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推薦状（推薦書、紹介状、または単に紹介状とも呼ばれる）は、推薦される人物の資質、特性、能力を、特定の業務や職務を遂行する能力の観点から評価する文書です。推薦状は通常、雇用（雇用紹介状、職務紹介状とも呼ばれる）、高等教育機関への入学、または奨学金の受給資格に関連しています。推薦状は通常、上司、同僚、教師など、推薦される人物と一緒に働いたり指導したりした人物によって書かれます。銀行などの金融機関は、例えば、潜在顧客の信用度を判断するために、他の機関に推薦状を求めることがあります。
特にエンジニアリング、コンサルティング、製造、建設分野、および公共調達や入札において、契約獲得を目指す企業に対しては、必要なレベルのサービスを提供できる能力を評価するために、推薦状の提出が求められる場合がある。
推薦状には長い歴史があります。例えば、新約聖書では、聖パウロがコリントの教会に自分の働きを推薦するために推薦状が必要かどうかについて議論しています。[ 1 ] [ 2 ]
推薦状を提供する人は推薦者と呼ばれます。雇用推薦状は通常、以前の雇用主や上司によって書かれますが、同僚、顧客、取引先にも推薦状を依頼することができます。[ 3 ]教師や教授は、以前の学生のために推薦状を提供することがよくあります。[ 4 ]組織向けの推薦状は通常、その会社が過去に同様のサービスを提供した相手方によって提供されます。
学生への推薦状は通常、以前の教師や教授によって書かれる。
雇用推薦状には、次のようなトピックが含まれる可能性があります。[ 5 ]
一部の国では、パフォーマンスの要素は確立された表現形式、時には婉曲的な表現を用いて評価されます。たとえば、ドイツ語のArbeitszeugnisでは、次の用語が頻繁に使用されます。[ 6 ]
この言葉遣いは、雇用の世界では暗黙のルールとして定着しました。その目的は、業績の低い従業員にも否定的な印象を与えない推薦状を与えることでした。しかし、婉曲的に曖昧に表現された記述は現在では成文化され、一般に知られているため、当初の秘匿された意図はもはや役に立たなくなっています。[ 7 ]それでも、この成文化された言葉遣いを使うことは依然として一般的です。
文脈や発行者によって、手紙は以下のいずれかになります。
例えば、ドイツの退職証明書（Arbeitszeugnis）は通常、退職する従業員に自動的に発行されるため、特定の依頼者宛てではありません。一方、アメリカの大学への推薦状は通常、学生が志望する特定の教育機関宛てに作成されます。
推薦状が特定の依頼者宛ての場合、多くの場合、推薦状は申請者ではなく依頼者に直接送付されます。その場合、申請者は通常、推薦状のコピーを閲覧する権利を有します。専門学校など一部の出願では、申請者が推薦状の閲覧権を放棄する選択肢が与えられています。通常、申請者は権利を放棄するよう勧められます。なぜなら、権利を放棄しない場合、推薦者に対する信頼が欠けているとみなされる可能性があるからです。
ほとんどの潜在的な雇用主は、新しい従業員に仕事を提供する前に、推薦者に連絡して推薦状を入手します。米国人事管理協会（SHRM）の調査によると、人事担当者の10人中8人が、専門職（89%）、管理職（85%）、事務職（84%）、技術職（81%）の職種で定期的に推薦状の確認を行っていると回答しました。[ 8 ]候補者は、新しい雇用主または機関に適切な推薦者リストを提供し、推薦者に連絡して、適切な推薦状を提供できるかどうか、また提供してくれる意思があることを確認するようアドバイスされています。場合によっては、候補者から連絡先が提供されていなくても、雇用主は候補者の以前の会社に連絡して推薦状を入手することがあります。
雇用主によっては、訴訟の可能性を懸念して推薦状を提供したがらない場合があります。この場合、雇用主は役職、雇用期間、給与履歴のみを提供する場合があります。[ 3 ]フィンランド[ 9 ]、ドイツ、オーストリア、スイス、ハンガリー[ 10 ]、ブルガリアは、従業員が正確で曖昧さのない、公平な評価を受ける権利を含め、雇用に関する推薦状を法的に請求できるヨーロッパで唯一の国です。[ 11 ]
推薦状を提供するという慣習法上の義務はないが、 [ 12 ]カナダ最高裁判所は、推薦状の提供を拒否することは、不当解雇に関して「不当または悪意のある行為」を構成する可能性があり、したがって「通知期間の延長による補償に値する行為の種類を示すもの」であると判示している。[ 13 ]推薦状を提供する場合は、それが正確かつ公正であり、誤解を招く印象を与えないようにする注意義務がある。 [ 14 ]これは、 Spring v Guardian Assurance plc事件で貴族院が判示したとおりである。[ 15 ]雇用主が推薦状に含めるべき内容を超えたり、不正確または誤解を招く情報を提供したりした場合、法定義務違反、過失による虚偽表示、詐欺、名誉毀損、または悪意のある虚偽表示の分野で責任が生じる可能性がある。[ 14 ]推薦状の形式は関係ない。[ 16 ]
英国では、雇用主が他の個人または組織から受け取った推薦状は、1998 年データ保護法の個人情報開示規定に基づき、推薦状が書かれた本人に開示することができますが、推薦状を書いた人物の身元については、一定の機密保持上の考慮事項が適用されます。[ 17 ]その結果、Springに基づく注意義務と併せて、多くの組織が推薦状提供者が実施すべきベストプラクティスに関するガイダンスを発行しています。[ 18 ] [ 19 ]
注意義務は、2011年のMcKie v Swindon College事件で指摘されているように、推薦状以外の状況にも適用されるとされています。[ 20 ]別の事件では、イングランドおよびウェールズ控訴裁判所は、「推薦状は、個々の構成要素が事実として正しければ、全体として不公平または誤解を招く印象を与えてはならない」と判示しました。[ 21 ]ただし、推薦状は正確かつ公平でなければなりませんが、個人に関するすべての重要な事実を報告する必要はありません。[ 22 ]しかし、和解契約から生じる合意された推薦状が誤解を招くほど不完全な場合、雇用主は注意義務違反で後続の雇用主から訴えられる可能性があると主張できます。[ 23 ]不当解雇事件において、雇用控訴審判所は、推薦状を作成する際に、従業員が知らない従業員に対する苦情の詳細を提供することは合理的ではないと判決を下しました。[ 24 ]
控訴裁判所はさらに、調査が進行中だが完了していないときに従業員が退職した場合、または従業員の退職後に調査されていない問題が発生した場合、雇用主はこの情報を開示することができるが、慎重かつ公正な方法で開示する必要があり、この情報を省略すると誤解を招く推薦状を提供することになる場合には特に重要になるとの判断を示した。[ 25 ]
2014年、英国政府のクラウン・コマーシャル・サービスは、政府機関がサプライヤーに関する推薦状を発行することが認められており、政策上の問題により推薦状の発行が妨げられるという考えを反映してそうしないことは、特に中小企業の発展に悪影響を及ぼす可能性があることを明確にする情報メモを発行した。[ 26 ]この情報メモは、推薦状は証拠と同時期の記録に基づいていること、推薦状が求められた特定の提案契約に関連していること、そして推薦状を提供する組織を代表して発言する権限を正式に与えられた職員によって発行されることの重要性を強調した。[ 27 ]
2016年に、金融行動監視機構と健全性規制機構は、承認または認証を行う前に照会先を提出することを義務付ける規則を発行し、照会先に含めるべき情報も規定している。[ 14 ] [ 28 ] [ 29 ]
インドでは、従業員は退職時に雇用主から退職証明書（経験証明書または勤務証明書とも呼ばれる）を受け取るのが一般的です。 [ 30 ]退職証明書は推薦状としても機能しますが、退職証明書の具体的な目的は、応募者が以前の仕事を正式に辞職し、予告期間の勤務など、以前の雇用主に対するすべての義務を果たしたことを新しい雇用主に証明することです。[ 31 ]
一般的に、雇用主は退職する従業員に退職証明書を提供する法的義務があります。[ 32 ]例えば、ケララ州では、これはケララ州商店および商業施設法案で規制されています。[ 33 ]それにもかかわらず、雇用主は退職証明書の提供を拒否したり遅らせたりすることがあり、退職する従業員が新しい仕事を始めるのが難しくなります。
勤務証明書の発行。すべての雇用主は、従業員が辞職、解雇、定年退職、または別の仕事に応募する際に、規定された方法で勤務証明書を従業員に提供しなければならない。