買掛金勘定

買掛金（AP）は、企業がサプライヤーに負っているお金であり、会社の貸借対照表に負債として表示されます。これは、正式な法的文書によって作成された負債である支払手形負債とは異なります。^[1]買掛金部門の主な責任は、会社とサプライヤー間の取引を処理および確認し、サプライヤーからの未払いの請求書がすべて承認、処理、および支払われるようにすることです。買掛金プロセスは、組織内から供給要件を収集し、必要な品目の見積もりをベンダーから取得することから始まります。取引が交渉されると、注文書が作成され、送信されます。配達された商品は到着時に検査され、受け取った請求書は承認のためにルーティングされます。請求書の処理には、請求書からの重要なデータを記録し、会社の財務または簿記システムに入力することが含まれます。これが完了したら、請求書は支払いを受けるために会社のそれぞれのビジネスプロセスを通過する必要があります。^[2]

買掛金部門は通常、組織の財務部門内に設置されます。^[3]

買掛金は、請求書の支払いが保証された時点で買掛金補助元帳に記録されます。保証済みまたは保証済みとは、請求書の支払いが承認され、支払われていないため未払いまたは未処理の負債として総勘定元帳または AP 補助元帳に記録されていることを意味します。買掛金は、多くの場合、在庫に記録される物理的な商品の購入に対する買掛金である取引先買掛金と、費用として計上される商品またはサービスの購入に対する買掛金である費用買掛金に分類されます。費用買掛金の一般的な例としては、広告、旅行、娯楽、事務用品、公共料金などがあります。APは、製品またはサービスを受け取った後に顧客が支払いを行えるようにすることで、サプライヤーが顧客に提供するクレジットの一種です。サプライヤーは、請求書に対してさまざまな支払条件を提供します。支払条件には、定義された日数内に請求書を支払うことに対する現金割引の提供が含まれる場合があります。たとえば、2%、Net 30条件は、支払いが 30 日以内に行われた場合、支払者が請求書から 2% を差し引くことを意味します。支払いが 31 日目に行われた場合は、全額が支払われます。

企業では、通常、買掛金ファイルにはより広範囲のサービスが含まれており、会計士や簿記係は、請求書を受け取ったときにこの負債口座に入金される資金の流れと、支払いを行うときにこの負債口座から出ていく資金の流れを、会計ソフトウェアを使用して追跡します。大企業では、組織の請求書処理の紙と手作業の要素を自動化するために、専門的な買掛金自動化ソリューション (一般に ePayables と呼ばれます) を使用するケースが増えています。

通常、サプライヤーは製品を出荷し、請求書を発行し、後で支払いを回収します。これはキャッシュ コンバージョン サイクル、つまりサプライヤーが原材料の代金をすでに支払っているが、最終顧客からまだ支払いを受けていない期間です。

請求書が購入者に届くと、梱包明細書および発注書と照合され、すべてが適切であれば、請求書に対する支払いが行われます。これは、3者間照合と呼ばれます。^[4] 3者間照合は支払いプロセスを遅らせる可能性があるため、方法を変更することができます。たとえば、3者間照合を高額請求書のみに限定したり、受領数量が発注書で承認された金額の一定の割合以内であれば照合が自動的に承認されるようにしたりできます。^{[5]請求書処理自動化ソフトウェアは、}ワークフロープロセスの作成時に設定されたビジネスルールに応じて、照合プロセスを異なる方法で処理します。最も単純なケースは、請求書自体と発注書の2者間照合です。

2009年の推計によると、毎週10億件以上の企業間請求書が処理されており、そのうち97%は依然として手作業で処理されています。サプライヤー請求書の処理と支払いにかかる平均コストは5～15ドルで、10%は割引条件内に支払うには遅すぎ、約2%には誤りがありました。^[6]

家庭における支払い勘定は通常、電力会社、電話会社、ケーブルテレビや衛星放送受信アンテナサービス、新聞 購読、その他の定期的なサービスなどの供給者からの請求書です。世帯主は小切手、クレジットカード、インターネットバンキングを使用して毎月手動で追跡し、支払うことができます。^[7]

買掛金担当者による横領を防ぐために、不正使用に対するさまざまなチェックが通常存在します。職務の分離は一般的な管理です。小切手による支払いが一般的な国では、ほぼすべての企業で、下級従業員が小切手の処理と印刷を行い、上級従業員が小切手を確認して署名します。多くの場合、会計ソフトウェアは各従業員に割り当てられた機能のみを実行できるように制限するため、1 人の従業員 (コントローラーでさえ) が単独で支払いを行うことはできません。

企業によっては、マスターベンダーファイルに新しいベンダーを追加する機能とバウチャーを入力する機能を分離しているところもあります。これにより、従業員が自分自身をベンダーとして追加し、他の従業員と共謀せずに自分自身に小切手を発行することが不可能になります。マスターベンダーファイルは、会社のサプライヤーに関するすべての重要な情報のリポジトリです。請求書の支払いに関しては、これが買掛金の参照点となります。^[8]

さらに、ほとんどの企業では、指定されたしきい値を超える金額の小切手には 2 番目の署名が必要です。

買掛金担当者は、不正な請求書に注意する必要があります。発注システムがない場合、最初の防衛線は承認するマネージャーです。ただし、買掛金担当者は、詐欺業者が広告の掲載を申し出る「イエロー ページ」詐欺などの一般的な問題に詳しくなる必要があります。指を歩くロゴは商標登録されたことがなく、イエロー ページ スタイルのディレクトリは数多くありますが、そのほとんどは配布数が限られています。2000 年冬季の米国給与協会の雇用者慣行の記事によると、「ベンダーは請求書のように見える文書を送ってくることがありますが、小さな文字で「これは請求書ではありません」と書かれています。これはディレクトリ リストまたは広告の料金である可能性があります。最近、一部の企業がリベートまたは返金小切手のように見えるものを送り始めていますが、実際には、署名付きで文書が返送されたときに有効になるサービスの登録です。」

買掛金では、単純なミスが多額の過払いを引き起こすことがあります。よくある例としては、請求書の重複があります。^[9]ベンダーが支払い状況を問い合わせるために電話をかけてきたとき、請求書は一時的に紛失していたり​​、まだ承認ステータスのままだったりすることがあります。買掛金担当者が請求書を調べて支払われていないことがわかった後、ベンダーは重複した請求書を送ります。その間に元の請求書が届き、支払われます。その後、重複した請求書が届き、おそらく少し異なる請求書で、うっかり支払いが行われてしまいます。

監査人は、小切手を裏付ける承認済みの請求書、経費報告書、その他の裏付けとなる書類の存在に注目することがよくあります。仕入先からの確認書や明細書があれば、口座の存在を証明するのに十分です。監査の時期までに、こうした書類の一部が紛失したり、誤って保管されたりすることは珍しくありません。このような状況では、監査人はサンプル サイズを拡大することを決定する場合があります。

監査人は通常、一定期間（30日、60日、90日など）の未払債務をよりよく理解するために、未払勘定の経過年数構造を作成します。このような構造は、会計年度末の貸借対照表を正しく表示するのに役立ちます。^[10]

多くの企業が、買掛金部門の業務プロセスを合理化または自動化する取り組みに取り組んでいます。このプロセスは単純ですが、特に会社が大量の請求書を扱っている場合は、非常に面倒になる可能性があります。この問題は、処理が必要な請求書が紙の場合にさらに複雑になります。これにより、請求書の紛失、データ入力時の人為的ミス、請求書の重複が発生する可能性があります。これらの問題やその他の問題により、請求書あたりのコストが高くなります。買掛金部門を自動化する目的は、この請求プロセスを合理化し、潜在的な人為的ミスを排除し、請求書あたりのコストを下げることです。^[11]

最も一般的な買掛金自動化ソリューションには、電子請求書、文書のスキャン、光学式文字認識、ワークフロールールの自動化、オンライン追跡、レポート機能、電子請求書ユーザーインターフェース、サプライヤーネットワーク、支払いサービス、すべての請求書の支出分析などがあります。^[11]効果的な自動化機能には、自由形式の認識（レイアウトやサプライヤーテンプレートの作成の必要性に関係なく請求書文書を解釈する機能）と自動学習機能があります。^[12]

電子請求書は、買掛金部門にとって非常に便利なツールです。電子請求書を使用すると、ベンダーはインターネット経由で請求書を送信し、それらの請求書を自動的にルーティングおよび処理できます。請求書の到着と提示がほぼ即時に行われるため、請求書の支払いが早くなり、請求書の処理にかかる時間と費用が大幅に削減されます。(Financial Operations Networks、2008) これらのソリューションでは通常、サプライヤーが顧客に電子請求書を送信して即時にルーティング、承認、支払いを行えるアプリケーションを提供およびサポートするサードパーティ企業が関与します。これらのアプリケーションは、取引先間の取引情報をアーカイブするデータベースに関連付けられています。(US Bank、Scott Hesse、2010) 請求書は、EDI、CSV、XMLアップロード、PDF ファイル、オンライン請求書テンプレートなど、さまざまな方法で送信できます。電子請求書にはさまざまな技術と入力オプションが含まれるため、請求書を電子的に顧客に提示して支払いを行うあらゆる方法の包括的なカテゴリとなります。^[13]

エンタープライズリソースプランニングシステムは通常、ソフトウェアを使用して企業に統合されたビジネスプロセス管理サービスを提供します。^[14]

1967 年半ば以降、企業は取引先との間でデータ リンクを確立し、請求書や注文書などの文書を転送するようになりました。ペーパーレス オフィスとより信頼性の高いデータ転送のアイデアに触発され、最初のEDIシステムを開発しました。これらのシステムは、それを開発した各企業に固有のものであり、多数の企業に展開することは困難でした。これを認識し、ANSI 傘下の標準化機関であるAccredited Standards Committee X12 は、EDI プロセスを標準化する準備を行いました。その結果、今日ではANSI X12 EDI標準として知られるものが生まれました。^[15]

これは、ほぼ 30 年間、取引先間で取引データを交換する主な方法であり続けました。1990 年代には、インターネット技術の進歩が起こりました。サプライヤーと顧客の両方に対応する機能を備えた、より堅牢なユーザー インターフェイスの Web アプリケーションを提供する企業が登場し始めました。これらの新しい Web ベースのアプリケーションでは、個別の請求書のオンライン送信や EDI ファイルのアップロードが可能になりました。CSV や XML などの他のファイル アップロード方法も使用できます。これらのサービスにより、サプライヤーは、ユーザー フレンドリな Web アプリケーションを介して、顧客に請求書を提示し、照合と承認を受けることができます。サプライヤーは、顧客のシステムに直接アクセスしなくても、顧客に提出したすべての請求書の履歴を確認することもできます。これは、すべての取引情報が、請求書 Web アプリを提供するサードパーティ企業のデータ センターに保存されているためです。この独自の情報は、ベンダーが確認できる取引情報の量を制御するために、顧客によって規制できます。(たとえば、支払日や小切手情報など) ^[16]

企業がデジタル時代へ進むにつれ、エラーを減らしコストを節約するために、電子請求書サービスに切り替えて買掛金部門を自動化する企業が増えています。^[17] IOMAが実施したベンチマーク調査によると、調査対象となった組織の19％が、重複支払い率が0.1％から0.5％であると報告しました。^[18]近い将来、これが業界標準になると考える人もいます。2013年にGXSチームが行ったレポートによると、ヨーロッパでは、企業が電子請求書の慣行を採用することを奨励する政府法が採用されています。米国にはまだそのような法律はありませんが、この技術の価値は認識されています。米国財務省は、連邦政府全体で電子請求書を実装すると、コストが50％削減され、年間4億5000万ドルの節約になると推定しています。^[19]

ロボットソリューションの利用可能性が高まるにつれ、企業は買掛金のプロセス改善をさらに推進しています。エンドツーエンドのロボットプロセスオートメーション（RPA）を買掛金部門に適用することで、組織は請求書処理の速度と精度を向上させ、運用コストを削減できます。^[20]一部の組織は、RPAを実装することで、買掛金プロセスから人間の介入をほぼ排除し、以前は手作業で処理していた時間の65％から75％を節約できたと報告しています。^[21]

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