能力に基づく採用

コンピテンシー ベースの採用とは、候補者が特定のコンピテンシーを持っていることの証拠として使用できる職業経験に関する逸話を提示する候補者の能力に基づいた採用プロセスです。候補者は、応募書類でコンピテンシーを証明し、その後、面接で証明します。この場合、面接はコンピテンシー ベースの面接と呼ばれます。

能力に基づく採用プロセスは、必要な能力を明確に定め、採用担当者が候補者を優遇する裁量権をほとんど持たないような方法でそれらをテストすることにより、他の採用プロセスよりも公平で現実的なアプローチとなるように意図されています。このプロセスでは、採用担当者の裁量権が強いことは望ましくないと想定されています。公平であると認識されているため、このプロセスは公共サービスで人気があります。このプロセスでは、候補者の能力の指標としてストーリーテリング能力に重点が置かれており、推薦状など、候補者のスキルや可能性を示す他の指標は重視されません。^{[引用が必要]}

能力ベースの採用では、候補者のストーリーテリング能力が能力の重要な指標として機能し、推薦状などの他の従来の指標よりも具体的な職業経験の例が優先されます。^[1]

コア コンピテンシーとは、企業が市場で競争上の優位性を獲得するために不可欠な一連のスキルです。上級管理職は、強力なビジネスを維持するために必要なコンピテンシーを含め、ビジネスのすべての側面を管理することは不可能です。つまり、長期的には従業員の雇用にかかる時間を節約するため、競争上の優位性に真に影響を与える一連のコンピテンシーを考案する必要があります。

ハメルとプラハラドの主な考えは、企業は時間の経過とともに、その企業に特有で長期的な成長に不可欠な専門分野の鍵を握るようになるというものでした。彼らは、コア コンピテンシーは固定されたものとして見るべきではなく、企業のビジネス環境の変化に応じて変化するべきだと述べました。これは、時間の経過とともにビジネスが進化し、新しい機会が生まれ、コア コンピテンシーにも同じことが起こる必要があるためです。ハメルとプラハラドは、企業がコア コンピテンシーを特定する際に考慮すべき 3 つの質問を提示しました。^[2]

1. 競合他社が模倣しにくい能力ですか?
2. これらの能力は、さまざまな市場への潜在的なアクセスを提供しますか?
3. これらの能力は消費者の利益に大きく貢献していますか?

職務記述書の主な要素は以下のとおりです。^[3]

• 役職名– 会社内での従業員の役職を表すために使用される役職名（例：プロジェクト マネージャー）
• ポジションの関連性- そのポジションが会社（事業計画と目標）にどのように貢献するかについての記述
• 主な責任– 個人が日常的に実行しなければならない主な活動のリスト
• 重要な基準- 候補者が仕事に応募するために満たさなければならない基準と資質
• 望ましい基準- 企業が候補者に望んでいるが、職務の日常業務に不可欠ではない資質
• 報告先–上司

能力ベースの職務記述書が企業にとって重要である理由は主に4つあります。^[4]

1. これらは、仕事に適切な役職と給与等級を割り当てるために重要な情報を提供します。
2. プロセスがより効率的になり、候補者の採用が容易になります。
3. 候補者が、自分が担うべき義務と責任を完全に理解していることを意味します。
4. 最後に、能力は仕事の重要な機能を特定する。

職務記述書と能力により、潜在的な従業員は特定の仕事に必要なスキル、資質、経験、トレーニングを特定できます。^[5]職務記述書と能力の情報は、パフォーマンスレビューを構成するパフォーマンス要件に含まれています。企業は職務記述書と能力を頼りに従業員のトレーニングプログラムを作成し、従業員はこれらを使用して昇進や昇給に必要なスキルを習得します。

中小企業は大企業よりも、人材の雇用に苦労しています。能力ベースの職務記述書は、仕事よりも労働者に重点を置く点で標準的な職務記述書とは異なり、中小企業にとってははるかに有利です。能力ベースの職務記述書は、雇用主が仕事に適さない人材を雇用する可能性を減らします。^[6]

中小企業では、スタッフを適正に配置するために、詳細な職務記述書を作成する必要があります。中小企業にとって、適切な人数の人を雇うことは非常に重要です。なぜなら、人を雇いすぎると、スタッフの収入にお金が無駄になる可能性があるからです (賃金は企業にとって最も高いコストです)。その他にも、諺にあるように、「料理人が多すぎるとスープが台無しになる」という問題があります。一方、人を雇う人が少なすぎると、長期的には中小企業にとって非効率となり、大きなコストが発生する可能性があります。

中小企業にとって最善のアプローチは、職務のプレビューを行い、個人が会社に必要なスキルを習得できるかどうかを評価することです。^[7]これにより、仕事に適さない候補者を除外するのに役立ちます。可能であれば、中小企業は採用プロセスで経験豊富な個人を使用する必要があります。これらの個人は、将来の従業員が会社の文化に適合するかどうか、および関連するスキルを持っているかどうかを知ることができます。

コンピテンシーライフサイクルは、個人および組織のコンピテンシーの開発と強化を目的とした4つのフェーズで構成されています。各フェーズは以下のとおりです。^[8]

1. コンピテンシーマッピング– このフェーズでは、会社に、その目標（事業計画で概説）を達成するために必要なすべての重要なコンピテンシーの概要を提供し、職務要件とグループのニーズを概説します。このフェーズでは、各職務プロファイルに必要なスキルレベルも定義します。
2. 能力診断– これは、会社の現在の従業員に基づいています。これは、各従業員が現在持っている熟練度レベルを概説します。会社は「スキルギャップ分析」を実行し、従業員が現在持っているスキルと、その仕事に必要な能力とのギャップを定義します。
3. 能力開発– このフェーズでは、前のフェーズで見つかったスキルギャップを埋めるために会社が従業員に提供するトレーニング/アクティビティの開発を扱います。
4. 能力のモニタリング- 能力開発フェーズの結果の分析

徹底的なコンピテンシー分析を行うには、さまざまな情報源から情報を収集する必要があります。これらの情報源は、職務内容専門家 (JCE) と呼ばれ、企業内のポジションについてよく理解しています。JCE は通常、採用しようとしているポジションを管理する人々です。コンピテンシー分析の最初のステップは、職務を構成するタスクの詳細な説明を蓄積することです。「タスク分析」です。これは、さまざまなデータ収集方法を通じて行われます。^[3]

• 仕事の観察:すでにその仕事に就いている人を観察し、何をしているのかなどを説明してもらいます。
• 現職者面接:すでにその職に就いている人と面接を行い、各人に同じ質問をします。質問は、主な責任、解決する必要のある問題/直面している困難、成功に必要だと感じるスキルなどに基づいて行う必要があります。
• 重大インシデント会議: JCEとの会議で、従業員が非常に効率的または非効率的だった場合の例を挙げてもらう
• コンピテンシービジョンミーティング: 会社の将来について知っている「ビジョナリー」とのミーティング。このミーティングの理由は、採用マネージャーが長期的に留まる従業員と会社の将来の成功に貢献する従業員を探しているためです。

これらのさまざまなソースからのデータを分析すると、職務記述書に必要な能力のリストがまとめられ、能力分析が完了します。

組織内でコンピテンシーを活用することには多くの利点がある。^[9]

• 能力は、企業が優秀な従業員と平均的な従業員を区別するのに役立ちます。これは、ボーナスを支給する際に管理者にとって役立つ情報です。
• コンピテンシーはビジネス目標やビジネス戦略にリンクされているため、両者を連携させることでビジネスがより効果的かつ便利になり、合理化されます。
• コアコンピタンスを特定し、それを活用して商品やサービスを生み出すことは、企業の競争力に大きく貢献します。
• 能力ベースのアプローチを採用する企業は、一般的に、より柔軟な労働力を持ち、十分に訓練された個人を抱えており、その結果、従業員のパフォーマンスが成功するはずです。
• 能力ベースの職務記述書を使用すると、役割に最も適した候補者が採用されるため、スタッフの離職率が減少します。

コンピテンシーベースの職務記述書には、マイナス面もあります。職務プロファイルにどのコンピテンシーが関連しているかを判断するために必要なデータを収集するのに長い時間がかかるため、時間がかかることがあります。また、このプロセスは非常にコストがかかる可能性があり、すべての企業がコンピテンシー分析を実行するための資金を持っているとは限りません。分析には特定のスキルを持つスタッフも必要ですが、一部の企業ではそれが不足している可能性があります。

グループと役割のコンピテンシー プロファイルを確立すると、組織は、スクリーニングと選択のプロセス全体を通じて候補者を評価する基準として、また、潜在的な応募者に組織の要件を宣伝して伝える基準として、そのコンピテンシーを使用できます。

コンピテンシーは、次のような方法で採用と選考をサポートします。

• 対象となる役割/職務を遂行するための応募者の能力を評価するための、真正で検証済みの公正かつ偏見のない基準を提供します。
• 役割/職務で成功するために従業員が示さなければならない行動を明確に伝えることで、選考プロセスの透明性を向上させます。
• 明確で効率的かつ効果的な採用および選考プロセスの設計に貢献します。
• 再利用可能な選考ツールとプロセスを提供することで効率性を高めます (例: 能力別に整理された面接と身元照会のための質問バンク、組織内の役割/職務用のテンプレート面接および身元照会ガイド、対象を絞ったロールプレイ、作業シミュレーション、インバスケット評価など)。
• 選考プロセスにおける候補者のパフォーマンスに関するフィードバックを提供するための、明確で透明な基準を提供する（将来の学習と開発のためのインプットなど）。
• 選考プロセスの成功を評価するための基準を提供する – 例: 選考プロセスの結果を能力に基づく職務上のパフォーマンスと相関させる。

採用および選考における一般的なベンチマーク能力ベースのプラクティスには、次のものがあります。

• 職務要件の通知– 充足すべき職務の要件に関する通知に能力がどのように反映されるかを定義するためのテンプレートが作成されます。能力プロファイルが完成すると、さまざまなタイプの職務/役割に関するサンプル通知が作成されます。
• 面接および身元照会ガイド– さまざまな職種/役割向けに、手順や評価ガイドを含む面接および身元照会ガイドのテンプレートが作成されています。これらは、採用マネージャーや人事アドバイザーに提供されます。
• テンプレート面接および参照確認ガイド– テンプレート面接および参照確認ガイドは、職業グループ内の役割/キャリア ストリームおよびレベル向けに開発されており、手順と評価ガイドが含まれています。これらは、採用マネージャーと HR アドバイザーに提供されます。
• 能力ベースの実績/ポートフォリオレビュー– 実績/ポートフォリオレビューでは、従業員/応募者が組織内のポジションの能力要件に関連する過去の経験と実績を文書化できます。完了すると、訓練を受けた評価者が、標準化された採点基準を使用して、必要な能力が書面の例でどの程度実証されているかを採点します。通常、候補者/従業員は、提供された例の妥当性を証明できる参照先も提供します。結果は、人材配置プロセスの一部として、および/またはその他の目的 (学習と開発、後継者管理、人事計画の能力ギャップ分析など) に使用できます。
• その他の能力ベースの評価方法– 選考プロセスには、インバスケット評価、従業員が遭遇する職場環境のロールプレイやシミュレーション、複数のソースからの入力（適切な場合）など、その他のさまざまな能力ベースの評価方法を組み込むことができます。どのような方法論を設計して実装する場合も、それが防御可能（つまり、信頼性が高く、公平で、有効で、偏りがない）であることが重要です。
• 能力に基づく選考に関するトレーニング– マネージャーは、上記のさまざまな能力に基づく評価方法を適用して、有効な選考決定を下せる知識とスキルを身に付けている必要があります。同様に、従業員は、自分が持っている能力を正確に把握するために、効果的に参加できなければなりません。最後に、マネージャーと人事担当者は、効率的かつ効果的な (つまり、信頼性が高く、公平で、有効で、偏りのない) 選考プロセスを確立できなければなりません。これらすべてには、すべての関係者が必要なスキルを身に付けていることを保証するための、ターゲットを絞ったトレーニング/オリエンテーション プログラムが必要です。

さまざまな職務グループ向けにコンピテンシー プロファイルが開発されるため、企業全体での採用と選考で使用するために、次の実装段階が提案されています。

ステージ1:

• 採用および選考プロセスで能力を活用するためのポリシーと決定ルールを定義する
• 職務要件通知に能力に関する情報を含めるための考慮事項/ガイドラインを特定する
• コンピテンシー プロファイルが使用可能になったら、職務要件のサンプル通知を作成します。
• コンピテンシー プロファイルに含まれるコンピテンシー別に整理された面接/参照確認の質問バンクをカスタマイズまたは構築します。
• 複数の職業グループで使用できる、その他の能力ベースのツールまたはプロセス (実績レビューなど) をカスタマイズまたは構築します。

ステージ2:

• 職務グループの能力プロファイルが完成したら、ステージ 1 で定義されたポリシーとツール/テンプレートに準拠した採用および選択プロセスを開発して実装します。これらのプロセスの有効性と効率性を確認して評価し、必要に応じてポリシー、手順、テンプレートなどを調整します。
• 適切な能力ベースの面接アプローチ（行動面接、状況面接など）を計画し、管理者と人事担当者にトレーニングを実施します。このトレーニングは、さまざまな職務グループの能力プロファイルが利用可能になったときに、ジャストインタイムで実施する必要があります。
• 新しいプロセスが導入される際に、能力ベースの採用と選考に参加する方法について従業員向けのオリエンテーション/トレーニング プログラムを計画、設計、実装します。
• 新しい採用および選考プロセスの有効性に関するデータを収集し（例：選考プロセスの結果を実務またはトレーニングのパフォーマンス結果と相関させる）、必要に応じてプロセスを調整します。

• コンピテンシーアーキテクチャ – コンピテンシーベースの学習で使用されるスキルのフレームワーク
• コンピテンシー辞書 – 組織内のコンピテンシー
• 人事管理システム – ソフトウェアPages displaying short descriptions with no spaces
• 学習管理システム – 教育ソフトウェアアプリケーション
• 戦略的人材計画 – 現在および将来の人材ニーズを特定するプロセス
• タレントマネジメント – 組織に必要な人的資本の予測とそれらのニーズを満たすための計画

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