請求書処理

請求書処理:請求書の到着から支払いまでの処理が含まれます。請求書にはさまざまな種類とタイプがあります。一般的に、請求書は次の 2 つのタイプに分類されます。

1. 会社の内部リクエストまたは発注書（発注書ベースの請求書）に関連付けられた請求書と
2. 関連するリクエストがない請求書 (非 PO 請求書)。

ほとんどの組織では、受信した請求書の処理方法について明確な指示があります。発注書ベースの請求書と非発注書ベースの請求書には異なるアプローチをとるのが一般的です。取引の種類や金額に基づいて独自の要件を設けている企業もあります。

一般的に、両方の種類の請求書は会社の買掛金部門によって処理されます。仕入先請求書が検証され、支払われるプロセスは、購入から支払いまでのサイクルとも呼ばれます。

このプロセスは通常、サプライヤーの請求書を受け取ったときに始まります。請求書は電子メール、郵便、ファックス、または EDI で送信できます。

請求書が届いたら、買掛金担当者は、その文書が請求書であることを確認する必要があります。次に、担当者は請求書をさまざまなカテゴリ (ベンダー別、取引タイプ別、部門別など) に分類して並べ替えます。請求書カテゴリの定義は、通常、特定の組織に固有のものです。

請求書が分類されると、その請求書を担当する AP プロセッサに転送されます。通常、これはその注文を行った人物です。調達中に発注書が作成された場合は、請求書を発注書と照合して、支払われる金額が請求書に正しく記載されていることを確認する必要があります (これにより、詐欺や不正な取引を防ぐことができます)。

金額が正確で、商品が到着した場合、責任者は請求書に署名して承認する必要があります。請求金額が組織によって制限された特定の金額を超える場合、その責任者の上司も請求書を承認する必要があります。もちろん、これも組織によって異なります。

請求書が承認され、差異がなければ、請求書は会計システムに登録されます。^{[1] [2] [3] [4]}そこから、伝票を作成し、支払いを発行することができます。

手動の請求書処理では、最終的な転記が完了するまでに 15 ステップを超える場合があります。

テクノロジーは、請求書の到着から送付までの処理を自動化することを長い間可能にしてきました。つまり、請求書が到着したら、同じ買掛金担当者が自動化ソフトウェアに請求書をスキャンするだけで済みます。自動化ソフトウェアは、請求書のスキャン画像をテキスト検索可能な文書に変換します。請求書のさまざまなフィールドをソフトウェアに定義して、どのフィールドをキャプチャしてERP システムに登録する必要があるかをソフトウェアが記憶できるようにすることもできます。たとえば、購入金額、数量、仕入先名、仕入先コードなどです。自動処理ワークフローの利点には、人的エラーの削減、オンデマンドレポート、データの復元力などがあります。今日の自動化ソフトウェアのほとんどは、 SAP、Microsoft、Oracleなどの一般的な組織の ERP システムに統合されています。^[5]

自動プロセスでは、請求書からデータが抽出またはキャプチャされると、そのデータはシステムに送られ、注文書と自動的に照合されます。この照合プロセスでは、請求書データと注文書に記載されているデータのみを比較することも、受領書類を確認するより深いレベルまで拡張することもできます。ワークフローのステップは、担当者が請求書を承認できるように電子メールアラートを受信するように構成できます。承認ワークフローに他のユーザーが関与している場合は、その人への電子メールアラートも自動的に生成されます。^[6]一般的なワークフローは、1. スキャンまたは電子メールによる画像のインポート、2. 請求書に関連付けられているベンダーと事業部門の識別、3. データの抽出、4. 抽出したデータと画像のエクスポート、という4つのステップから始まるプロセスです。

買掛金の自動化は、請求書処理に対するテクノロジー主導のアプローチです。Document Imaging Report、2007年8月17日号によると、世界には約3757の請求書処理アプリケーションがあります。^[7]

インテリジェント データ キャプチャ (IDC) または学習システムにより、エンド ユーザーは請求書のレイアウトを学習することなく、請求書からコンテンツを抽出できます。一部のインテリジェント エンジンは、バッチをその場で正しく並べ替え、請求書や発注書番号、明細項目情報などのデータ フィールドを見つけ、それらのデータ フィールドから必要なコンテンツを抽出できます。インテリジェント ソリューションでは、ルールのコーディングやフォーム テンプレートの設計は必要ありません。むしろ、システムは比較的少数の請求書サンプルを確認して学習します。これにより、システムは大量の請求書やさまざまなドキュメント レイアウトに拡張でき、人間のオペレーターが各請求書のテンプレートを指定したり、キーワードの広範なライブラリを明示的に作成して調整したりする必要はありません。^[8]

請求書処理自動化ソフトウェアは、あるコンサルティング会社が「破壊的イノベーション」と呼ぶものとして登場しました。この新しい技術革新により、これまで存在しなかった一連のソフトウェア製品に対する需要が生まれました。請求書処理ソフトウェアは多大な労力の節約をもたらし、多くの企業がワードプロセッサ ソフトウェアと同様に、請求書処理ソフトウェアを自社の技術の不可欠な要素とみなし始めています。

買掛金自動化のその他の利点は次のとおりです。

• 企業の調達から支払いまでのサイクルを最大80%削減
• 請求書の重複支払いと請求書入力エラーの削減
• 会社の会計プラットフォームに直接アクセスせずに、請求書に GL コードを割り当てる機能。

請求書管理プロセスへの一般的なアプローチは、仕入先請求書の到着から始まります。プロセス設計に応じて、請求書は注文の責任者によって識別、分類、ファイルされ、発注書と照合される必要があります。これらの手順の後、請求書は通常、財務部門に転送され、金額が支払われます。このプロセスの問題は、包括的なコスト管理が欠如していることです。これには、次のチェックポイントと管理ポイントが含まれます。

• 商品を注文した人は注文資格がありましたか?
• PO は責任者によって承認されましたか?
•  PO または請求書を既存のサプライヤー契約にリンクできますか?

したがって、包括的な請求書管理プロセスには、偽のサプライヤーが請求書を発行して支払いを受けることができないようにするために、上記のチェックポイントを含める必要があります。これはテクノロジー大手に起こったことであり、^[9]危険は現実であり、見逃してはなりません。^[10]