人事政策

人事方針は、組織が従業員を管理する際に採用しようとするアプローチに関する継続的なガイドラインです。 ^{[1]人事方針は、雇用に関するさまざまな問題について人事管理者に具体的なガイドラインを示し、}採用、昇進、報酬、 ^[2] 研修、選抜など、人事管理のさまざまな側面に関する組織の意図を^{表明します。 [3]}したがって、人事管理の実践を開発するとき、または組織の労働力に関する決定を下すときに、基準点として機能します。

優れた人事ポリシーは、雇用のさまざまな側面に関して組織、ひいてはその従業員が採用するアプローチに関する一般的なガイドラインを提供します。手順は、ポリシーに沿ってどのような行動を取るべきかを正確に規定します。^[1]

それぞれの組織には異なる状況があり、そのため独自の人事方針を策定します。^[4]組織が活動する場所によっても、その方針の内容が決まります。

ポリシーの確立は、組織が多様性、倫理、トレーニングの要件を満たしていること、および従業員の規制とコーポレートガバナンスに関するコミットメントを社内外に示すのに役立ちます。たとえば、雇用法の要件に従って従業員を解雇するには、他の考慮事項の中でも、通常、雇用契約と団体交渉協定内の条項を満たす必要があります。^[5]義務、行動基準、懲戒手続きを文書化した人事ポリシーの確立は、現在、これらの義務を満たすための標準的なアプローチです。人事ポリシーは、一貫した決定が行われるフレームワークを提供し、人々の扱い方における公平性を促進します。^[6]

人事ポリシーは、望ましい組織文化をサポートし構築する上でも非常に効果的です。^{[7] [8]}たとえば、採用および保持ポリシーでは、組織が柔軟な労働力をどのように評価するかを概説し、報酬ポリシーでは、従業員が年間4週間の追加休暇を取得し、年間を通じて給与を減らすことができる48/52支払いオプションを提供することでこれをサポートできます。

実際には、ポリシーと手順はいくつかの目的を果たします。^[9]

1. 雇用条件に関して組織と従業員の間で明確なコミュニケーションを実現します。
2. これらは、すべての従業員を公平かつ平等に扱うための基礎となります。
3. これらは監督者と管理者のためのガイドラインのセットです。
4. 従業員ハンドブックを開発するための基礎を構築します。
5. 従業員に影響を与える可能性のある変更を定期的に確認するための基盤を確立します。
6. これらは、管理者研修プログラムや従業員オリエンテーション プログラムのコンテキストを形成します。

人事方針を策定する際には、雇用条件とその平等かつ公正な実施手順に関する組織の方針を明確かつ一貫して記述する必要があります。この目的を達成するために、方針と手順は次のようになります。^[10]

• 明確かつ具体的ですが、変化する状況に対応できる十分な柔軟性を備えています。
• 関連するすべての法律および規制を遵守します。
• 互いに一貫性があり、すべての従業員に対する全体的な真実かつ公正な視点のアプローチを反映します。

人事政策は、組織の日常的な問題に対する意思決定と行動を通じて策定されます。人事政策を策定するプロセスには、以下の要素の評価が含まれます。^[11]

1. 組織が人事部門に関して達成したい目的と目標を特定します。
2. 組織の人事ポリシーが運用されるすべての要素の分析。
3. HR ポリシーステートメントが必要な各領域で可能な代替案を検討します。
4. ポリシーをサポートする手順の開発を通じてポリシーを実行します。
5. 組織全体に適応したポリシーと手順の伝達。
6. 変更が必要な領域を明らかにするためにポリシーを監査します。
7. 組織の現在のニーズを満たすために、ポリシーを継続的に再評価および改訂します。

人事管理は、採用、報酬、業績、評価、研修、記録保存、コンプライアンスなどの手段を通じて従業員の生産性と管理を改善するために設計された意図的な組織活動で構成されています。人事ポリシーは、一般的に受け入れられている8つの責任をカバーする主要な人事管理機能について策定する必要があります。^[12]

1. 労使関係
2. 雇用慣行と配置
3. 職場の多様性
4. 健康、安全、セキュリティ
5. 人事情報システム
6. 人材研究
7. トレーニングと開発

政策を策定または改訂する際には、以下の手順を踏む必要がある。^[13]

1. 企業文化と共通の価値観を理解する
2. 既存のポリシー（明文化されたポリシーと暗黙のポリシーの両方）を分析します。
3. 外部の影響を分析する: 人事ポリシーは多くの法律、規制、当局の影響を受けるため、専門機関が発行する実践規範も参照する必要があります。
4. 新しいポリシーが必要な領域、または既存のポリシーが不十分な領域を評価します。
5. できれば組織のリーダーシップ チームから始めて、マネージャーに人事ポリシーに関する意見や改善できる点について確認します。
6. 人事ポリシーについて従業員の意見を求めます。特に、人事ポリシーが本質的に公平かつ公正であり、公正かつ一貫して実施されているかどうかを確認します。
7. 組合代表者の意見を求めます。
8. 前の手順で保持した情報を分析し、ポリシーのドラフトを準備します。
9. 経営陣および組合代表者と方針について協議し、議論し、合意します。

ステップ7で述べたように政策の最初の草案を書くためには、以下の内容を含める必要がある。^[14]

• ポリシー名
• ポリシーの発効日および改訂日
• 承認ステータス - この段階では、ステータスは「ドラフト」になります。
• 参照- このポリシーに関連する他のポリシーまたはドキュメントをリストします
• 政策の目的 - 何を推進または達成しようとしているのか
• 主な政策声明
• ポリシーに記載されている主要な概念や用語の定義を定義する必要がある
• 適格性または範囲 - すべての利害関係者がポリシーの対象となる
• 潜在的な例外に対処する方法
• 政策の実施と監視を担当する組織における役職
• ポリシーを実行するための手順 - できれば番号付きのステップで記述する

HRポリシーは、情報源や説明に基づいて分類することができます。^[11]

人事政策は、その情報源に基づいて以下のように分類できる。

1. 独自のポリシー - これらは通常、部下を指導するために上級管理職によって確立されるポリシーです。
2. 暗黙のポリシー - これらは正式には表現されていないポリシーであり、マネージャーの行動から推測されます。暗黙のポリシーとも呼ばれます。
3. 課せられたポリシー -政府、業界団体、労働組合などの外部機関によって企業にポリシーが課されることがあります。
4. 異議申し立てられたポリシー - 異議申し立てられたポリシーは、特定のケースが以前のポリシーでカバーされていないために発生します。状況に対処する方法を知るために、部下は特定のポリシーの策定を要求または異議申し立てする場合があります。

説明に基づいて、ポリシーは一般的なものまたは特定のものになります。

1. 一般ポリシー - これらのポリシーは、特に特定の問題には関連しません。一般ポリシーは、組織のリーダーシップ チームによって策定されます。この種のポリシーは、特に特定の問題には関連しないため、「一般」と呼ばれます。
2. 特定のポリシー - これらのポリシーは、人員配置、報酬、団体交渉などの特定の問題に関連しています。特定のポリシーは、一般的なポリシーによって定められたパターンに準拠する必要があります。

人事ポリシーを設定することで、次のような利点が得られます。^[11]

1. これらは、さまざまなレベルの意思決定を行う管理者が、上司に相談することなく意思決定を行うのに役立ちます。ポリシーには期待される内容が示されており、また、書面によるポリシーを引用して自分の行動を正当化できるため、部下はより積極的に責任を受け入れます。
2. 従業員の長期的な福利厚生が保証され、えこひいきや差別が減るため、雇用主と従業員の良好な関係が築かれます。確立されたポリシーにより、組織全体ですべての従業員が均一かつ一貫した待遇を受けることができます。
3. 組織内で追求されるガイドラインを定め、それによって管理者の個人的な偏見を最小限に抑えます。
4. ポリシーは従うべき基準として機能するため、意思決定を迅速に行うことができます。また、同様の問題を解決するために繰り返し分析を行うことで生じる時間と労力の無駄を防ぐことができます。
5. 一定期間にわたってポリシーの適用に一貫性を持たせることで、組織内の各人が公平かつ正当な待遇を受けられるようになります。従業員は、ポリシーの対象となる状況でどのような行動が期待されるかを把握できます。ポリシーによって行動パターンが設定され、従業員はより自信を持って働くことができます。

組織の人事ポリシーに影響を与える要因は次のとおりです。

労働に関するさまざまな労働法や法律を考慮する必要があります。ポリシーは国、州、および/または地域の法律に準拠している必要があります。そうでない場合、組織に問題を引き起こすことになります。

組織全体で行動の一貫性を保つためには、社会的価値観と慣習を尊重する必要があります。ポリシーを策定する際には、すべてのコミュニティの価値観と慣習を考慮する必要があります。

経営理念や価値観は、従業員に関わる事柄に対する行動に影響を与えます。したがって、明確で幅広い理念や価値観がなければ、従業員が経営を理解することは困難です。

人事ポリシーは、組織の従業員に不必要な負担や煩雑な手続きを課す場合、生産性や組織全体の財務に影響を及ぼす可能性があります。また、従業員間で問題が発生する可能性があるため、ポリシーを公平に適用したり、最新の状態に維持したりすることがどの程度現実的であるかについても検討する必要があります。

15.HRツールキット（2009）：HRプロセスと管理ドキュメント}