コミュニケーションの基礎

コミュニケーション理論の基礎付けは、会話を共同行動の一形態として説明してきました。^{[ 2 ]}コミュニケーション理論の基礎付けは、媒介されたコミュニケーションにも適用されてきましたが、この理論は主に面と向かっての会話を扱っています。一緒に作業するグループは、共通の基盤または相互の知識を見つけることで会話の基礎付けを行います。メンバーはこの知識を利用して、より効率的な対話に貢献します。^{[ 3 ]}基礎付けの基準は、会話のパートナー間で、関係者全員が概念を十分に明確に理解しており、先に進むことができるという相互の信念です。^{[ 4 ]}

クラークとシェーファー（1989）は、この基礎基準の状態に到達するために、グループは前進できるという理解に達するために3つの方法を使用することを発見した。^{[ 5 ]}

1. 新たな貢献：パートナーが新しいアイデアを提案し、相手が戸惑う様子を見せるかどうかを待つ。
2. 理解の表明：情報を受け取った側は、微笑んだり、うなずいたり、言葉で相手に確認したりすることで、理解したことを表明します。また、沈黙することで理解を表明する場合もあります。
3. 説明を求める：情報を受け取ったパートナーが説明を求める。^{[ 5 ]}

話し手が相手の知っていることを予測できる主な要因は3つあります。^{[ 10 ]}

1. コミュニティにおける共同メンバーシップ：特定の分野の知識を持つグループのメンバーは、グループ内でのコミュニケーションでは専門用語を使用できるが、グループ外でのコミュニケーションでは一般の人にも理解できる言葉を使用する必要がある。
2. 言語的共存：会話の参加者は、会話の中で以前に言及された人物を指すために代名詞を用いることができる。
3. 物理的な共存：相手方も物理的にその場にいる場合、相手の物理的な環境内にある物体を指し示すことができる。

視覚情報を共有することで、パートナーが何を知っているかを予測するのに役立つ。たとえば、指示に応答する場合、言葉によるコミュニケーションなしに正しい動作を実行すると理解していることが示されるが、間違った動作を実行したり、動作しなかったりすると、誤解していることを示す可能性がある。^{[ 11 ]}論文（共同作業におけるグラウンディングと認識のための視覚情報の使用）^{[ 12 ]}の調査結果は、以前の実験を裏付けており、共同作業ペアがワークスペースの共通ビューを共有すると、より迅速かつ正確に作業できるという証拠を示している。^{[ 13 ]}実験の結果、ペアは視覚情報を共有した場合、タスクを30～40%速く完了した。ただし、この情報の価値はタスクの特徴に依存していた。タスクの対象が言語的に複雑で、ペアの共有語彙の一部でない場合、その価値は高まった。しかし、視覚情報の伝達にわずかな遅延があるだけでも、その価値は著しく損なわれた。また、指示を受ける側は、指示を与える側と視覚情報を共有していない場合、発言量を増やす傾向が見られました。この活動量の増加は、指示を与える側が相手の理解度を予測するために質問を続けるよりも、指示を受ける側が情報を提供する方が容易であるためです。このような現象は、コミュニケーションコストがパートナー間で分散されるため、結果としてペアにとって最も効率的な方法にシフトするという、グラウンディング理論によって予測されています。

最小協調努力理論は、貢献の参加者は、発表段階と受容段階の両方で、その貢献に費やされる総労力を最小限に抑えようとすると主張している。^{[ 14 ]}正確には、会話のすべての参加者は、その相互作用的な出会いに費やされる総労力を最小限に抑えようとする。^{[ 15 ]}理想的な発話は、有益で簡潔である。^{[ 15 ]}

会話の参加者は指示表現を再構成し、会話の長さを短縮します。対話者が類似したアイテムの集合から説明しにくい形状を選び出そうとする場合、両者が理解し受け入れられる表現を作り出し、合意します。このプロセスは再構成と呼ばれます。^{[ 15 ]以下は、Clark & Wilkes-Gibbs [ 16 ]}からの例です。

A: ええと、3人目は本を左に持って読んでいる男性です

B：じゃあ、ちょっと立ってみましょうか？

A: ええ。

B：わかりました。

Aは概念化を提示し、Bはそれを少し修正した後、両者が合意した。タスクの後の繰り返しでは、合意された概念化を再利用するために使用された表現は徐々に短くなった。たとえば、「次の人はアイススケートをしている人のように見えるが、両腕を前に突き出している」（試行1）は徐々に「次の人はアイススケーターだ」（試行4）に短縮され、最終的には試行6で「アイススケーター」になった。^{[ 16 ]}

クラークとウィルクス・ギブスは、上記の例には協力努力が最小限であることを示す2つの指標があると主張している。第一に、再構築のプロセス自体が、Aが最初に「完璧な」指示表現を作成するよりも少ない労力で済む。なぜなら、それを達成するために必要な労力の程度が異なるからである。第二に、試行を重ねるにつれて指示表現の長さが短くなり、それに伴って会話の長さも短くなったことは、参加者が共通基盤の拡大を利用して必要な会話量を減らし、協力努力を減らしたことを示している。^{[ 15 ]}

1. 時間的制約：一定期間内に相互理解を達成する必要がある場合、当事者はより労力を要するコミュニケーション手段を選択するだろう。
2. エラー：エラーが発生する可能性が高い場合、または過去に労力の少ないコミュニケーションでエラーが発生した場合、当事者はより労力を要するコミュニケーション手段を選択するでしょう。
3. 無知：共通知識の欠如が顕著な場合、当事者はより努力を要するコミュニケーションを行うようになる。

時間的制約、誤り、無知は相互理解によって最もよく解決される問題であり、したがって、コミュニケーションにおけるグラウンディング理論は、グラウンディングがコミュニケーション問題の解決策となる場合、最小限の協調努力の理論を否定する。^{[ 17 ]}

これらの特性のいずれかが欠けている場合、参加者は代替のグラウンディング手法を使用せざるを得なくなります。なぜなら、グラウンディングに伴うコストが変化するからです。コストの間にはトレードオフの関係があり、一方のコストが増加すると他方のコストが減少します。また、コスト間には相関関係があることもよくあります。以下の表は、コミュニケーション手段の変化に伴って変化する可能性のあるコストのいくつかを示しています。

クラークとブレナンの理論は、媒体の選択がグラウンディングの成功に与える影響を認めている。この理論によれば、コンピュータを介したコミュニケーションは、相互理解を確立する上で潜在的な障壁となる。^{[ 18 ]}グラウンディングは、言語的、非言語的、形式的、非形式的な承認による理解の承認によって行われるため、コンピュータを介したコミュニケーションは、当事者がグラウンディングを確立できるチャネルの数を減らす。^{[ 19 ]}

クラークとブレナンは、媒介されたコミュニケーションがコミュニケーション当事者に課す8つの制約を特定している。

1. 共存：別名、同所。グループメンバーが同じ物理的な場所にいること。グループメンバーが同じ物理的環境を共有できない場合、パートナーが操作しているものを見たり聞いたり、操作したりする能力を利用できず、グラウンディングのプロセスが遅くなる。
2. 可視性：グループメンバーはお互いを見ることができます。ビデオ会議ではグループメンバーはお互いの顔を見ることができますが、共存のようにグループメンバーがお互いに何をしているかを見ることはできません。^{[ 20 ]}
3. 可聴性：グループメンバーは互いの会話を聞き取ることができます。対面での会話では、話し方の抑揚やタイミングを考慮して理解を深めたり、意思決定を行ったりすることができます。電子メールやインスタントメッセージなどのテキストメディアでは、これらの要素が失われ、音声メッセージではタイミングが考慮されないため、グループの他のメンバーがタイムリーに応答することが難しくなります。
4. 同時性：グループメンバーは、他のグループメンバーによって生成された情報をリアルタイムで受け取ります。メッセージが遅延して一方のパートナーにのみ受信された場合、そのパートナーのメッセージに対する反応も遅延します。パートナーが誤って間違った方向に進んでしまったり、メッセージを受け取るまで全く先に進めなかったりする可能性があるため、これは効率性を損ないます。^{[ 20 ]}
5. 同時性：グループメンバーは同時に情報を受け取り、発信します。同じ場所にいるメンバー同士が会話しているグループでは、他のメンバーが発言している際に反応することで、グループが共通認識に達するのを助けることができます。例えば、あるメンバーが発言した際に、別のメンバーが微笑んでうなずくことで、お互いの発言内容を理解したことを示すことができます。
6. 逐次性：グループメンバーは情報を連続した順序で受け取ります。一度にタスクの1つの部分を受け取ります。分散グループでは、メッセージの頻度は少なく、間隔も空くことがよくあります。メンバーは電子メールでメッセージを受け取り、その後、元のタスクに戻る前に他のいくつかのメッセージを確認する可能性があります。^{[ 20 ]}
7. 振り返り機能：グループメンバーは、他のメンバーから以前に受け取った情報を見返すことができます。対面での会話では、チームメイトの発言内容の詳細を忘れてしまうことがありますが、インスタントメッセージなどのテクノロジーを使用すれば、会話の内容を保存して後日見返すことができます。
8. 修正可能性：グループメンバーは、他のグループメンバーに情報を伝える前に、自分のメッセージを確認できます。電子メールやインスタントメッセージなどのテクノロジーを使用することで、グループメンバーは、他のグループメンバーに送信する前に、情報をより明確に修正できます。^{[ 20 ]}

状況認識理論^{[ 21 ]}は、視覚情報がペアがタスクの現状を評価し、将来の行動を計画するのに役立つと主張しています。^{[ 22 ]} 例えば、友人があなたが解決策を知っている問題を解いているとき、友人が行き詰まって助けが必要だとわかったら、介入してヒントや指示を与えることができます。同様に、グラウンディング理論は、視覚情報が共通点や相互理解の証拠を通して会話をサポートできると主張しています。同じ例で、友人が行き詰まっているのがわかったら、問題に対するより明確な指示を与えることができます。したがって、両方の理論を拡張すると、グループがタイムリーな視覚情報を持っている場合、状況を監視して指示をより効率的に明確にすることができるということになります。^{[ 22 ]}

共通基盤とは、相互の知識と相互の知識に対する認識に基づいたコミュニケーション技術である。Barrによれば、共通基盤と共通知識は相互知識の一種である。^{[ 23 ]}共通基盤は、視点の違いによるギャップを埋めるために交渉され、それによって異なる視点や知識を共有することが可能になる。^{[ 24 ]}心理言語学者のHerbert H. Clarkは、息子とビーチで過ごした一日を例に挙げている。彼らはビーチでの経験を共有し、相互の知識を認識している。もし誰かが部屋をある特定の色合いのピンクで塗ることを提案した場合、ビーチで見た巻貝と比較して説明することができる。彼らが比較できるのは、巻貝のピンク色に関する相互の知識と、ピンク色に関する相互の知識に対する認識があるからである。このコミュニケーション技術は、交渉においてよく見られる。^{[ 25 ]}

共通認識を確立することの難しさ、特に電気通信技術の使用においては、状況的要因ではなく性格的要因による帰属が生じる可能性がある。この傾向は「行為者-観察者効果」として知られている。これは、人々は自分の行動を状況的要因に帰属させることが多いのに対し、観察者は行為者の行動を行為者の性格や気質に帰属させる傾向があることを意味する。例えば、行為者が遅刻する一般的な理由は、交通渋滞という状況的要因によるものである。観察者は交通渋滞に関する文脈的知識、つまり共通認識を欠いているため、遅刻の原因を行為者の無知や怠惰に帰属させてしまう。このような性格的要因による帰属傾向は、利害関係が大きく、状況が複雑な場合に特に顕著になる。観察者が比較的冷静な場合、性格的要因による帰属傾向は弱まる。^{[ 25 ]}

相互理解の欠如によるもう一つの結果は失望です。コミュニケーションをとるパートナーが、自分のメッセージの重要な点を相手に伝え損ねたり、相手のメッセージの重要な点を知らなかったりすると、両者とも相手の期待を満たすことができません。このような共通基盤の欠如は、特にパートナーが相手がなぜそのような行動をとったのかという背景情報を持っていない場合には、対人信頼を損ないます。^{[ 25 ]}

人々は自分の視点に基づいて意思決定や貢献を行う。チーム内の個々の視点に共通点がない場合、誤解が生じる。こうした誤解が気づかれないまま放置されると、無知や誤った情報に基づいた意思決定が行われ、それがさらなる無知につながる。チームは問題の正しい認識を持てないため、適切な解決策を見つけられない可能性がある。^{[ 24 ]}