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欠勤管理（休暇管理とも呼ばれる）は、従業員の欠勤を処理し、欠勤が雇用主に与える影響を最小限に抑えるために設計された、雇用主のポリシー、手順、またはプログラムの組み合わせです。[ 1 ]欠勤管理プログラムは、最初の欠勤から職場復帰、職場継続計画まで従業員をサポートすることで、生産性を最大化することを目的としています。[ 2 ]
2015年、CDC財団は、身体的な怪我や病気により、米国の雇用主は年間2,258億ドルの損失を被ると推定した。[ 3 ]疾病管理センター（CDC）は、うつ病により雇用主はさらに年間440億ドルの損失を被ると推定した。[ 4 ]従業員の欠勤の理由とコストは、数十年にわたり十分に研究されてきた。2000年代初頭から、研究では、生産性が十分でない労働者がそれでも出勤するプレゼンティズムの理由とコストがますます考慮されるようになっている。怪我、病気、ストレス、不安、またはうつ病は生産性を低下させ、雇用主にコスト増を課し、労働力内の他の従業員にも影響を与える可能性がある。[ 5 ]
欠勤によるコストと従業員の健康と幸福とのバランスを取るため、企業は欠勤管理プログラムを利用して、欠勤の原因とコストを明確に追跡・管理している。
米国は、出産や養子縁組、従業員の病気、病気の子供、配偶者、その他の近親者の介護のための育児休暇など、連邦政府が義務付ける有給休暇に関しては、他の先進国に比べて遅れをとっています。[ 6 ]米国は、マーシャル諸島、ミクロネシア、ナウル、パラオ、パプアニューギニア、スリナムとともに、有給の産休を保証していない世界で7か国の1つです。[ 7 ]米国は、連邦政府が義務付ける有給休暇に関しても、他の先進国に比べて遅れをとっています。欧州連合の有給休暇の権利は、銀行の休日を除いて、年間最低4週間（20日間）に設定されています。1938年の米国公正労働基準法（FLSA）は、2009年に最後に改正されましたが、有給休暇を義務付けておらず、これらの事項は雇用主と従業員の合意に委ねられていると述べています。[ 8 ]
Project: Time Offによる2018年の調査によると、米国の労働者は6億6200万日もの有給休暇を未使用のまま残していた。この調査では、労働者が有給休暇を使わない最も一般的な理由として、休暇を逃すことへの恐怖、山積みの仕事に戻ることへの恐怖、業績が低いと見なされることへの恐怖、替えのきく存在と見なされることへの恐怖を挙げている。[ 9 ]
連邦政府が有給休暇に関する基準を義務付ける動きは100年以上続いています。[ 10 ]その結果、さまざまな要因に基づいて労働者の無給休暇を保護する連邦、州、地方の法律が複雑に混在しています。このような法律の寄せ集めにより、雇用主が法令を遵守し続けることがますます困難になっています。[ 11 ]
欠勤管理に影響を与える連邦法には、以下のものが含まれます。
有給の家族・医療休暇を義務付ける統一的な連邦法がないため、多くの州や自治体が独自の休暇法を制定している。2021年現在、9つの州とコロンビア特別区が有給の家族休暇制度を運用しており、さらに3つの州が新たに可決された法律を施行する予定である。[ 17 ] 2019年には、推定30の自治体が有給の病気休暇を義務付けている。これらの異なる法律により、休暇の期間、発生、使用、報告要件が異なり、雇用主にとって遵守が困難になっている。[ 18 ]
COVID-19パンデミックの発生当初、アメリカの労働者は自宅待機を指示された。アメリカの労働力の約20%を占めるサービス業従事者は、必要不可欠な労働者とみなされ、感染力の強い、場合によっては致命的な病気に感染するリスクを冒してでも働き続けるよう求められた。これらの職種の労働者の賃金は非常に低く、55%は有給の病気休暇がなく、仕事を休むと経済的に不安定になる可能性がある。有給の病気休暇は、病気の人が回復し、健康な人が病気の蔓延を防ぐことを可能にする。[ 19 ]また、「ワーケーション」を検討する人もいた。リモートワークなら、有給休暇を使わずに休暇先で働けばいいのではないか、という考え方である。最終的に、多くの人が有給休暇を全く使わないことを選択し、結果として雇用主は未使用の休暇が不健康なレベルまで膨れ上がるのを目にすることになった。[ 20 ]
連邦政府は、2020年4月1日に発効した家族優先コロナウイルス対応法（FFCRA）を可決した。FFCRAは、従業員500人未満の民間企業に対し、COVID-19に関連する特別な理由による有給病気休暇および拡大された家族・医療休暇の提供にかかる費用を税額控除で払い戻すものであった。これらの一時的な規則は2020年12月31日に失効した。[ 21 ]
人材コンサルティング会社 であるマーサー（米国）社が発行した出版物「州、都市がCOVID-19有給休暇に取り組む。OSHAのETS有給休暇要件を含む」[22]によると、一部の州や地方自治体は新たな有給休暇要件を導入し、その他は従業員のニーズに対応するために既存の法律を修正した。2021年7月の改訂版では、著者らはさらに次のように述べている。
有給休暇に関する州および地方自治体の取り組みは、引き続き変化しています。家族優先コロナウイルス対策法（FFCRA）（公法第116-127号）に基づく連邦政府の緊急有給病気休暇および家族休暇の要件は、従業員500人未満の雇用主にのみ適用され、州または地方自治体の有給休暇義務を優先するものではありませんでしたが、義務付けられた有給休暇のために提供された適格賃金に対して雇用主に相応の税額控除を提供しました。多くの州および地方自治体の緊急休暇法は、連邦法の適用除外となる大規模な雇用主および従業員を対象として制定されましたが、相応の税額控除は提供されませんでした。場合によっては、州/地方自治体の要件は、あらゆる規模の雇用主を対象としています。2021年包括歳出法（公法第116-260号）は、FFCRAの対象となる雇用主が、未使用のFFCRA有給休暇を2021年3月31日まで自主的に提供し続けた場合の税額控除を延長しました。2021年4月1日に発効したアメリカ救済計画法（ARPA）（公法第117-2号）は、FFCRAの対象となる有給休暇を自主的に提供した場合の税額控除を2021年9月30日まで強化しました。
同出版物では、州、市、郡ごとに異なる32種類の緊急有給休暇制度と、既存の有給休暇法に関する13のCOVID-19関連のガイダンス勧告について論じている。
ウォルマート、アマゾン、スターバックスなど、国内最大規模の雇用主の多くは、自主的にポリシーを更新した。例えば、ウォルマートは、時給制の従業員に対し、最長2週間は給与の100%に加え、医師の診断書があれば最長26週間まで部分的な給与を支給する制度を導入した。また、同社はCOVID-19ワクチンの副作用からの回復のための有給休暇も認めた。[ 23 ]
2021年11月5日、労働安全衛生局（OSHA）は、従業員がCOVID-19ワクチン接種を受けるための有給休暇と、ワクチンの副作用からの回復のための時間を含む、強制的な職場安全規則を公表した。従業員100人以上の雇用主を対象とするこの規則は、ワクチン接種または定期的な検査を義務付けるものであったが、完全施行される前の2022年1月に裁判所で無効とされた。このような規則をめぐる二転三転により、雇用主は常に対応に追われていた。[ 21 ]
2021年には、調査対象企業の55%がコンプライアンスを最優先事項として挙げました。雇用主は欠勤管理に新たな戦略的焦点を当て、より正式なプログラムやポリシーを作成しています。正式なプログラムを持つ企業の数は、2年以内に50%から63%に増加すると予想されています。[ 11 ]プログラムは、社内で管理（インソーシング）、社内リソースと外部パートナーの組み合わせで管理（コソーシング）、または第三者管理者や保険会社によって管理（アウトソーシング）することができます。また、選択したモデルに関係なく役立つテクノロジーソリューションも増えています。
社内で実施される休暇および欠勤管理プログラムでは、新規申請の受付や、短期障害や労災補償の申請と連携したすべての休暇管理活動の監督を、社内の福利厚生関連または人事スタッフに任せています。雇用主は、すべての法律および規制の追跡、報告、および遵守に責任を負います。テクノロジー ソリューションは、特に大規模なプログラムの場合、自社でプログラムを運営する雇用主にとって普及しています。従業員 5,000 人以上の雇用主の 60%、従業員 20,000 人以上の企業の 80% がテクノロジー ソリューションに依存しています。テクノロジー 機能は雇用主の規模とともに向上し、小規模企業は給与システムに依存し、中規模の雇用主は HRIS システムを使用し、大規模な雇用主は休暇管理ソフトウェアに投資しています。[ 24 ]
共同調達モデルでは、雇用主は外部ベンダーと提携し、プログラムの一部を社内で維持しつつ、ベンダーの専門知識を活用します。企業は、休暇の受付と管理のために社内スタッフを維持しながら、ベンダーのテクノロジー プラットフォームを利用する場合があります。このモデルでは、雇用主は、自社ではアクセスできない可能性が高い高度なテクノロジー プラットフォームを使用して、社内でプロセスを管理できます。ベンダーはプラットフォームの保守とシステムのリアルタイム更新を担当します。このソリューションは、インソーシング プログラムよりもコンプライアンスと一貫性が向上する傾向がありますが、従業員エクスペリエンスは依然として現場のマネージャーや社内の休暇管理チームに依存します。たとえば、サードパーティのソフトウェアは、人事担当者がさまざまな休暇や復職日を追跡し、多くの定型業務を自動化するのに役立ちます。[ 11 ]
アウトソーシングは、プログラム全体の運営をパートナー企業に完全に委託する方式です。多くの人事関連企業や保険会社がこうしたサービスを提供しています。