購入プロセス

購買とは、商品やサービスを購入する正式なプロセスのことです。購買プロセスは組織によって異なりますが、共通する重要な要素がいくつかあります。

このプロセスは通常、需要または要件から始まります。これは、物理的な部品（在庫）またはサービスに関するものである可能性があります。^{[ 1 ]}調達部門が実行する要件の詳細（場合によっては要件仕様書）を記載した要求書 が作成されます。次に、提案依頼書（RFP）または見積依頼書（RFQ）が発行されます。サプライヤーはRFQに応じて見積もりを送信し、レビューが行われ、最良の提案（通常は価格、入手可能性、品質に基づく）に発注書が発行されます。

発注書（PO）には、以下のような様々な種類があります。 ^{[ 2 ]}

• 標準 - 1回限りの購入
• 計画済み - 特定の項目についておおよその日付で合意すること
• 包括契約- 特定の条件に関する合意。日付、数量、金額は明記されていない。

発注書には通常、取引の契約条件となる利用規約が添付されます。その後、供給業者は製品またはサービスを納品し、顧客は納品を記録します（場合によっては、商品検査プロセスが行われます）。供給業者から請求書が送付され、発注書および受領した商品を示す書類と照合されます。その後、支払いが行われ、供給業者に送金されます。

どのような種類の購入を行うかによって、関連するプロセスは異なります。以下の例は、異なる種類の購入に関して行われるさまざまなプロセスを示しています。^{[ 3 ]}

• 英国勅許購買供給協会