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ペーパーレスオフィス（またはペーパーフリーオフィス）とは、紙の使用をなくすか大幅に削減した職場環境のことです。これは、文書やその他の紙類をデジタル形式に変換することによって実現されます。このプロセスはデジタル化と呼ばれています。ペーパーレス化の推進者たちは、「ペーパーレス化」によってコスト削減、生産性向上、スペース節約、文書や情報の共有の容易化、個人情報のセキュリティ強化、そして環境保護につながると主張しています。この概念は、オフィス外のコミュニケーションにも応用できます。
ペーパーレスの世界は、未来のオフィスを表現するために考案された広報担当者のスローガンでした。これは、1964年のIBM 2260のようなビデオディスプレイコンピュータ端末の普及によって促進されました。ペーパーレスオフィスの初期の予測は、1975年のビジネスウィークの記事でなされました。[ 1 ]オフィスオートメーションによって、記録管理や簿記などの定型業務で紙が不要になるという考えは、パーソナルコンピュータの導入とともに注目を集めました。すべての机にPCが置かれるという予測は驚くほど予言的でしたが、「ペーパーレスオフィス」はそうではありませんでした。
1983年、Micronet, Inc.は「ペーパーレスオフィス」というフレーズを商標登録しようと試みたが、1984年にこの申請を取り下げた。[ 2 ]
2019年、ニュージーランドのアナリストは、オフィスにとってより適切な目標は「ペーパーレス」ではなく「ペーパーライト」になることかもしれないと示唆した。[ 3 ]
2022年、 FoxitのCEOは、同社の「ペーパーレスオフィス」構想が経済的メリットと持続可能性の両面でメリットをもたらすと宣伝した。[ 4 ]
ある推計によると、世界の事務用紙の使用量は1980年から2000年の間に2倍以上に増加した。[ 5 ]これは、文書作成の容易化と電子通信の普及により、利用者が大量の印刷文書を受け取るようになったためである。[ 5 ] [ 6 ]
2014年、米国のあるアナリストは「平均的な企業が生産する紙の量の年間成長率は25％で、紙の使用量は実際に増加している。毎日推定10億枚のコピーが作られている」と主張した。[ 7 ]
2024年、米国環境保護庁は「平均的なアメリカ人は毎年700ポンド以上の紙を使用しており、これは世界で一人当たりの紙使用量が最も多い。過去20年間で、米国の紙製品の使用量は2億800万トン（9200万トンから増加）に達し、126%の成長を遂げた」と推定した。[ 8 ]
紙はスクリーンとは異なる用途、例えばより確実にアクセスできるといった利点があるため、常に存在意義があると主張する人もいる。[ 9 ] [ 10 ]
米国では、2005年から2020年の期間に、「紙および木材製品」の生産1トンあたりから排出されるスコープ1およびスコープ2の温室効果ガスが24.1%減少しました。 [ 11 ]紙および木材製品産業の炭素強度は、2030年までにさらに大幅に改善されると予想されています。[ 12 ]
2024年に米国環境保護庁は、「紙の使用は環境と公衆衛生に影響を与える。パルプ・製紙産業はエネルギー消費量で5番目に大きく、世界のエネルギー消費量の4%を占めている。都市固形廃棄物中の紙の割合は重量で35%である」と主張した。[ 8 ]
2003年、国際環境開発研究所は、「紙の消費に関しては、根本的に対立する2つの見解がある。一般的に、企業は紙の使用を環境効率の良いものにすることができ、その消費に制限を設けるべきではないと主張する。一方、環境団体や社会団体は、そのような環境効率は役立つかもしれないが、世界の天然資源の限定的な利用を求める道徳的要求の一部に応えるには十分ではないと主張する。」と指摘した。[ 6 ]
ペーパーレスの作業環境には、情報の生成、送信、保存を可能にする電子部品のインフラストラクチャが必要です。 [ 13 ]これらの部品を製造する産業は、世界で最も持続可能性が低く、環境へのダメージが大きいセクターの1つです。[ 14 ]電子ハードウェアの製造プロセスには、貴金属の抽出と工業規模でのプラスチックの製造が含まれます。 [ 15 ]デジタルデータの送信と保存はデータセンターによって促進されますが、データセンターはホスト国の電力供給のかなりの部分を消費します。[ 16 ]
インデックスカードやローロデックスをデータベースに、タイプされた手紙やファックスを電子メールに、参考図書をインターネットに置き換えるなど、オンラインシステムを使用することで紙の必要性がなくなります。[ 17 ]米国の2000年の電子署名法は、電子署名に基づいて文書を拒否することはできないと規定し、すべての企業に文書へのデジタル署名を受け入れることを義務付けました。多くの文書管理システムには、光学文字認識によって文書を読み取り、そのデータを文書管理システムのフレームワーク内で使用する機能が含まれています。この技術はペーパーレスオフィスを実現するために不可欠ですが[ 17 ]、そもそも紙を生成するプロセスには対処していません。
個人情報盗難やデータ漏洩に対する認識が広まるにつれ、個人識別情報を管理または保管する企業に対し、それらの文書を適切に管理することを義務付ける新たな法律や規制が制定された。個々の文書へのアクセスを追跡できるため、ペーパーレスのオフィスシステムは従来のファイルキャビネットよりもセキュリティが確保しやすいと主張する人もいる。[ 18 ]
デジタル化された記録のアーカイブ保管における問題点については、「デジタル保存」の項を参照してください。