文化財の記録

文化財の文書化はコレクション管理の重要な側面です。文化財の管理者として、博物館は、より効果的に管理するために、オブジェクトだけでなく、それらのオブジェクトに関連する研究や文書を収集して保存します。文化遺産の文書化は共同作業です。基本的に、レジストラー、コレクションマネージャー、保存家、キュレーターはすべて、コレクションに関する情報を記録して保存する作業に貢献しています。博物館が責任を負う文書には、登録プロセスで生成される記録（受入、貸出、目録など）と、オブジェクトの研究とその歴史的重要性に関する情報の2つの主要な種類があります。両方の種類の文書を適切に維持することは、文化遺産の保存に不可欠です。^[1]

博物館のコレクションに関する情報を記録する方法は、18 世紀後半に開発が始まりました。初期のコレクション管理システムは図書館のプロトタイプから発展したもので、オブジェクトとそれらのオブジェクトに関する情報を結び付けるために、連番システムと収蔵台帳のアイデアを借用しました。1900 年代半ばには、正式な登録トレーニング プログラムが登場し始め、文化コレクションを文書化する基準が確立されました。コンピューターが一般的になった 1990 年代後半まで、博物館の文書化とオブジェクト追跡方法に大きな進歩はありませんでした。^[2]

包括的なオブジェクトファイルには、オブジェクトのライフサイクル全体にわたるさまざまな種類のドキュメントが含まれています。ドキュメントを必要とするオブジェクトのライフサイクルのさまざまなイベントや側面のいくつかを以下に示します。^[3]

一時的な貸出や対価のためであれ、永久的にコレクションとして収蔵するためであれ、物品の取得には大量の書類作成が必要である。機関が物品の管理の責任を引き受けると、一定の法的義務が課せられる。物品は適切に保管、維持、保全され、公衆の利益のために利用可能にされなければならない。^[4] 文化財の管理に関する活動を文書化することは、これらの義務の履行を記録し評価する上で役立つ。物品が機関に到着する前に作成される最初の書類は初期保管契約書である。この書類には、物品の所有者/出所の連絡先情報、この取引の結果（寄贈、貸出、購入、遺贈）の意図、保険、梱包、配送の責任、物品の説明が記載されている。^[5]物品が正式に永久コレクションに収蔵される場合は、物品の到着時に所有権の譲渡も必要となる。所有権の譲渡に必要な書類は、贈与証書または販売伝票である。標準的な収蔵プロセスの一環として、状態報告書も作成され、番号が割り当てられてマークされ、写真が撮られることもあります。これらの最初の文書は、オブジェクトのファイルの始まりです。寄贈者や来歴に関する質問票、オブジェクトの歴史や背景/美術史的重要性に関する研究ファイルなどの補足文書が利用可能な場合は、それらもファイルに含めることができます。芸術作品の来歴の文書化は、長い間、美術史研究の貴重な要素でした。美術品収集の歴史についての洞察を提供することに加えて、オブジェクトの真正性を証明し、保存の優先順位を決定する方法として役立ちます。^[6]

信頼性が高く、正確で、最新の目録の作成と維持は、あらゆる収集機関にとって重要です。機関は、コレクションを保存し、一般の人々がアクセスできるようにするために、コレクションを文書化します。目録は、保全が必要なオブジェクトを特定し、劣化を防止または軽減するために保管条件の改善が必要な可能性のあるオブジェクトを特定し、セキュリティ目的でオブジェクトの場所と移動履歴を記録し、壊滅的な損失が発生した場合にコレクションを記録し、コレクションの研究を可能にし、招待し、よりよく研究および文書化できるように文書化が不十分または文書化されていないオブジェクトを特定し、適切な措置を開始できるように行方不明のオブジェクトを特定し、コレクションの日常的な管理を容易にすることで、文化財の責任ある管理と保存をサポートします。^[7] 目録にはスタッフのかなりの時間と計画が必要になる可能性があるため、完全で包括的な目録は通常、5年から10年ごとに実施されます。完全な目録の間に、部分的な目録と抜き取り検査が行われます。

物品の生涯において標準的な文書化手順を必要とするその他のイベントは、貸出（出庫と入庫の両方）と展示である。物品の貸出または展示が承認される前に、通常、物品が移動や展示に適しているかどうかを判断するために状態レポートが記録される。状態レポートは、特定の時点における物品の保存状態に関する貴重な情報を提供する。状態レポートは、コレクション管理者/レジストラと保存管理者の両方が実施でき、劣化の種類や速度をベンチマークし、将来の管理に備えるために物品の状態履歴を記録する上で非常に重要になることがある。状態レポートには、明らかな傷、不安定さ、古い修理、既存の状態が記録される。^[8] 検査を実施し、物品の状態を徹底的に記録するために必要なツールには、柔らかい鉛筆、検査用紙、カメラ、布製の巻尺、清潔な白い綿またはニトリル手袋、パッド入りのモスリンロールとブロック、懐中電灯、紫外線、拡大鏡などがある。

貸出を検討する際、機関は一般施設報告書を要求して、借り入れ元の美術館が貸出機関の気候制御とセキュリティの最低基準を満たしていることを確認することもできます。貸出が承認されると、貸出契約書が作成されます。これは、借り手が作品を所有している間の最低限の取り扱い要件、梱包と輸送の手配、保険要件、複製とクレジットのガイドライン、および両機関が合意したその他の特別規定を詳述した拘束力のある法的文書です。移動中の作品に添付できる追加文書には、図解付きの具体的な梱包指示書や、明細付きの出荷領収書または船荷証券も含まれます。これらの文書のコピーはすべて、展示ファイルと作品の永久ファイルに保管されます。展示ファイルには、チェックリスト、ギャラリーのレイアウトと作品の場所のリスト、保存記録、コンピューター レポート、設置写真、ギャラリーの気候と害虫監視記録、購入依頼書、および展示に関連する通信も含まれる場合があります。

保存処理の文書化は、コレクション管理の重要な部分です。処理前に必要な文書化 (提案書や検査結果など)、処理後に必要な文書化 (レポート)、および処理前、処理中、処理後のプロセスを視覚的に文書化する写真があります。保存処理の優先順位とオブジェクトの理想的な状態を決定するために、保存担当者はまず歴史的/文化的研究を調べ、オブジェクトの物理的検査を実施して文書化します。物理的検査は、材料の構成と劣化の原因を理解するのに役立ち、適切に文書化されていれば、将来の保存担当者の参考になります。提案書には、物理​​的および文脈的根拠の両方を使用して、提案された行動方針と処理目標の正当性も文書化されます。処理を開始する前に、オブジェクトを徹底的に撮影して「前」の状態を記録します。処理とクリーニングの初期段階が開始されると、補償や古いワニスを取り除いたオブジェクトの「実際の状態」を記録するために、さらに写真を撮影します。

修復作業中、修復士は使用した材料、発生した反応、可逆性に関する情報なども文書化します。この情報の多くは 、研究室のマスターレポートにまとめることもできます。このレポートには、方法の理由、処理の選択と方法の変更を決定する要因、材料安全データシートなど、最終レポートには含まれない可能性のある情報が記録されます。 ^[9] 最終レポートにもこの情報を含めることができますが、技術的な詳細は少なくなります。最終レポートは、「後」の写真、処理の目標と比較した完了した作業の概要、および今後そのオブジェクトに取り組む修復士が以前の完了した作業について質問がある場合に備えて、修復士の連絡先情報で構成されます。保存処理に関する文書はすべて、アクセスと検索を容易にするために、オブジェクトの永久ファイルに保存されます。

美術史の文脈とオブジェクトの意義を説明する文書は、研究目的で維持することが重要です。通常、キュレーターはこの研究を展開し、オブジェクト ファイルにメモをカタログ化します。彼らはしばしば結果も公開し、分野を発展させ、さまざまな美術史の主題に新しい理解や解釈をもたらします。多くのコレクション専門家は、よく整理された美術史の文書と研究ファイルの作成と維持から恩恵を受けています。保存家はこの文書を使用して、芸術的意図と歴史的価値に基づいて、処理目標の理想的な状態を決定します。コレクション管理者は、文脈文書を使用して、歴史的な使用状況に応じてオブジェクトの最適な保管および取り扱い方法を決定します。そして他のキュレーターと研究者は、この情報を使用して展示会を企画し、オブジェクトの美的および文化的動機、および技術的な品質について学びます。

機関が直面するリスクを特定し、それらのリスクを軽減するために実施されているポリシーと対策を文書化することは、コレクション管理の重要な側面です。包括的で文書化された緊急対応計画と総合的害虫管理プログラムがあれば、博物館はコレクションに対する全体的なリスクを最小限に抑えることができます。機関はまた、保険を使用して潜在的なリスクの想定を移転します 。博物館は、各コレクションやオブジェクトに加入している保険の補償額、および特定の条項や除外事項を文書化して追跡します。評価や鑑定など、保険請求に必要な関連文書もオブジェクト ファイルに保管できます。

機関のリスク管理のもう 1 つの側面は、コレクション内の各オブジェクトの著作権状態を注意深く文書化し、追跡することです。著作権侵害や高額な法的問題を回避するために、博物館の専門家はオブジェクトの著作権状態を記録し、更新するための標準プロセスを開発しています。

機関が文化財の収蔵品処分を決定する場合、この決定の検討過程を論じた文書が必要です。機関は、その作品の価値、それがコレクションに適さなくなった理由（文脈から外れている、劣化して役に立たない、他の作品の複製など）、および作品の処分方法（個人売買、オークション、他の美術館への寄贈など）を文書化します。 ^[10]コレクションの 優先順位と収蔵品処分の妥当な根拠を明確に概説した、文書化された収集および収蔵品処分の方針と手順も、美術館の記録用に文書化されます。これにより、コレクションから作品が削除されたときに美術館が反発を受ける可能性がなくなります。^[11]

現代アートの記録には、非伝統的なアプローチが必要です。アーティストが創作上のニーズを満たすために、より短命な素材、インスタレーション、デジタルコンテンツを使用するようになるにつれて、これらの新しい作品のパラメータを定義し、それらを記録する方法に対するアプローチは必然的に進化しました。「伝統的に、アート作品の記録は、物質性と真正性の問題に焦点を当ててきました。素材は、私たちがアートを理解する上で間違いなく重要です。さまざまなメディアに関する実用的な知識と知識があれば、レジストラーは保管の必要性を予測し、コレクションの管理を促進し、展示ガイドラインを推奨することができます...しかし、概念的な核心は作品の本質のままです。新しい課題は、概念的な作品を効果的に記録する方法です。」^[12] 現代アート作品の概念的な核心を捉える新しい戦略には、作品自体の認識を記録すること、意図と哲学を理解するためにアーティストのアンケートとインタビューを記録すること、および設置と撤去のプロセスをビデオで記録することが含まれます。

ドキュメントの作成と維持管理においてカタログ作成の標準に従うことは、統一性とアクセス性を確保するために不可欠です。「標準は、情報の一貫した記録を促進するだけでなく、情報を効率的に取得するための基本でもあります。標準は、データの共有を促進し、コンテンツ管理を改善し、冗長な作業を削減します。時間の経過とともに、複数のリポジトリ間で一貫して文書化されたレコードが蓄積され、研究結果が最大化され、コンテンツへのアクセスが向上します。最終的には、統一されたドキュメントによって文化遺産情報の体系が開発され、芸術と人文科学の研究と教育が大幅に強化されます。」^[13] 標準は、番号付けや測定などのプロセス、および含める情報のカテゴリ（メタデータセット）、使用する単語（シソーラスと典拠リスト）、データコンテンツのフォーマット方法などのデータ入力方法を指示できます。

オブジェクトの番号付けとマーク付け (通常はオブジェクトの受入番号を使用) は、初期のカタログ作成プロセスの一部であり、オブジェクトの測定、写真撮影、および状態の検査の標準手順も含まれます。オブジェクトに受入番号 (オブジェクトが永久コレクションの一部にならない場合は一時番号) をマークすることで、オブジェクトを識別し、そのドキュメントにリンクできます。博物館のコレクションを追跡し、永久コレクション、貸出コレクション、補助コレクションを区別し、コレクション内のオブジェクトのドキュメントにアクセスできるようにするために、体系的な番号付けスキームが使用され、各固有の番号がオブジェクトにマークまたはタグ付けされ、オブジェクトに関連するすべてのドキュメントに目立つように記載されます。オブジェクトに番号をマークする方法は多数あります。オブジェクトの種類とマークの永続性に応じて、推奨される方法には、鉛筆でアーカイブ品質の紙タグ、インクまたはペイントによるバリアコート、接着ラベル、綿テープ、Reemay、またはTyvekで縫い付けたラベル、オブジェクトに直接鉛筆で記入 (主に紙と写真に推奨)、バーコード/ RFIDテクノロジーなどがあります。

アクセシビリティを高めるためにコレクション情報を管理するための別の方法は、美術作品、建築物、文化遺物、およびその画像を説明および文書化する際に、必須のデータ要素と推奨用語の標準形式を使用することです。^[14] オブジェクトファイルに必要な説明情報と、アクセシビリティを容易にするためにその情報をどのようにフォーマットするかを判断するためのガイドは数多くあります（美術作品の説明のためのカテゴリ（CDWA）、文化財のカタログ化（CCO）など）。また、文書化の専門家が利用できる典拠リストとシソーラスも多数あり、文化財を説明する際に推奨用語を選択するのに非常に役立ちます。ゲッティ研究所は、芸術と建築のシソーラス（AAT）、ゲッティ地名シソーラス（TGN）、文化財名称典拠（CONA）、アーティスト名の統合リスト（ULAN）などの包括的な語彙を作成しました。文化財を文書化する専門家にとって役立つその他のツールとしては、CAMEO とアメリカ歴史美術作品保存協会の Lexicon Project があります。これらは、物品の保存に使用される物品および材料の説明に使用される用語を定義および標準化するために設計された共同作業です。

コレクションの管理に必要なすべての文書を効果的に管理するには、組織化されたシステムが必要です。博物館の登録の初期には、単純な紙の台帳がオブジェクトの追跡に使用され、文書はファイルキャビネットに保管されていました。しかし、コンピューターがより一般的になるにつれて、慣行は進化し、コレクション管理のあらゆる側面を一箇所で管理するための非常に技術的に高度なシステムが存在するようになりました。^[15]

コレクション管理システム (CMS) の導入は、現在ではあらゆる専門分野や規模の博物館で一般的になっています。CMS は、オブジェクトの場所を追跡し、展示リストを準備し、フォーム (保険、配送、貸出など) を作成し、コンピュータ上のファイルに保存された保存、出版、展示、来歴、キュレーターに関する情報を整理できるデータベースです。以前は紙のオブジェクト ファイルに保存されていたすべてのデータとドキュメントは、現在 CMS に入力またはスキャンされています (アーカイブ目的で紙のコピーを保管することもできます)。柔軟で堅牢な CMS は、コレクション オブジェクトに関する情報を安全かつ確実に保存すると同時に、インターネットを介して幅広い視聴者に文化情報を共有および配信する機能を強化します。

コレクション ドキュメントの管理と保存に不可欠なもう 1 つのシステムは、デジタル アセット管理システム (DAMS) です。DAMS は、リソース (画像、音声、テキスト) と、リソースの説明に使用されるメタデータを保持できるデジタル アーカイブです。これらのシステムにより、画像やその他のファイルの整理、識別、検索がより効率的になります。DAMS は CMS と簡単に統合できるため、CMS の情報がカタログ化され更新されると、DAMS と自動的に同期されます。

整理された良質な記録を作成することは成功への第一歩ですが、将来の世代のためにその文書を保存することも非常に重要です。デジタル ファイルと紙のファイルの両方を長期保存するためのいくつかの方法を以下に説明します。

多くの機関では、重要な文書のアーカイブを維持しています。機関自体に関する文書やコレクションの文書は、機関のアーカイブまたは図書館に保管されます。コレクション ファイルの紙のコピーは、安全性とセキュリティを高めるため (およびスペースを考慮して) オフサイトで保管されることがあります。コレクション情報のアーカイブには、現在のコレクション ファイルで文書が整理されている方法とは関係なく、独自の収集ポリシーと取り決めがある場合があります。この文書コレクションをどのように保存および整理するかは、アーキビストが決定します。アーカイブ内のさまざまな種類のファイル (紙の記録、写真資料、電子メディア、磁気テープなど) の保管要件は、資料の長期保存にとって重要です。

博物館の文書の情報は、データ損失を防ぐために、複数の場所に複製されることがよくあります。バックアップは定期的に実行され、別のシステムまたは場所に保存されます。データは、システムサーバーに自動的に複製および保存されるか、磁気テープ、光ディスク、外付けハードドライブなどの外部メディアにコピーされます。「長期バックアップの場合、「ライブストレージ」が最も信頼性の高い方法です。データは複数の電子的または物理的な場所で継続的に書き換えられるため、時間の経過やハードウェアの1つの故障によって情報が劣化することはありません。」^[16]

デジタル ファイルの長期的な安定性を確保するためのもう 1 つの戦略は、定期的にデータをある形式のメディアから別の形式 (通常は古いメディアから最新の形式) に移行することです。このプロセスは、ファイル形式とストレージ メディアの両方に適用されます。CD から DVD など、ファイルの形式を変更せずに、あるメディアから別のメディアにデータを転送するだけの保存方法も、リフレッシュと呼ばれる保存方法です。ファイル変換やメディア転送のドキュメントも、履歴参照用にレコードに保存されます。

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• ウィキペディア:ウィキプロジェクト コレクションのケア

• 文化遺産の記録に関する国際委員会（CIPA）
• 「未来のために過去を記録する」ゲッティ保存研究所
• 「消滅の危機に瀕するコミュニティの無形文化遺産を保護するツールとしての文書化」
• 「無形文化遺産の特定と目録」、ユネスコ
• ICOM の博物館ドキュメンテーション原則声明
• コレクションズ・トラスト、英国
• 国際博物館会議倫理規定