ドキュメントキャプチャソフトウェア

ドキュメントキャプチャソフトウェアとは、紙の文書をスキャンしたり、電子文書をインポートしたりするプロセスを自動化する機能と機能セットを提供するアプリケーションを指し、多くの場合、高度な文書分類やデータ収集プロセスにフィードすることを目的としています。^[1]ほとんどのスキャンハードウェア（スキャナーとコピー機の両方）は、PDF、TIFF、JPG、BMPなど、任意の数の画像ファイル形式にスキャンする基本的な機能を提供します。この基本機能は、プロセスの効率と標準化を追加できるドキュメントキャプチャソフトウェアによって強化されます。

ドキュメント キャプチャ ソフトウェアの一般的な機能は次のとおりです。

• バーコード認識
• パッチコード認識
• 分離
• 光学文字認識 (OCR)
• 光学式マーク認識 (OMR)
• 品質保証
• インデックス作成
• 移住

ドキュメント キャプチャ ソリューションを実装する目的は、ドキュメント コレクションからの情報のスキャン、分離、強化、整理、分類、正規化、収集にかかる時間を短縮し、画像/PDF ファイルや OCR テキストとともにメタデータを生成することです。この情報は、ファイル共有、FTP サイト、データベース、ドキュメント管理システム、またはエンタープライズ コンテンツ管理システムに移行されます。これらのシステムには、多くの場合、検索機能が用意されており、生成されたメタデータに基づいて資産を検索し、ドキュメント イメージングソフトウェアを使用して表示することができます。

ECM (エンタープライズ コンテンツ管理) とその DMS コンポーネント (ドキュメント管理システム) は、 MS Word 、PDFなど、あらゆる種類の電子ファイル用の企業ドキュメント管理システムとして多くの組織に採用されています。ただし、組織が保持する情報の多くは紙で保存されているため、同じドキュメント リポジトリ内に統合する必要があります。

スキャンによって紙の文書をデジタル形式に変換することで、組織は紙を TIF、JPG、PDF などの画像形式に変換し、OCRテクノロジを使用して文書から貴重なインデックス情報やビジネス データを抽出できます。デジタル ドキュメントと関連するメタデータは、さまざまな形式で ECM に簡単に保存できます。これらの形式の中で最も人気があるのは PDF です。これは、文書を正確に表現するだけでなく、文書内のすべての OCR テキストを PDF 画像の背後に保存できます。この形式は、隠しテキスト付き PDF またはテキスト検索可能な PDF として知られています。これにより、ユーザーはメタデータ フィールドでキーワードを使用したり、リポジトリ全体で PDF ファイルのコンテンツを検索したりして、文書を検索できます。

紙に保管されている情報は通常、組織にとって、社内で生成される電子文書と同じくらい価値があります。多くの場合、この情報はサプライヤーや顧客との日常的なやり取りの大部分を占めています。SharePoint などの文書管理システムや CMIS 互換リポジトリを通じて社内でこの情報を管理および共有する機能があれば、部門間や従業員間のコラボレーションが向上し、洪水や火災などの災害によってこの情報が失われるリスクもなくなります。

ECM/DMS を導入する組織では、多くの場合、電子ワークフローを実装します。これにより、紙に保管されている情報を電子ビジネス プロセスの一部として含め、他の関連するオフィス ドキュメントや電子メールとともに顧客記録ファイルに組み込むことができます。発注書や仕入先請求書などのビジネスに不可欠なドキュメントの場合、ドキュメントをデジタル化すると、ビジネス トランザクションが高速化されるだけでなく、CRM、ERP、会計などのビジネス システムにデータを入力する手作業の労力も軽減されます。スキャンされた請求書は、電子メールまたは電子ワークフローを介してマネージャーにルーティングされ、支払い承認を受けることもできます。

ドキュメント キャプチャ ソフトウェアの以前の実装では、技術は紙のドキュメントからの情報のデジタル化とキャプチャのみに焦点を当てていました。ドキュメント イメージは、TWAIN/ISIS ドライバーを介してドキュメント スキャナーから取得されました。これらのソリューションと互換性があるのは、通常、TIF、JPG、BMP などのイメージベースのファイル形式のみです。しかし、近年、電子的に作成されるドキュメントの量と独自のファイル形式の数が指数関数的に増加し続けているため、電子形式のドキュメントを処理する必要性が高まっています。関連するドキュメント キャプチャ製品は、非イメージ ファイル形式で機能するように適応し、すべての受信ドキュメントを処理できる統合された処理ワークフローを作成することを最終目標としています。

さまざまなソースからファイルをインポートする機能は、このような適応の一例です。ECM/DMS ソフトウェア ソリューション、電子メール サーバー、FTP、EDIからのドキュメントのインポートは、紙のキャプチャと同様に、ドキュメント キャプチャ ソフトウェアの必須要件となっています。

出力ファイルをテキストベースの PDF 形式に正規化することは、独自の電子ファイル形式の長期アーカイブにおけるもう 1 つの重要な要素です。正規化により、元の電子ファイルを作成したユーザーだけでなく、企業全体のユーザーがファイルにアクセスして使用できるようになります。