メモ

メモ（複数形：memorandums ^{[1] [2] [3]}またはmemoranda、ラテン語のmemorandum「覚えておくべきもの」に由来）は、ブリーフィングノートとも呼ばれ、通常は専門的な場面で使用される書面によるメッセージです。一般的にmemoと略されるこれらのメッセージは、通常簡潔で、簡単に素早く理解できるように設計されています。メモは、動的で効果的な変更を行うために、重要な情報を効率的に伝えることができます。^[4]

法律では、覚書とは、ポリシー覚書、了解覚書、合意覚書、または協会覚書などの取引または契約の条件の記録です。ビジネスでは、メモは通常、企業による内部コミュニケーションに使用され、手紙は通常、外部コミュニケーションに使用されます。

その他の覚書の形式には、ブリーフィングノート、レポート、手紙、バインダーなどがあります。これらはグレー文献と見なされる場合があります。覚書のフォーマットは、オフィスや機関によって異なる場合があります。たとえば、対象受信者が閣僚または上級管理職の場合、フォーマットは厳密に定義され、1〜2ページに制限される可能性があります。受信者が同僚の場合、フォーマット要件は通常より柔軟です。^[5]

覚書の具体的な種類としては、政策ブリーフィング ノート(さまざまな法域や統治の慣習により、政策問題文書、政策覚書、内閣提出書などとも呼ばれる) があります。これは、政策分析を政治的意思決定の領域に伝えるための文書です。通常、ブリーフィング ノートは「情報用」または「決定用」と表記されます。

「ブリーフィング」という用語の起源は、法律文書の「ブリーフ」と、その派生語である「軍事ブリーフィング」にある。^[6]こうして派生したラテン語の名詞memorandumの複数形は正確にはmemorandaであるが、この単語が英語の単語になったとみなされる場合は、複数形のmemorandumsを省略したmemosが使用されることがある。（ Agenda、Corrigenda、Addendaも参照のこと）。

「メモランダムという言葉はラテン語から来ており、ラテン語の動詞 remind (memorare) から来ています。1540 年代にはメモそのものを意味していました。この言葉は 1824 年にスペインで導入されました。このタイプの文書は通常、ビジネスの世界や公式文書で使用されます。この文書を作成するための項目は次のとおりです。この文書は簡潔でなければなりません。送信する情報は明確で簡潔でなければなりません。要求する必要はありません。最後に、メモを書くときは、送信者と受信者を特定し、主題を特定する必要があります。メモが書かれた場所と日付を追加します。」

メモには多くの重要な目的があります。問題を知らせることと、明確で簡潔なコミュニケーションを通じて問題解決を支援することがその 2 つです。^[7]メモは意思決定をサポートし、「分析を行わなかった場合よりも、特定の問題状況において意思決定者がより良い決定を下せるように支援 (または影響を与える) します。」^[8]ブリーフィング ノートのその他の目的には、情報の伝達、決定の通知、要求の作成、質問への回答の提供、提案の作成、非公式のレポートの提示、問題の解決策の提案、または将来の参照の文書化などがあります。メモは、短いアピールや提案を行うために使用できます。短い文書でのこれらのアクションは、組織にプラスの影響を与えるビジネス アクションを大幅に迅速化するのに役立ちます。

政策分析プロセスのコミュニケーション メカニズムとして、ブリーフィング ノートでは、政策問題の一貫した概要を示し、問題に対処するためのさまざまな政策オプションを特定し、対立する観点を明示し、推奨されるオプションを提唱する必要があります。ブリーフィング ノートの一般的な構成には、提案された政策の説明、関連する背景情報、主要な考慮事項 (実装上の懸念、財務上の考慮事項、利害関係者への影響、考えられる予期しない結果など) に関する説明、政策に対する賛否両論の要約、推奨される決定が含まれます。提案から始まり、その立場の議論をまとめた政策文書は、より正確には政府白書と呼ばれます。政策オプションを提起し、提案に関する対話を始めることを目的とした政府のグリーン ペーパーは、白書よりもブリーフィング ノートに近いトーンになっています。

メモの簡潔な形式は、どんな読者にも分かりやすいように比較的標準化されています。メモは「宛先」、「差出人」、「日付」、「件名」を含む見出しで始まります。テキストの区切りの後に、おそらくメモの目的を説明する冒頭の段落が続きます。次に、文書にコンテキストが追加され、その後に具体的なアクションのセクションが続きます。例としては、「... を確認するように依頼されました」や「新しいフォールラインを宣伝する最良の方法を決定するために、... します」などがあります。アクションの後には、通常メモの中で最も長い部分であるディスカッションが続き、その後メッセージが締めくくられます。^[9]

ブリーフィング ノートには普遍的な基準はないが、一般的には、推奨される行動方針に従うための明確に表現された論理を伴う、公共政策の問題の簡潔で首尾一貫した要約であると理解されている。「政治的嗅覚と論理的な頭脳の次に、優れた財務担当者の最も重要なスキルは、優れた起草手腕にある。簡潔で首尾一貫して鋭いメモは、他のすべての才能の最終的な表現である。」^[10]ウェストミンスター システムに基づく多くのガバナンス環境では、政策アナリストが問題を分析し、中立的な公務員の観点からブリーフィング ノートを作成することが期待されています。ただし、「決定のための」ブリーフィング ノートには、「公共政策で重要なことを言うには価値判断が必要であり、その価値判断は説明され正当化されなければならない」ことを認めた推奨事項が含まれている必要があります。^[11]

適切なメモを簡潔かつ分かりやすく保つことに加えて、他にもいくつか重要な特徴があります。メモのスタイルとトーンは、聞き手が誰であろうと、常にプロフェッショナルなものにする必要があります。^[12]このエチケットにより、誰がメッセージを読んでも、プロフェッショナルで敬意を持って提示されます。また、効率的で整理された文書を作成するために、段落番号が付けられたブリーフィング メモもよく見られます。^[13]デジタル時代に入ってから、メモの最後に署名が付けられることは一般的ではありません。ただし、ブリーフィング メモが手書きだった以前は、署名が含まれているのが一般的でした。^[14]現在でも、作成者が希望する場合は、メモに署名またはイニシャルを記入することが許容されています。  

無料辞書のウィクショナリーで「memorandum」 または「 file」を調べてください。

• ベンチメモ
• 灰色文献
• 合意覚書
• 定款
• 会話の覚書
• 覚書
• メモワール
• 大統領覚書
• 私募覚書
• メモを取る

無料辞書『ウィクショナリー』で「memorandum」を調べてください。

• RPI.edu、ライティング センター:レンセラー工科大学。^{[リンク切れ‍ ]}
• Washington.edu、覚書の書き方、パトリック、リチャード F. エルモア、ローリー ワーナー。
• ブリーフィング ノートの書き方、パーキンソン、ロバート B.
• ブリーフィング ノートの標準的な形式、パーキンソン、ロバート B.