Loading article…
アーカイブ処理とは、個人、家族、または組織の記録資料が永久的にアーカイブに移管された後、それらの資料を調査、整理、記述し、基本的な保存活動を行う行為を指します。この活動に従事する人は、アーカイブ処理担当者、アーカイブ技術者、またはアーカイブ担当者と呼ばれます。
理想的には、アーカイブが文書のコレクションや記録のグループを受け取る際には、それらは作成者（コレクションや記録を作成または収集した元の個人、団体、または組織）によって整理され、その順序が維持されるようにアーカイブへの移送用に箱詰めされているはずです。しかし、コレクションや記録のグループはしばしば半ば整理されているだけで、時には明確な整理がないこともあります。納品された資料の整理状況を観察し、整理が欠けている場合は整理し、整理された資料を記述する作業は、「アーカイブ処理」、「整理と記述」、「アーカイブ目録作成」、または「カタログ作成」という用語でカバーされます。[ 1 ]
アーカイブ処理の最初のステップは、コレクションの調査です。調査の目的は、作成者を理解し、コレクションの作成背景を特定し、資料の全体的な規模と範囲を観察し、コレクションにアクセス制限があるかどうかを確認し、コレクションとともに提出された既存の検索ツールを見つけ、コレクションまたはレコードグループ内の基本的な組織構造を発見することです。[ 2 ]
コレクション調査は、アーカイブ原則である「コレクションの尊重」を念頭に置いて実施する必要があります。 「コレクションの全体を考慮する」と訳される「コレクションの尊重」 [ 3 ]に従うためには、調査には、手元にある資料がコレクション全体のすべてであるか、それとも一部であるかを確認する活動を含める必要があります。アーカイブ担当者がコレクションの他の部分を保管しているリポジトリにいる場合は、同じ作成者からの資料全体を網羅するか、少なくともそれを認識した作業計画を作成する必要があります。
コレクションの調査は、資料に変更や再配置を加えることなく、純粋に観察する作業です。[ 4 ] 多くの組織では、調査が徹底的かつ一貫していることを保証するためにテンプレートやワークシートの使用が求められるため、コレクション調査の典型的な最終成果物は、完成した調査ワークシートと処理計画です。[ 5 ]調査完了後、資料は追加処理なしで研究者に提供されるか、リソースが利用可能になったときに将来の処理のために保管されるか、またはすぐに処理に進むことができます。
資料の整理は、資料尊重の原則に含まれる2つのアーカイブ原則、すなわち出所と元の順序を念頭に置いて行うべきである。
出所原則によれば、作成者の資料はまとめて保管し、他の作成者の資料とは分けておくべきである。出所規則の下では、資料の保管には、それらをまとめて検索および取得できるようにすること（知的配置として知られる）が含まれなければならず、可能であれば物理的にまとめて保管することも含まれる。さらに、資料が作成者を超えて所有者が変わった場合、資料の出所には、作成者の後に来たすべての人と、挿入、削除、再配置などのコレクションに対する彼らの変更が含まれる。[ 6 ]
原典順序の原則によれば、資料の作成者による資料の配置は、資料の作成者が当初どのようにコレクションを使用しアクセスしたか、また記録同士がどのように関連しているかを反映しているため、価値があります。これらの情報は、記録の当初の目的を知る手がかりとなります。[ 5 ]コレクションによっては、論理的な原典順序が維持されているように見え、配置が記録の目的に関する文脈上の手がかりを提供し、配置が研究者の資料へのアクセスを妨げない場合は、資料の再配置は必要ない場合があります。[ 7 ]再配置が必要な場合、アーカイブ処理担当者は、資料をコレクションレベル、シリーズレベル、サブシリーズレベル、ボックスレベル、フォルダーレベル、またはアイテムレベルで配置します。[ 5 ]配置レベルは、資料の秩序、コレクションに対する研究者の関心と研究価値[2]、リポジトリのポリシーとリソースなど、多くの要因によって決定されます。
整理作業が必要な場合、整理は調査後の資料の物理的な処理の最初の段階です。資料の再配置に加えて、保管場所の収集ガイドラインを満たさない資料の除却や、後述する保存活動も行われる場合があります。[ 8 ]
資料のコレクション調査から得られるものよりも詳細な記述が一般的に試みられます。調査を超えて、コレクションを処理する個人は、「シリーズ」[ 9 ]および「サブシリーズ」[ 10 ]のリスト、ボックスの内容のリスト（ボックスレベルの記述とも呼ばれる）、フォルダーのリスト（フォルダーレベルの記述）、あるいは管理履歴や伝記メモ、範囲メモ、取得情報、資料が受けたアーカイブ処理に関する情報を含む完全な目録[ 11 ]を作成することもあります。 [ 12 ] [ 13 ]一部のリポジトリでは、研究価値が非常に高いと判断された場合、使用頻度が高いと予想される場合、または盗難のリスクが高い場合、コレクションまたは記録のグループ内の選択された文書のアイテムレベルの記述を実施します。[ 5 ]
コレクションの記述は、総称して検索補助資料と呼ばれます。検索補助資料の主な目的は、利用者が資料コレクションにアクセスしやすくすることであり、[ 14 ]現在および将来にわたって資料の参照サービスを提供する他のアーカイブ担当者にも役立ちます。最も初期の検索補助資料は「カレンダー」として知られており、一般的には個々の文書を時系列順にリストしたもので、これは当時その主な利用者であった歴史家が好んだ整理方法でした。[ 15 ] [ 16 ]現在使用されている検索補助資料の形式は長さが異なり、種類によっていくつかのカテゴリに分類されますが、20世紀後半から21世紀初頭にかけては目録が主流でした。多くのアーカイブは所蔵資料の露出を広げるために検索補助資料をオンラインで公開しており、一部はウェブ検索エンジンによる認識を容易にするためにエンコードされています（下記の標準セクションを参照） 。[ 5 ] [ 17 ]
資料記述には、国内規格と国際規格など、いくつかの標準が存在します。ISAD (G)（General International Standard Archival Description：一般国際標準資料記述）は、目録に含めるべき要素を定義しています。その他の内容標準も適用されます。米国では、固有名詞は米国議会図書館名称典拠ファイル（Library of Congress Name Authority Files）と照合され、件名標目はLCSH（米国議会図書館件名標目表）から取得されます。ジャンル用語は、多くの場合、美術・建築シソーラス（Art & Architecture Thesaurus ）から取得されます。多くの目録はXMLでエンコード（マークアップ）されており、そのような場合はエンコード済み資料記述（EAD）標準を使用できます。さらに、資料保管機関は、目録がそれぞれの使命に役立つように設計された独自の慣行に従う場合があります。
米国アーカイブ協会（ SAA）は、米国のアーカイブ担当者向けに多数のベストプラクティスを公開しています。重要な2つは、アーカイブ、個人文書、および原稿（略称APPM）と、アーカイブの記述：コンテンツ標準（DACS）です。[ 18 ] SAAの出版物「アーカイブ記述の標準：ハンドブック」は、アーカイブおよび原稿処理のすべての段階に関連する標準の概要を提供します。研究図書館グループは、 EADで使用するためのベストプラクティス文書を公開しています。
英国アーカイブ協会（SAAの英国版）は、学校記録の保存から歴史的会計記録まで、さまざまなトピックに関する英国のアーカイブ担当者向けのベストプラクティスを多数発表している。[ 19 ]
オーストラリアアーカイブ協会は2004年に『文脈におけるアーカイブの記述：オーストラリアの実践ガイド』を出版し、オーストラリアシリーズシステムを使用した記述の基礎を提供しています。[ 20 ]シリーズ記述は、他の管轄区域での慣行のようにフォンドではなく、整理と記述の基礎としてのシリーズの優位性に基づいています。
アーカイブ処理には、ホッチキスやクリップの取り外し、資料を無酸性のフォルダーや箱に入れる、酸性物質を隔離して酸の移行を防ぐ、損傷または酸性の文書をコピーする、紙を広げるなどの基本的な保存作業が含まれることが多い。[ 21 ]ここ数年、アーカイブや写本保管所では、バックログを減らし、資料へのアクセスをできるだけ早く提供するための新しい方法を試みる傾向があり、これは、 Mark A. Greeneと Dennis Meissnerによる 2005 年の論文「 More Product, Less Process: Revamping Traditional Archival Processing」で説明され、推奨されている。 [ 1 ]彼らの方法は、研究者へのより迅速なアクセスを提供するために処理を加速するという観点から、これらの基本的な作業を推奨していない。彼らの主張はまた、現代の機関では適切な気候制御が行われており、酸性紙の劣化や金属留め具の錆びを遅らせるという前提を認めている。[ 1 ]