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法的文脈における証拠保全記録（CoC）とは、物理的証拠や電子的証拠を含む資料の保管、管理、移転、分析、処分の順序を記録する時系列文書または記録のことです。刑事事件において特に重要なこの概念は、民事訴訟や、より広範にはアスリートの薬物検査やサプライチェーン管理にも適用され、例えば食品のトレーサビリティの向上や、木材製品が持続可能な森林管理の下で生産されたものであることを保証するために用いられます。これは、法廷で証拠を法的に提示するために必要とされる、しばしば煩雑なプロセスでした。しかし現在では、犯罪現場から正確な実験室レベルの結果を得ることができる新しい携帯型技術により、証拠保全記録は大幅に短縮され、法廷での証拠処理がはるかに迅速化されています。
この用語は、歴史、美術史、アーカイブの分野では、来歴（歴史的物品、文書、または文書群の所有権、保管、または所在の時系列を意味する）の同義語として使用されることもあり、真正性を判断する上で重要な要素となる場合がある。
犯罪の有罪判決を下すために法廷で証拠が使用される場合、改ざんや汚染を防ぐために、極めて慎重に取り扱われなければなりません。証拠の保管履歴を記録する目的は、例えば誰かを罪に陥れるために不正に「仕掛けられた」 証拠ではなく、実際にその証拠が容疑とされる犯罪に関連していることを立証することです。
証拠品の保管状況の記録は、時系列と論理的な手順の両方から成り立っており、特に証拠品が代替可能な物品である場合に重要となる。実際には、これは法執行機関によって押収された違法薬物に最もよく当てはまる。このような場合、被告人は問題の規制薬物の所持について一切知らなかったと主張することがある。そのため、検察側は証拠品の保管状況に関する文書と証言を提出し、証拠品が実際に被告人の所持下にあったことを立証する。
証拠品は、必ず身元が特定できる人物が物理的に保管していなければなりません。実際には、警察官または刑事が証拠品を引き取り、その収集を記録し、安全な場所に保管するために証拠係に引き渡すことになります。これらの取引、および証拠品の収集から法廷への提出までのすべての取引は、証拠品の真正性に対する法的異議申し立てに耐えられるよう、時系列に沿って完全に記録されなければなりません。記録には、証拠品が収集された状況、すべての証拠品取扱者の身元、証拠品の保管期間、証拠品の取り扱いまたは保管中のセキュリティ状況、および証拠品が次の保管者に引き渡される方法（各段階に関与した人物の署名を含む）を記載する必要があります。
特定の刑事事件を担当する法医学者にとって、証拠品の保管管理記録を維持することは不可欠です。証拠品の記録は保管管理記録を維持する上で重要であり、証拠品に対して行われたすべての処置を記録し、その証拠品に接触した者は、その証拠品に何が起こったかについて責任を負うことになります。これにより、警察官やその他の法執行官が証拠品を汚染したり、証拠品を持ち去ったりすることを防ぐことができます。
証拠品管理の連鎖の例としては、殺人現場で血痕の付いたナイフが回収された場合が挙げられる。
証拠の保管管理の連鎖においては、証拠が収集された時点から、証拠が人から人へと移送されるすべての過程が記録され、他の誰もその証拠にアクセスできなかったことが証明されなければなりません。証拠の移送回数はできる限り少なくすることが最善です。
法廷において、被告が証拠の保管状況に疑問を呈した場合、証拠保管室にあるナイフが犯行現場で発見されたナイフと同一であることが証明される可能性がある。しかし、矛盾点があり、特定の時点で誰がそのナイフを所持していたかを証明できない場合、保管状況は途絶え、被告は結果として得られた証拠を証拠能力がないと宣言するよう求めることができる。
保管管理記録は、ほとんどの化学物質サンプリングの状況において、サンプルの管理、移送、分析に関する文書を提供することでサンプルの完全性を維持するために用いられます。保管管理記録は、サンプリングによって汚染の存在を特定し、責任者を特定できる環境分野において特に重要です。
ISO規格22095「サプライチェーン管理－一般用語及びモデル」は2020年に発行されました。ISOはこの規格を「リスク、時間の損失、生産条件などの問題に対処することで、製造業者と消費者の信頼を高め、サプライチェーンのコストを削減するのに役立つように設計されたシンプルなソリューション」と説明しています。[ 1 ]