. 雇用
3. オンボーディングとオフボーディング
4. 管理
5. 給与管理
6. 従業員福利厚生の追跡と管理
7. 人事計画
8. 採用・学習管理
9. 業績管理と評価
10. 従業員セルフサービス
11. スケジュールと勤務表の管理
12. 欠勤管理
13. 休暇管理
14. レポートと分析
15. 従業員の再配置
16. 前例に従った苦情処理

給与モジュールは、従業員の勤務時間と出勤状況に関するデータを収集し、さまざまな控除と税金を計算し、定期的な給与小切手と従業員の税金レポートを生成することで、給与支払いプロセスを自動化します。通常、データは人事およびタイムキーピング モジュールから入力され、自動入金機能と手動小切手作成機能を計算します。このモジュールは、従業員に関連するすべてのトランザクションを網羅できるほか、既存の財務管理システムと統合することもできます。

勤怠管理モジュールは、標準化された時間と作業関連の労力を収集します。最も高度なモジュールは、データ収集方法、労働分配機能、データ分析機能において幅広い柔軟性を提供します。コスト分析と効率性メトリックが主な機能です。

福利厚生管理モジュールは、組織が福利厚生プログラムへの従業員の参加を管理および追跡するためのシステムを提供します。福利厚生プログラムには通常、保険、報酬、利益分配、退職が含まれます。

HR管理モジュールは、応募から退職まで、その他の多くの HR の側面をカバーするコンポーネントです。このシステムは、基本的な人口統計データと住所データ、選択、トレーニングと開発、能力とスキルの管理、報酬計画記録、およびその他の関連活動を記録します。最先端のシステムでは、応募書類を「読み取り」、該当するデータベース フィールドに関連データを入力し、雇用主に通知し、ポジション管理とポジション制御を行うことができます。人事管理機能には、組織の従業員の採用、配置、評価、報酬、開発が含まれます。当初、企業はコンピュータ ベースの情報システムを使用して次のことを行いました。

• 給与明細および給与報告書を作成する。
• 人事記録を維持する。
• タレントマネジメントを追求する。

オンライン採用は、人事部門が組織内の空いているポジションに応募する候補者を集めるために採用する主要な方法の1つになっています。人材管理システム、または採用モジュール^[4]は、通常、次のようなHRMS向けの統合採用ソリューションを提供します。

• 組織内の人員の使用状況を分析する。
• 潜在的な応募者を特定する;
• 企業向け求人広告を通じた採用活動。
• 採用担当者と応募者の両方にマーケティングを行うオンライン採用サイトまたは出版物を通じて採用活動を行うこと。
• 採用プロセス内の分析（採用までの時間、採用元、離職率）
• 求人広告と候補者のオンボーディングが政府の規制に準拠していることを確認するためのコンプライアンス管理。

組織的な採用活動を維持し、一般的な求人掲示板や業界固有の求人掲示板内および掲示板間でのクロスポストを行い、競争力のある空き状況の露出を維持するために発生する多大なコストにより、専用の応募者追跡システム(ATS) モジュールが開発されました。

トレーニングモジュールは、組織が従業員のトレーニングと開発の取り組みを管理および追跡するためのシステムを提供します。スタンドアロン製品の場合は通常「学習管理システム」(LMS) と呼ばれるこのシステムにより、HR は従業員の教育、資格、スキルを追跡できるほか、どのスキルを開発するためにどのようなトレーニング コース、書籍、CD、Web ベースの学習または資料が利用可能かを把握できます。コースは日付指定のセッションで提供され、参加者とトレーニング リソースは同じシステム内でマッピングおよび管理されます。高度な LMS により、マネージャーはパフォーマンス管理と評価基準とともにトレーニング、予算、カレンダーを承認できます。^[5]

従業員セルフサービス モジュールを使用すると、従業員は人事関連データを照会し、システム上で一部の人事トランザクションを実行できます。従業員は人事担当者に情報を尋ねることなく、システムから自分の出勤記録を照会できます。また、このモジュールを使用すると、上司は人事部門のタスクに過負荷をかけることなく、システムを通じて部下からの残業要求を承認できます。

多くの組織は従来の機能を超えて、採用、選考、雇用、就職、業績評価、従業員福利厚生分析、健康、安全、セキュリティをサポートする人事管理情報システムを開発しており、また、上記のサブセットを網羅するアウトソーシングされた応募者追跡システムを統合している組織もあります。

分析モジュールを使用すると、組織は HR 関連データを抽出して他のビジネス インテリジェンス プラットフォームで使用することにより、HRMS 実装の価値を高めることができます。たとえば、組織は HR メトリックを他のビジネス データと組み合わせて、従業員数の傾向と異常を特定し、従業員の離職が将来の成果に与える影響をより正確に予測できます。

現在、HRMS や HRIS には多くの種類があり、その一部は一般的にローカル マシン ベースのソフトウェア パッケージです。その他の主な種類は、Web ブラウザー経由でアクセスできるオンライン クラウド ベースのシステムです。

スタッフ トレーニング モジュールを使用すると、組織は従業員とスタッフのトレーニングを入力、追跡、管理できます。各アクティビティ タイプは、追加データとともに記録できます。各従業員またはスタッフ メンバーのパフォーマンスは保存され、分析モジュールからアクセスできます。

従業員再割り当てモジュールは、HRMS の最近の追加機能です。このモジュールには、異動、昇進、給与改定、再指名、委任、確認、給与モード変更、レターフォームの機能があります。

従業員セルフサービス(ESS) により、従業員は自分の個人記録や詳細にアクセスできます。ESS の機能には、従業員が連絡先の詳細、銀行口座情報、福利厚生を変更できるようにする機能が含まれます。また、ESS では、休暇の申請、欠勤履歴の確認、タイムシートやタスクの確認、利用可能なローン プログラムの問い合わせ、残業代の支払いの請求、報酬履歴の表示、払い戻し伝票の提出などの管理タスクも実行できます。ESS の登場により、従業員は人事部とリモートでやり取りできるようになりました。

ESS機能により、従業員は現在の仕事、スキル開発、キャリアプランニングに対してより多くの責任を負うことができます。HRISの一部として、スキルプロファイル、トレーニングと学習、目標設定、評価、レポート/分析に関するフィードバックが提供されます。^{[6]これらのシステムは、従業員の移動性が高く、}柔軟な働き方をしたり、上司と同居していないリモートワーカーがいる企業に特に役立ちます。 ^[6]

• ブラッドフォード係数 – 労働者の欠勤率の指標
• 電子人事管理
• 保健人材情報システム - 保健データ処理
• 職務分析 – 職務活動の内容、属性、または実行要件を特定する手順
• 学習管理システム – 教育ソフトウェアアプリケーション
• 組織図 – 組織構造を示す図
• 戦略的人材計画 – 現在および将来の人材ニーズを特定するプロセス
• 応募者追跡システム – 採用および雇用のニーズを電子的に処理できるようにするソフトウェア アプリケーションPages displaying short descriptions of redirect targets
• 人事管理ソフトウェア一覧

• Maier, Christian; Laumer, Sven; Eckhardt, Andreas; Weitzel, Tim (2013 年 9 月)。「HRIS 導入が人事担当者の職務満足度と離職意向に与える影響の分析」。The Journal of Strategic Information Systems。22 ( 3): 193– 207。doi :10.1016/j.jsis.2012.09.001 。