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ペーパーレスオフィス(またはペーパーフリー オフィス) とは、紙の使用がなくなるか大幅に削減される作業環境のことです。これは、書類やその他の紙をデジタル形式に変換することで実現されます。このプロセスはデジタル化と呼ばれます。提唱者は、「ペーパーレス化」によってコストが削減され、生産性が向上し、スペースが節約され、文書作成や情報の共有が容易になり、個人情報がより安全に保たれ、環境にも優しいと主張しています。この概念は、オフィス外のコミュニケーションにも拡張できます。
定義と歴史
ペーパーレスの世界は、未来のオフィスを表すために宣伝担当者が作ったスローガンでした。これは、1964 年のIBM 2260のようなビデオ ディスプレイ コンピュータ端末の普及によって促進されました。ペーパーレス オフィスの初期の予測は、1975 年のBusiness Week の記事でなされました。[1]その考えは、オフィスの自動化によって、記録や簿記などの日常業務で紙が不要になるというもので、パーソナル コンピュータの導入によって注目されるようになりました。すべてのデスクに PC があるという予測は驚くほど予言的でしたが、「ペーパーレス オフィス」はそうではありませんでした。
1983年、マイクロネット社は「The Paperless Office」というフレーズを商標登録しようとしたが、1984年にこの申請を断念した。[2]
2019年、ニュージーランドのアナリストは、オフィスにとってより適切な目標は「ペーパーレス」ではなく「ペーパーライト」になるかもしれないと示唆した。[3]
2022年、フォックスイットのCEOは、同社の「ペーパーレスオフィス」のビジョンが経済的利点と持続可能性の利点の両方を持つものとして売り出しました。[4]
ある推計によると、1980年から2000年にかけて、世界中で事務用紙の使用量は2倍以上に増加しました。 [5]これは、文書作成の容易化と電子通信の普及によるもので、[5] [6]ユーザーは大量の印刷された文書を受け取るようになりました。
2014年、米国のあるアナリストは「紙の使用量は実際に加速しており、平均的な企業が生産する紙の量は年間25％増加している。毎日、推定10億枚のコピーが作られている」と主張した。[7]
2024年には、米国環境保護庁は「平均的なアメリカ人は毎年700ポンド以上の紙を使用する。これは世界で最も高い一人当たりの紙使用量である。過去20年間で、米国における紙製品の使用量は2億800万トン（9200万トンから増加）に達し、126％の増加となっている。」と推定している。[8]
紙はスクリーンとは異なる用途、例えばより確実にアクセスできるなどの利点があるため、今後も存在し続けるだろうと主張する人もいる。[9] [10]
紙の環境への影響
米国では、2005年から2020年にかけて、「紙および木材製品」の生産1トンあたりのスコープ1および2の温室効果ガス排出量が24.1％減少しました。[11] 紙および木材製品業界の炭素強度は、2030年までにさらに大幅に改善されると予想されています。[12]
2024年、米国EPAは「紙の使用は環境と公衆衛生に影響を与える。パルプ・製紙業界は5番目に大きなエネルギー消費産業であり、世界のエネルギー使用量の4％を占めている。都市固形廃棄物に占める紙の割合は重量で35％である」と主張した。[8]
2003年、国際環境開発研究所は「[紙]の消費については2つの根本的に対立する見解がある。一般的に、企業は紙の使用は環境効率を高めることが可能であり、その消費に制限を設ける必要はないと主張する。一方、環境団体や社会団体は、そのような環境効率は役立つかもしれないが、世界の天然資源の制限的利用を求める道徳的要求の一部に応えるには不十分だと主張する」と指摘した。[6]
電子機器の環境への影響
ペーパーレスな職場環境には、情報の生成、送信、保存を可能にする電子部品のインフラストラクチャが必要です。 [13]これらの部品を生産する産業は、世界で最も持続可能でなく、環境に最もダメージを与えるセクターの1つです。[14]電子ハードウェアの製造プロセスには、貴金属の抽出と工業規模でのプラスチックの生産が含まれます。 [15]デジタルデータの送信と保存は、ホスト国の電力供給のかなりの量を消費するデータセンターによって促進されます。 [16]
自動化と電子フォームの自動化による紙の削減
インデックスカードや名刺入れをデータベースに、タイプされた手紙やファックスを電子メールに、参考書をインターネットに置き換えるなど、オンラインシステムを使用することで紙の必要性がなくなります。[17]米国の2000年の電子署名法は、電子署名を理由に文書を拒否できないことを規定し、すべての企業に文書のデジタル署名を受け入れることを義務付けました。多くの文書管理システムには、光学式文字認識によって文書を読み取り、そのデータを文書管理システムのフレームワーク内で使用する機能が含まれています。この技術はペーパーレスオフィスの実現に不可欠ですが[17]、そもそも紙を生成するプロセスには対処していません。
文書の保護と追跡
個人情報の盗難やデータ漏洩に対する認識が広まるにつれ、個人を特定できる情報を管理または保管する企業にそれらの文書を適切に管理することを義務付ける新しい法律や規制が制定されました。ペーパーレスオフィスシステムは、各文書への個々のアクセスを追跡できるため、従来のファイリングキャビネットよりもセキュリティ保護が容易であると主張する人もいます。[18]
アーカイブ保管
デジタル化された記録のアーカイブ保存に関する問題については、 「デジタル保存」を参照してください。
参照
参考文献
- ^ 「未来のオフィス」、ビジネスウィーク（2387）：48-70、1975年6月30日
- ^ ペーパーレスオフィス商標登録、米国特許商標庁、2024年10月16日閲覧
- ^ 「オフィスはペーパーレスにすべきか、それともペーパーライトだけにすべきか？」 The Information Management Group (ニュージーランド) 。 2024年10月16日閲覧。
- ^ Xiong, Eugene. 「ペーパーレスオフィスの持続可能な影響」Forbes Technology Council . 2024年10月16日閲覧。
- ^ ab 「テクノロジーの復活：死んではいない、ただ休んでいるだけ」、エコノミスト、2008年10月9日
- ^ ab Knight, P.「変化する紙の未来」。国際環境開発研究所。 2024年10月16日閲覧。
- ^ グランス、デイビッド。「何年も経った今でもペーパーレスではない」。ザ・カンバセーション。 2024年10月16日閲覧。
- ^ ab 「より環境に優しい紙の識別」EPA（アメリカ合衆国） 。 2024年10月16日閲覧。
- ^ Sellen, AJ, & Harper, RHR (2003). ペーパーレスオフィスの神話。マサチューセッツ州ケンブリッジ: MIT プレス
- ^ 「行き過ぎた削減：紙を手放せない人々」BBC 。 2024年10月16日閲覧。
- ^ 「2020年持続可能性目標の達成」(PDF)。アメリカ森林製紙協会。 2024年10月16日閲覧。
- ^ 「2030年持続可能性目標」（PDF）。アメリカ森林製紙協会。 2024年10月16日閲覧。
- ^ 「デジタル経済の環境フットプリントが地球を脅かしている」The Conversation、2019年12月8日。
- ^ 「デジタル技術は気候変動問題の一因となっている」ICTworks。2020年2月20日。
- ^ 「スマートフォンは誰もが予想したよりも早く地球を破壊している」Fast Company、2018年3月27日。
- ^ 「アイルランドのデータセンターブームが気候変動対策を複雑化させる理由」アイリッシュ・タイムズ、2020年1月6日。
- ^ ab Walker, Richard (2009年8月7日)、「ペーパーレスオフィスの実現」(PDF)、Efficient Technology Inc 、 2018年12月23日時点のオリジナル(PDF)からアーカイブ、2009年9月4日閲覧
- ^ Hashmi, Ruheena. 「E-Office: 環境に優しいクラウドコンピューティング技術の到来」 。 2016年8月16日閲覧。
さらに読む
- セレン、アビゲイル J.; ハーパー、リチャード HR (2001)、『ペーパーレスオフィスの神話』、マサチューセッツ州ケンブリッジ、米国: MIT プレス、ISBN 0-262-19464-3- ペーパーレス オフィスの限界と、知識労働者にとって紙が果たす貴重な役割について説明します。
- グラッドウェル、マルコム（2002年3月25日）「紙の社会生活」、ニューヨーカー誌
外部リンク
- ペーパーフリーオフィス – 夢か現実か? AIIM Market Intelligence