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アーカイブ学およびアーカイブ研究の文脈における検索補助資料とは、アーカイブ内の特定の記録コレクションに関する詳細かつ処理済みのメタデータおよびその他の情報を含む文書であり、整理ツールです。検索補助資料は、多くの場合、資料の文書目録と説明、その出所、および構造で構成されます。[ 1 ]資料群の検索補助資料は通常、コレクションの起源、出所、またはアーカイブ処理中のアーカイブ担当者によって作成され、図書館目録や博物館のコレクション目録に相当するアーカイブ学の資料とみなすことができます。検索補助資料は、コレクション内の特定の情報を見つける目的で使用されます。[ 2 ]検索補助資料は、アーカイブ保管所が資料とリソースを管理するのにも役立ちます。[ 3 ]
資料検索ツールの歴史は、情報の歴史を反映している。古代シュメール人は、官僚や行政の記録を探すための独自の索引システムを持っていた。[ 4 ] 19世紀と20世紀の資料検索ツールは、リストや索引カードなどの紙の文書だった。21世紀には、スプレッドシートやデータベースなどの電子形式で作成できる。米国、カナダ、英国、フランス、オーストラリアなどで広く使用されている、手稿コレクションの資料検索ツールの標準的な機械可読形式は、エンコードされたアーカイブ記述である。[ 5 ]
目録は、利用者とアーカイブ担当者がアーカイブ資料とやり取りするための中心的なツールとして存在します。FreundとTomsは、ほとんどの歴史資料が印刷物であるという性質上、目録が利用者が資料とやり取りする際の好ましい手段になったと指摘しています。彼らはさらに、この印刷物形式の目録は、類似の由来を持つ単一のコレクションまたは構成を説明するように設計されていると説明しています。[ 6 ] Clayton McGeheeは、目録がアーカイブ担当者や保管機関によってコレクションを整理する手段として好まれるようになったのは、所蔵品を知的にも物理的にも管理できるようになったためだと主張しています。アーカイブ担当者は資料の取得、除籍、編集、再編成を行うことができました。目録はコレクションへのこれらの変更を反映することができました。また、これらの変更を知っているのはアーカイブ担当者だけであることも反映していました。目録付きの紙ベースのコレクションは、利用者が資料を見つけて利用するためにアーカイブ担当者に頼らざるを得ないことを保証しました。[ 7 ]
目録の内容は、記述する資料の種類によって異なる場合があります。通常、目録には、コレクションの範囲の説明、コレクションに関連する伝記的および歴史的情報、資料の使用またはアクセスに関する制限が含まれます。[ 2 ]目録は、内容を一覧にした詳細な目録である場合があります。また、LCSH、AAT、またはその他の統制語彙から抽出された件名見出しが含まれる場合もあり、他のリポジトリの関連コレクションへの相互参照が含まれる場合もあります。目録に不可欠なデータ要素は、国際アーカイブ協議会[ 8 ]によって一般国際標準アーカイブ記述（ISAD(G)）で定義されています。[ 9 ]米国で使用されている「アーカイブの記述：コンテンツ標準」など、ISAD(G)のさまざまな国内実装が存在します。
目録を作成するプロセスは、多くの場合、アーカイブ記述から始まります。たとえば、エンコードされたアーカイブ記述では、コレクションの基本的な記述、統制語彙用語のリスト、管理情報、伝記情報、範囲と内容、配置、構成要素の説明、およびその他の記述データが求められます。[ 10 ]目録の普遍的な標準がないため、[ 11 ]これらの要素が基礎としてよく使用されます。
基本説明、コレクション概要、または要約情報は通常、検索補助資料の最初のセクションであり、コレクションの作成者、アーカイブ内でコレクションが占める物理的な場所、日付範囲、および文書の要約に関する情報が含まれています。[ 12 ]伝記/歴史注記は、コレクションが作成された時代の観点からコレクションを説明し、人物または組織に関する背景情報を提供します。コレクションの歴史を説明することもできます。範囲と内容の注記は、コレクションの由来、その構成と日付範囲、および一般的にどのような種類の資料（手紙、レポート、写真、オーディオ/ビデオなど）が含まれているかを簡潔に説明します。
アクセスと利用のセクションには、アクセス条件や制限事項など、コレクションの利用に関する情報が記載されています。研究者に影響を与える可能性のある利用上の問題には、アクセスを制限する寄贈者契約、著作権情報、コレクションの所有権の履歴、コレクションが持つ可能性のある追加フォーマット、コレクションが追加資料を受け入れているかどうかなどが含まれます。追加情報には、関連資料の詳細、言語、引用方法、スポンサー、処理日などが記載されています。検索語は一般的に、コレクションの内容に関連する件名、個人名、企業名、姓、地理的な見出し、ジャンル用語のリストです。
配置とは、コレクションが整理された方法のことです（一般的には、可能な限り元の順序に従っています）。階層的な配置レベルは通常、シリーズを含むレコードグループで構成され、シリーズにはさらにボックス、フォルダー、アイテムが含まれます。[ 13 ]
コンテンツリストは、コレクションの資料を箱やフォルダーのレベルまでリストしたものです。[ 14 ]シリーズの説明には、タイトル、カバー期間、各シリーズの内容の簡単な説明が含まれます。シリーズの説明には、コンテナの範囲、配置タイプの記述、各シリーズの制限事項に関する注記（たとえば、機密保持の理由から一定期間の一般公開禁止）も含まれる場合があります。
エンコードされたアーカイブ記述（EAD）は、オンライン環境での検索補助ツールの使用を目的として1998年に作成されました。EADの作成により、米国における検索補助ツールの用語に関する一貫した国家標準が確立されました。[ 15 ]
キャンディダ・フェントンは次のように書いています。「エンコードされたアーカイブ記述文書タイプ定義（EAD DTD）は、電子アーカイブ検索ツールの構造を規定する非独占的なエンコード標準です。この標準は、アーカイブ所蔵資料を記述する情報へのアクセスにおけるネットワークの役割の増大に対応し、リポジトリ間での記録の交換を可能にするために開発されました。」[ 16 ]
しかし、EADの検索補助ツールの階層形式は、利用者の間で論争を引き起こしており、アーカイブ担当者は、それが利用者の検索補助ツールに関する同じ混乱を永続させていると指摘している。[ 17 ]
フロイントとトムスは、コレクションがデジタルでアクセス可能になる頻度が高まっているため、アーカイブ担当者がユーザーのあらゆるニーズに対応することはもはや期待できないと主張した。[ 6 ]クレイトン・マクギーは、異なる図書館やリポジトリの目録間の相互作用の欠如について懸念を表明した。彼は、情報の急速な共有と拡散に対応するためには、目録がデジタルライブラリと連携する必要があると主張した。ローラ・ファーリーは、情報の変化の速さと適応の必要性に関するこれらの懸念は、オンライン目録にユーザー注釈を追加することで補完できると主張した。ファーリーはまた、ユーザーからの投稿は、既存の目録に記載されていない有用なアイテムをアーカイブ担当者が強調するのに役立つと指摘した。彼女は、
ユーザーが注釈を付けられるオンライン参加型検索ツールは、規模や予算に関係なくリポジトリで実現可能であり、ユーザーとアーカイブ担当者にとってより完全なリソースとなるでしょう。ユーザーにリーチするためには、アーカイブ担当者は学術界を超えた多様なコミュニティとの新たな協力関係に心を開き、記録の門番としての役割を放棄し、ユーザーとのオープンなコミュニケーションを歓迎する必要があります。[ 18 ]