オフィス管理

オフィス管理は、効率性と生産性を維持および向上させるために、オフィスやその他の組織内での作業プロセスの設計、実装、評価、および維持に関わる専門職です。

したがって、オフィス管理はビジネス全体の管理の一部であり、管理の要素は予測と計画、組織化、指揮、管理、調整であるため、オフィスは全体的な管理機能の一部です。

オフィス管理は、タスクの整理、備品の管理、スタッフの監督を通じて、業務がスムーズに進むようにします。スケジュール管理、記録の保存、コミュニケーションの合理化は重要な責務です。効率的なオフィス管理によってチームワークと集中力が促進され、生産性が向上し、前向きな職場環境が育まれます。

オフィス管理とは、ビジネス目標を達成するためにオフィス活動を計画、組織、調整、管理する技術であり、オフィス業務の効率的かつ効果的な遂行に関係しています。ビジネスの成功はオフィスの効率にかかっています。工業化、人口爆発、政府の管理、あらゆるビジネス企業へのさまざまな税法や労働法の適用により、オフィスでの書類の量は今日では何倍にも増加しています^[1]。管理のキーワードである効率と有効性は、活動の適切な計画と管理、オフィス費用の削減、ビジネスのすべての活動の調整を通じてのみ達成されます。

簡単に言えば、オフィス管理は「あらゆる企業の目標達成を促進するために、オフィスを計画、組織、人員配置、指示、調整、管理する明確なプロセス」と定義できます。この定義は、管理マネージャーの管理機能を示しています。次の図は、オフィス管理のプロセスにおけるさまざまな要素または機能を示しています。

次の点はオフィス管理の重要性を浮き彫りにしています。

ターゲットまたは目標は、与えられた時間内に達成されるべき定量的な結果です。マネジメントは人々に目標を認識させ、その目標達成に向けて努力を導きます。

管理は、リソースを効果的に活用するのに役立ちます。マネージャーは、希少なリソースを積極的に活用します。マネージャーは、さまざまなリソースの調整と統合を実現します。リソースの使用においてオフィスの従業員を指導するのは、管理です。

オフィスのコストは、効率的な管理の指導と制御の下で削減できます。オフィス管理は、オフィス活動を最良かつ最も安価な方法で行うことに関係しています。コスト削減は、作業の簡素化と機械化によって達成できる管理の目的の 1 つです。より優れた計画、健全な組織、効果的な制御を通じて、管理はコストを削減し、企業が熾烈な競争に立ち向かう準備を整えることを可能にします。

適切な計画と管理があって初めて、中断のない作業の流れが可能になります。管理により、効率的でスムーズな作業の流れが保証されます。

管理はオフィスの効率性を維持するのに役立ちます。マネージャーは、単に業務を遂行して成果を出すだけでなく、利益の創出に貢献できるように最も効率的な方法で業務を遂行します。

経営陣は、組織を存続させる上で重要な役割を果たします。生き残りと成長のためには、技術や手法の変化を予測し、適応させる必要があります。変化し続ける環境の中で企業を形作ることができるのは経営陣だけです。

イノベーションとは、既存の仕事を実行するための新しい、異なる、より良い方法を見つけることです。イノベーションを計画し管理するには、経営陣が重要な役割を果たす必要があります。顧客からの提案、営業マンからの情報、競合他社の活動の綿密な監視がイノベーションの源となります。

効率的な管理は、快適な職場環境を提供することで、有能で勤勉な従業員の確保に役立ちます。管理者は、従業員の才能を認識し、評価することで、従業員のやる気を引き出す必要があります。

管理者は、オフィスの従業員に影響を与え、指導することでリーダーシップを発揮します。管理者は、部下が組織の目標を達成するために自発的に働くように影響を与えます。

オフィス管理の重要性は、変更を計画し、適切なタイミングで適切な方法で導入するのに役立つことです。テクノロジー手法の変化により、効率性と経済性のために作業手順などを変更する必要があります。人々は、変更の理由を理解していないことと、新しい手法のトレーニングが不足していることから、変更に抵抗します。管理は人々の抵抗を最小限に抑えるのに役立ち、変更エージェントとして機能します。

オフィス管理は、消費者や一般大衆の苦情に対処することで、企業の広報を改善し、信用を高めるのに役立ちます。

経営は企業だけでなく、社会のさまざまな層にも有益です。経営は、さまざまなタイプのサプライヤー、銀行、保険会社、政府機関、一般大衆とのつながりを提供し、維持します。経営は、サービスを提供することで社会全体に利益をもたらします。

オフィス マネージャーは、システムの監視とレビューを担当し、通常は時間スケールの改善、売上高、出力、売上などの特定の結果に焦点を当てます。管理者のチームを監督または管理し、役割を割り当て、採用とトレーニングを行い、割り当てとプロジェクトを発行する場合があります。そのため、役割は多岐にわたり、多くの場合、次のようなさまざまな機能にわたる責任が含まれます。

この役割で役立つ個人的な能力は、問題解決能力、適切な意思決定能力、誠実さ、機知に富んだ能力、創造性、積極性、柔軟性、時間管理能力、プレッシャーに対処する能力です。

• 最高管理責任者
• オフィス機器
• 情報技術専門家協会(AITP)

• ギャロウェイ、リー(1922)。『オフィス管理、その原則と実践：組織、配置、運営、特にオフィスワーカーの雇用、訓練、支払いを考慮』ロナルド プレス。OCLC 552410934  。