従業員ハンドブック

従業員ハンドブックは、従業員マニュアル、スタッフハンドブック、または会社方針マニュアルとも呼ばれ、雇用主が従業員に配布する書籍です。

従業員ハンドブックは、従業員が知っておく必要のある雇用や仕事に関する情報をまとめるために使用できます。通常、次の3種類のコンテンツが含まれます。^[1]

1. 文化: 歓迎の言葉、会社の使命または目的、会社の価値観など。
2. 一般情報: 休暇の手配、会社の特典、法律で義務付けられていないポリシー、ポリシーの概要など。
3. ケース固有: 企業のポリシー、規則、懲戒および苦情処理手順、および雇用法や規制をモデルにしたその他の情報。

従業員ハンドブックが存在する場合、それはほとんどの場合、会社の新入社員のオンボーディングまたは導入プロセスの一部です。書面による従業員ハンドブックは、従業員に明確なアドバイスを提供し、問題が公平かつ一貫して処理される文化を生み出します。

多くの場合、企業によって異なりますが、従業員ハンドブックで取り上げられる具体的な領域には次のようなものがあります。

• 歓迎の挨拶文。会社の歴史、成功の理由、従業員が将来の成功にどのように貢献できるかについても簡単に説明します。
• ミッション、ビジョン、目的の声明、組織の価値に関する情報、会社の履歴情報、ビジネスの目標や目的に関する声明などの文化的な情報。
• オリエンテーションの手順。これには通常、人事マネージャーまたはその他の指定された従業員に所得税源泉徴収フォームを記入して提供すること、身分証明書と就労資格の証明（1986 年の米国移民改革および管理法に準拠）、薬物検査の完了証明（指定された医療センターによる）およびその他の必要なフォームを提供することが含まれます。
• フルタイムおよびパートタイムの雇用の定義、および各分類で受けられる福利厚生。さらに、この領域では、時間管理手順 (「労働週」の定義など) についても説明します。この領域には、毎日の休憩 (昼食と休憩) に関する情報も含まれる場合があります。
• 従業員の給与と福利厚生（休暇や保険など）に関する情報。通常、新入社員には、会社で一定期間勤務した後に、何らかの福利厚生に加えて追加の報酬（401K退職金口座プログラムへの登録、追加の休暇、昇給など）が与えられます。これらについては、このセクションで詳しく説明します。
• 出張費および経費 (T&E) に関するガイドラインと手順。
• 休日、有給休暇(PTO)、病気休暇、個人休暇、兵役休暇、忌引休暇、投票休暇など、さまざまな種類の休暇に関する情報。雇用主が1993 年の米国家族医療休暇法の対象である場合(通常、従業員が 50 人以上)、ハンドブックには通常 FMLA に関する情報が記載されており、育児休暇や医療休暇に関する具体的なポリシーが記載されていることもよくあります。
• 行動規範および懲戒規定に関する期待事項。これらのセクションには、セクシャルハラスメント、アルコールおよび薬物使用、出勤などの分野に関する行動規範、および解雇の理由（解雇、一時解雇など）と適正手続きが含まれます。この領域には、上司や同僚への苦情申し立て、および上司や会社の管理者への仕事関連の問題の伝達に関する情報も含まれる場合があります。
• 従業員の業績評価に関するガイドライン（評価方法や実施時期など）。
• 特定の役職への昇進、異動、降格に関するポリシー。
• 郵便、電話、会社の設備、インターネット、電子メールの使用、および従業員が職務上使用する自動車に関する規則。
• 怪我につながるような職場での事故に対処する手順。
• 従業員が自主的に仕事を辞める方法（退職または辞職）と退職面談。
• 従業員が特定のビジネス情報を秘密に保持する必要があること。この領域には通常、従業員の記録や情報を公開することに関する情報、および誰が情報を取得して検査できるかに関する情報が含まれます。

従業員ハンドブックの改訂は会社によって異なります。多くの大企業では、改訂版ハンドブックは毎年または他の一定の間隔で発行されます。法律や規制の変更に応じて、ハンドブックを定期的に更新することをお勧めします。

新入社員は、従業員ハンドブック内の情報を受け取り、読み、理解し、その条件に同意したことを示す確認書に署名することが求められることが多い。^[2]

承認フォームには通常、次の追加コンテンツが含まれます。

• ハンドブックは契約書またはその他の雇用契約書ではないという免責事項。
• ハンドブックは予告の有無にかかわらず時間の経過とともに変更される可能性があり、従業員はこれらの変更に同意する旨の記述。これは、ポリシーが変更され、従業員に変更について明示的に通知されていない場合に、雇用主が責任から自らを守るための試みです。
• 米国では、雇用契約を任意とする雇用主は通常、雇用は任意であり、理由の有無にかかわらずいつでも雇用関係を終了できるという事実も明記します。

従業員が期限内に承認フォームに署名しなかった場合、雇用が拒否されたり、解雇されたりする可能性があります。

2009年、Netflixは「Netflixの文化：自由と責任」 ^[3]と題したプレゼンテーションを公開し、命令と統制に基づく企業文化から自由と責任を中心とした企業文化への移行について説明しました。このプレゼンテーションは口コミで広まり、2018年3月時点で1,700万回以上視聴されています。

このプレゼンテーションでは、他の一般的な企業ポリシーについても説明されているため、Netflixの従業員ハンドブックと呼ばれることもあります。このプレゼンテーションは非常に影響力があり、多くの企業が「無制限」の休暇ポリシー^[4]と「Netflixの利益のために行動する」というシンプルな経費ポリシーを模倣しています。

Valveの新入社員向けハンドブック^[5]やZapposのカルチャーブック^[6]と並んで、このプレゼンテーションは多くの企業に影響を与え、従来の従業員ハンドブックに載っているポリシーの代わりに、またはその前に、企業文化を強調する文化重視の従業員ハンドブックを作成するようになりました。^[7]ポリシーも、従来のものとはまったく異なる方法で書き直されていたり、平易な言葉で書かれた非公式の要約や紹介が含まれていたりします。

連邦法や州法、そして経営陣に対する従業員関連の訴訟件数の増加は、企業方針を文書化することがあらゆる規模の企業にとってビジネス上必要不可欠であることを強く示唆しています。

例えば、米国雇用機会均等委員会は、 2005年に企業が差別に関する非訴訟和解金として3億7800万ドル以上を支払ったと報告している。2014年、EEOCは民間企業に対して合計88,778件の差別訴訟を受理した。^[8]

従業員の行為に起因する会社に対する訴訟の他の例としては、顧客の個人情報の漏洩や、もちろん従業員同士の行為、セクハラ行為などが挙げられます。セクハラは従業員による不快な行為の 1 つです。

とはいえ、一部の法律顧問は、非常に小さな会社（従業員10～15人未満）にはハンドブックを一切持たないことを推奨しています。なぜなら、ほとんどの非常に小さな会社では、最新の従業員ハンドブックを維持するために時間やリソースを割くことが難しいからです。非常に小さな会社にとっては、誤解を招く、時代遅れ、または不完全なポリシーを持つよりも、ポリシーを文書化しない方がリスクが少ないかもしれません。^{[9] [10]}しかし、一部のNGOなどの小さな組織には、スタッフ向けの質の高いポリシーマニュアルを維持することにメリットがあると主張する人もいます。^[10]

従業員ハンドブックの最も重要な側面の 1 つは、法律の変更に応じてハンドブックを最新の状態に維持することです。企業がハンドブックを複数の言語で発行することを選択した場合、各バージョンを同時に更新する必要があります。

従業員ハンドブックは、ビジネスを運営する上で非常に必要であり、雇用主が複雑さや利益相反なしにビジネスを管理するのに役立ちます。また、従業員が雇用中に何が期待されているかを理解するのにも役立ちます。

従業員ハンドブックは、現行の連邦法および州法または地方法との一貫性と準拠性について弁護士による審査を受ける必要があります。たとえば、米国の多くの州には、連邦法を超える特定の法律があります。このため、ニューメキシコ州の従業員ハンドブックは、カリフォルニア州では使用しないでください。米国では、カリフォルニア州は連邦法を超える規制が最も多い州です。そこで事業を展開している企業は通常、カリフォルニア州の従業員向けに特別なコンテンツを用意しています。通常、特別なコンテンツが必要となるその他の州は、ニューヨーク州、マサチューセッツ州、イリノイ州、コネチカット州、ワシントン DC、テキサス州です。

英国では、従業員ハンドブックが従業員の雇用条件の一部となることもあります。5人以上の従業員を雇用している場合、会社の健康と安全に関する方針を文書で示すことが労働安全衛生法の要件となっています。^[11]

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