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従業員スケジューリングソフトウェアは、 スケジュールの作成と維持のプロセスを自動化します。従業員のスケジュールを自動化すると生産性が向上し、時間給労働者を抱える組織は、スケジュール以外の活動にリソースを再割り当てできるようになります。このようなソフトウェアは通常、休暇時間、病欠時間、補償時間を追跡し、競合がある場合は警告を発します。[1] スケジュールデータは時間の経過とともに蓄積されるため、給与計算や過去の活動を分析するために抽出される場合があります。従業員スケジューリングソフトウェアは最適化の決定を行う場合と行わない場合がありますが、タスクの管理と調整は行います。[2] [3]今日の従業員スケジューリングソフトウェアには、多くの場合モバイルアプリケーションが含まれています。モバイルスケジューリングにより、スケジューリングの生産性がさらに向上し、非効率的なスケジューリング手順が排除されました。[2]また、応募者の追跡とオンボーディング、勤怠管理、残業の自動制限などの機能も含まれる場合があります。[要出典]このような機能は、従業員の定着率、労働法の遵守、その他の労働力管理の課題 などの問題を抱える組織に役立ちます。
目的
従業員のスケジュール問題の理論的根拠は、 NP困難な看護師のスケジュール問題として表すことができます。この問題の理論的複雑さは、さまざまなソフトウェアソリューションの開発において重要な要素です。これは、システムが、働く可能性のあるさまざまな形式のスケジュールを考慮し、従業員を適切なスケジュールに割り当てる必要があるためです。[4]最終的には、スケジュールの最適化はコストを最小限に抑えることですが、ソフトウェアに完全に依存するのではなく、経営陣からの相互的なアプローチも必要になることがよくあります。[2]
従業員スケジュール管理ソフトウェアへの移行
従業員スケジュール ソフトウェアが登場する前は、企業は従業員の勤務時間と勤務スケジュールを追跡するために物理的な媒体を使用していました。これが、80 年代後半にコンピューター プログラムやソフトウェアと互換性のあるデータ ストレージ フォームの誕生につながりました。ただし、これらのフォームは実際に従業員のスケジュールを作成することはなく、従業員の勤務週、勤務時間、以前の勤務スケジュールを追跡するだけです。これが、従業員スケジュール ソフトウェアというアイデアにつながり、従業員の勤務履歴を保存および追跡し、実際に従業員の勤務週をスケジュールする包括的なシステムになりました。
パンチカード
従業員のスケジュール管理と勤務時間管理を自動化した最も初期の形態はパンチカードでした。1725年にバジル・ブションが最初に考案したアイデアは、紙テープに穴を開けて織機を制御するというものでした。ハーマン・ホレリスがその設計を改良しました。[5] IBMは、1950年代後半に電子計算機に進出した後も、パンチカードの作成、分類、集計を行うさまざまなユニットレコードマシンを製造、販売していました。IBMは、パンチカード技術をビジネスデータ処理の強力なツールに発展させ、汎用ユニットレコードマシンの広範なラインを生産しました。[6]
磁気テープ
1960年代には、より高性能で高性能なコンピュータが利用可能になるにつれて、パンチカードは徐々にデータ保存の主な手段として磁気テープに取って代わられていった。モホーク・データ・サイエンスは1965年に磁気テープ・エンコーダーを発表した。これはキーパンチの代替として販売されたシステムで、ある程度成功したが、1980年代半ばまでパンチカードはデータ入力やプログラミングに広く使用されていたが、その後、より安価な磁気ディスク・ストレージと、より安価なミニコンピュータの手頃な対話型端末の組み合わせにより、パンチカードはこの用途でも時代遅れとなった。[7]しかし、その影響は多くの標準規則やファイル形式を通じて生き続けている。[8]
自動スケジュールとインテリジェントな勤務表作成
2010年代には、モバイルデバイスの普及と3G、4G、5Gネットワーク[9]の世界的な普及により、スケジュール管理のタスクに異なるアプローチが可能になりました。過去10年間で、多くのソフトウェアソリューションが登場し、企業のオーナーや管理者の生活を楽にし、負担を軽減してきました。
最初の波のソリューションは、中小企業の経営者が従業員のスケジュール管理や管理、コミュニケーションをより効率的に行うのに役立ちました。新しいソリューションはさらに一歩進んで、機械学習を活用し、さらに新しいクラウド技術に基づいて構築されています。[要出典]社会がギグエコノミーに向かうにつれて、労働力管理における自動化とインテリジェントな勤務表作成の必要性は高まり続けるでしょう。[10]
複雑
従業員スケジューリングソフトウェア内では、誰が働いているかだけでなく、労働者に求められる特定の仕事やタスクを決定するためにアルゴリズムが使用されています。それでもシステムを監視する必要があり、詳細の割り当てに関するさらなる問題は手動で行われます。[11]勤務表の問題とモデルのコンテキストでは、違いを解決するための3つの主な要素があります。休日のスケジュールと作業ラインの構築およびタスクの割り当ての統合、勤務表の構築、および需要の種類です。[2]これらの複雑さにより、すべての職場が独自のルール、問題、およびニーズに基づいて従業員スケジューリングソフトウェアを最適化する必要があります。[11]さらに、コストを最小限に抑え、従業員の好みを満たし、従業員間でシフトを公平に配分し、職場のすべての制約を満たす最適なソリューションを決定することは困難です。多くの組織では、勤務表の作成に携わる人々は、高いレベルの従業員満足度を達成しながら、適切な従業員を適切なタイミングで適切なコストで提供するのに役立つ意思決定支援ツールを必要としています。[2]職場環境は常に変化しているため、ニーズや要求に応じて柔軟に対応できるよう、新しいモデルやアルゴリズムを作成する必要があります。たとえば、多数の新入社員が雇用され、総労働力が増加すると、そのような変化に対応するためにスケジュールソフトウェアを更新する必要があるでしょう。[4]
特徴
従業員スケジュール管理ソフトウェアは、それ自体で必ずしもビジネス慣行を改善するわけではありませんが、通常は面倒なビジネス管理を自動化します。また、従業員のエンゲージメント、従業員の定着率、[12]、人件費の削減など、間接的にビジネスの側面にプラスの影響を与えることもできます。経営陣に大量のデータを提供することで、このソフトウェアは経営陣の意思決定を支援し、可能な限り多くの制約に適合する作業スケジュールを自動的に作成します。[13]また、このソフトウェアはERPパッケージまたはその他の人事管理システムの一部である場合があります。[14] [15] [16]
機能はソフトウェアベンダーによって異なりますが、一般的な機能は次のとおりです。
- スケジュールのガントチャートまたはカレンダービュー
- 従業員の休暇申請を承認する
- 過剰スケジュールによる非生産的な労働力の削減[17]
- 天気予報を利用して人員ニーズを予測する[17]
- 休日のスケジュール
- 従業員がシフトを交換できるようにします。
- 中期的なシフト計画を展開するためのテンプレート
- 給与計算および/または管理会計ソフトウェアとのインターフェース[18]
- 割り当てられていないシフトを簡単に識別する機能。[18]
- 請求書と給与計算のためのレポートを作成する機能。[18]
- 自動化とデータ収集のタスクを管理します。
- 職場分析[19]
- モバイルアプリケーションの統合
- インターフェースエージェント[1]
今後の動向
現代の職場環境がより複雑になるにつれ、勤務表作成はより個人主義的な好みに応えるために、より柔軟になる必要があるでしょう。[2]また、人工知能はスケジュール管理ソフトウェアでもより大きな役割を果たすようになり、問題を修正するための管理者による監視の必要性が減ります。[1]
参照
- 予約スケジュールソフトウェア
- 自動化された計画とスケジュール
- フィールドサービス管理
- ガントチャート
- 会議スケジュールツール
- スケジュール（職場）
- 時間追跡ソフトウェア
- タイムシート
- 人材管理
- 応募者追跡システム
- 勤務表
参考文献
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