退職面接

退職面談とは、組織や関係から離れる個人に対して行われる調査です。最も一般的には、従業員と組織、学生と教育機関、または会員と協会の間で行われます。組織は退職面談から得た情報を使用して、何を改善、変更、またはそのままにしておくべきかを評価できます。さらに、組織は退職面談の結果を使用して、従業員、学生、または会員の離職率を減らし、生産性とエンゲージメントを高め、離職に関連する高いコストを削減できます。退職面談を実施する価値の例としては、採用プロセスの短縮、欠勤の削減、イノベーションの向上、パフォーマンスの維持、退職面談で言及された問題に対処した場合の 訴訟の可能性の削減などがあります。

退職面談は、従業員ライフサイクル (ELC) の離職段階に該当します。この段階は、ELC の最後の段階であり、従業員が離職した瞬間から組織を退職するまで続きます。従業員の退職に対する気持ちがまだ鮮明なため、退職面談を実施するにはこの時期が重要です。退職プロセスにより、雇用者と従業員の両方が既存の関係を適切に終了し、会社の資料を収集し、管理フォームに記入し、ナレッジ ベースとプロジェクトを転送または文書化し、退職面談を通じてフィードバックと洞察を収集し、未解決の問題を解決できます。

ビジネスにおける退職面談は、会社を辞める従業員や重要なプロジェクトを完了した従業員に焦点が当てられます。この退職面談の目的は、従業員からフィードバックを得て、組織の側面を改善し、従業員の定着率を高め、離職率を下げることです。この面談では、従業員は退職の理由、退職の決定に具体的に何が影響したか、別の会社に行くかどうか、現在の会社にはなくて別の会社には何があるのか​​を尋ねられます。企業はこの情報を使用して、従業員が組織に求めるものと人事戦略をより適切に一致させ、優秀な人材が組織に留まるように影響を与えるプログラムや慣行を実施できます。

過去には、退職面談のデータは組織によって収集されていましたが、データを解釈して実用的なものにするという点では、あまり行われていませんでした。今日では、組織がデータを理解し、積極的な組織維持プログラムに役立てるのに役立つ指標、分析、ベンチマーク、ベストプラクティスがあります。最近では、さまざまな退職面談ソフトウェアが開発され、普及しています。ただし、退職面談を実施するこの方法にはいくつかの重大な欠陥があり、最も顕著なのは、スタッフの離職の要因を誤って特定してしまうことです。

よくある質問には、退職理由、仕事の満足度、不満、会社の方針や手順に関するフィードバックなどがあります。質問は、職場環境、上司、報酬、仕事そのもの、企業文化などに関するものである可能性があります。

例:

• 「辞めない主な理由は何ですか？」
• 「この組織について、最も気に入った点/最も気に入らなかった点は何ですか？」
• 「もし改善されていたら、あなたがその組織に留まっていたであろう理由は何ですか？」
• 「この組織を、働きやすい職場として他の人に勧めたいと思いますか？」

自分の役割と責任にどの程度満足していましたか? 専門的な成長と能力開発において十分なサポートを受けていると感じましたか? 課題や不満な点はありましたか? ある場合は、詳しく教えてください。 チームや組織に所属していると感じましたか? 職場環境の面で、自分の経験に悪影響を与えたものはありましたか? 職場環境と文化をどのように評価しますか? 直属の上司の有効性をどのように説明しますか? 仕事に対して十分なフィードバックと評価を受けましたか? 自分の目標と期待は、組織のビジョンと一致していましたか? チームまたは組織内でコミュニケーションのギャップや課題はありましたか? コラボレーションや部門間の交流の機会は十分にありましたか? 会社のコミュニケーションとフィードバックのメカニズムをどのように評価しますか? 会社のポリシーと手順は公平で公正だと思いましたか? 生産性や従業員の満足度を妨げていると思われるポリシーや慣行はありましたか? 健康的なワークライフバランスを維持するための組織のサポートをどのように評価しますか? 仕事の責任と並行して個人的な約束を管理できましたか?給与や福利厚生に満足していましたか？組織はあなたの貢献に対して正当な評価と報酬を提供しましたか？ ^[1] 退職面談は、従業員の離職の動向を理解し、組織の成功を高める上で極めて重要な役割を果たします。適切な質問をし、データを効果的に解釈することで、組織は情報に基づいた意思決定を行い、職場文化を改善し、従業員の満足度を高め、長期的な成功を推進することができます。

退職面接の参加率は、退職面接の実施方法によって異なります。オンラインや紙のアンケートなどの受動的なデータ収集方法では、参加率が最も低く、約 30% です。プロセスに人間を関与させると、平均参加率は 50% に上がります。退職面接プロセスのアウトソーシングは比較的最近の開発ですが、参加率が最も高く、90% 以上になります。

完了率は従業員の種類によって異なることが多く、一般的にホワイトカラー従業員はブルーカラー従業員や現場作業員、オフィス勤務ではないその他の従業員（鉱山現場、病院など）よりも完了率が高くなります。ただし、これにはいくつか例外があります。

積極的な退職面談（人間が実施）の場合、参加率は面談担当者によっても左右されます。退職する従業員の直属の上司が面談を実施した場合、90% 以上の完了率を達成した組織はわずか 26% です。人事部門のジュニア スタッフまたは管理職が面談を実施した場合、90% 以上の完了率を達成した組織はわずか 31% です。外部コンサルタント、人事マネージャー（または同等の人事専門家）、間接マネージャーは、より高い参加率を達成しています。

教育における卒業面接は、教育機関を卒業した学生に対して行われます。これらの面接は、学生がその教育機関に在籍している間の経験、彼らが何から恩恵を受けたか、何が欠けていたか、そしてその教育機関に通う次世代の学生の経験を向上させるために何を改善できるかについての情報を収集することを目的としています。このタイプの面接では、学生の学習と発達の経験を向上させるために教育機関がより多くの、またはより少ないリソースを投資すべき領域を指摘することもできます。

あまり一般的ではない方法としては、高齢者介護施設の顧客など、価値の高い顧客や長期の顧客に対して退職面談を実施することがあります。

協会の退会面接は、協会の会員資格を終了することを決めた会員に対して行われます。これらの面接では、会員が退会した理由、改善できる点、リソースをより適切に割り当てるための方法について協会にフィードバックが提供されます。 ^[要出典]

選挙中、世論調査員は無作為の出口調査を実施することがあります。

退職面談にはさまざまな方法があり、それぞれに利点と欠点があります。

対面インタビュー

歴史的に、これは退職面談を実施する主な方法でした (組織の 79%) が、これは急速に変化しています。これらの対面ミーティングは通常、人事担当者またはマネージャーによって社内で実施されますが、まれに外部のコンサルタントによって実施されることもあります。

利点:この方法の主な利点は、インタビューが適切なスキルを持つ専門家 (外部コンサルタント、人事担当者、または間接マネージャー) によって実施される限り、完了率が高くなる傾向があることです。さらに、退職する従業員は個人的な経験を持っているため、退職後に会社についてより肯定的に話す可能性があります (「雇用主ブランド」に影響します)。また、インタビュー担当者が十分に訓練されている場合、コンテンツを適切に構成してリアルタイムでチェックし、特に退職理由に関するデータの正確性を確保できます。この方法により、読み書き能力が高くない人々から高品質のデータを収集することもできます。

デメリット:この方法のデメリットは、フィードバックがトレンドを報告できるような形で収集されることはほとんどなく、この方法を使用している組織の 3 分の 1 以上が退職データにレポート ツールを添付していないことです。外部のコンサルタントが実施する場合、この方法は高価になる可能性があります。また、面接を実施する人事担当者が従業員の退職理由の一部になる場合もあります (例: 育児休暇中に給与の見直しで見落とされ、人事担当者が電話を折り返してくれなかった)。つまり、その人事担当者が退職面接を実施した場合、従業員が正直に答える可能性は低いということです。残念ながら、退職面接に関するトレーニングを提供する組織は非常に少なく (20%)、質に大きくばらつきがあることがよくあります。さらに、この方法は外注する場合に最も高価です。

電話インタビュー

電話による退職面談は一般的になりつつあり (組織の 41%)、退職面談の最も効果的な方法となっています。

利点:フィードバックは簡単にキャプチャしてコード化できるため、レポート作成や分析が簡単に行えます。対面インタビューのように、インタビュアーは目の前の人物に視線を集中する必要がないため、リアルタイムでフィードバックをキャプチャしてコード化できます。完了率はすべての方法の中で最も高く、インタビュアーとインタビュー対象者が物理的に同じ場所にいる必要がないことに加え、対象者が去った後でもインタビューを実施できることが理由と考えられます (退職インタビューのタイミングを参照)。インタビュアーが十分に訓練されていれば、コンテンツを適切に構成してリアルタイムでチェックし、特に退職理由に関するデータの正確性を確保できます。また、対面インタビューと同様に、インタビュー対象者にとっての体験は非常に個人的なものになります。この方法はアウトソースしやすく、対面インタビューよりも安価です。また、読み書き能力の高くない人から高品質のデータを収集することもできます。

デメリット:この方法は、オンライン調査や紙の調査よりも費用がかかります。人事担当者の中には、インタビューの実施を好む人もいるため、インタビューをアウトソーシングすると、この作業が不要になります。

紙のアンケート

紙の形式で退職面接を行うと、インターネットにアクセスできない人にも面接を実施でき、匿名のオプションも利用できます。ただし、フィードバックを受け取るまでに時間がかかり、読み書きができない回答者にとってはこの媒体の使用は困難です。この媒体では、情報を手動で追跡システムに入力する必要もあります。2010 年時点で、46% の組織が依然としてこの方法で退職面接を実施しています。

オンラインアンケート

2010 年時点で、38% の組織が退職面談にこの方法を採用しています。

利点:これは、市場にいくつかの無料の調査ソフトウェア ツールが用意されており、退職面接を実施する最も低コストの方法です。また、レポートや分析が簡単な方法でデータを収集します。

デメリット:退職面接にオンライン アンケートを使用する場合、2 つの大きな問題があります。最も重大な問題は、スタッフの離職の要因を誤って特定することです^[2]オンライン アンケートでは根本原因のテストができないため、退職理由を不満の原因となった問題と区別できません。さらに、退職理由ごとのコメントが、リストから選択した退職理由のオプションと一致しているかどうかを確認する機能がありません。退職面接にオンライン アンケートを使用する場合の 2 つ目の問題は、完了率が 34% と比較的低いことです。これは、外部コンサルタントにアウトソーシングされた面接の平均完了率 (66%) の約半分であり、電話面接をアウトソーシングする場合のベスト プラクティス (95%) の約 3 分の 1 です。

インタラクティブ音声応答調査

IVR は、電話という非常に普及した信頼性の高い技術でアクセスできるため、退職面接を行う信頼性の高い方法です。しかし、同等またはより高品質のデータを提供する Web ベースのオプションのコスト効率の悪さから、IVR は人気がなくなりました。他のオプションと比較すると、IVR から豊富なデータを取得したり、変更したりすることは困難です。変更を行うには、新しい音声録音が必要になるためです。

退職面談のタイミングは、完了率に大きな影響を与えます。退職前の週に退職面談を実施する組織は、80% 以上の完了率を達成する可能性が高くなります (これらの組織の 32%)。あまりに早く実施すると効果が低下し、高い完了率を達成した企業はわずか 19% です。従業員が退職するまで面談を延期すると、完了率は非常に低くなり、80% 以上を達成した企業はわずか 11% です。