Loading article…
職務記述書（JD）とは、職務の一般的な業務、その他の関連する職務、および責任を記述した文書です。職務記述書には、その職務の報告先となる担当者、職務に就く人に求められる資格やスキルなどの仕様、使用する機器、ツール、作業補助具に関する情報、労働条件、身体的要求、および給与範囲が明記される場合があります。職務記述書は通常、記述形式ですが[ 1 ]、単純な能力リストで構成される場合もあります。たとえば、戦略的人的資源計画手法を使用して組織の能力アーキテクチャを開発し、そこから能力のショートリストとして職務記述書を作成する場合があります[ 2 ] 。
トーリントンによれば、職務記述書は通常、職務分析を実施することによって作成され、これには職務を遂行するために必要なタスクとタスクの順序の検討が含まれます。分析では、職務を遂行するために必要な知識、スキル、能力の領域を考慮します。職務分析は一般的に、次の手順を含みます。職務情報を収集して記録する。職務情報の正確性を確認する。情報に基づいて職務記述書を作成する。情報を使用して、職務を遂行するために必要なスキル、能力、知識を決定する。情報を随時更新する。[ 3 ]職務には通常、複数の役割が含まれます。ホールによれば、職務記述書は人物仕様書を形成するために拡張される場合があり、「職務範囲」として知られている場合もあります。人物/職務仕様書は独立した文書として提示できますが、実際には通常、職務記述書に含まれています。職務記述書は、採用プロセスで雇用主によってよく使用されます。[ 4 ]
職務記述書は、担当者が責任を負うべき成果を具体的に示し、期待される役割を定義することで、その職務における役割と責任を概説し、担当者の貢献がチームや組織の目標をどのように支えるかを示します。
職務記述書は、その役割においてどのように、どのレベルで業務を遂行すべきかを概説するものであり、効果的に業務を遂行し、期待される業績を達成するために必要な行動、問題解決方法、コミュニケーションスタイル、意思決定アプローチ、対人関係における行動を定義するものです。
職務記述書には、上司やマネージャーへの報告、部下の監督、チームを超えた同僚との連携など、組織内の他者との関係や報告体制が概説されています。
職務記述書は、その役割が存在する理由を明確にするために不可欠です。職務記述書は以下のように使用できます。
規定的な職務記述書は、特定の状況下では障害とみなされる可能性がある。[ 5 ]
職務記述書管理とは、組織内で職務記述書を作成・維持することです。職務記述書とは、特定の職務のタスク、職務、責任を一覧にした文書です。最新かつ正確で専門的に作成された職務記述書を持つことは、組織が優秀な候補者を引き付け、従業員のオリエンテーションとトレーニングを行い、職務遂行基準を確立し、報酬制度を開発し、業績評価を実施し、目標を設定し、法的要件を満たすために不可欠です。職務記述書管理は、人材管理の他の側面と同様に、情報技術の発展によって改善されてきました。今日では、人事部門が利用できるさまざまなインターネットベースの人事ソリューションが存在します。その一例として、クラウドベースの人材管理システムがあり、企業は人事情報を簡単に保存し、他の部門と連携し、インターネット接続があればどのデバイスからでもファイルにアクセスすることができます。
職務記述書を作成する前に、職務分析を実施する必要があります。 人事管理の不可欠な要素である職務分析とは、従業員の業務内容、業務の背景、業務要件など、職務の重要な側面を収集、分析、文書化することです。
職務分析が完了したら、職務記述書と職務仕様書を作成できます。職務記述書には遂行すべき業務内容が記載され、職務仕様書には業務遂行に必要な知識、スキル、能力が列挙されます。職務記述書は、識別情報、概要、主要な職務と責務、職務仕様書、免責事項と承認事項など、複数のセクションで構成されます。
職務記述書は、効果的な雇用機会均等／障害者差別禁止法（EEO/ADA）に関する取り組み、人事計画、採用、選考のイニシアチブを策定するため、報酬計画、研修活動、業績管理の間で明確な継続性を維持するため、そして職場の安全衛生や労使関係に影響を与える可能性のある職務要因を特定するために使用されます。
職務記述書の操作は、特定の候補者または候補者グループを優遇する目的で、特定の採用上の好みや目的を満たすために、職務記述書を意図的に変更する、広く行われている悪質な行為です。この操作には、職務の実際のニーズに必ずしも合致しない方法で、求人広告に記載されている資格、責任、または要件を変更することが含まれます。[ 8 ]
これには、正当な職業資格 (BFOQ) の操作も含まれます。BFOQ は、特定の役割を効果的に遂行するために不可欠とみなされる正当な職務要件です。「正当な」とは、これらの資格がその職務に必要であると具体的かつ正当化できるものでなければならないことを意味し、それ以上でもそれ以下でもありません。しかし、職務記述書の操作の場合、これらの資格は、特定の候補者を含めるか除外するかのどちらかになるように調整または誇張される可能性があります。これには、組織固有の専門スキルを強調したり、デスクワークに車両要件を規定したり、地域で一般的に話されている言語とは無関係な言語要件を課したり、並行または珍しい資格を要求したり、特定の経験レベルを指定または省略したり、職務の中核機能に直接関係しない可能性のある学歴を要求したりすることが含まれます。[ 8 ]
最終的に、このような操作は、組織の偏見、潜在的な応募者の知識・スキル・能力（ KSA）と一致しない時代遅れの職務記述書、個人的な好み、あるいは見せかけの包括性（包括性の偽装）のバランスを取るためなど、さまざまな要因によって引き起こされます。職務記述書の操作は、採用プロセスにおいて排除的な機能を果たし、多くの場合、人種的マイノリティの応募者を思いとどまらせたり、キャリアアップの機会への参加を制限したりします。これは、差別禁止法や雇用機会均等規則に違反します。偏見を助長するこのような操作的な採用慣行は、組織の採用慣行に対する独立した監査やレビューが義務付けられていない国や環境で蔓延し、人事部門をコストセンターから構造的不平等を維持するためのゲートキーピングセンターへと変貌させています。[ 8 ]
こうした悪影響は、社会構造の根幹を成す雇用関係に直接的な損害を与える。個人的なレベルでは、この関係は非常に重要な価値を持つ。生計を立て、経済的な成長を遂げる手段となるだけでなく、自尊心や社会への有意義な関わりの基盤ともなる。より広範な社会経済的な観点から見ると、これは社会における生産的な労働の多くを支えるシステムへの信頼を損なうことになる。
職務記述書を職場に適用した初期の例は、19世紀初頭のマッコーリー総督のニューサウスウェールズ州行政において見られた。オーストラリアの囚人社会は、資本主義的で労働者階級的な態度を持つ自由社会へと変貌を遂げた。[ 9 ]科学的管理法は、職務記述書を知識の再配置の手段として、職場の態度や知識を経営陣に伝える方法である。[ 10 ]
整理整頓され、最新の状態に保たれた職務記述書は、法令遵守に役立ちます。例えば、米国では、従業員選考プロセスを標準化するために1978年に統一従業員選考手順ガイドラインが策定され、人事要件は職務関連要因と結び付けられなければならないことが明確にされています。1990年の米国障害者法（ADA）は、組織に対し、必須の職務機能を特定し、職務責任を特定するために講じた手順を文書化することを義務付けています。一方、公正労働基準法（FLSA）は、人事担当者に対し、職務が免除対象か非免除対象かを判断することを義務付けています。これは、従業員が残業手当の対象となるか、または給与制で残業規制の適用除外となるかを判断することを意味します。
医療機関は労働法だけでなく、医療関連法や認定機関の基準も遵守しなければなりません。ジョイント・コミッション（医療機関認定合同委員会）は、全米の数千もの医療機関を認定・認証しています。ジョイント・コミッションのガイドラインを満たすためには、医療機関は最新かつ正確で、完全かつ適切に記述された職務記述書を維持する必要があります。
上記の規制では、企業は職務内容を明確に記録しておくことが義務付けられています。きちんと整理された自動化システムを導入することで、法令遵守監査に伴う不安を軽減できます。