仕事内容

職務記述書または JD は、職務の一般的なタスク、その他の関連する義務、および責任を説明する文書です。職務記述書には、職務の報告先の役職者、職務に就く人に必要な資格やスキルなどの仕様、使用する機器、ツール、作業補助具に関する情報、労働条件、身体的要求、給与範囲などが記載されることがあります。職務記述書は通常は物語形式ですが^[1] 、中には単純な能力リストで構成されるものもあります。たとえば、戦略的人材計画方法論を使用して組織の能力アーキテクチャを開発し、そこから能力の候補リストとして職務記述書を作成することができます。 ^{[2] [検証するには詳細が不十分]}

トリントンによれば、職務記述書は通常、職務分析を実施することによって作成されます。職務分析には、職務を遂行するために必要なタスクとタスクの順序の検討が含まれます。分析では、職務を遂行するために必要な知識、スキル、能力の領域が考慮されます。職務分析には通常、次の手順が含まれます。職務情報を収集して記録する。職務情報の正確性を確認する。情報に基づいて職務記述書を作成する。情報を使用して、職務を遂行するために必要なスキル、能力、知識を決定する。情報を随時更新する。^[3] 1 つの職務には通常、複数の役割が含まれます。ホールによれば、職務記述書は、人物仕様書を形成するために拡張されるか、「業務委託条件」と呼ばれることがあります。人物/職務仕様書は、独立した文書として提示できますが、実際には通常、職務記述書に含まれています。職務記述書は、採用プロセスで雇用主によってよく使用されます。^[4]

職務記述書には、組織内の他の人々との関係（監督レベル、管理要件、他の同僚との関係）が含まれる場合があります。

職務記述書は、現状や現在期待されている業務の説明に限定される必要はなく、昇進の可能性のあるルートや条件など、将来達成できる可能性のある目標を設定することもできます。

職務記述書は、その役割が存在する理由を明確にするために不可欠です。次の場合に使用できます。

• 従業員に役割に求められる期待を伝える
• 候補者が職務に適しているかどうかを判断するのに十分な詳細を提供する
• 面接プロセスのための質問を作成するのに役立つ
• 採用候補者が組織の構造内での役割や立場を決定できるようにする
• 法的拘束力のある雇用契約の締結を支援する
• 入社時に従業員の目標と目的を設定するのを支援する
• 従業員の職務遂行能力の評価を支援するため
• 研修および開発計画の策定を支援する

規範的な職務記述書は、特定の状況では障害となる可能性がある。^[5]

• 上級管理職には自主性を発揮し、実りある新しい方向性を見つける自由が与えられるべきであるため、職務記述書は上級管理職には適さない可能性があります。
• 急速に変化する組織、例えば急速な技術変化の影響を受ける分野では、職務記述書が柔軟性に欠ける場合があります。
• 職務内容のその他の変更により、職務記述書が古くなる可能性があります。
• 組織が職務記述書を作成するために使用するプロセスは最適ではない可能性があります。

職務記述書管理とは、組織内で職務記述書を作成し、維持することです。職務記述書とは、特定の職務のタスク、義務、責任を列挙した文書です。最新で正確かつ専門的に書かれた職務記述書を持つことは、資格のある候補者を引き付け、従業員を指導およびトレーニングし、職務遂行基準を確立し、報酬プログラムを開発し、業績評価を実施し、目標を設定し、法的要件を満たすための組織の能力にとって重要です。職務記述書管理、および人材管理の他の側面は、情報技術の拡大によって改善されてきました。今日、人事部門ではさまざまなインターネットベースの人事ソリューションを利用できます。その一例は、企業が人事情報を簡単に保存し、他の部門と共同作業し、インターネットにアクセスできる任意のデバイスからファイルにアクセスできるようにするクラウドベースの人材管理システムです。

職務記述書を作成する前に、職務分析を実施する必要があります。 人事管理の不可欠な部分である職務分析は、従業員の業務内容、職務の背景、職務の要件など、職務の重要な側面を収集、分析、文書化することです。

職務分析が完了したら、職務仕様を含む職務記述書を作成できます。職務記述書には、実行されるアクティビティが記述され、職務仕様には、職務を遂行するために必要な知識、スキル、能力がリストされます。職務記述書には、識別セクション、概要、必須機能と義務、職務仕様、免責事項と承認など、いくつかのセクションが含まれます。

職務記述書は、効果的な EEO/ADA、人事計画、採用、選考の取り組みを開発するため、報酬計画、トレーニング活動、パフォーマンス管理の間の明確な連続性を維持するため、そして職場の安全と健康、従業員と労働者の関係に貢献する可能性のある職務要因を特定するために使用されます。

職務記述書の操作は、広く行われている悪意のある行為であり、特定の候補者または候補者グループを優遇する目的で、多くの場合は特定の採用選好または目的を満たすために、職務記述書を意図的に変更することを指します。この操作には、求人広告に記載されている資格、責任、または要件を、必ずしも実際の職務のニーズと一致しない方法で変更することが含まれます。^[6]

これには、真正な職業資格 (BFOQ) の操作も含まれます。BFOQ は、特定の役割を効果的に遂行するために不可欠とみなされる正当な職務要件です。「真正」とは、これらの資格がその職務に必要な具体的で、具体的で、正当化できるものでなければならないことを意味し、それ以上のものではありません。ただし、職務記述書の操作の場合、これらの資格は、特定の候補者を含めるか除外するために調整または誇張される可能性があります。これには、組織固有の専門スキルを強調すること、デスクワークに車両要件を規定すること、地域で一般的に話されている言語に関係のない言語要件を課すこと、類似または珍しい認定を要求すること、特定の経験レベルを指定または省略すること、または職務のコア機能に直接関連しない可能性のある学歴を要求することが含まれます。^[6]

結局のところ、この操作は、組織の偏見、潜在的な応募者のKSAと一致しない時代遅れの職務内容、個人的な好み、または包括性の見せかけを作ろうとする試みなど、さまざまな要因によって引き起こされます。職務内容の操作は、採用プロセス内で排他的な機能を果たし、多くの場合、有色人種の応募者の応募を阻止したり、キャリアアップの機会への参加を制限したりします。これは、差別禁止法と雇用機会均等規則に違反します。採用慣行におけるこの人種的偏見は、組織の採用慣行に対して義務付けられた独立した監査とレビューがない国や環境で蔓延しています。^[6]

こうした悪影響は、社会の重要な構造である雇用関係に直接的な害を及ぼします。個人レベルでは、この関係は大きな価値を持っています。雇用関係は、生計を立て、経済的成長を達成する手段を提供するだけでなく、自尊心と社会への有意義な関与の基盤としても機能します。より広い社会経済的観点から見ると、社会内の生産的な仕事の多くを支えるシステムへの信頼を損ないます。

よく整理され、最新の職務記述書は、法律や規制の遵守に役立ちます。たとえば、米国では、従業員の選考プロセスを標準化するために 1978 年の従業員選考手順に関する統一ガイドラインが策定され、人事要件は職務関連の要素と関連している必要があることが明確にされています。1990年のアメリカ障害者法(ADA) では、組織に必須の職務機能を特定し、職務責任を特定するために実行した手順を文書化することが義務付けられています。一方、公正労働基準法(FLSA) では、人事管理者に職務を免除対象と非免除対象に分類するかどうかを決定することが義務付けられています。これは、従業員が時間外手当を受け取る資格があるか、または給与制と見なされて時間外手当規制の対象外になるかを決定するためです。

医療機関は労働法を遵守する必要があるだけでなく、医療法や認定機関にも従う必要があります。Joint Commission (医療機関認定合同委員会) は、米国中の何千もの医療機関を認定および認証しています。Joint Commission のガイドラインを満たすには、医療機関は最新かつ正確で、完全かつ適切に書かれた職務記述書を維持する必要があります。

上記の規制では、企業に職務内容を明確に記録しておくことが義務付けられています。適切に整理された自動化システムを導入することで、コンプライアンス監査に伴うパニックをある程度解消できます。

• 戦略的人材計画 – 現在および将来の人材ニーズを特定するプロセス
• 能力に基づく採用 – 採用プロセス
• 国際標準職業分類 - 国際労働機関の職業名に関する標準

• マティス、ロバート L.、ジョン H. ジャクソン。人材管理。第 11 版。メイソン: トムソン サウスウェスタン、2006 年。175–87 ページ。印刷。
• 職務記述書の書き方ガイド。UCLA、nd Web。2011 年 12 月 13 日。<http://www.college.ucla.edu/personnel/jobdesc/intro.asp>。
• 公正労働基準法。米国労働省、nd Web。2011 年 12 月 13 日。<https://web.archive.org/web/20080913163053/http://www.dol.gov/compliance/laws/comp-flsa.htm>。