デジタルメールルーム

デジタル メールルームは、受信メール プロセスの自動化です。ドキュメント スキャンとドキュメント キャプチャのテクノロジを使用することで、企業は受信メールをデジタル化し、組織内でのメールの分類と配布を自動化できます。紙のメールと電子メールの両方を同じプロセスで管理できるため、企業は社内のメール配布手順を標準化し、会社のコンプライアンスポリシーに準拠できます。

多くの企業は依然として、会計書類や契約書などの一部の文書を一定期間紙として保管することが法的に義務付けられていると考えています。AIIM による最近の調査によると、スキャンした文書の法的許容性は、依然として 4 分の 1 以上の企業で問題視されています。ただし、現実には、これらのルールはごく少数の文書にのみ適用されます。デジタル化された文書のほとんどは、現在、法廷で法的に許容されます。新しい英国規格BS 10008「電子情報の証拠価値と法的許容性」では、この点について詳しく説明しています。「リスクを何としても回避する」という文化が、企業に毎日何千もの文書を印刷して保管することを強いているのです。

郵便物の量は、ビジネスの成長とモバイルワーカー^{の急増により、飛躍}的に増加し続けています。たとえば、中規模企業は現在、1 か月に 10 万通の郵便物を処理し、200 を超える部門にサービスを提供しています。さらに、企業情報システムの重要なリンクである企業の郵便室は、この紙の流れに遅れないようにするのに苦労しています。一方、今日の組織は即時の正確な情報を求めています。米国の企業は、毎日受け取る文書の情報を、ビジネスを運営するために使用できる有用なデータに変換するために、年間 5,000 億ドル以上を費やしています。

企業のコンプライアンスと説明責任の必要性から、大企業は情報のバックアップ、ストレージ システム、コンプライアンス ソリューションに多額の投資を強いられています。一部の企業の郵便室は、システム内で物理的な郵便物をより効率的に移動できるように設計された高速自動化装置の開発の恩恵を受けています。しかし、ほとんどの郵便室が 1 通ずつ目視で識別し、手動で仕分けする方法を使用していることを考えると、課題は困難です。

受信メール処理をデジタル化し、その場で文書をインデックス化することで、企業はメール処理を社内で制御できるだけでなく (効率の低下、文書管理のギャップ、貴重なメールの紛失がなくなる)、同じ文書処理フローで電子メール形式 (電子メール、ファックス) を組み合わせる機会も得られます。情報の中央プラットフォームとして設計されたデジタル メールルームにより、組織はメール処理を合理化し、生産性と顧客サービスを大幅に向上させることができます。

紙の郵便物をすべて受信後すぐに画像に変換することの大きな利点の 1 つは、意思決定サイクルが短縮されることです。従業員は、文書が物理的にどこで取得されたかに関係なく、より迅速に画像にアクセスできます。その後、ファイルは緊急度に応じて非常に迅速に処理できます。デジタル メール ルームは、企業情報の交換を容易にするのと同様に、同じ文書に関する複数の人々の調整も容易にします。意思決定プロセスはより迅速かつ正確になります。

デジタル メール ルームの中核をなすさまざまなテクノロジーは、企業がプロセスを合理化するのに役立ちます。たとえば、企業はサイト間で文書を再送信する際に発生するコストを削減できます。

郵便室のコストには、手紙の配送に関わる人件費だけでなく、書類の再送、紛失、劣化に関連するコストも含まれます。デジタル郵便室の導入は、これらすべてのコストに直接影響し、企業の競争力の重要な要素となります。紙のコストのもう 1 つの発生源は、書類の物理的な保管に関連するコストです。従業員に「紙を使わない」ように奨励すると、書類の過剰な印刷やコピーにかかるコストがすぐに削減されます。目的は、職場環境から紙を排除することではなく、紙の使用を不要にする、一貫性のある安全な新しい組織を構築することです。

受信メールの追跡を確実にすることは、コンプライアンス規制が大きな要因となっている大多数の企業にとって必要不可欠なものとなっています。文書を画像ファイルに変換する時期が早ければ早いほど、そのライフサイクル全体にわたって追跡の信頼性が高まります。さらに、スキャンされた文書は、許可されたすべてのユーザーがアクセスできるようになります (PDF、TIFF、または JPEG ファイルとして)。作成されるファイルには、単なる画像以上のものが含まれます。アーカイブ データベース内の 1 つ以上の文書を参照し、ファイルの責任者が実行したすべてのアクションを記録します。プロセスのセキュリティにより、文書の真正性と整合性が保証され、企業の 記録管理ポリシーと一致します。

受信メールの電子管理により、サービス指向の企業や機関における文書の取り扱いが改善されます。スタッフが顧客のファイルに即座にアクセスし、質問に即座に回答できるようになるため、顧客に提供されるサービスの品質が向上します。顧客サービスの向上は、ほとんどの企業にとって根本的に重要であると考えられています。

組織に入るメールをデジタル化し、コンテンツ管理システムと組み合わせると、物理的な場所に関係なく、メールを適切なスタッフ メンバーにルーティングできます。リモート ワークの傾向が高まるにつれて、会社のメール ルームに必要な不動産の総量は減少しています。現在、多くの企業がメール ルーム ソフトウェアを選択して、受信メールと送信メールの運用全体を自動化しています。

「ドキュメント キャプチャ」とは、紙の文書をスキャンして、元の画像形式でアーカイブおよび取得できるようにすることです。これは、今日の企業で最も広く使用されている イメージング テクノロジです。ソフトウェアの改良により、電子ファイルをインポートしながら紙の文書をキャプチャし、同じ制作プラットフォームで一緒に処理できるようになりました。受信した紙の文書と電子メールの両方を、同じ保管場所に一緒にアーカイブできるようになりました。もう 1 つの大きな変更点は、リモートの場所から文書をスキャンし、Web インターフェイスで取得できるようになったことです。これは分散キャプチャと呼ばれ、複数の支社や遠隔地にいるスタッフを 抱える企業に多くのコスト メリットをもたらします。

もともと、フォーム処理テクノロジは、管理フォームなどの構造化ドキュメントからのみデータを抽出して検証することができました。OCR テクノロジの改良により、半構造化ドキュメント (請求書など) からすべてのデータを自動的に抽出できるようになりました。この技術の略語は Intelligent Document Capture (IDC) です。完全に非構造化ドキュメント (法的契約書、顧客とのやり取り、ホワイト メールなど) の場合、すべての情報を検索して抽出することはまだ不可能です。ただし、テクノロジはドキュメントの種類を識別し、ドキュメントのインデックス作成や適切な部署や受信者へのドキュメントのルーティングに使用できる重要な情報を自動的に抽出できるほどに改良されています。

グラフィカル アプローチを使用するソフトウェアは、構造化または半構造化ドキュメントの混合バッチを分析および分類して、テンプレートのライブラリを構築できます。この自動生成されたテンプレートのライブラリを使用すると、ソフトウェアはスキャンされたドキュメントからデータを 1 つのフローで識別して抽出できます。この画像ベースの分類アプローチは、特定のドキュメントの全文分析 (キーワード検索に基づく) と組み合わせたもので、半構造化または非構造化ドキュメントを処理するために現在使用されている主なテクノロジです。これらの革新的な自動分類テクノロジにより、スキャン プロセスの前にドキュメントを事前に分類する必要性が減ります。その結果、大量の紙のメールを受け取る企業は、毎年大幅なコスト削減を実現できます。

ワークフローアプリケーションは、電子文書や情報を社内で循環できるようにします。企業のグローバル化により、複数の拠点に関連する非常に複雑なプロセスを管理しなければならない場合があります。セキュリティの重要性が高まっていることも、もう 1 つの重要な課題です。ワークフロー テクノロジの主要な開発の 1 つは、これらのツールを実装する際に組織の変更を避けるために、企業プロセスとワークフロー プロセスの一貫性を高めることです。企業組織はますます複雑になる傾向がありますが、これらのソフトウェア ソリューションは実装とインターフェイスの点でよりシンプルになっています。

今日の組織では大量の文書をアーカイブする必要があるため、文書を迅速に保存し、安全に管理し、共通のユーザー インターフェイスを通じてすばやく取得できることが非常に重要です。文書は通常、さまざまな電子ストレージ メディアにアーカイブされ、Web インターフェイス (シン クライアント) を通じて簡単に取得できます。現在、市場には多くのアーカイブ ソリューションがあり、ECM または文書管理ソリューションのコンポーネントとして提供されるものもあれば、大量かつ高速のアーカイブを目的として特別に設計されたスタンドアロン システムとして提供されるものもあります。

ドキュメントは、画像、TIFF、GIF、または JPG 電子交換形式で保存および圧縮されたファイル、または MS Office ファイルや PDF ファイル (Acrobat 交換形式) です。コンテンツには通常、上記すべてとデータ/情報、および電子メールや Web ページなどの他の電子ファイルが含まれます。コンテンツ管理ソリューションには、ファイルと検索データを保存するためのバックエンド リポジトリまたはデータベース (Oracle または MS SQL Server など) が必要です。過去 10 年間、これらのソフトウェア ソリューションは、任意のリポジトリとの間でファイルのインデックス作成、保存、およびアクセスを行うために使用される汎用 XML 標準の恩恵を受けてきました。他のシステムと比較して、コンテンツ管理システムは、サポートする必要があるファイル数とファイル形式に関連して、より複雑な管理、アクセス、およびワークフロー ルールを管理します。

紙の文書をデジタル画像に変換するために利用できるハードウェアの種類は、過去 10 年間で大幅に増加しました。デスクトップ スキャナーや多機能デバイス (MFD) は現在、非常に手頃な価格で、小規模オフィスや部門のスキャン要件に適していますが、高速で大容量のドキュメント スキャナーの必要性は依然として明らかです。これらのハイエンド スキャナーの速度、信頼性、および機能の向上により、長期的には時間とコストを大幅に節約できます。

今日では、異なる寸法や形式の文書を同じフローでスキャンしたり、カラー文書をスキャンして物理的に分類し、スキャン処理中に OCR やバーコード技術を使用してデータを読み取ることが可能です。処理速度も大幅に向上しています。この進化は、封筒の開封、ホッチキスの取り外し、スキャン、分類など、郵便処理を完全に自動化できる機械の存在と相まって、郵便処理などの大量の紙の処理の発展に重要な役割を果たしています。

企業にとっての次のステップは、メール処理を合理化して組織構造と可能な限り一貫性を保つことです。たとえば、集中型デジタルメールルームの実装と分散型メールスキャン設備の実装のどちらかを選択するか、あるいはその 2 つを組み合わせるかなどです。

AIIM が 2009 年に実施した調査によると、集中型の社内スキャンとメールルーム スキャンは、アウトソーシングされたスキャンとキャプチャに比べて、採用が大幅に増加する見込みです。調査回答者の 48% が集中型の社内スキャン サービスを使用しており、主な利点として、インデックス作成の向上とプロセスとのより緊密な統合を挙げています。

• デジタルメールルームの導入 – Datafinity、2012年7月。2018年2月15日にWayback Machineにアーカイブされました。
• AIIM 業界ウォッチ – ドキュメントのスキャンとキャプチャに関する調査、2009 年第 4 四半期。

• AIIM ヨーロッパ – ECM 業界団体
• GRM メールスキャンサービス
• SecureScan デジタルメールルーム自動化